Il PTT e l’attestazione di conformità all’originale

Introduzione. Il potere di attestare la conformità degli atti

Il d.lgs. n. 220/2023 contenente le “disposizioni in materia di contenzioso tributario” ha modificato l'art. 25-bis, d.lgs. n. 546/1992, norma inserita dal d.l. n. 119/2018 e successivamente modificata dalla l. n. 130/2022.

In via generale, si rammenta che l'art. 25-bis, d.lgs. n. 546/1992, rubricato “Potere di certificazione di conformità”, regola il deposito e la notifica con modalità telematiche della copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme.

Tale compito di attestazione come espressamente previsto dalla norma risulta affidato al difensore ovvero al dipendente di cui si avvale l'ente impositore.  Analogo potere di attestazione di conformità è esteso, anche per l'estrazione di copia analogica, agli atti e ai provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, formato dalla segreteria della Corte di giustizia tributaria di primo e secondo grado ai sensi dell'art. 14 del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 23 dicembre 2013, n. 163 o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria.

 Detti atti e provvedimenti, presenti nel fascicolo informatico o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dell'ufficio di segreteria, equivalgono all'originale anche se privi dell'attestazione di conformità all'originale da parte dell'ufficio di segreteria.

L'efficacia probatoria della attestazione di conformità

Dalla attestazione di conformità deriva l'equiparazione dell'atto all'originale, infatti, come espressamente previsto dal comma 3 “la copia informatica o cartacea munita dell'attestazione di conformità ai sensi dei commi precedenti equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento detenuto ovvero presente nel fascicolo informatico”.

 Sul punto ha iniziato a pronunciarsi anche la giurisprudenza, a titolo esemplificativo, si fa riferimento alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado Lazio, Roma, sez. XVII,  4 aprile 2023, n. 1954 a tenore della quale “le attestazioni e dichiarazioni indicate nella relata di notifica effettuate tramite PEC, fanno fede fino a querela di falso, stante il fatto che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte”.

 L'eventuale disconoscimento della conformità di una copia rispetto all'originale non può aversi con motivazione generica, ma deve essere espressa in modo chiaro e circostanziato, a pena di inefficacia.

La relazione di notifica, così come l'attestazione sull'avviso di ricevimento, con la quale l'agente postale dichiara di avere eseguito la notificazione, fa fede fino a querela di falso, essendo tale notificazione un'attività compiuta, in proprio o per delega, da un pubblico ufficiale autorizzato ad avvalersi del servizio postale, per l'attività notificatoria della cui esecuzione ha ricevuto l'incarico.

Ne consegue che l'avviso di ricevimento contiene, per le attività che risultano in esso compiute, una forza certificatoria fino a querela di falso.

L'equiparazione dell'efficacia probatoria delle copie agli atti originali è un principio espresso già nel Codice dell'Amministrazione Digitale che all'art. 22 stabilisce che le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 71, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

Il disconoscimento della conformità di una copia all'originale di un documento, in ogni caso, non deve essere generico ovvero non può avvenire con clausole di stile generiche e omnicomprensive, ma va operata, a pena di inefficacia, in modo chiaro e circostanziato ed in ogni caso la contestazione non impedisce al giudice di accertare la conformità all'originale anche mediante altri mezzi di prova, comprese le presunzioni (Cfr. Cass. civ., sez. I, ud. 11 marzo 2013, dep. 7 giugno 2013, n. 14416).

È prevista, inoltre, una forma di esenzione qualora si volesse procedere all'estrazione di copie autentiche, in tal caso, infatti, sussiste l'esonero dal pagamento dei diritti di copia.

La dichiarazione di disconoscimento deve essere chiara e dettagliata, tanto del documento che si intende contestare, quanto degli aspetti per i quali si assume differisca dall'originale. È chiaro che nell'adempiere al compito di attestazione i soggetti legittimati rivestano la qualifica di pubblici ufficiali con funzione, appunto, di autentica del documento.

La digitalizzazione come strumento di efficientamento

Al fine di efficientare il processo e renderlo più agevole anche sotto il profilo degli adempimenti è previsto che gli atti e i documenti del fascicolo telematico non debbano essere nuovamente depositati nelle fasi successive del giudizio o nei suoi ulteriori gradi.  Il giudice non tiene conto degli atti e dei documenti su supporto cartaceo dei quali non è depositata nel fascicolo telematico la copia informatica, anche per immagine, munita di attestazione di conformità all'originale.

Dall'utilizzo della formula “non tiene conto” si potrebbe desumere l'irrogazione della sanzione di inutilizzabilità.

Sussiste, tuttavia, il principio del raggiungimento dello scopo atteso che il deposito in cancelleria di copia analogica del ricorso redatto e notificato in modalità telematica, con attestazione di conformità all'originale digitale priva di sottoscrizione autografa, ma anch'essa firmata digitalmente dal difensore, non ne determina la sanzione della improcedibilità ove sia stata depositata una successiva attestazione, recante firma autografa, della conformità agli originali digitali, della relata di notificazione e delle ricevute di accettazione e consegna dei messaggi PEC, emergendo in maniera inequivoca, dalla valutazione complessiva degli atti depositati, la volontà del difensore di asseverare il documento (cfr. Cass. civ., sez. trib., ud. 20 marzo 2024, dep. 16 aprile 2024, n.10303).

Conclusioni

La riforma fiscale ha delineato nuovi compiti a carico delle parti e dei difensori che rivestono il ruolo di pubblici ufficiali, laddove debbano attestare la conformità all'originale di un documento. Molti sono, tuttavia, ancora i dubbi da sciogliere. È ancora in dubbio, ad esempio, se l'attestazione di conformità debba essere singola per ogni atto o documento oppure sia sufficiente una attestazione unica che riguardi tutti gli atti. Dubbi che potranno essere sciolti soltanto ex post, magari con qualche interpretazione sul punto ad opera della giurisprudenza.