Sito internet

Il nuovo art. 71-ter disp. att. c.c. recita: «Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini».

Dunque, tale norma ora prevede espressamente che, a seguito della richiesta dell'assemblea, con il quorum qualificato di cui al comma 2 dell'art. 1136 c.c. - ossia con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti ed almeno la metà del valore dell'edificio - l'amministratore debba attivare un sito internet del condominio, specificando (forse superfluamente) che le spese per l'attivazione e la gestione di tale sito sono poste a carico dei condomini.

Tali spese - a carico di tutti condomini, anche di quelli che non utilizzano il web, trattandosi di un servizio, pur suscettibile di utilizzazione separata, né particolarmente oneroso, né tantomeno voluttuario, ai sensi dell'art. 1121 c.c. - devono tenere conto, da un lato, del costo della progettazione e della creazione del sito, che varia in relazione a vari fattori (numero dei condomini, complessità della grafica, servizi offerti, funzioni aggiuntive, ecc.), e, dall'altro, del canone per la gestione annuale.

Pertanto, il suddetto art. 71-ter disp. att. c.c. individua una nuova competenza dell'assemblea, che va ad aggiungersi alle attribuzioni già contemplate nel sistema codicistico ed incrementate dalla Riforma, spettando alla stessa assemblea, con la delibera che approva la creazione del sito internet del condominio, circoscrivere i documenti in formato digitale che possono essere visionati e scaricati.

Di solito, però, i siti web condominiali - salvo quanto delineato appresso - risultano articolati in tre sezioni principali:

a) un pannello di controllo online per la gestione dei contenuti, a cui l'amministratore può accedere attraverso adeguate credenziali, inserendo dati ed inviando comunicazioni;

b) un'area privata, nella quale possono trovare ingresso esclusivamente gli utenti autorizzati dall'amministratore tramite user id e password per visionare la documentazione riguardante la propria unità immobiliare;

c) una zona pubblica, con accesso illimitato ai componenti della compagine condominiale in cui si rinvengono news di interesse generale.

Prima facie, risultano evidenti i vantaggi sia per l'amministratore che per i condomini.

Per quanto concerne il primo, l'impianto complessivo della Riforma pone a carico dell'amministratore una quantità notevole di compiti e attribuzioni, se solo si pensi, da un lato, alla quadruplice cura dei registri dell'anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore, nonché di contabilità, e, dall'altro, all'obbligo di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio (così l'amministratore, ad esempio, potrà gestire le anagrafiche delle unità immobiliari e dei partecipanti al condominio, archiviare online i vari documenti, comunicare facilmente con i condòmini, e quant'altro).

Ma anche per i condomini si avrebbero tanti vantaggi, perché sarebbe possibile disporre di un archivio digitale dove poter reperire in qualsiasi momento il documento desiderato, senza incorrere nel classico problema della perdita di comunicazioni, delibere o resoconti cartacei, nella prospettiva di una gestione documentale semplice e trasparente (così il singolo potrà accedere ai dati e ai documenti relativi all'amministrazione, controllare le spese del condominio, consultare i verbali delle assemblee e le delibere, ricevere comunicazioni e convocazioni in maniera tempestiva e gratuita).

A quest'ultimo proposito, l'art. 71-ter disp. att. c.c. abilita a tale consultazione gli «aventi diritto» e, tra questi, possiamo annoverare anche gli inquilini, atteso che, secondo il novello art. 1130-bis c.c., che disciplina il «rendiconto condominiale» - non solo i condomini, ma anche - i titolari di (diritti reali o) di godimento sulle unità immobiliari dello stabile in regime di condominio, possono «prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarre copia a proprie spese», precisando che le scritture contabili e le c.d. pezze d'appoggio vanno conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.

In tal modo, il diritto di prendere visione «in ogni tempo», estraendo copia dei documenti giustificativi di spesa, è stato opportunamente esteso anche ai conduttori, ai quali, finora, invece, il comma 3 dell'art. 9 della l. 27 luglio 1978 n. 392 (c.d. legge sull'equo canone), facendo obbligo di pagare gli oneri condominiali di loro spettanza entro due mesi dalla richiesta da parte del locatore, delimitava, di fatto, entro il medesimo periodo, il termine massimo per l'esercizio del diritto di chiedere l'indicazione analitica delle spese e dei criteri di ripartizione, nonché di prendere visione dei documenti.

Il sito internet permette, dunque, agli amministratori di pubblicare i dati condominiali, rendendoli così immediatamente disponibili online e consultabili in tempo reale ai propri condomini ed inquilini - purché in conformità con gli scopi contemplati nella riforma della normativa condominiale - con un notevole risparmio di tempo e denaro; il servizio potrebbe consentire, inoltre, ai fornitori del condominio di accedere ai propri interventi in corso nei vari condominii.

Il servizio fornito dovrebbe essere semplice ed intuitivo, da utilizzare sia dall'amministratore del condominio che, in questo modo, fornisce anche un'immagine professionale del suo studio e riduce il numero di chiamate per informazioni inerenti i dati contabili, gli interventi in corso e la documentazione relativa a bilanci e ripartizioni, ma anche dal condomino il quale può accedere alla sua documentazione contabile con un semplice click di mouse, senza doversi scomodare nel prendere appuntamento con l'amministratore, recarsi al suo studio nei giorni ed orari prefissati, sopportare i costi per le fotocopie, ecc.

Il servizio, oltre a consentire l'accesso tramite il portale comune di quel condominio, potrebbe legittimare gli amministratori che lo richiedono, e che dispongono giá di un sito internet del proprio studio professionale, l'accesso diretto dal proprio sito tramite un apposito link; peraltro, l'accesso al servizio dovrebbe essere praticabile tramite sia un personal computer collegato alla rete sia i vari dispositivi mobili, come palmari, tablets, smartphone.

Innanzitutto, il sito internet deve indicare con precisione il condominio a cui è intestato - città, via, numero civico, c.a.p., codice fiscale, ecc. - e la persona del relativo amministratore, non escluso che quest'ultimo possa essere anche una società, come ora dispone espressamente il nuovo art. 71-bis, comma 3, disp. att. c.c.; eventuale è, invece, l'indicazione del nominativo, e relativi recapiti, dei componenti del consiglio di condominio, che l'art. 1130-bis, comma 2, c.c., consente purché composto «da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari», circoscrivendone le attribuzioni in quelle «consultive e di controllo».

Analogamente alle informazioni comunicate dall'amministratore al momento dell'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, in forza del novellato art. 1129, comma 2, c.c., il suddetto sito deve indicare i dati anagrafici e professionali dell'amministratore - alla luce dei più pregnanti requisiti prescritti dall'art. 71-bis, comma 1, disp. att. c.c. - il codice fiscale e, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione (in proposito, si rammenta che, nel nuovo «registro di nomina e revoca dell'amministratore», il novellato art. 1130, n. 7, c.c. vuole che siano annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore, nonché gli estremi del relativo decreto in caso di provvedimento giudiziario adottato in sede di volontaria giurisdizione, ex art. 1129, rispettivamente, commi 1 e 11, c.c.).

In quest'ottica, in aggiunta alla c.d. targa del condominio, posta «sul luogo di accesso al condominio o di maggiore uso comune, accessibile anche ai terzi» - si pensi alla bacheca situata nell'androne del palazzo - che ha essenzialmente una finalità conoscitiva soprattutto per gli estranei alla compagine condominiale, come disposto dal comma 5 del suddetto art. 1129, il sito internet deve contenere le generalità, il domicilio ed i recapiti dell'amministratore (fisso dell'ufficio, telefono cellulare, mail, PEC, ecc.)

Non si esclude una funzione, per così dire, interattiva del sito internet, nel senso che, tramite esso, il condomino o l'inquilino può contattare l'amministratore dello stabile, scrivendogli un messaggio ed indicando la mail alla quale desidera ricevere il riscontro, riguardo a richieste di informazioni, segnalazione di guasti, indicazioni di problemi, e quant'altro; in quest'àmbito, può inserirsi l'istanza, ex art. 1130, n. 9), c.c., volta alla «attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle relative liti in corso».

L'inserimentodi qualsiasi altro messaggio in questa bacheca «virtuale» sarebbe preferibile che ottenga previamente il filtro valutativo dell'amministratore; non è esclusa la creazione di una sorta di newsletter condominiale o di un blog condominiale, al fine di dare vita ad ulteriori canali di comunicazione/informazione tra i partecipanti al condominio (per esporre reclami, indicare malfunzionamenti o esprimere suggerimenti): in buona sostanza, un ulteriore modo di confrontarsi, con la speranza che possa contribuire a calmare gli animi, evitando i frequenti contrasti che avvengono nella realtà condominiale.

Il sito internet è, inoltre, idoneo a svolgere quella funzione - sempre in aggiunta - che il comma 3 del citato art. 1129 attribuisce al «locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130 del codice civile, ossia i registri dell'anagrafe condominiale, dei verbali dell'assemblea, di nomina e revoca dell'amministratore, nonché di contabilità», perché, avendo natura permanente, la relativa consultazione da parte di «ogni interessato» non è così subordinata al rispetto dei giorni e delle ore prefissate, e parimenti la visione e la copia non sono condizionate alla richiesta all'amministratore ed al rimborso della spesa.

Molteplici e svariati potrebbero essere i «dati condominiali» da inserire e, quindi, consultare nel sito internet del condominio attivato dall'amministratore a seguito della delibera di cui all'art. 71-ter disp. att. c.c.

Più nel dettaglio, un'apposita sezione può essere dedicata al c.d. storico, comprendendo, ad esempio, il regolamento di condominio, le tabelle millesimali, la polizza globale del fabbricato, l'imbocco in fogna, il certificato di abitabilità dello stabile, e quant'altro.

Un'altra sezione può contenere i vari bilanci - preventivi e consuntivi, ordinari e straordinari - suddivisi per le diverse annualità; il condomino può così tenersi aggiornato sulle scadenze prossime relative al suo appartamento (quota a debito, quota versata, quota residua) nonché può informarsi sulla rendicontazione dell'intero condominio, il tutto, ovviamente, senza dover richiedere previamente all'amministratore la relativa visione e senza carico delle spese per eventuale estrazione di copia.

Una sezione ad hoc può interessare le riunioni dell'assemblea (ordinaria e straordinaria), con le relative convocazioni ed i verbali, una volta scannerizzato il cartaceo, messo in rete in formato pdf e agevolmente scaricabile con un'operazione di download (l'art. 1130, n. 7, c.c. prevede ora che, nel registro dei verbali delle assemblee, siano annotate «le eventuali mancate costituzioni, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta», e allo stesso registro, sia allegato «il regolamento di condominio, ove adottato»).

Il sito internet potrebbe sostituire la c.d. anagrafe condominiale di cui al novellato art. 1130, n. 6), c.c., nel senso che il condomino, in relazione all'unità immobiliare di sua proprietà, è abilitato, compilando un apposito modulo, a fornire tutte le informazioni in ordine alla stessa (appartamento, garage, posto auto, cantina, ecc.), indicando le sue generalità (complete di codice fiscale, residenza, domicilio, recapiti), segnalando la presenza di titolari di diritti reali e personali di godimento, e comunicando, altresì, «i dati catastali di ciascuna unità immobiliare» (lo stesso modulo dovrebbe consentire di apportare qualsiasi variazione verificatasi medio tempore).

Particolare importanza, dal 18 giugno 2013, può essere conferita agli estratti di conto corrente e ad ogni altra eventuale documentazione di natura contabile; invero, il comma 7 del novellato art. 1129 c.c. attualmente dispone che: «L'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica».

In questa prospettiva, nel sito internet si potrebbe indicare il numero di conto corrente intestato al condominio, l'ufficio postale o bancario presso il quale è attivo, il codice Iban (cin, cab, abi, c/c); il condomino, in tal modo, può conoscere il «tracciamento» di tutte le movimentazioni riguardanti i prelevamenti ed i versamenti, con l'indicazione delle rate classificate e raggruppate per ogni unità immobiliare (un'altra interessante funzione aggiuntiva potrebbe essere quella di attivare la possibilità di procedere al pagamento delle bollette condominiali mediante carta di credito o prepagata).

Gli altri documenti di interesse condominiale - si pensi ai vari contratti, tra i quali quello con il portiere - possono essere suddivisi per categorie, al fine di agevolarne la ricerca e la consultazione.

Il sito internet può includere anche l'elenco dei fornitori e somministratori del condominio, ad esempio il manutentore dell'impianto termico, la ditta che si occupa delle pulizie delle scale e dell'androne, il controllore dell'impianto di ascensore, la società addetta alla fornitura idrica, ecc. (segnatamente per conoscere gli eventuali preventivi ed aggiornarsi sullo stato di avanzamento dei lavori); in quest'ottica, sarebbe di grande utilità esporre tuttii numeri utili dei piccoli artigiani (idraulico, elettricista, giardiniere, ecc.) da contattare direttamente in caso di assenza o impedimento dell'amministratore.

Deve essere opportunamente segnalata, se del caso, la presenza di impianti tecnologici collegati al condominio (si pensi ad un sistema di videosorveglianza).

Conclude esemplificativamente tale elenco la parte concernente le c.d. pratiche, in cui sono indicati gli interventi chiusi e quelli in corso di esecuzione, come, ad esempio, i lavori della facciata, il rifacimento del lastrico solare, la disostruzione delle fognature, il ripristino dei frontalini, la rimozione dei cassoni, gli interventi di notevole entità sugli impianti, ecc.; di ogni tipologia di gestione, è utile indicarne l'inizio e la fine, il numero di rate condominiali previste, le relative scadenze, lo stato attuale, ecc. (allegando, eventualmente, il verbale con cui è stato nominato un perito per la redazione del capitolato di appalto ed il computo metrico estimativo dei lavori da realizzare).

Si consideri, inoltre, che l'amministratore deve curare, oltre al registro dell'anagrafe condominiale, a norma dell'art. 1130, n. 7), c.c. la tenuta del «registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità».

In particolare, per quanto concerne quest'ultimo, si prevede che siano annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita, specificando, sempre nell'ottica di una gestione dinamica del condominio, che «tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate».

In questa prospettiva, il sito internet può diventare una comodissima soluzione per la gestione condominiale, semplificando la vita professionale dell'amministratore, che avrebbe il vantaggio di rendere disponibili ai condomini documenti, delibere, resoconti, preventivi, ecc., senza bisogno alcuno di stampare grossi quantitativi di carta da dover inserire nelle buche postali o inviare agli indirizzi dei condomini: insomma, tutto potrebbe essere gestito dal proprio ufficio e reso disponibile a ciascun partecipante in tempo reale, con grande risparmio di tempo e denaro.

Nella sopra delineata esigenza di trasparenza, si inquadra il fatto che i condomini, in quanto mandanti, sono titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dalla disciplina del contratto di mandato, sicché non può impedirsi ai partecipanti di esercitare, in ogni tempo, tale vigilanza e controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose/servizi/impianti comuni e, quindi, di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano.

In questa prospettiva, si comprende meglio perché l'art. 1129, comma 2, c.c. ora preveda che, contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore deve comunicare - tra l'altro - il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata.

Rimane fermo che la vigilanza ed il controllo, così esercitati dai partecipanti, non devono risolversi in un intralcio all'amministrazione e, quindi, non possono porsi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., e che di tali attività di accesso alla documentazione gli interessati si addossino i costi (non essendo, però, indispensabile che i condomini specifichino la ragione, per cui vogliano prendere tali iniziative).

La magistratura di vertice, al riguardo, è pacifica nel senso che ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea) e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza e non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. civ., sez. II, 21 settembre 2011 n. 19210).

I delineati intralci e costi verrebbero, invece, agevolmente superati dalla consultazione di tale documentazione a mezzo del sito internet del condominio contemplato nel nuovo art. 71-ter disp. att. c.c.

Il sito internet del condominio non ha uno scopo meramente promozionale, ma costituisce il veicolo idoneo a far circolare, in modo trasparente, le notizie sull'amministrazione, nell'ottica di una gestione dinamica della res comune.

In termini generali, si ricorda che, ai fini della normativa sulla privacy, per «comunicazione» si intende l'atto di comunicare dati personali a uno o più soggetti determinati (per esempio un fornitore, il portiere) diversi dal diretto interessato, dal responsabile (in genere l'amministratore del condominio) o dall'incaricato del trattamento dei dati (ad esempio un collaboratore dell'amministratore), mentre, la «diffusione» è l'atto di divulgare dati personali al pubblico o, comunque, ad un numero indeterminato di soggetti in qualunque forma (ad esempio, pubblicandoli su internet), anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

In particolare, i condominipossono accedere individualmente a tale sito - aggiornato periodicamente dall'amministratore, salva diversa revisione disposta della stessa assemblea - e sono in grado di scaricare, salvare, archiviare, stampare, ecc. tutta la documentazione attinente allo stabile in regime di condominio, quali verbali assembleari, dati contabili, documenti giustificativi e quant'altro, non escludendo anche altre forme di spiccata interazione tra l'utente e la piattaforma di condivisione via web.

Le news concernenti il condominio devono, in tal modo, essere disponibili a tutti i partecipanti, ma con le opportune cautele, sicché particolare attenzione deve essere posta al fine di evitare che siano diffuse notizie, relative alle persone, in violazione dei principi fissati dal Codice della privacy ed applicati dal relativo Garante in tale peculiare contesto (v., soprattutto, il provvedimento generale del 18 maggio 2006).

Il trattamento dei dati personali, per essere lecito, deve avvenire, infatti, nel rispetto dei principi di proporzionalità, di pertinenza e di non eccedenza rispetto agli scopi per i quali i dati stessi sono raccolti, per cui grava sull'amministratore di condominio, per un verso, il dovere di adottare le opportune cautele per evitare l'accesso di questi dati da parte di persone estranee al condominio, e, per altro verso, il dovere di rendere pubbliche, sul sito internet del condominio di cui al citato art. 71-ter, le sole informazioni personali necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni, nonché idonee a determinare, secondo le regole del codice civile, le posizioni di dare/avere dei singoli partecipanti.

Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata - si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nell'interesse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni ed alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio medesimo - ma possono, altresì, riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell'amministrazione comune.

Queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza risulta indispensabile per consentire la regolare convocazione dell'assemblea (alla luce delle disposizioni di cui all'art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle delibere dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell'impugnazione ex art. 1137 c.c.).

Sotto il primo profilo, riguardo all'interesse a conoscere i nominativi degli altri partecipanti alla compagine condominiale, si rammenta che il singolo è legittimato a convocare l'assemblea direttamente, ossia by-passando l'amministratore, ad esempio, in caso di inerzia di quest'ultimo quando ne è fatta richiesta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio (art. 66, comma 1, disp. att. c.c.), o quando manchi addirittura l'amministratore (art. 66, comma 2, disp. att. c.c.), oppure nel caso di perdita dei requisiti che comportano la cessazione dell'incarico dell'amministratore medesimo al fine di nominarne uno nuovo (art. 71-bis, comma 4, disp. att. c.c., che consente la convocazione curiosamente «senza formalità»).

Sotto il secondo profilo, si segnala che la pubblicazione in forma digitale di alcuni documenti nel sito internet del condominio potrebbe riverberare effetti sulla conoscenza (o conoscibilità) di tali atti, ad esempio, riguardo alle tempestività delle impugnazioni, considerando che, dalla comunicazione del verbale assembleare, decorrono i trenta giorni per l'azione di annullamento da parte del condomino assente.

Parimenti, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini ed i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell'àmbito condominiale (artt. 68 disp. att. c.c. e 1123 c.c.).

Dalle quote millesimali è dato, altresì, ricavare le maggioranze per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle delibere adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c.

In conclusione, se è vero che il sito internet del condominio può essere considerato una sorta di bacheca virtuale, potenzialmente accessibile a tutti, è altrettanto vero, tuttavia, che non si deve dare ingresso ad una consultazione indiscriminata, mettendo a punto un sistema tecnico, mediante apposite credenziali di autentificazione, con tanto di user id e password, per riservare la visita e la conoscenza esclusivamente agli «aventi diritto» ed esclusivamente per le finalità sopra delineate (all'uopo, l'amministratore comunica a ciascun condomino/inquilino le rispettive credenziali, contemplando, poi, il sistema le modalità per cambiarle periodicamente).

Celeste - Nicoletti, Tecnologia e informatica nel nuovo condominio, Rimini, 2013, 267.

Scalettaris, Prime considerazioni a proposito del sito Internet del condominio, in Arch. loc. e cond., 2013, 441.