Aggiornato il codice di comportamento dei dipendenti degli enti pubblici: novità sull'uso di social e device

Con il decreto del Presidente della Repubblica 13 giugno 2023, n. 81, è stato emanato il regolamento che contiene le modifiche al Codice di comportamento dei dipendenti pubblici, d.P.R. n. 62/2013 previsto dall'art. 54 del d.lgs. 30 marzo 2001, n. 165 “Testo Unico sul pubblico impiego”.

L'intervento di aggiornamento si rende necessario alla luce dello sviluppo e diffusione della tecnologia e dell'innovazione all'interno del nostro paese ed era previsto dall'art. 4, secondo comma del d.l. n. 36/2022 (Decreto Piano Nazionale di ripresa e resilienza “PNR2”) anche al fine di tutelare l'immagine della pubblica amministrazione. Le modifiche introdotte hanno un impatto sia sotto il profilo disciplinare sia sotto il profilo formativo.

Le disposizioni del nuovo codice di comportamento nazionale pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale n. 150 del 29 giugno 2023 entrano in vigore il 14 luglio e dovranno essere recepite dai codici di comportamento dei singoli enti che dovranno essere aggiornati. Il precedente codice di comportamento viene integrato con l'introduzione di due nuovi articoli: l'art. 11- bis sull'utilizzo delle tecnologie informatiche e l'art. 11-ter sull'utilizzo dei mezzi di informazione e dei social media. Viene previsto nel nuovo sopracitato art. 11-bis che l'amministrazione, attraverso i propri responsabili di struttura, ha facoltà di svolgere gli accertamenti necessari e adottare ogni misura atta a garantire la sicurezza e la protezione dei sistemi informatici, delle informazioni e dei dati.

La definizione delle modalità di svolgimento di tali accertamenti è stabilita mediante linee guida adottate dall'Agenzia per l'Italia Digitale, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. Si tratta di un intervento lodevole e utile alla luce dell'aumento degli attacchi informatici nel nostro paese (tra i più esposti in Europa), tuttavia, come osservato dalla dottrina più attenta, le sopra citate linee guida non sono state ancora emanate e la competenza sulla sicurezza dei sistemi è stata trasferita dall'Agid all'Agenzia per la cybersecurity nazionale (Acn).

• Viene ribadito che l'utilizzo di account istituzionali è consentito per i soli fini connessi all'attività lavorativa o ad essa riconducibili e non può in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell'amministrazione: viene così introdotto un divieto di utilizzo della mail istituzionali assegnate per fini diversi da quelli lavorativi.
• Viene previsto che l'utilizzo di caselle di posta elettroniche personali è di norma evitato per attività o comunicazioni afferenti il servizio, salvi i casi di forza maggiore dovuti a circostanze in cui il dipendente, per qualsiasi ragione, non possa accedere all'account istituzionale.
• Viene specificato che il dipendente è responsabile del contenuto dei messaggi inviati. I dipendenti si uniformano alle modalità di firma dei messaggi di posta elettronica di servizio individuate dall'amministrazione di appartenenza. Ciascun messaggio in uscita deve consentire l'identificazione del dipendente mittente e deve indicare un recapito istituzionale al quale il medesimo è reperibile.

Si tratta di regole di buon senso finalizzate a diffondere la consapevolezza nell'utilizzo della posta elettronica e la trasparenza nei rapporti con i cittadini e le imprese. Sarà possibile, invece, utilizzare gli strumenti informatici forniti dall'amministrazione per poter assolvere alle incombenze personali senza doversi allontanare dalla sede di servizio.

• Viene previsto il divieto di inviare messaggi di posta elettronica, all'interno o all'esterno dell'amministrazione, che siano oltraggiosi, discriminatori o che possano essere in qualunque modo fonte di responsabilità dell'amministrazione.

Il secondo nuovo articolo introdotto (art.11-ter) riguarda l'utilizzo dei mezzi di informazione e dei social media e disciplina anche l'utilizzo di account privati. Viene previsto, infatti, che, nell'utilizzo dei propri account di social media, il dipendente utilizza ogni cautela affinché le proprie opinioni o i propri giudizi su eventi, cose o persone, non siano in alcun modo attribuibili direttamente alla pubblica amministrazione di appartenenza. In ogni caso il dipendente è tenuto ad astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale.  Nel testo non viene riportato alcun riferimento al diritto di critica e alla libertà di espressione.

• Viene specificato che, al fine di garantirne i necessari profili di riservatezza le comunicazioni, afferenti direttamente o indirettamente il servizio non si svolgono, di norma, attraverso conversazioni pubbliche mediante l'utilizzo di piattaforme digitali o social media. Sono escluse da tale limitazione le attività o le comunicazioni per le quali l'utilizzo dei social media risponde ad una esigenza di carattere istituzionale.

Nei propri codici di comportamento le amministrazioni si possono dotare di una "social media policy" per ciascuna tipologia di piattaforma digitale, al fine di adeguare alle proprie specificità in particolare, la "social media policy" deve individuare, graduandole in base al livello gerarchico e di responsabilità del dipendente, le condotte che possono danneggiare la reputazione delle amministrazioni Le social media policy erano già disciplinate dalle Linee guida della Pubblica Amministrazione e social media del Dipartimento della Funzione pubblica del 2011 ed erano indicate come sono strumenti importanti nella costruzione della relazione con i cittadini e nella condivisione di valori.

Nel testo del nuovo codice di comportamento tali policy non sono previste come obbligatorie e, nel caso siano adottate, avranno, se violate, delle conseguenze sul piano delle responsabilità disciplinari. Come osservato da attenta dottrina con tale previsione si si creano differenziazioni e disparità di trattamento fra dipendenti di enti diversi.

Lo stesso Consiglio di Stato nel parere 93 del 2019 sul testo del nuovo codice di comportamento aveva espresso riserve sull' indeterminatezza delle condotte.

Si rappresenta inoltre come sia sottolineato nel nuovo codice solo l'impatto sanzionatorio e non il valore aggiunto delle social media policy nella partecipazione dei cittadini.

Sono richiamati i casi di divieto previsti dalla legge, in particolare: il divieto di divulgare o diffondere per ragioni estranee al loro rapporto di lavoro con l'amministrazione e in difformità alle disposizioni di cui al decreto legislativo 13 marzo 2013, n. 33, e alla legge 7 agosto 1990, n. 241, documenti, anche istruttori, e informazioni di cui essi abbiano la disponibilità.

Il nuovo codice di comportamento introduce integrazioni rilevanti agli articoli già presenti nel codice nazionale, nell'articolo 11, primo comma relativo al rapporto con il pubblico prevede che se possibile, in ogni caso, il dipendente deve orientare il proprio comportamento alla soddisfazione dell'utente. Nel secondo comma dello stesso articolo viene aggiunto alla frase: «salvo il diritto di esprimere valutazioni e diffondere informazioni a tutela dei diritti sindacali, il dipendente si astiene da dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti dell'amministrazione la specifica: “o che possano nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale».

• Viene previsto all'art 12 ad oggetto: “Disposizioni particolari per i dirigenti” che il dirigente assume atteggiamenti leali e trasparenti e adotta un comportamento esemplare e imparziale nei rapporti con i colleghi, i collaboratori e i destinatari dell'azione amministrativa. Il dirigente cura, altresì, che le risorse assegnate al suo ufficio siano utilizzate per finalità esclusivamente istituzionali e, in nessun caso, per esigenze personali il richiamo in termini di integrità, imparzialità, buona fede e correttezza, parità di trattamento, equità, inclusione e ragionevolezza.
• Viene previsto l'obbligo del dirigente di curare la crescita professionale dei collaboratori, favorendo le occasioni di formazione e promuovendo opportunità di sviluppo interne ed esterne alla struttura di cui è responsabile. Nell'obbligo del dirigente di curare il benessere organizzativo viene sottolineata l'importanza della cura delle relazioni interne ed esterne alla struttura. Nella valutazione del personale viene introdotto il richiamo all'importanza di misurare il raggiungimento dei risultati ed il comportamento organizzativo. Nell'obbligo formativo viene previsto che le attività di cui all'art. 15, quinto comma includono anche cicli formativi sui temi dell'etica pubblica e sul comportamento etico, da svolgersi obbligatoriamente, sia a seguito di assunzione, sia in ogni caso di passaggio a ruoli o a funzioni superiori, nonché di trasferimento del personale, le cui durata e intensità sono proporzionate al grado di responsabilità.
• Viene prevista la consueta clausola di invarianza finanziaria e in particolare, viene specificato che, alle attività previste dal decreto le amministrazioni provvedono con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o ulteriori oneri a carico della finanza pubblica.

Il nuovo codice come osservato dagli esperti più attenti non prevede un'armonizzazione con le disposizioni del nuovo decreto legislativo n. 24/2023, di attuazione della direttiva europea in materia di whistleblowing (previsione di un canale interno, esterno, divulgazione, denuncia) e condivisione, la gestione del canale di segnalazione interna a cura del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza. Infatti, non interviene sulle disposizioni dell'art. 8 del codice vigente che prevede che, «fermo restando l'obbligo di denuncia all'autorità giudiziaria, segnala al proprio superiore gerarchico eventuali situazioni di illecito nell'amministrazione di cui sia venuto a conoscenza» e dell'art. 13, ottavo comma, che dispone che, nel caso in cui il dirigente riceva segnalazione di un illecito da parte di un dipendente, deve adottare ogni cautela di legge affinché sia tutelato il segnalante e non sia indebitamente rilevata la sua identità nel procedimento disciplinare, ai sensi dell'articolo 54-bis del decreto legislativo n. 165 del 2001, né prevede il richiamo alle nuove sanzioni previste dall'art. 21 del D.Lgs. 24/2023.