Il d.m. n. 217/2023 e le regole tecniche per il processo telematico

La genesi del d.m. n. 217/2023

Il 30 dicembre 2023 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 303 il decreto del Ministro della Giustizia del 29 dicembre 2023, n. 217, che detta le regole tecniche previste dell'articolo 87, commi 1 e 3 del decreto legislativo 10 ottobre 2022, n. 150 ed aggiorna quelle di cui al decreto ministeriale 21 febbraio 2011, n. 44, emesse ai sensi dell'articolo 4, comma 1 del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193 in materia di giustizia digitale. Quanto al processo penale, le ricordate disposizioni contenute nel decreto legislativo 150/2022 demandavano infatti ad un decreto ministeriale la disciplina tecnica sul deposito con “modalità telematiche” degli atti del procedimento penale (comma 1), mentre il comma 3 riservava al medesimo d.m. l'individuazione degli “uffici giudiziari e delle tipologie di atti” per i quali possano essere  adottate anche “modalità non telematiche” di deposito, nonché i “termini di transizione” al nuovo regime di deposito. La norma prevedeva, dunque, che l'emanando d.m. potesse anche rinviare il “nuovo regime di deposito” di cui all'art. 111-bis c.p.p., individuando al riguardo quindi “gli uffici e gli atti” interessati: il che si è puntualmente verificato con la proroga del c.d. “triplo binario” sino al 31/12/2024.   Di tali previsioni, pur rilevantissime, si occupa, in particolare l'art. 3 del d.m. 217/2023, che non costituisce oggetto della presente disamina.

L'aggiornamento delle regole tecniche per il processo civile telematico

L'art. 2 del d.m. n. 217/2023 contiene, invece, numerose disposizioni comuni al processo civile e a quello penale, che modificano il decreto ministeriale del 21 febbraio 2011 n. 44. Al riguardo, va condivisa la scelta, operata con il decreto qui in commento, di disciplinare unitariamente la materia dei processi telematici, avuto riguardo non solo alla fonte unica del potere regolamentare conferito al Ministro della Giustizia, ma anche e soprattutto all'esigenza di uniformare la normativa tecnica, rendendola il più omogenea possibile, oltre che alla disciplina generale del Codice dell'amministrazione digitale, così riducendo l'ambito di operatività del principio di specialità dettato dall'art. 2, co. 6, del D.lgs. 82/2005. Con specifico riferimento al processo civile, il restyling delle regole tecniche, ormai vecchie quasi tredici anni, appariva non più differibile sia alla luce delle numerose modifiche intervenute per effetto della c.d. “riforma Cartabia”, sia per adeguarne le relative disposizioni alle novità introdotte con il Regolamento UE n° 910/2014 sull'identità digitale (eIDAS) e, per quanto non espressamente menzionati tra i “visti”, con i correttivi al Codice dell'amministrazione digitale via via susseguitisi dal 2016 in poi, con particolare riferimento al decreto legislativo  26 agosto 2016, n. 179, al decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217 e, infine, al decreto-legge 16 luglio 2020, n. 76.

Alcune di tali modifiche riguardano la terminologia e le definizioni in ambito tecnologico. Alla definizione di portale dei servizi telematici come "struttura tecnologica-organizzativa" viene sostituita quella di "piattaforma informatica". Inoltre, vengono aggiunti nuovi termini come "portale dei depositi telematici" e "portale delle notizie di reato". Viene anche aggiornato il concetto di "identificazione informatica", si introduce la definizione di “servizio di recapito elettronico certificato qualificato”, con un mero rinvio all'eIDAS, e viene corretta la definizione di firma digitale, ora correttamente ricondotta alla figura della "firma elettronica qualificata". Viene rivista anche la definizione di "fascicolo informatico", nella quale, tuttavia, viene enfatizzata la funzione di raccoglitore di documenti e, invece, del tutto trascurata quella relativa ai dati ed alle informazioni, contrariamente alla previsione contenuta nell'art. 41, co. 2, del Codice dell'Amministrazione digitale. Si chiarisce infine, che tra i “soggetti abilitati esterni”, vale a dire dei soggetti che possono interagire, sia in fase di consultazione che di deposito, con il Portale Servizi Telematici, si annoverano anche le persone fisiche che possono stare in giudizio personalmente e quelle che rappresentano un ente privato, e si introduce, infine la definizione di “soggetti abilitati esterni pubblici”, come tali indicandosi l'Avvocatura generale dello Stato, le avvocature distrettuali dello Stato, gli avvocati e i procuratori dello Stato, gli altri dipendenti di amministrazioni statali, regionali, metropolitane, provinciali e comunali nonché il personale di polizia giudiziaria ed ogni altro soggetto tenuto per legge alla trasmissione della notizia di reato e delle comunicazioni successive.  Nell'ambito dei pagamenti telematici, vengono definiti il sistema dei pagamenti (pagoPA) e l'identificativo di versamento,

All'art. 7, coerentemente con la citata disposizione tecnica, che annovera tra i soggetti esterni anche le parti private, si prevede che il RegInde si alimenti, quanto a questi ultimi, dai dati contenuti nel registro di cui all'art. 6-quater del c.a.d., vale a dire attraverso l'INAD.

Dell'art. 9 cambia la rubrica (da “Sistema informatico di gestione del fascicolo informatico” a “Fascicolo informatico”) ma la norma, al di là di una definizione più completa di fascicolo informatico (che, diversamente da quella contenuta nell'art. 2, lett. h,) contiene anche un cenno ai dati, colà invece trascurati), seguita a disciplinare la gestione del fascicolo stesso, con modifiche terminologiche che non incidono sulla sostanza della disciplina tecnica. Resta pertanto fermo l'obbligo del cancelliere, anche alla luce del novellato primo comma, di acquisire al fascicolo la copia informatica degli atti che siano stati depositati sotto forma di documento analogico. E, tuttavia, tale disposizione, letta in simbiosi con le nuove specifiche tecniche – che mentre scriviamo si trovano allo stato di bozza ma che contemplano anche i formati audio e video – implica che la cancelleria dovrebbe farsi carico di trasferire nei  registri informatici anche la copia informatica, ad esempio, delle registrazioni audio depositate dalle parti su supporto fisico, sia esso magnetico che digitale, con un aggravio del lavoro che richiederà, peraltro, non solo nuovi mezzi hardware e software, ma anche specifiche competenze nell'utilizzo degli uni e degli altri.

Sia consentita un'ultima osservazione, che è relativa alla collocazione topografica della norma. Appare infatti singolare che l'articolo in disamina, recante, come detto, la rubrica novellata di “fascicolo informatico” sia stato lasciato nel Capo II (Sistemi informatici del dominio giustizia) e non sia stato, invece, trasferito nel Capo III, il cui titolo è proprio “Fascicolo informatico”.

La disciplina tecnica degli atti del processo e la relativa trasmissione telematica

Nulla di nuovo nell'ambito della disciplina sul formato dell'atto del processo (art. 11), che contiene ancora il divieto di “elementi attivi” e che rinvia alle specifiche di cui all'art. 34. Al riguardo, vale la pena di ricordare che, in virtù di chiarimenti resi dalla DGSIA già da una decina d'anni or sono, per elementi attivi devono intendersi non di certo i collegamenti ipertestuali a documenti coevamente depositati, invero incoraggiati dalle normative regolamentari in materia di liquidazione dei compensi agli avvocati (vedasi l'art. 4, comma 1-bis, d.m. 55/2014), dovendo tale prohibitio essere intesa nel senso che non sono ammessi macro o campi che possano pregiudicare la sicurezza (es. veicolare virus) e alterare valori quando il file viene aperto. Significativa è l'espunzione della disciplina tecnica sulla nota di iscrizione a ruolo, già contenuta nel secondo comma dell'art. 11: l'auspicio è che tale novità preluda ad una novella, nella medesima direzione, dell'art. 165 c.p.c., con l'uscita di scena della NIR, da tempo costituente un inutile orpello legato ad una concezione meramente analogica del fascicolo.

Nulla cambia quanto al regime regolamentare sugli allegati all'atto del processo (art. 12), ancorché la bozza di specifiche tecniche preannunzi sul punto ponderose novità relative all'ampliamento del novero dei formati documentali ammessi, ora estesi anche a molteplici tipi di file audio e video.

L'art. 13, relativo alla disciplina della trasmissione dei documenti da parte dei soggetti abilitati esterni, fa ora testuale riferimento al solo “procedimento civile”, essendo dedicata apposita norma, l'art. 13-bis, all'omologa disciplina nel procedimento penale. La novità di maggior rilievo è la previsione dell'accettazione automatica dei depositi, senza quindi l'intervento manuale del cancelliere, che opererà esclusivamente nel caso di “anomalie bloccanti”. Al riguardo, va segnalato sin d'ora che la bozza delle specifiche tecniche nulla dice al riguardo, riproponendo la ripartizione tra warn, error e fatal, gli ultimi due generati da anomalie bloccanti, con la non trascurabile discriminante che nel caso di errore fatale l'intervento del cancelliere non può andare oltre il mero rifiuto del deposito. È pertanto più che verosimile che l'accettazione automatica costituisca, allo stato, una mera previsione destinata ad operare solo all'esito di una futura nuova versione delle specifiche, nelle quali dovrà necessariamente essere approfondita la casistica degli errori e meglio curata la sintassi dei messaggi di esito dei controlli automatici. Costituisce, al contrario, un'innovazione praticamente certa quella che consentirà il deposito telematico di allegati informatici più corposi: nella bozza delle specifiche, infatti, le dimensioni della busta telematica passano da 30 Mb a 60 Mb.

Nonostante numerose correzioni terminologiche, non v'è molto da segnalare quanto all'art. 14, che prevede l'onere di indicazione, di descrizione e di digitalizzazione, a cura della cancelleria, dei documenti depositati in formato analogico.

I depositi telematici dei c.d. soggetti interni

L'art. 15 si segnala per l'istituzionalizzazione degli applicativi informatici per il cui tramite i c.d. “soggetti interni” effettuano i propri depositi, sia nel civile che in ambito penale (Consolle Magistrato, Consolle P.M., Consolle d'udienza, App.), mentre nell'art. 16, quanto alle comunicazioni e notificazioni di cancelleria, immutato il quadro normativo primario, vengono introdotte le comunicazioni e notificazioni in interoperabilitàtra i soggetti interni. Pure conservata è la modalità di invio delle comunicazioni e notificazioni di “dati particolari”, ai sensi dell'art.9 del GDPR, dati che, probabilmente per mero refuso, hanno nel testo del d.m. mantenuto l'aggettivazione di “sensibili” (dato questo fatto oggetto di una rettifica pubblicata in GU n. 7 del 10 gennaio 2024, con la quale tale aggettivo è stato espunto dal testo del d.m.).

Le notificazioni telematiche tramite UNEP

Parimenti aggiornato risulta l'art. 17, che detta in maniera più succinta, con un rinvio alle modalità fissate dalle specifiche tecniche ex art. 34, le modalità di esecuzione delle notificazioni telematiche tramite UNEP. Alla puntuale indicazione degli elenchi contenenti gli indirizzi PEC utilizzabili al riguardo viene sostituita la menzione dei “pubblici elenchi” previsti dalla legge.

L'abrogazione dell'art. 18 d.m. n. 44/2011

Del tutto inopinata è subito apparsa, invece, l'abrogazione dell'art. 18 del “vecchio” d.m. n. 44/2011, norma che ha vissuto all'indomani del decreto qui in esame una storia particolare. Se dei primi tre commi di tale norma tecnica poteva farsi agevolmente a meno, essendo la previsione del primo comma del tutto ultronea rispetto a quelle contenute nelle norme primarie che regolano le notificazioni a mezzo PEC degli avvocati (artt. 3-bis e 3-ter, l. n. 53/1994), aveva destato sorpresa la soppressione della regola contenuta nel comma 4 (istanza di visibilità del fascicolo della parte dei soggetti non costituiti), quella del comma 6, che richiede, ai fini della prova dell'effettuata notificazione, la ricevuta di avvenuta consegna completa e, soprattutto, quella contenuta nel comma 5, che dettava la regola tecnica richiamata dall'art. 83, comma 3, c.p.c. affinché la procura contenuta in un documento informatico separato dall'atto del processo potesse considerarsi “in calce” allo stesso. Tale abrogazione avrebbe procurato non pochi problemi agli avvocati, se non fosse stata pubblicata un'apposita rettifica nella G.U. n. 11 del 15 gennaio 2023, ove l'errore è stato emendato con la precisazione che dell'art. 18 devono ritenersi abrogati i soli primi tre commi.  Pericolo scampato, dunque e nulla cambia in argomento quanto alle notifiche a mezzo posta elettronica certificata.

Requisiti minimi dei domicili digitali

Si adegua alla normativa euro-unitaria dell'eIDAS anche l'art. 20, che fissa i requisiti di conformità non solo delle caselle di posta elettronica certificata ma anche dei servizi elettronici di recapito certificato qualificato, che devono prevenire l'invio di messaggi indesiderati.

Estrazione di copie

L'art. 21, che contemplava la “richiesta delle copie di atti e documenti”, vede la sua rubrica mutare in “Estrazione e rilascio di copie di atti e documenti” ed adeguare il suo disposto alle previsioni contenute nell'art. 196-octies, disp. att., c.p.c., che prevedono, analogamente al vecchio art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n. 79/2012, il potere di estrazione dei documenti informatici, e di attestazione di conformità da parte degli avvocati, quanto agli atti ed ai provvedimenti, contenuti nel fascicolo informatico giudiziale.

Consultazione dei fascicoli e pagamenti telematici

Nessuna novità quanto ai servizi di consultazione, se non, nell'ambito dell'art. 27, la soppressione, contemplata nel comma 4, ora abrogato, dell'obbligo per l'avvocato di conferire la delega al sostituto processuale con documento sottoscritto digitalmente. Al riguardo, si segnala che, per altro refuso, la legge professionale forense viene ivi indicata con il numero 147/2012 anziché come 247/2012.

La sezione pagamenti (artt. 30 e seguenti), infine, si aggiorna con il richiamo espresso al servizio PagoPA come unico canale veicolante i pagamenti elettronici, con la soppressione della firma digitale che, ai sensi del vecchio comma 5, andava apposta alla ricevuta telematica rilasciata dal prestatore del servizio di pagamento.