Il rispetto del riserbo istruttorio nei procedimenti del Garante

Introduzione

Il rispetto del riserbo istruttorio nei procedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali (il “Garante”) assume un'importanza fondamentale, sia per la tutela dei diritti degli interessati, sia per garantire l'efficacia e l'imparzialità delle attività istruttorie condotte da tale Autorità. Il Regolamento interno n. 1/2019, emanato dal Garante stesso, disciplina in modo dettagliato le procedure interne, con particolare riguardo anche alla gestione delle informazioni e alla protezione dei dati personali durante l'istruttoria. Il presente contributo si propone di esaminare il ruolo del riserbo istruttorio, con particolare riferimento agli obblighi degli operatori interni del Garante e delle parti coinvolte, alla luce delle disposizioni normative rilevanti, inclusa la previsione dell'art. 168 d.lgs. n. 196/2003 (il “Codice Privacy”) in materia di falsità nelle dichiarazioni e interruzione dell'esecuzione dei compiti o dell'esercizio dei poteri del Garante.

Il quadro normativo di riferimento

L'obbligo del rispetto del riserbo istruttorio nei procedimenti amministrativi del Garante discende in primo luogo dal Regolamento (UE) 2016/679 (general data protection regulation – il “GDPR”), che pone la protezione dei dati personali al centro del sistema normativo europeo. A livello nazionale, il Codice Privacy, come modificato dal d.lgs. n. 101/2018, integra le disposizioni europee e fornisce ulteriori garanzie per il trattamento dei dati da parte delle autorità pubbliche italiane, incluso il Garante.

Il Regolamento n. 1/2019 del Garante, adottato per disciplinare le procedure interne con rilevanza esterna, riflette e amplia le previsioni sopra menzionate, garantendo il rispetto del riserbo istruttorio, il diritto di difesa e la trasparenza amministrativa. In questo contesto, la gestione delle informazioni acquisite durante le attività istruttorie deve avvenire con particolare attenzione, per evitare che fughe di notizie o divulgazioni non autorizzate possano pregiudicare l'esito del procedimento o compromettere la protezione dei dati personali degli interessati.

Il riserbo istruttorio: definizione e principi

Il riserbo istruttorio, inteso come l’obbligo di mantenere riservate le informazioni raccolte durante un’indagine o un procedimento amministrativo, è un principio fondamentale del diritto amministrativo (e penale), applicabile anche ai procedimenti del Garante. Esso ha la finalità di proteggere le informazioni personali e sensibili che vengono trattate durante il procedimento, assicurando al contempo l’integrità dell’attività istruttoria e prevenendo interferenze indebite.

Pertanto, le parti coinvolte nel procedimento devono essere informate solo degli elementi necessari per l’esercizio del loro diritto di difesa, dovendosi per converso in ogni caso evitare la diffusione prematura d’informazioni che potrebbero compromettere l’istruttoria.

Obblighi dei dirigenti, dei funzionari e del personale interno del garante

Il personale del Garante, compresi i funzionari incaricati delle istruttorie, è vincolato da un rigido obbligo di riservatezza. L'art. 3 del Regolamento n. 1/2019 impone ai dipendenti del Garante di svolgere le proprie funzioni nel rispetto – tra l'altro - dei principi di ragionevolezza, trasparenza e imparzialità. Questo implica necessariamente che tutti gli atti prodotti o acquisiti durante l'istruttoria devono essere trattati con la massima attenzione per evitare la loro divulgazione non autorizzata.

Il segretario generale del Garante è responsabile della supervisione del rispetto delle regole procedimentali da parte del personale. Altresì, l'adozione di misure di sicurezza informatica e di regole di accesso limitato agli atti attraverso sistemi di gestione documentale elettronica è fondamentale per garantire che le informazioni non siano accessibili a soggetti non autorizzati.

In caso di violazione del riserbo istruttorio da parte del personale interno, le conseguenze possono essere gravi, includendo sanzioni disciplinari e penali. Inoltre, il Garante ha facoltà di avviare procedimenti interni per identificare i responsabili della violazione e adottare misure correttive.

Il ruolo delle parti coinvolte: diritti e doveri

Anche le parti coinvolte nei procedimenti istruttori sono tenute a rispettare il riserbo istruttorio. L'art. 7 del Regolamento n. 1/2019 impone infatti alle parti di presentare osservazioni e memorie difensive nel rispetto del principio della leale collaborazione con il Garante, evitando quindi qualsiasi comportamento che possa ostacolare il procedimento istruttorio.

Il rispetto del riserbo istruttorio non esclude pertanto il diritto di difesa delle parti coinvolte, ma ne limita implicitamente la facoltà di procedere alla divulgazione d'informazioni all'esterno del procedimento. Le parti possono accedere agli atti, ma solo nei limiti consentiti dalla legge, e devono garantire che la documentazione fornita al Garante sia corretta e completa.

Garanzie per il rispetto del riserbo istruttorio

Il Regolamento n. 1/2019 fornisce garanzie significative per tutelare il riserbo istruttorio. L'art. 2 stabilisce che le funzioni istruttorie e decisorie devono essere distinte, al fine di garantire l’imparzialità del procedimento. Questo principio riduce il rischio che le informazioni raccolte durante l’istruttoria possano essere utilizzate impropriamente da chi è incaricato di emanare la decisione finale.

Un'ulteriore garanzia è rappresentata dalle disposizioni in materia di accesso agli atti, contenute nel Regolamento interno del Garante n. 1/2006, il quale prevede dei limiti a tale diritto esercitabile dai privati.

Le sanzioni per la violazione del riserbo istruttorio e il ruolo dell'art. 168 del codice privacy

La violazione del riserbo istruttorio può comportare sanzioni amministrative e penali.

In particolare, l'art. 168 del Codice Privacy disciplina le sanzioni penali per "Falsità nelle dichiarazioni al Garante e interruzione dell'esecuzione dei compiti o dell'esercizio dei poteri del Garante". Tale disposizione punisce con la reclusione chiunque, in sede d’istruttoria, fornisca dichiarazioni false o mendaci al Garante, o chiunque ostacoli o interrompa l'esecuzione dei compiti o l'esercizio dei poteri attribuiti al Garante. Questa previsione si applica anche nei casi in cui una parte tenti di compromettere l’efficacia dell’istruttoria, ad esempio fornendo informazioni volutamente errate o incomplete, che potrebbero influenzare negativamente il procedimento.

La norma rafforza il quadro di protezione del riserbo istruttorio, prevedendo pene severe per chi cerca di manipolare lo svolgimento o l’esito del procedimento attraverso dichiarazioni false o comportamenti ostruzionistici. L’art. 168, dunque, integra le misure previste dal Regolamento interno n. 1/2019, offrendo un ulteriore deterrente contro comportamenti scorretti e garantendo che l'operato del Garante rimanga trasparente, efficace e imparziale.

In conclusione

Il rispetto del riserbo istruttorio nei procedimenti del Garante è un elemento fondamentale per garantire la tutela dei diritti degli interessati e l’efficacia delle attività procedimentali. Il Regolamento interno n. 1/2019 e il Codice Privacy, inclusa la previsione dell’art. 168 del Codice stesso, forniscono il relativo quadro normativo di riferimento, che bilancia la necessità di riservatezza con il diritto alla difesa delle parti coinvolte.

L'obbligo di riservatezza riguarda sia gli operatori interni del Garante sia le parti coinvolte nel procedimento, che devono collaborare lealmente con l'Autorità, rispettando il riserbo istruttorio e contribuendo così al corretto svolgimento delle attività procedimentali. Le sanzioni previste, comprese potenzialmente quelle penali, costituiscono il deterrente contro comportamenti che potrebbero compromettere il procedimento o ledere i diritti degli interessati.

Riferimenti

Bolognini L., Art. 168 D.lgs. 196/2003, in Bolognini L. e Pelino E. (a cura di), Codice della Disciplina Privacy, Giuffrè Francis Lefebvre, Milano, 2024.