PPT: Relazione sull'applicativo informatico APP.1.0

I componenti del gruppo analisi sugli applicativi del PPT danno atto dello stato della sperimentazione del nuovo sistema a cui è affidata la realizzazione del processo penale telematico – il sistema APP (Applicativo del Processo Penale, già WFM) – iniziata, per undici uffici pilota, il 30 ottobre 2023.

Nella relazione, si evidenziano le principali criticità del sistema, che rendono allo stato del suo sviluppo APP inidoneo ad essere utilizzato dagli uffici giudiziari:

1. a tutt’oggi APP, essendo ricalcati i profili utente su quelli di RegeWeb (SICP), consente la visibilità a tutti gli utenti magistrati dello stesso ufficio di tutti gli atti e tutte le bozze di tutti i fascicoli (compresi dunque quelli dei colleghi). L’utente può anche redigere, modificare ed eliminare bozze in procedimenti assegnati ad altri magistrati dell’Ufficio, diversi dal titolare. La criticità, che evidentemente implica gravi problemi di sicurezza e riservatezza degli atti, ed è stata rilevata sin dal 30 ottobre, primo giorno di sperimentazione, non è ancora stata risolta;
2. l’atto redatto e firmato dal magistrato, una volta trasmesso alla cancelleria per l’inoltro al GIP, talvolta scompare dalla vista dell’autore e dall’elenco degli atti contenuti nel fascicolo;
3. è inoltre possibile avanzare, per lo stesso procedimento e nella stessa fase, due volte la medesima richiesta, ad esempio di archiviazione: non si è compresa la tempistica dell’eventuale modalità di refresh;
4. “APP Studio” (la parte di APP dedicata allo studio dei fascicoli) non funziona;
5. la funzione “ricerca fascicoli avanzata” restituisce schermata di errore;
6. la redazione di atti del procedimento tramite il wizard risulta operazione complicata e farraginosa e allunga notevolmente i tempi per la predisposizione di un qualsiasi atto;
7. i modelli inseriti in APP sono insufficienti (ad esempio manca il modello di applicazione della pena su richiesta nella fase delle indagini, il modello di decreto penale, ecc.) e non è allo stato consentita l’implementazione autonoma da parte degli utenti. Eppure, i modelli sono stati forniti in misura pressoché completa al gruppo che si occupa della progettazione e, quindi, al fornitore, anche in relazione alle innovazioni introdotte con la c.d. riforma Cartabia, ma al momento non sono fruibili;
8. la procedura guidata per la redazione di un atto (alternativa al caricamento diretto in APP dell’atto da firmare in formato .pdf) in molti casi risulta giuridicamente scorretta (ad esempio richiede l’indicazione di un indagato nei procedimenti a mod. 44 contro ignoti); incompleta (ad esempio non inserisce nell’atto tutti i dati di registro necessari) e, in altri casi, inutile (ad esempio richiede l’indicazione obbligatoria di un oggetto quando l’atto da redigere è già stato individuato);
9. l’homepage del magistrato è strutturata per tipologia degli atti (pervenuti, pendenti, in lavorazione, depositati e rifiutati) e non per fascicoli del ruolo: ciò impedisce una visione adeguata delle attività compiute e da compiere (ad esempio possono essere redatte plurime bozze dello stesso atto senza alcun alert e senza averne visibilità accedendo al fascicolo);
10. APP non consente la gestione in team del fascicolo e degli atti da redigere; anche la funzione “gestione diritti” attualmente prevista nella fase di redazione del singolo atto, allo stato non funziona e non consente all’utente abilitato, diverso dall’autore della prima bozza, di poter modificare l’atto in lavorazione.

Altre criticità, se non impediscono il funzionamento del sistema, non consentono nella pratica una razionale organizzazione del lavoro degli uffici. Non risulta effettuata un’analisi compiuta dei moduli organizzativi di lavoro interni agli uffici di Procura e del Tribunale (come si dirà nel capitolo successivo), nonché dei flussi reciproci tra di essi.

Conseguentemente, per come è concepito, l’applicativo non consente di gestire in maniera sufficientemente duttile - anche in relazione alle diverse dimensioni degli uffici giudiziari ed alle peculiarità dei relativi provvedimenti organizzativi - i flussi delle notizie di reato e dei procedimenti secondo “sottoflussi” lavorativi per la loro distribuzione alle diverse unità di personale giudiziario. A titolo di esempio:

1. Le notizie di reato che pervengono telematicamente alla Procura non sono distinte tra loro in relazione ai profili di urgenza (detenuti, sequestri, codici rossi ecc.) per il rispetto dei termini di legge in relazione alle convalide degli arresti e dei sequestri, all’assunzione urgente delle sommarie informazioni delle persone offese dei reati in “codice rosso” ed in relazione a tutte le indifferibili determinazioni del P.M. Analogamente per gli Uffici giudicanti i procedimenti non sono distinguibili in relazione al rispetto dei termini di legge, alle convalide degli arresti e dei sequestri, nonché alle attività urgenti. Ne consegue l’impossibilità di distinguere i procedimenti in relazione ai profili di urgenza.
2. Manca un idoneo scadenzario delle misure cautelari e in generale un sistema di alert di termini in scadenza (es. termini di indagine, la convalida della misura precautelare o la proroga di intercettazione).
3. I c.d. “seguiti” della polizia giudiziaria in APP vengono classificati come annotazioni preliminari e sottoposti in maniera incongrua al medesimo flusso dell’iscrizione della prima notizia di reato, mentre dovrebbero essere gestiti dalla segreteria del magistrato assegnatario del procedimento.
4. Gli atti dei difensori provenienti dal PDP, pur comparendo, non possono essere visualizzati integralmente in APP, impedendone la corretta gestione al personale di segreteria.
5. Il PM, anche nei casi di urgenza, è impossibilitato ad iscrivere autonomamente un nuovo procedimento penale, mentre nessun suo atto, anche in caso di urgenza (si pensi ad un decreto di perquisizione o di intercettazione), viene ad esistenza autonoma senza essere “validato” dal cancelliere, esigenza questa non prevista da alcuna norma di legge.
6. Il magistrato che redige un atto non ha la possibilità di modificare i dati del registro (es. nome indagato o data di nascita) senza l’intervento del cancelliere: ne deriva la necessità di aspettare che questi sia in servizio per poter formare un atto con dati corretti.
7. Non è prevista la possibilità di predisporre e firmare atti in modo c.d. “massivo” (si pensi p.es. all’archiviazione dei procedimenti a mod. 44 contro ignoti).
8. Con riguardo alle intercettazioni, per quel che è dato sinora apprezzare, manca in APP qualsiasi previsione relativa alla complessa fase della loro gestione verso l’esterno (trasmissione decreti autorizzativi alla PG, comunicazioni ai fornitori ed agli operatori) e alla fase oltremodo laboriosa della loro liquidazione.
9. Il sistema di notifiche e comunicazioni telematiche tanto verso i soggetti abilitati esterni quanto nei confronti dei privati non può essere gestito tramite APP.

La relazione mira ad offrire un contributo agli organi ministeriali in questa fase delicata che ci avvicina alla istituzione del processo penale telematico.

Nelle attuali condizioni di sviluppo del software e di concreto funzionamento del sistema, APP non consente la gestione digitale della fase delle indagini preliminari fino all’udienza preliminare esclusa.

Il Ministero della giustizia, tuttavia, anche in forza delle osservazioni illustrate, potrà porre rimedio alle criticità, rendendo il sistema idoneo all’uso quotidiano.