Istanza di richiesta esecutorietà ex art. 647 c.p.c.

Dati e documenti necessari:

- Dati della parte rappresentata: Denominazione/Cognome e nome, Natura giuridica, Codice Fiscale.

- Numero e anno del Ruolo Generale relativo al fascicolo a cui si riferisce l'istanza.

- Atto Principale: contenente la richiesta di emissione del decreto d esecutorietà, in formato pdf ottenuto dalla conversione di un testo di videoscrittura.

- Allegati: da inserire nel deposito.

• per le notifiche a mezzo Ufficiale giudiziario o spedizione postale in proprio, la scansione dei documenti cartacei relativi a:
  • ricorso per decreto ingiuntivo e relativo decreto notificati alla controparte
  • relata della notifica
  • cartoline fronte e retro;
• se la notifica è stata effettuata in proprio a mezzo PEC, devono essere allegati i messaggi PEC relativi a:
  • accettazione (RAC)
  • avvenuta consegna (RDAC)

in formato “.eml” o “msg”, contenenti il ricorso, il decreto, la relata di notifica sottoscritta con firma digitale e le relative attestazioni di conformità inserite nei documenti o su foglio separatato;

• in caso di notifica ex art. 145 c.p.c. alla persona fisica che rappresenta la società ingiunta, occorre produrre la visura camerale aggiornata o il certificato di residenza.

L'Istanza richiesta esecutorietà ex art. 647 cpc, si basa sullo schema predisposto dal Ministero per l'istanza generica. Alcuni redattori, per comodità dell'utente, propongono questo tipo di atto già nell'elenco degli atti depositabili mentre altri no. In questo secondo caso si procede con la scelta dell'atto Istanza Generica e alla selezione del tipo di istanza di solito indicabile all'interno del percorso di compilazione dei dati.

Per redazione dell'atto si procede con la selezione:

- del Registro (Civile, Lavoro),

- del Rito (Procedimenti Speciali Sommari, Controversie in materia di lavoro, previdenza, assistenza obbligatoria),

- dell'ufficio giudiziario di destinazione,

- del numero di RG (numero e anno).

Anche in questo caso è previsto l'inserimento della segnalazione d'urgenza da inviare all'operatore di cancelleria il quale vedrà visualizzata nel suo sistema, un'indicazione riferita al deposito con la presenza di una campanella.

Essendo elementi previsti per le istanze generiche, potrebbero essere mostrati dei campi opzionali per l'inserimento delle Note per il cancelliere e il testo della domanda o delle conclusioni riportate nell'atto di parte. In questo caso specifico, entrambi gli elementi possono essere lasciati vuoti.

Sempre in base al redattore utilizzato potrebbe essere richiesto l'inserimento dei dati relativi al soggetto (di norma controparte o debitore ingiunto) di cui si richiede l'effettuazione della verifica di mancata o tardiva opposizione. Sarà quindi necessario indicarne il CODICE FISCALE o i dettagli (Nome e Denominazione/Cognome, lo schema del Ministero li prevede entrambi obbligatori anche se non si tratta di persona fisica).

In concomitanza o come passo successivo, andrà indicato il tipo di richiesta che viene inoltrata:

- Prima formula, se il decreto non è stato emesso provvisoriamente esecutivo;

- Definitiva esecutorietà, se il decreto è stato emesso esecutivo.

Alcuni redattori propongono una finestra di controllo nella quale vengono visualizzate informazioni su eventuali errori o incongruenze derivanti dal caricamento dei dati. In tal caso è sempre possibile tornare indietro e correggere l'errore segnalato.

A questo punto è necessario procedere con l'importazione dell'ATTO PRINCIPALE contenente la richiesta di emissione del decreto di esecutorietà e l'apposizione da parte della cancelleria della relativa formula esecutiva sugli atti depositati (si ricorda che l'atto principale può essere scritto con qualsiasi programma di video scrittura ma obbligatoriamente salvato in formato .pdf testo, quindi in nessun modo deve essere il altro formato o ottenuto da una scansione di un documento cartaceo).

In base al tipo di redattore utilizzato, l'atto principale e gli eventuali altri allegati possono essere prelevati da un eventuale fascicolo precedentemente creato, da cartelle presenti sul proprio computer o creati contestualmente tramite funzioni specifiche o l'attivazione di programmi di video scrittura.

È bene prestare attenzione al nome dato ad ogni documento durante la fase di salvataggio; infatti il nome non deve contenere caratteri speciali (+ - & % £ $, ecc.), lettere accentate o punteggiatura ( ovviamente fatto salvo il punto che precede l'estensione del documento, ad esempio .pdf oppure .txt) e non può essere più lungo di 100 caratteri compresa l'estensione.

N.B.: Nel caso in cui venga selezionato un documento di tipo .doc o docx e si disponga sul proprio PC di Microsoft Office Word vers. 2007 o superiore, alcuni redattori come ad esempio Cliens, provvederanno automaticamente a convertire il documento, in formato pdf testo.

L'inserimento nel deposito, dei riferimenti a eventuali notifiche in proprio effettuate a mezzo PEC ai sensi dell'art. 3-bis Legge 53/1994, richiede che il depositante abbia disponibili sul proprio sistema, le ricevute di Accettazione (RAC) e di Avvenuta Consegna (RDAC), salvate in uno dei formati consentiti, eml o msg.

Per consentire al giudice, tramite le funzioni della Consolle del Magistrato, di prendere corretta visione delle suddette ricevute e verificare l'esatta corrispondenza tra atto notificato e atto depositato (viene calcolato e confrontato l'hash di entrambi i documenti ed eventualmente segnalate eventuali difformità), sono stati create due specifiche tipologie di allegati che a loro volta richiedono una serie di informazioni aggiuntive .

Anche se tra loro i vari redattori operano in modo diverso (ad esempio Cliens propone all'utente la scelta dell'atto notificato contenuto nella RDAC e lo inserisce come atto principale del deposito in modo vi sia l'esatta corrispondenza tra i due i dati da raccogliere sono sostanzialmente gli stessi.

In caso di più soggetti destinatari di una stessa notifica, sarà necessario ripetere l'inserimento delle diverse ricevute di Avvenuta Consegna.

È bene ricordare che gli allegati .msg o .eml relativi a messaggi PEC non devono essere mai rifirmati dal depositante poiché contengono già la firma digitale apposta dal gestore PEC che le ha emesse. Una eventuale ulteriore firma ne impedirebbe la corretta ricezione lato cancelleria con conseguente possibile errore e rifiuto del deposito.

Terminata la raccolta dei documenti, si procede con l'apposizione della firma digitale, in questo caso obbligatoriamente, sull'Atto Principale, sull'attestazione di conformità (se creata su documento separato sempre come pdf testo), sul datiatto.xml.

Prima di procedere è bene controllare che il dispositivo di firma digitale dell'avvocato che sta effettuando il deposito, sia già stato in correttamente installato e configurato e, in caso di smart card o token USB, collegato al PC.

A seconda del tipo di redattore utilizzato sarà possibile firmare i documenti singolarmente o a gruppi, utilizzando la propria smart card o sistemi di firma remota basati su OTP (password temporanea). In questo secondo caso, salvo che non stia già utilizzando un redattore via web, sarà necessario accertarsi di essere connessi ad Internet.

In base al tipo di dispositivo di firma utilizzato, verrà mostrata la richiesta di inserimento del PIN della smart card

oppure di quello temporaneo generato dal sistema OTP e le relative credenziali

Le operazioni di firma hanno un tempo variabile dipendente dal sistema utilizzato, dal numero dei documenti da firmare e dalla loro dimensione.

Completata la fase di firma verrà mostrato per ogni documento firmato digitalmente il codice fiscale del firmatario.

Di norma al termine del processo di firma dei vari documenti, resta ancora possibile intervenire per eliminarne la firma e/o visualizzare ogni singolo documento, rispettivamente utilizzando le funzioni messe a disposizione dal proprio redattore.

Alcuni redattori propongono in una fase separata, la firma del file di riepilogo informazioni denominato datiatto.xml, mostrando anche il riepilogo dei dati del deposito.

L'ultimo passaggio vede la creazione della busta (in questa fase viene realizzato il messaggio cifrato, il cosiddetto atto.enc, che sarà incluso come allegato al messaggio PEC inviato alla casella dell'ufficio giudiziario). Alcuni redattori, richiedono da parte dell'utente, l'attestazione di presa visione e conformità tra atto principale e dati raccolti (datiatto.xml) senza la quale non è possibile procedere.

Arrivati a questo punto, si procede con l'invio vero e proprio che può attivarsi o direttamente dall'interno del redattore utilizzato o attraverso il richiamo di un programma di posta elettronica esterno (come ad esempio Ms Outlook o Thunderbird). In questo caso è bene ricordare che il contenuto dell'oggetto del messaggio PEC, deve sempre iniziare con la parola DEPOSITO seguito da uno spazio e il testo che identifica il deposito stesso ad esempio “DEPOSITO Richiesta esecutorietà Tizio/Caio”.

Il tempo necessario al completamento della spedizione della busta può variare a seconda delle dimensioni del messaggio PEC finale e delle performance della connessione internet utilizzata ( attenzione in questo caso si andrà ad utilizzare la banda in “upload”, caricamento, che di norma è di gran lunga inferiore come capacità rispetto a quella utilizzata per scaricare i contenuti del web) e può quindi variare da pochi secondi a diversi minuti.

Al termine di questa fase viene restituito un messaggio di conferma di avvenuto invio, che vuol dire che il messaggio è stato inoltrato correttamente al proprio gestore PEC e di conseguenza sarà controllato e spedito.

Da questo momento si innescherà il flusso dei messaggi PEC di risposta che prevede:

- La ricevuta di Accettazione (RAC) che identifica la presa in carico e la spedizione del messaggio da parte del proprio gestore PEC.

- La ricevuta di Avvenuta Consegna (RDAC) che attesta il ricevimento del messaggio da parte del gestore PEC del destinatario.

- L'esisto dei controlli automatici quale risultato dei controlli effettuati dal sistema ministeriale sulla busta depositata.

- L'esito dell'Accettazione quale risultato dell'intervento manuale del cancelliere. Attenzione!!! Indipendentemente dall'esito positivo o negativo quindi dell'accettazione o rifiuto del deposito, l'oggetto del messaggio PEC ricevuto, non cambia. E' quindi fondamentale aprire sempre il messaggio e controllarne il contenuto.

Nel caso in cui non si dovesse ricevere il primo dei messaggi di posta, cioè quello di Accettazione nei normali tempi di risposta, oltre i 10 minuti, è bene controllare come prima cosa che la propria casella PEC non abbia raggiunto la massima capienza (casella piena). Se si verifica questa situazione, il proprio gestore PEC risulterebbe impossibilitato ad inoltrare il messaggio al destinatario, senza però riuscire ad avvisare il mittente. In altri casi contattare il proprio gestore PEC.

Se invece non pervengono gli Esisti dei controlli Automatici e/o dell'Accettazione, controllare che non vi siano segnalazioni di interventi di manutenzione in corso da parte del Ministero della Giustizia e in particolare sul distretto a cui si riferisce l'ufficio giudiziario di destinazione. In questi casi è sempre bene prendere contatto la relativa cancelleria prima di effettuare un nuovo deposito, soprattutto se si tratta del deposito di un atto introduttivo.

Oltre ai casi sopra descritti possono verificarsi ulteriori situazioni come la Mancata Accettazione o Mancata Consegna che possono essere dovute a situazioni diverse quali la rilevazione di virus nel messaggio inviato, indirizzo di destinazione non valido, casella del destinatario piena, ecc.

In caso di accettazione, la cancelleria invierà una comunicazione PEC strutturata come il seguente esempio: