Processo penale telematico: facciamo il punto in vista dei prossimi avanzamenti

L'accettazione automatica

Anticipata dall'introduzione dall'art. 13-bis al DM 44/2011 contenuta nel DM 217/2023, l'accettazione automatica dei depositi costituisce il portato tecnico della necessità di limitare l'intervento umano nel vaglio dei depositi. Una necessità rappresentata in più occasioni dall'avvocatura penalista, proprio per la compressione delle garanzie difensive che derivava dalle frequenti lunghe stasi dei depositi effettuati nella fase di “transito” o di “verifica”, spesso seguite da incomprensibili rifiuti. Le interlocuzioni con il Ministero hanno dunque condotto all'introduzione dell'art. 13-bis predetto che si occupa di definire il “tempo” del deposito telematico, indicandolo nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione da parte del PDP, ricevuta che attesta il deposito dell'atto o del documento precisando come il flusso si perfezioni, “senza intervento degli operatori della cancelleria o della segreteria salvo il caso di anomalia bloccante”.

La consacrazione di tale modalità di accettazione dei depositi si è avuta con le specifiche tecniche entrate in vigore il 30 settembre 2024; segnatamente l'art. 19 delle stesse disciplina dettagliatamente la trasmissione degli atti da parte dei difensori (soggetti abilitati esterni) prevendendo al comma 9 che “a seguito dell'invio dell'atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica ed accettazione automatica del deposito degli atti inviati dai difensori rispetto ai quali vi è corrispondenza tra i dati inseriti sul PDP ed i dati di registro del procedimento penale, senza intervento degli operatori di segreteria e di cancelleria”.

Di particolare interesse nell'elencazione degli stati del deposito risulta il valore “accettato” definito quale intervenuta associazione dell'atto inviato al procedimento di riferimento.

Non si tratta difatti di una valutazione del contenuto dell'atto ma della possibilità che lo stesso confluisca correttamente nel fascicolo informatico relativo a quel determinato procedimento.

L'accettazione automatica si propone di ridurre ancora, tendendo ad azzerarla, la discrezionalità degli operatori, affidando invece alla tecnologia (i sistemi informativi ministeriali) il compito di rilevare – asetticamente ed uniformemente sul territorio nazionale – gli errori che non consentono di associare correttamente l'atto al procedimento. Opera dunque solo nei casi in cui risulti coincidenza tra i dati inseriti sul Portale ed i dati di registro del procedimento penale di riferimento.

Il personale dell'ufficio potrà dunque intervenire “manualmente”, dopo aver svolto le verifiche del caso, ogni qualvolta il deposito non presenti la coincidenza di dati richiesta per l'automatismo, salvando e validando ove possibile il deposito effettuato. Ove ciò non sia possibile si prevede che la motivazione del rifiuto venga riportata sul PDP; qualora invece si verifichi un problema tecnico in fase di trasmissione il difensore sarà invitato dal relativo messaggio di stato del PDP (errore tecnico) ad effettuare nuovamente il deposito. L'esito del deposito (accolto, rigettato ed errore tecnico) sarà consultabile su portale e comunicato a mezzo posta elettronica ordinaria al difensore che avrà previamente configurato l'apposita sezione del portale denominata “preferenze”.

Gli atti esclusi dall'accettazione automatica

La spinta “politica” che ha condotto all'elaborazione dell'accettazione automatica è stata certamente più rapida di quanto si potesse sperare e dunque solo di recente, con una nota del 12 novembre 2024, il DGSIA ha sentito la necessità di precisare come alcune tipologie di atti da depositare rimangano giocoforza escluse dall'accettazione automatica. Prima di esaminarle singolarmente non può non rilevarsi l'indubbia utilità di circolari a contenuto tecnico di questo tipo: innanzitutto perché la diffusione di regole tecniche e chiarimenti forniti congiuntamente alla dirigenza degli uffici ed alle rappresentanze dell'avvocatura, rispondono alla necessità di rendere più consapevoli e informati i differenti utilizzatori degli applicativi degli uffici giudiziari, ma anche e soprattutto perché la propagazione di precisazioni e modalità operative da parte dell'autorità competente a fornirle, disincentiva prassi differenti a seconda degli uffici giudiziari, protocollazioni locali e financo deroghe al dettato normativo.

Gli atti indicati come esclusi dall'accettazione automatica sono in buona sostanza quelli per i quali è necessario l'intervento umano vuoi per difetto di adeguatezza tecnica, ovviamente all'oggi, vuoi per un insuperabile passaggio legato alla procedura penale.

Alcune esclusioni paiono dunque legate alla fase transitoria nella quale ci troviamo ad operare e che vede attuata solo una parte del fascicolo informatico, peraltro con un disallineamento importante tra gli obblighi di deposito gravanti sugli utenti abilitati esterni e quelli che investono gli utenti abilitati interni, cui corrisponde una sorta di non adeguatezza tecnica da parte di alcuni uffici, pur già abilitati a ricevere gli atti depositati dai difensori. Tra queste:

• Richiesta avocazione al Procuratore Generale
• Rescissione del giudicato
• Revisione
• Riparazione per ingiusta detenzione
• Tutti gli atti depositabili al Tribunale del Riesame

Vi sono poi una serie di atti il deposito dei quali non può essere sottratto al vaglio degli uffici o dell'autorità procedente e dunque:

• Nomina difensiva nei casi in cui è necessario allegare un atto abilitante (ante avviso ex art. 408,411 o 415-bis c.p.p.) evidentemente il sistema non può vagliare il contenuto dell'atto abilitante con il fine che lo stesso intende perseguire e che, ricordiamo, potrà essere qualunque atto da cui risulti la conoscenza dell'esistenza in una Procura della Repubblica di un procedimento relativo al proprio assistito e il relativo numero di registro;
• Richiesta di accesso agli atti (art. 116 c.p.p.), atto da non confondersi con l'“accesso, copia e visione atti (art. 116 c.p.p.)” che invece disciplina la richiesta di estrazione copie autorizzata dall'autorità procedente, dunque in una fase o per soggetti che non presentano un diritto alla visione del fascicolo. La richiesta di accesso agli atti interessata è quella che, inoltrata tramite portale, consente di ricevere la password temporanea che permetterà di estrarre copia degli atti dal portale stesso. Al momento attivabile solo dopo la ricezione avviso ex art. 408 c.p.p. (solo per il difensore della persona offesa), avviso ex art. 415-bis c.p.p. (solo per il difensore dell'indagato) e avviso ex art. 411 c.p.p. (difensore indagato e persona offesa). Anche in questo caso si impone un passaggio di verifica sulla legittimità della richiesta che involve una discovery importante. Forse in futuro questo passaggio potrebbe essere eliminato.
• Denunce, querele, istanze procedimento e loro integrazioni non possono essere automaticamente accettate (lavorate) non potendo essere sottratta al Pubblico Ministero l'attività di iscrizione della notizia di reato, ad esso riservata dall'art. 335 c.p.p. L'accoglimento dell'atto equivale difatti alla ricezione ed iscrizione di un procedimento nel ReGeWeb da parte della Procura della Repubblica, gli estremi del quale saranno immediatamente visibili sul portale, mentre il procedimento non sarà (allo stato) automaticamente rinvenibile tra quelli autorizzati, anche in caso di nomina contenuta nell'atto, essendo richiesto un ulteriore passaggio di deposito nomina o sollecito di visibilità della stessa.
• Richieste di certificati ex art. 335 c.p.p., il cui indefettibile presupposto risulta essere la verifica della possibilità di comunicare le iscrizioni richieste, senza al momento ipotizzare automatismi. Pare utile segnalare che nell'apposita sezione del portale è ora possibile non solo richiedere tale tipologia d certificazioni, ma altresì scaricarle non appena rese visibili.
• Solleciti: per vero non si comprende il motivo sotteso alla non automatica accettazione dei solleciti (funzione utile per stimolare la corretta annotazione nel ReGeWeb da parte delle cancellerie e segreterie della nomina del difensore e del proprio codice fiscale, così da permettergli la visibilità dei procedimenti autorizzati). Seguendo la logica sottesa alle esclusioni parrebbe potersi trattare di un errore di inserimento.

Sono infine esclusi per motivazioni relative alla tutela del segreto della fase delle indagini, tutti i depositi inviati al GIP relativi a fascicoli che si trovano in iter interlocutorio, ad eccezione delle richieste di incidente probatorio, convalida fermo o arresto, proroga dei termini di indagine e di ammissione all'oblazione (essendo queste ultime, tutte attività avulse dal segreto istruttorio).

Sono, inoltre, esclusi i depositi indirizzati al GIP verso i fascicoli oggetto di richiesta di emissione di decreto penale di condanna e di sentenza ex art. 129 c.p.p. per una estrema prudenza derivante dalla mancata notifica di tali atti, cautela che dovrebbe venire a breve superata con rimozione di tale limitazione.

Queste esclusioni ragionate non fanno che confermare come la strada imboccata sia effettivamente quella indicata dall'Avvocatura, che ha indirizzato la propria azione all'eliminazione degli ostacoli, tecnici e umani, limitativi del diritto di difesa.

L'art. 3 del DM 217/2023: il 1° gennaio 2025

Si avvicina la data che dovrebbe vedere l'avanzamento di fase per i depositi obbligatori, la successiva milestone per la realizzazione del fascicolo telematico nell'ambito del piano di innovazione e digitalizzazione previsto anche dal PNRR.

Il condizionale pare d'obbligo poiché se da un lato i magistrati (utenti abilitati interni) lamentano malfunzionamenti del loro applicativo per redigere e depositare gli atti (App), malfunzionamenti che il Ministero smentisce, dall'altro lato – senza possibilità di smentita – gli avvocati (utenti abilitati esterni), evidenziano come ancora sia molto carente la visibilità dei procedimenti autorizzati, soprattutto quelli nei quali la nomina non venga depositata tramite portale ma sia riversata agli atti all'interno di un verbale, oppure (come nel caso del difensore d'ufficio) sia frutto di una designazione effettuata dall'autorità. Entrambe richiedono un'attività di inserimento manuale da parte di segreterie e cancellerie che ancora pare decisamente carente.

La conseguenza di tali aporie risulta essere l'impossibilità di depositare atti che, ove connotati da termini decadenziali, si risolverebbe in una compressione dell'esercizio del diritto di difesa.

Difficile dunque pensare ad una piena attuazione delle scadenze previste dall'art. 3 del DM 217 del 30 dicembre 2023, che, ricordiamo, prevede che dal 1° gennaio 2025 il deposito di atti, documenti, richieste e memorie abbia luogo esclusivamente con modalità telematiche (tramite PDP) anche oltre la fase delle indagini preliminari negli uffici delle procura della Repubblica presso il tribunale, della procura europea, e del tribunale.

Tale previsione fa il paio con quella contenuta nei commi 7 ed 8 del medesimo articolo 3, che vincolano le deroghe attualmente previste per magistrati ed avvocati all'obbligo di deposito telematico alla data del 31 dicembre 2024.

Ove le invocate deroghe non venissero emanate, l'obbligo di deposito telematico involgerebbe l'attività degli uffici di procure (ordinarie ed europee), procure generali (per il solo procedimento di avocazione delle indagini) uffici GIP, e tribunali ordinari, vincolando al medesimo obbligo entrambi gli utenti abilitati (interni ed esterni).

È quantomai ragionevole pensare che a poco più di un mese dall'avanzamento previsto, per giunta di portata così ampia, non verrà raggiunto un grado di efficienza e di competenza tecnico operativa tale da consentire di proseguire con le scadenze indicate, pare comunque indispensabile non arrestare la progressione telematica, eventualmente introducendo deroghe per le attività maggiormente “rischiose”, quali ad esempio le impugnazioni cautelari e non.