Le anomalie nei file del ricorso e degli altri atti trasmessi con il S.I.Gi.T.

Le anomalie nel SIGIT vengono disciplinate negli artt. 7 e 8 d.d. 4 agosto 2015 e consistono nel mancato rispetto dei requisiti di cui al successivo art. 10.

Le conseguenze circa l'irregolarità del deposito hanno invece natura processuale e rientrano nelle decadenze di cui all'art. 22 d.lgs. n. 546/1992 per la costituzione in giudizio ed art. 24 d.lgs. n. 546/1992 per il deposito delle memorie aggiunte. Giova sempre ricordare che i decreti disciplinanti le regole di utilizzo e quelle tecniche del Processo Tributario Telematico nulla innovano nelle disposizioni processuali di cui al citato decreto legislativo del 1992, limitandosi a stabilire quali modalità rispettare con i nuovi strumenti digitali affinché la notifica ed il deposito degli atti processuali possano mantenere la loro validità e l'opponibilità a terzi.

La categoria di anomalie bloccanti è quella di maggiore rilevanza processuale, poiché risulta del tutto ostativa all'iscrizione a ruolo, ma risulta anche quella di più immediata evidenza.

In presenza di irregolarità nel file del ricorso relative a virus, dimensione del file, validità della firma ed integrità del file firmato, la trasmissione della NIR, per maggior precisione del file contenuto nella NIR affetto da irregolarità, non sarà ritenuta regolare e verrà scartata con comunicazione via PEC al depositante in genere in tempo reale, ma comunque entro ventiquattro ore dalla ricezione del deposito.

Tali controlli e verifiche risultano di primaria importanza per assicurare la sicurezza del ricorso, l'identificabilità ed integrità dello stesso, mediante la verifica della firma digitale e del formato in cui è redatto, anche se le tutele connesse ai singoli controlli sono tra loro di diversa natura:

• l'assenza di virus, come di facile intuizione, è fondamentale per assicurare la generale integrità del sistema informatico e delle banche dati in cui il file deve essere registrato e custodito;
• la validità della firma digitale e l'integrità del file sono necessari per assicurare la esatta corrispondenza del file origine con quello depositato, oltre alla certa paternità del titolare dello stesso e alla corretta conservazione del medesimo nel tempo;
• la dimensione del file è un parametro temporaneo, destinato con buona certezza ad aumentare una volta che il processo telematico sarà a regime, basato sulla attuale grandezza di banda trasmissiva del SIGIT, ed ha lo scopo di tentare di assicurare il mancato intasamento del canale trasmissivo ed una buona velocità di download del singolo file.

Se le anomalie bloccanti sono presenti solo negli allegati al ricorso, quest'ultimo sarà correttamente registrato e depositato, mentre verranno rifiutati gli allegati, con obbligo di nuovo deposito nel formato corretto.

La categoria di anomalie non bloccanti non ha effetto sull'iscrizione a ruolo del ricorso, che verrà assegnato comunque al Ruolo Generale mediante attribuzione di un numero, e né tantomeno degli allegati.

In tal maniera il termine per il deposito sarà effettuato regolarmente e tempestivamente ed il fascicolo creato, con corrispondente assegnazione del numero di ruolo ed inserimento, essendo associato al codice fiscale, nell'area consultabile dal depositante.

Tuttavia, non sarà possibile per il sistema assicurare identificabilità dell'autore, integrità, leggibilità e reperibilità degli allegati al ricorso stesso.

Sarà pertanto onere del ricorrente provvedere ad un nuovo deposito, mediante successivo invio telematico, dei documenti non accettati in prima battuta.

Particolare attenzione andrà riservata a quanto specificato dall'art. 5, comma 9, d.d. 4 agosto 2015, ossia che viene garantita la sola registrazione degli atti e documenti informatici nei formati diversi da quelli previsti dall'art. 10 del medesimo decreto, purché essi siano tra quelli indicati nel Manuale di gestione adottato ai sensi dell'art. 5 delle Regole tecniche per il protocollo informatico, di cui al d.P.C.M. 3 dicembre 2013. Tale articolo elenca i seguenti formati:

• Bitmap Image - (BMP)
• eXtensible Markup Language - (XML)
• Firmati digitalmente in modalità CADES
• Graphics Interchange Format - (GIF)
• Joint Photographic Experts Group - (JPEG)
• Microsoft Office Excel - (XLS, XLSX)
• Microsoft Office Word - (DOC, DOCX)
• Open Document Format - (ODT)
• Portable Document Format - (PDF)
• Portable Network Graphics - (PNG)
• Tagged Image File Format (TIFF)

Pertanto per i file non in formato PDF/A, ma che siano almeno uno di quelli dell'elenco, non viene assicurata la conservazione storica, ma la sola registrazione, mentre conseguenze ben più gravi incombono su file di formati diversi anche da quelli del detto elenco; il decreto delle Regole Tecniche citato nulla dice al riguardo, ma, per ragionamento inverso, si deduce che i documenti che siano prodotti in file diversi anche da quelli dell'art. 10 del menzionato Manuale di gestione del protocollo informatico, pur potendo risultare registrati, con indicazione dell'anomalia non bloccante, non hanno alcuna certezza di essere mantenuti visibili e consultabili in successivi accessi al SIGIT in quanto la garanzia di registrazione con mantenimento almeno per la durata del processo è limitata a quelli anomali, ma appartenenti al già ricordato elenco.

Il ricorrente, per non incorrere nella brutta sorpresa di non trovare più il documento depositato in successivi accessi al fascicolo processuale, dovrà fare particolare attenzione a tali residuali situazioni di anomalia non bloccante, provvedendo nel più breve tempo possibile a sostituire il file con quello nel formato standard.

La scelta di salvaguardare il deposito quantomeno del ricorso risponde ad un'esigenza di tipo conservativo ed è sicuramente conforme rispetto alle norme processuali. Tuttavia, la carenza di allegati può creare problematiche specialmente riguardo a quelli obbligatori per la regolarità del deposito del ricorso e potrebbe essere oggetto di contestazioni formali dalla parte avversaria.

Si ritiene dunque opportuno che in caso di anomalia relativa agli allegati, gli stessi vengano ripresentati entro il minor tempo possibile, in maniera tale che il fascicolo racchiuda tutti i documenti previsti.

Le stesse verifiche verranno effettuate in sede di deposito di NIR contenente gli atti successivi e quelli nel grado successivo di appello.

Anche in questo caso il sistema effettuerà la verifica sul deposito e sui files allegati alla NIR, inviando entro il termine di ventiquattro ore il responso circa la regolarità di quanto inviato rispetto ai requisiti previsti dal d.d. 4 agosto 2015.

Il SIGIT effettua le verifiche automatiche sia sull'atto principale e sugli allegati nonché su ogni atto trasmesso da qualsiasi parte processuale, e precisamente provvede a:

- svolgere il controllo antivirus dei files trasmessi;

- verificare la dimensione dei files trasmessi;

- verificare la validità della firma apposta sui files trasmessi;

- verificare l'integrità dei files firmati;

- controllare il formato dei files trasmessi.

In seguito a ciò, in via del tutto automatica e senza alcun intervento manuale, viene elaborata la PEC di comunicazione di regolarità o delle eventuali anomalie, cui viene assegnato un codice convenzionale.

L'elenco aggiornato dei codici e delle relative descrizioni risulta essere, allo stato odierno, il seguente:

Di tali codici quelli da S1 a S11 e V1 identificano anomali bloccanti, mentre quelli da F1 a F2 quelle non bloccanti. Ricordiamo che l'elenco viene costantemente aggiornato in caso di classificazioni di ulteriori anomalie.

La metodologia dei controlli e della segnalazione delle eventuali “anomalie” è finalizzata al deposito di un documento informatico (ricorso in primis) sicuro, reperibile nel fascicolo, leggibile, integro e di provenienza certa da parte dell'autore; trattandosi dell'atto principale, la non adesione ai requisiti previsti non potrebbe dare altra conseguenza se non il rigetto del deposito stesso.

In ciò non vi sarebbe differenza rispetto ad un eventuale tentativo di deposito cartaceo di un ricorso illeggibile, privo di alcune pagine o senza timbro e firma dell'autore: la segreteria non potrebbe accettare il deposito e rimanderebbe indietro il soggetto affinché provvedesse in conformità con la legge o, quantomeno, se l'atto arrivasse alla valutazione preliminare di ammissibilità del Presidente della Commissione, verrebbe dichiarato inammissibile.

La questione più delicata è il termine per l'iscrizione a ruolo.

Per non incorrere in decadenze, tenuto conto del periodo non inferiore a ventiquattro ore entro cui il sistema provvederà a fornire il responso circa la congruità e regolarità formale dell'invio, sarà opportuno tempestivamente svolgere il deposito tenendo conto di potenziali imprevisti anche di natura tecnologica e non dipendenti dall'operato del depositante.

Si pensi ad una interruzione dei servizi delle linee causate da un attacco informatico ai server (virus, malware…), oppure ad un guasto sulla linea imprevisto ed inconoscibile o altre problematiche su cui alcun controllo può avere l'utente.

Il ricorrente dovrà, quindi, oltre che prestare la dovuta attenzione al rispetto delle formalità previste dal Processo Tributario Telematico, presidiare la propria casella PEC al fine di avere tempestiva conoscenza delle anomalie che il SIGIT abbia riscontrato e, secondo quanto sin qui descritto, porvi rimedio nei tempi ancora utili, anche con mezzi analogici se occorra, ad evitare di dover tentare la strada di una remissione in termini di dubbio esito, attesa la difficoltà di dimostrare l'assenza di responsabilità personali nelle circostanze esaminate.