Il deposito telematico degli atti processuali

L'art. 1, comma 5, lett. a), della legge n. 134 del 2021, fissando i principi e i criteri direttivi della disciplina delegata, ha previsto che “nei procedimenti penali in ogni stato e grado il deposito di atti e documenti, le comunicazioni e le notificazioni siano effettuate con modalità telematiche”.

La legge delega, dunque, ha assegnato al legislatore delegato il compito di rendere il deposito telematico degli atti e dei documenti la modalità “ordinaria”, “obbligatoria” nel suo utilizzoe “generalizzata” quanto agli atti interessati ed ai soggetti processuali tenuti ad utilizzarla, ravvisando in questa misura un sistema utile a far recuperare efficienza al processo penale.

I provvedimenti normativi emergenziali, adottati per il contrasto alla pandemia, invero, ha già introdotto l'obbligatorietà del deposito telematico, ma come una ipotesi derogatoria rispetto all'ordinario deposito cartaceo. Tale deposito, comunque, è una misura generalizzata nella sua portata, perché non limitata a taluni atti processuali e tuttavia, temporanea in quanto legata alla dichiarazione dello stato di emergenza (art. 24 d.l. n. 137 del 2020, conv. con modif. in legge n. 176 del 2020).

Il deposito telematico degli atti secondo la normativa emergenziale

L'art. 24, comma 1, del d.l. n. 137, conv. con modificazioni dalla legge n. 176 del 2020 (cd. decreto “ristori”), ha previsto che “fino alla scadenza del termine di cui all' articolo 1 del decreto-legge 25 marzo 2020, n. 19 , convertito, con modificazioni, dalla legge 22 maggio 2020, n. 35, il deposito di memorie, documenti, richieste ed istanze indicate dall' articolo 415-bis, comma 3, c. p. p. presso gli uffici delle procure della repubblica presso i tribunali avviene, esclusivamente, mediante deposito dal portale del processo penale telematico individuato con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia e con le modalità stabilite nel medesimo provvedimento”.

Il deposito degli atti si intende eseguito al momento del rilascio della ricevuta di accettazione da parte dei sistemi ministeriali, secondo le modalità stabilite dal provvedimento.

L'art. 24, comma 2, del d.l. n. 137 del 2020 ha previsto che “Con uno o più decreti del Ministro della giustizia, saranno indicati gli ulteriori atti per quali sarà reso possibile il deposito telematico nelle modalità di cui al comma 1”.

Secondo l'art. 24, comma 6, d.l. n. 137 del 2020, “per gli atti di cui al comma 1 e per quelli che saranno individuati ai sensi del comma 2, l'invio tramite posta elettronica certificata non è consentito e non produce alcun effetto di legge”.

L'art. 24, comma 4, d.l. n. 137 del 2020, conv. in legge n. 176 del 2020, consente il deposito mediante posta elettronica certificata di tutti gli atti, documenti e istanze comunque denominati destinati all'autorità giudiziaria, diversi da quelli indicati nei commi 1 e 2 della medesima disposizione per i quali il deposito deve avvenire esclusivamente nel portale del processo penale telematico, senza alcuna limitazione soggettiva all'uso della PEC soltanto alla Procura della Repubblica o ai difensori (Cass., Sez. IV, n. 37299 del 1 luglio 2022).

La stessa disposizione della legge delega dapprima indicata, tuttavia, ha stabilito una prima deroga al deposito telematico “per gli atti che le parti compiono personalmente”, rendendo possibile il deposito di tali atti con modalità non telematiche.

Una successiva norma della stessa legge n. 134 del 2021, poi, ha stabilito una seconda deroga, permettendo l'impiego di modalità non telematiche di deposito (oltre che, come si vedrà, anche di notificazione e comunicazione) per determinati uffici giudiziari o per determinate tipologie di atti (art. 1, comma 5, lett. d), della legge n. 134 del 2021).

Secondo l'art. 1, comma 5, lett. a), della legge n. 134 del 2021, inoltre, la normativa delegata deve prevedere “che le trasmissioni e le ricezioni in via telematica assicurino al mittente e al destinatario certezza, anche temporale, dell'avvenuta trasmissione e ricezione, nonché circa l'identità del mittente e del destinatario”. Il rilievo questo principio è intuitivo. La certezza, anche temporale, circa l'esecuzione degli adempimenti processuali e in ordine all'identità del mittente rappresenta il necessario presupposto per verificare il rispetto delle scansioni del processo penale e della legittimazione di colui che vi prende parte.

Questa direttiva è stata sviluppata nell'art. 1, comma 5, lett. f), della legge delega secondo cui il decreto legislativo di riforma del processo penale deve “prevedere che, nei procedimenti penali in ogni stato e grado, il deposito telematico di atti e documenti possa avvenire anche mediante soluzioni tecnologiche che assicurino la generazione di un messaggio di avvenuto perfezionamento del deposito, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”.

I princìpi della legge delega n. 134 del 2021 sono stati attuati dall'art. 6, comma 1, lett. c), del d.lgs. n. 150 del 2022, che ha introdotto nel codice di rito i nuovi artt. 111-bis e 111-ter c. p. p. i quali, disciplinando rispettivamente il deposito telematico e il fascicolo informatico, costituiscono l'architrave del nuovo processo penale telematico.

L'art. 111-bis, comma 1, c. p. p. stabilisce che, “in ogni stato e grado del procedimento”, il deposito di atti, documenti, richieste, memorie ha luogo esclusivamente con modalità telematiche. Il deposito telematico costituisce la regola generale, “salvo quanto previsto dal successivo art. 175-bis c. p. p.” che, come si vedrà nel prosieguo, disciplina il caso del malfunzionamento dei sistemi informatici.

Tale deposito telematico, che dunque è la modalità ordinaria e non è facoltativo, riguarda “atti, documenti, richieste e memorie”, dunque, ha una portata ampia; esso deve avvenire “nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione degli atti e dei documenti informatici”. La normativa concernente i documenti informatici, anche quella regolamentare, è stata semplicemente richiamata dalla disposizione codicistica, ma non è stata inserita all'interno del codice di rito, così escludendosi che, qualora essa fosse modificata anche a seguito dell'evoluzione tecnologica, occorra una riforma di tale codice.

L'art. 111-bis, comma 2, c. p. p., poi, precisa che il deposito telematico assicura la certezza, anche temporale, dell'avvenuta trasmissione e ricezione nonché l'identità del mittente e del destinatario, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

La regola generale del deposito telematico è derogata in una specifica ipotesi, prevista al comma 3 dello stesso nuovo art. 111-bis c. p. p.

Secondo questa disposizione, la previsione dell'obbligatorietà del deposito telematico “non si applica per gli atti e documenti che, per loro natura o per specifiche esigenze processuali, non possono essere acquisiti in copia informatica”.

Il riferimento alla natura dell'atto induce a pensare ai documenti che preesistono rispetto al processo penale (ad esempio, una scrittura privata, un testamento olografo); le esigenze processuali che escludono il deposito telematico hanno un'area potenzialmente più ampia che ricomprende, per esempio, quei documenti che, se depositati in formato digitale, possono perdere nitidezza e precisione, con effetti sul loro valore dimostrativo in sede processuale (ad esempio, fotografie).

L'art. 111-bis, comma 4, c. p. p., attuando la specifica prescrizione della legge delega che è stata illustrata in precedenza, poi, prevede un caso di “facoltatività” del deposito telematico: gli atti che le parti compiono personalmente possono essere depositati anche con modalità non telematiche. Il deposito analogico è facoltativo, essendo fatta salva la facoltà per le parti private di ricorrere comunque alle modalità telematiche.

L'art. 111-ter c. p. p., invece, disciplina la formazione e la tenuta del fascicolo informatico e l'accesso gli atti.

Questa disposizione è direttamente collegata alle precedenti perché il deposito di atti e documenti può essere telematico (art. 111-bis c. p. p.) se l'atto ha la forma di documento informatico (art. 110, comma 1, c. p. p.) e se è destinato ad essere contenuto in un fascicolo informatico.

L'indirizzo giurisprudenziale prevalente escludeva la possibilità del deposito telematico di atti – per esempio l'impugnazione a mezzo PEC (Cass., Sez. 3, n. 38411 del 13 aprile 2018; Cass., Sez. 1, n. 28540 del 15 settembre 2020; sul tema sia consentito il rinvio a L. Giordano, L'invio dell'impugnazione a mezzo PEC al vaglio della Corte di cassazione, in www.ilprocessotelematico.it, 24 novembre 2021), l'opposizione a decreto penale a mezzo PEC (cfr. Cass., Sez. 3, n. 12456 del 12/01/2021; Cass., Sez. 4, n. 21056 del 23/01/2018) o la lista testi (Cass., Sez. 3, n. 6883 del 26/10/2016, dep. 2017) – in ultima analisi perché, non essendo stato istituito il fascicolo informatico, non sarebbe stato disponibile il “contenitore” destinato a ricevere il documento digitale, tra l'altro in modo da renderlo fruibile al giudice ed alle altre parti del processo. “L'inesistenza, nel processo penale, di un fascicolo informatico impedisce alle altre parti di accedervi in tempo reale e consultare immediatamente gli atti depositati con modalità telematiche” (così, Cass., Sez. 3, n. 6883 del 26/10/2016, dep. 2017, cit.).

L'art. 111-ter, comma 1, c. p. p. prevede che i fascicoli informatici del procedimento penale debbano essere formati, conservati, aggiornati e trasmessi in modalità digitale. Tale modalità deve assicurarne l'autenticità, l'integrità, la accessibilità, la leggibilità, l'interoperabilità nonché “un'efficace e agevole consultazione telematica”.

Con questa ultima previsione, in particolare, il legislatore, prendendo atto dell'esperienza che è stata fatta con la consultazione dei fascicoli digitalizzati nell'applicativo Tiap, ha voluto fissare una regola di maggiore efficacia: si pretende una modalità tecnologica di realizzazione dei fascicoli informatici del processo penale che faciliti l'orientamento delle parti tra gli atti inseriti nel contenitore. La possibilità di consultazione che, nel fascicolo processuale cartaceo è assicurata dall'indice, deve essere garantita anche con il passaggio a quello informatico. Anzi, proprio questa transizione, permettendo di usufruire di strumenti tecnologici, deve servire per rendere più agevole per l'utente l'accesso agli atti.

Questa disposizione, quindi, mira a dare maggiore effettività al diritto di difesa delle parti, rendendo più spedita la consultazione degli atti e, di conseguenza, l'acquisizione di copia degli stessi.

L'art. 111-ter, comma 2, c. p. p., poi, stabilisce che la disposizione generale sulla formazione, conservazione trasmissione dei fascicoli informatici deve trovare applicazione anche quando la legge prevede la trasmissione di singoli atti e documenti, contenuti nel fascicolo processuale. In termini diversi, questa norma prevede esplicitamente che l'operazione con la quale un atto informatico è separato dal fascicolo per la sua trasmissione, ovviamente nei casi previsti dalla legge, non deve determinare alcuna conseguenza negativa sull'autenticità, sull'integrità, sull'accessibilità, sulla leggibilità, sull'interoperabilità nonché sull'accesso ad esso riconosciuto alle parti.

Come è stato visto, l'art. 111-bis, comma 4, c. p. p., attuando una specifica prescrizione della legge delega, prevede che gli atti che le parti compiono personalmente possono essere depositati anche con modalità non telematiche.

L'art. 111-ter, comma 3, c. p. p., di conseguenza, stabilisce che gli atti e i documenti formati e depositati in forma di documento analogico sono convertiti, “senza ritardo”, in documento informatico e inseriti nel fascicolo informatico di cui è così garantito l'aggiornamento. La conversione deve avvenire “senza ritardo”, locuzione da interpretare, alla luce della elaborazione giurisprudenziale relativa ad altre norme che pure impiegano la stessa espressione, come il tempo strettamente necessario per realizzare l'operazione, in modo tale da assicurare effettività alla previsione normativa.

La stessa disposizione, tuttavia, disciplina il caso in cui la conversione o l'acquisizione in copia informatica non sia possibile per la natura degli atti o per specifiche esigenze processuali. In tal caso, nel fascicolo informatico è inserito elenco dettagliato degli atti e dei documenti acquisiti in forma di documento analogico. Si tratta di una clausola di salvezza, applicabile, tra l'altro, all'acquisizione di documenti di cui all'art. 234 c. p. p., dunque, preesistenti rispetto al processo, che non fossero digitalizzabili.

L'elenco dettagliato di tutti gli atti e documenti che, per qualsiasi ragione, siano acquisiti in forma di documento analogico e non siano stati convertiti in copia informatica è in grado di preservare la completezza e la continuità del fascicolo processuale anche laddove parte dello stesso fascicolo sia in forma di documento analogico, offrendo al contempo alle parti uno strumento utile per comprendere, consultando telematicamente il fascicolo, quali e quanti degli atti e documenti che compongono quel fascicolo siano presenti solo in cartaceo.

Il fascicolo processuale, comunque, rimane unico, quand'anche fosse costituito in parte da documenti informatici ed in parte da documenti analogici: le regole illustrate, più semplicemente, disciplinano la formazione, la conservazione, la gestione e la trasmissione del fascicolo creato in modalità digitale, mitigandone la portata quando la formazione digitale dell'atto non è possibile, ma garantendo comunque, pure in questi casi, la continuità dell'aggiornamento del fascicolo.

Provando a sintetizzare: L'esistenza di atti legittimamente redatti, acquisiti e depositati in formato analogico e per i quali è prevista un'obbligatoria conversione in formato informatico conduce alla formazione di un fascicolo informatico che sarà costituito da tre categorie di atti:

1) atti e documenti in formato esclusivamente informatico (in quanto creati ab origine in tale formato);

2) atti e documenti in formato analogico e informatico (formati e depositati in formato analogico e successivamente convertiti in formato informatico);

3) atti e documenti in formato esclusivamente analogico (formati e depositati in formato analogico e insuscettibili per loro natura o per specifiche esigenze processuali di acquisizione in forma informatica).

Risulta molto rilevante, infine, l'art. 111-ter, comma 4, c. p. p.

Questa disposizione precisa che le copie informatiche, anche per immagine, degli atti e documenti processuali, redatti in forma di documento analogico, presenti nei fascicoli informatici, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale di attestazione di conformità all'originale. Il contenuto di questa disposizione corrisponde a quello dell'art. 16-bis del d.l. n. 179 del 2012 che, per il processo civile telematico, ha consentito ad atti originariamente analogici di essere acquisiti al fascicolo processuale informatico senza la firma del cancelliere che attestasse la conformità all'originale cartaceo della copia digitale.

Tale previsione nel sistema processuale civilistico, in cui agli avvocati è consentito l'accesso al fascicolo informatico, ha reso possibile (come esplicitamente previsto dall'art. 16-bis, comma 9-bis, seconda parte, d.l. n. 179 del 2012) per l'avvocato estrarre duplicati e copie dal fascicolo informatico o ricevere via PEC dalla cancelleria gli “originali” da utilizzare come duplicati o copie per successive attività processuali.

art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 179 del 2012

art. 111-ter, comma 4 c.p.p.

Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonche' dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale.

Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali, redatti in forma di documento analogico, presenti nei fascicoli informatici, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale.

L'art. 172 c. p. p., che detta le regole generali in materia di termini processuali, è stato interpolato per mezzo dell'aggiunta di due nuovi commi.

Secondo il nuovo art. 172, comma 6-bis, c. p. p., il termine per fare dichiarazioni, depositare documenti o compiere altri atti in un ufficio giudiziario con modalità telematiche si considera rispettato se l'accettazione dell'atto da parte del sistema informatico avviene entro le ore 24 dell'ultimo giorno utile.

Il successivo comma 6-ter prevede che, salvo sia diversamente stabilito, i termini decorrenti dal deposito telematico degli atti effettuato fuori dell'orario d'ufficio stabilito dal regolamento si computano dalla data della prima apertura immediatamente successiva dell'ufficio.

La parte interessata, dunque, può godere dell'intera giornata nella quale è in scadenza il termine previsto dalla legge per depositare telematicamente l'atto. Ai fini della verifica del rispetto del termine basta solo accertare che l'accettazione dell'atto informatico sia stata rilasciata dal sistema entro le ore 24 dell'ultimo giorno utile.

Allo stesso tempo, tuttavia, la soluzione non compromette l'organizzazione giudiziaria, essendo stato stabilito che il termine per provvedere sulla domanda, depositata telematicamente fuori orario d'ufficio, decorra dalla prima apertura successiva dell'ufficio competente.

La soluzione accolta dal legislatore con l'introduzione delle due nuove norme illustrate, permettendo l'invio degli atti anche oltre l'orario di apertura al pubblico degli uffici giudiziari, fa godere agli utenti i vantaggi assicurati dall'informatica; nello stesso tempo, supera i delicati problemi organizzativi determinati dalla possibilità di accedere in via telematica agli uffici oltre i consueti orari di servizio.

art. 172, comma 6-bis, c.p.p.: Il termine per fare dichiarazioni, depositare documenti o compiere altri atti in un ufficio giudiziario con modalità telematiche si considera rispettato se l'accettazione dell'atto da parte del sistema informatico avviene entro le ore 24 dell'ultimo giorno utile. art. 172, comma 6-ter, c.p.p.: Salvo sia diversamente stabilito, i termini decorrenti dal deposito telematico degli atti effettuato fuori dell'orario d'ufficio stabilito dal regolamento si computano dalla data della prima apertura immediatamente successiva dell'ufficio

Su questo punto, un indirizzo giurisprudenziale aveva ritenuto che, anche nel caso in cui fosse consentito l'uso dei mezzi telematici per il deposito di atti, in applicazione dell'art. 172, comma 6, c. p. p., il termine si dovesse considerare scaduto nel momento in cui, secondo i regolamenti, l'ufficio viene chiuso al pubblico (Cass., Sez. VI, 2 dicembre 2021, n. 8599, dep. 2022). Secondo questa impostazione, l'orario di servizio del personale degli uffici giudiziari (disciplinato dalla legge e dalla contrattazione collettiva nazionale) è distinto da quello di apertura al pubblico degli uffici stessi; l'orario di servizio non ha alcuna rilevanza esterna e concerne solo il rapporto tra pubblica amministrazione e personale alle sue dipendenze, mentre l'orario di apertura al pubblico disciplina i tempi di accesso degli utenti all'ufficio giudiziario (Cass. Sez. II, n. 40777 del 19 luglio 2018; Cass. Sez. I del 17 dicembre 1997, dep. 1998, n. 7112; Cass. Sez. IV, n. 42963 del 4 ottobre 2001; Cass. Sez. IV, n. 6849, del 22 gennaio 2004).