Processo civile e penale telematico: le nuove regole tecniche

Il Ministero della giustizia ha trasmesso al Consiglio Superiore della Magistratura in data 15 novembre 2023 lo schema di decreto ministeriale recante “Regolamento da adottarsi ai sensi dell'articolo 87, commi 1 e 3 del decreto legislativo 10 ottobre 2022, n. 150 e in attuazione delle disposizioni in materia di giustizia digitale introdotte dal decreto legislativo 10 ottobre 2022, n. 149 e dall'articolo 36 del decreto-legge 24 febbraio 2023, n. 13, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 aprile 2023, n. 41”.

L'articolo 1 dello schema di decreto ne delimita l'ambito di applicazione. Esso concerne le regole tecniche riguardanti il deposito, la comunicazione e la notificazione con modalità telematiche degli atti e documenti, nonché la consultazione e la gestione dei fascicoli informatici nel procedimento penale e nel procedimento civile.

Segnatamente, lo schema di decreto ministeriale in commento concerne l'enucleazione delle regole tecniche riguardanti il deposito, la comunicazione e la notificazione con modalità telematiche degli atti e documenti (compresa la consultazione e gestione dei fascicoli informatici) che dovranno applicarsi in tre ambiti della giurisdizione:

— i procedimenti penali (art. 87, commi 1 e 3, d.lgs. n. 150/2022, c.d. “riforma Cartabia penale”);

— la volontaria giurisdizione (art. 36, d.l. n. 13/23, convertito con modificazioni dalla l. n. 41/2023);

— i procedimenti civili (Titolo V-ter disp. att. c.p.c., rubricato “Disposizioni relative alla giustizia digitale”, in particolare trattasi degli artt. da 196-quater a 196-duodecies disp. att. c.p.c. e introdotto dal d.lgs. n. 149/22, c.d. “riforma Cartabia civile”).

Le disposizioni regolamentari di cui allo schema di decreto ministeriale in analisi sono pertanto destinate a inserirsi in tre diversi contesti, caratterizzati da un'evoluzione differente del processo telematico, innanzitutto in ragione dei soggetti destinati a confrontarsi con esso e a usufruirne.

Per quanto riguarda il processo penale, il decreto definisce le caratteristiche di due portali, quello dei depositi telematici e quello delle notizie di reato, basati, dal punto di vista del funzionamento, sul meccanismo dell'upload.

Il portale dei depositi telematici consente la trasmissione in via telematica da parte dei soggetti abilitati esterni degli atti e dei documenti del procedimento, mentre il portale delle notizie di reato consente la trasmissione in via telematica da parte del personale di polizia giudiziaria – e di ogni altro soggetto tenuto per legge alla trasmissione della notizia di reato – di atti e documenti su canele sicuro, protetto da un meccanismo di crittografia, in modo da assicurare l'identificazione dell'autore e la tracciabilità delle relative attività. Quanto alla transizione, se ne occupa l'articolo 3. La regola generale prevista è quella, nella fase delle indagini preliminari, del deposito con modalità telematiche, facendo salve le disposizioni transitorie di deroga contenute nei commi 8 e 9 del medesimo articolo 3 (che contemplano ipotesi in cui il deposito può avvenire anche in modalità non telematica, sulle quali v. infra). Viene infine prevista, ai commi 5, 6 e 7 dell'articolo 3, l'esclusività del deposito telematico per tutti i soggetti del processo secondo decorrenze successive per i diversi uffici giudiziari (1.1.25, 30.6.25 e 1.1.26). Vengono ammesse, comunque, fino al 31 dicembre 2024, modalità diverse: si sancisce, così il doppio binario di deposito per il periodo di transizione, con l'eccezione per il procedimento di archiviazione, interamente telematizzato.

Per il processo civile hanno rilievo innanzitutto le modifiche relative ai depositi telematici apportate rispetto all'art. 13 D.M. 44/11. Il carattere innovativo viene sottolineata nella relazione illustrativa: vi si legge che, “in maniera innovativa, tenuto conto dell'evoluzione tecnologica intervenuta, si precisa espressamente che il deposito telematico si ritiene perfezionato senza l'intervento degli operatori di cancelleria, salvo il caso in cui si verifichino anomalie bloccanti, che tale intervento impongono al fine di superare il blocco del sistema”. Così intesa la lettera della previsione in commento, la portata innovativa risiederebbe nella diretta confluenza del documento informatico nel relativo fascicolo, senza necessità dell'attività di mediazione da parte degli operatori di cancelleria, se non per il caso di intervento per errore di blocco. Questa seconda prospettiva potrebbe, tuttavia, rivelarsi foriera di problematiche applicative e rallentamenti dell'attività dell'Ufficio.  Per come è strutturato il processo civile telematico – si evidenzia - ove la corretta lavorazione degli atti comporta una contemporanea associazione agli eventi di aggiornamento, un'accettazione automatica dei depositi, senza filtro della cancelleria e senza la c.d. quarta PEC, provocherebbe delle discrasie con lo stato del fascicolo e dei possibili errori di sistema.

Tra le nuove definizioni inserite nello schema di decreto v'è quella del fascicolo informatico. La modifica è giustificata – come evidenzia la relazione illustrativa – dall'esigenza di allineamento con le novità introdotte dai d.lgs. n. 149 e 150 del 2022, in forza dei quali il fascicolo non è più la mera versione digitale di quello originariamente cartaceo, ma è un fascicolo nato in formato digitale.

Risultano incisive anche le modifiche apportate dallo schema di regolamento in materia di comunicazioni e notifiche, sia da parte della cancelleria che dell'UNEP, con evidenti ricadute sulla organizzazione degli uffici a seguito delle scelte operate e non previste dalla normativa primaria. Viene, in primo luogo, sostituito l'art. 16 del D.M. 44/11, relativo alle comunicazioni di cancelleria, con estensione della nuova norma alle notifiche da eseguire in via telematica.