Protocollo Tribunale di Ferrara
11 Luglio 2014
Il tribunale di Ferrara, ed il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati del Foro di Ferrara: premesso che: - il 30 giugno 2014 è divenuto obbligatorio il deposito telematico delle richieste di decreto ingiuntivo nonché degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite, nei procedimenti civili iscritti a ruolo dal 30 giugno 2014 stesso (Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile sarà obbligatorio il deposito degli atti successivi all'atto con cui inizia l'esecuzione. Nelle procedure concorsuali sarà obbligatorio esclusivamente il deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario); - conseguentemente da tale data, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, devono essere obbligatoriamente depositati in modalità telematica gli atti processuali e i documenti “da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite”, ex art. 16-bis, D.l. n. 179/2012, convertito in Legge n. 221/2012 e successive modificazioni; - da tale data, quindi, devono essere obbligatoriamente depositati in modalità telematica anche i seguenti atti:
- allo stato, invece, non sono depositabili gli atti introduttivi quali ricorsi, atti di citazione e la comparsa di costituzione e risposta, salvo il ricorso per decreto ingiuntivo; - sino al 31 dicembre 2014, inoltre, è facoltativo, ma ha valore legale, il deposito telematico di atti endoprocessuali relativi a procedimenti iscritti a ruolo prima del 30 giugno 2014; il deposito telematico di tali atti diverrà invece obbligatorio dal 31 dicembre 2014; - l'impatto della trasmissione telematica degli atti di parte determinerà complesse modifiche nella gestione del processo sia a livello di ufficio che a livello individuale. Tanto premesso: valutato necessario concordare tempestivamente una prassi condivisa che agevoli massimamente l'avvio della realizzazione di tali importanti innovazioni tecnologiche ed organizzative; verificata, pertanto, l'opportunità di redigere un comune protocollo che fornisca un indirizzo a tutti gli attori, nell'avvio del processo organizzativo sopra delineato; esaminato il contenuto del protocollo sottoscritto per il Tribunale di Genova, e ritenuto di aderire in massima parte alle determinazioni ivi espresse; SI CONCORDA QUANTO SEGUE:
Articolo 1
Oggetto del presente protocollo è la definizione di regole organizzative per l'adeguamento delle modalità di lavoro agli adempimenti dettati dalle regole tecniche dei d.m. 21 febbraio 2011 n. 44 e d.m. 3 aprile 2013, n. 48 , e successive modifiche e integrazioni.
Articolo 2 I Giudici del Tribunale di Ferrara si attiveranno per il massimo utilizzo del redattore degli atti, della firma digitale e del deposito telematico, sia in relazione alla elaborazione di tutti i provvedimenti decisori, che dei verbali di udienza.
Articolo 3 Gli Avvocati si attiveranno per: - il massimo utilizzo degli strumenti informatici per la redazione degli atti di parte e per il deposito di documenti in versione digitale; - il massimo utilizzo degli strumenti informatici per la consultazione a distanza dei fascicoli e degli atti, senza necessità di accedere agli uffici e quindi impegnare le cancellerie in attività di front office, - la massima attuazione, nella consapevolezza del notevole impatto positivo della stessa sull'efficacia dei servizi resi dalle Cancellerie del Tribunale, della disposizione introdotta dall'art. 52, d.l. 24 giugno 2014, n. 90, la quale stabilisce che il difensore può estrarre con modalità telematiche, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti, ed attestare la conformità delle copie estratte, ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico, con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia; - trasmettere mediante il PCT le conclusioni rese all'apposita udienza, in modo da consentirne l'utilizzazione nell'epigrafe della sentenza; - depositare, presso le cancellerie, una “copia cartacea di cortesia” degli atti di parte, esclusivamente a seguito di specifica richiesta del Giudice. Al di fuori di tale ipotesi, la Cancelleria rifiuterà il deposito di copie cartacee di cortesia. Per tutte le istanze che rivestono un carattere di urgenza, l'Avvocato curerà di segnalare opportunamente tale urgenza alla Cancelleria, quantomeno evidenziandola nell'intestazione dell'atto. In particolare, in relazione ai ricorsi per decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo, la richiesta di provvisoria esecutività deve essere evidenziata chiaramente nella intestazione del ricorso. Il ricorso così redatto, sarà lavorato dall'Ufficio Giudiziario in termini di urgenza. Nelle integrazioni a ricorso per decreto ingiuntivo, l'Avvocato specificherà, nella intestazione, che si tratta di integrazione del precedente ricorso. Gli Avvocati cureranno di allegare al ricorso per decreto ingiuntivo, la scansione della ricevuta di versamento del Contributo Unificato.
Articolo 4 Sarà compito delle Cancellerie: - accettare telematicamente gli atti di parte pervenuti, e ciò entro la giornata della ricezione telematica. Per gli atti depositati dopo le ore 12.00, tale accettazione sarà assicurata, compatibilmente con le incombenze del servizio, nella stessa giornata, o comunque entro il giorno successivo alla ricezione telematica; - acquisire la “copia cartacea di cortesia” depositata dagli avvocati ai sensi dell'art. 3; - provvedere all'accettazione telematica dei provvedimenti del Giudice entro il giorno successivo al deposito da parte del Giudice; - formare un fascicolo cartaceo del processo, solo nell'ipotesi di esistenza di atti originali cartacei; - segnalare opportunamente al Giudice ogni urgenza evidenziata dai difensori; - accettare, anche successivamente alla data del 30/06/14, il deposito di atti aventi supporto cartaceo, e ciò anche in ipotesi per le quali vi sia obbligo di deposito telematico, restando comunque salva la successiva valutazione del Giudice circa la ricevibilità dell'atto; costituisce eccezione a tale regola generale di accettazione del deposito di atti anche cartacei, il deposito del ricorso per decreto ingiuntivo, che, se redatto su supporto cartaceo, sarà rifiutato dalla Cancelleria, la quale pertanto è a ciò autorizzata.
Articolo 5 Gli atti trasmessi in via telematica si intendono depositati nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero della Giustizia, ai sensi dell'art. 16-bis, comma 7, D.l. 18 ottobre 2012, n. 179 convertito in L. 17 dicembre 2012, n. 221. Si rammenta il comma 2 dell'art. 51, d.l. 24 giugno 2014, n. 90: all'art. 16-bis, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221, al comma 7 è aggiunto, in fine, il seguente periodo: «Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, comma 4 e 5, c.p.c.». Si evidenzia che il limite di peso del messaggio di PEC, previsto dalle specifiche tecniche del Ministero della Giustizia, è ad oggi di 30MB, e che l'art. 51, d.l. 24 giugno 2014 n. 90, sul punto stabilisce che: «Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza».
Articolo 6 Con l'invio telematico degli atti gli avvocati non dovranno più depositare le copie-scambio per le controparti. La Cancelleria, pertanto, non accetterà il deposito di copie scambio relative ad atti depositati telematicamente. Articolo 7 Per il deposito da parte degli avvocati, degli atti che, a norma di legge, devono o possono depositarsi nelle tradizionali forme cartacee, rimangono immutate le regole processuali relative a: a) orario di deposito delle difese, nelle cancellerie, entro l'orario di apertura al pubblico; b) deposito delle “copie scambio” in numero pari a quello delle parti costituite, salvo inoltro secondo L. n. 53/1994. Resta quindi fermo l'obbligo dei difensori, nei casi in cui non si proceda all'inoltro telematico dei loro atti difensivi, di depositare copia velina dei medesimi per il fascicolo d'ufficio, nonché copie-scambio per le controparti, salvo per tale ultimo adempimento, la facoltà di scambio delle difese nelle forme di cui alla L. 53/1994, d.m. 3 aprile 2013, n. 48 e successive modifiche ed integrazioni. Si dà atto che presso il Tribunale di Ferrara non è previsto un presidio nella giornata di sabato, per il settore civile, il personale amministrativo presente nella giornata di sabato è esclusivamente adibito alla cura del servizio del settore penale.
Articolo 8 Fanno parte del presente protocollo, cui vengono allegati, per formarne parte integrante, i seguenti vademecum, contenenti informazioni di dettaglio e regole organizzative: a) sezione 1: redazione degli atti processuali b) sezione 2: trasmissione e deposito degli atti telematici c) sezione 3: comunicazioni telematiche di cancelleria d) sezione 4: rilascio copie ed accesso alle cancellerie e) sezione 5: regole specifiche per i decreti ingiuntivi telematici f) sezione 6: istruzioni per i casi di anomalie I contraenti del presente protocollo si impegnano a verificare l'attuazione del protocollo e ad aggiornare gli allegati vademecum in base alle evoluzioni tecniche e normative del PCT, dandone comunicazione a tutti gli operatori del processo. Si impegnano, altresì, a concertare adeguate iniziative di aggiornamento e formazione professionale per la capillare diffusione del processo telematico; pervenire alla redazione di atti difensivi di parte e di provvedimenti giudiziari, organizzati e strutturati in modo tale da tener conto dei limiti e delle difficoltà di lettura con strumenti digitali per una più agevole e pronta fruizione visiva e migliore memorizzazione degli atti stessi.
Articolo 9 Il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Ferrara si impegna a divulgare presso tutti i CDO nazionali il presente protocollo sul PCT, al fine di agevolarne la conoscenza anche da parte degli avvocati di altri fonti che opereranno presso il Tribunale di Ferrara. Il Presidente del Tribunale di Ferrara – Dr. Pasquale Maiorano Il Presidente del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Ferrara - Avv. Piero Giubelli Redazione degli atti processuali: modalità di redazione e firma dell'atto digitale da parte dell'avvocato
L'atto da depositare telematicamente in giudizio può essere predisposto con qualsiasi redattore di testi (purché nei formati previsti dalle specifiche tecniche emanate con decreto del 18 luglio 2011 del Direttore Generale dei Sistemi Informatici Automatizzati: art. 12, provv. Dgsia 16 aprile 2014) e va convertito in formato pdf. Il deposito di atto scansionato invalida il deposito dell'atto stesso. NON È CONSENTITO STAMPARE L'ATTO, SCANSIONARLO E ALLEGARLO COME PDF O FILE IMMAGINE
È oltremodo opportuno numerare le pagine dell'atto digitale, come peraltro anche dei residui atti redatti su supporto cartaceo. Per una più facile lettura dell'atto depositato in formato elettronico è importante suddividere l'atto in paragrafi o capitoli.
Segue: La procura alle liti L'art. 83, c. 3° c.p.c., prevede che la procura alle liti possa essere rilasciata in modalità telematica.
Atteso che essa costituirà un file separato rispetto all'atto al quale è connessa, è opportuno che sia specifica ossia che rechi indicazione del nominativo del ricorrente/i, ovvero dell'attore/i, del resistente/i, ovvero del convenuto/i, dell'Ufficio Giudiziario a cui ci si rivolge, dell'oggetto dell'atto (es. ricorso per ingiunzione per pagamento somma), oltre ai normali contenuti della procura alle liti. Nell'atto cui essa accede è altresì opportuno fare riferimento all'esistenza di separata procura alle liti depositata all'interno del fascicolo telematico.
Segue: Le produzioni allegate all'atto depositato telematicamente dall'avvocato Gli allegati all'atto devono essere depositati necessariamente in uno dei formati ammessi dalle regole tecniche PCT e specifiche tecniche (anche se zippati). Le produzioni telematiche non è necessario che siano firmate (art. 13, provv. Dgsia 16 aprile 2014). Tutti i documenti allegati devono essere numerati e denominati con un nome “significativo”, cioè indicativo del contenuto del documento ed immediatamente comprensibile. Si ricorda di premettere lo 0 ai prime 9 allegati (es 01, 02, 03 etc.) e nel caso in cui si producano più di 100 allegati si ricorda di premettere il doppio zero davanti alla prima decina e lo zero per le successive decine (es. 001, 002, 010, 020 etc.). Si ricorda che nella consolle del magistrato non è visibile la “descrizione file” che l'avvocato può inserire nel redattore atti ma è visibile solo il “Nome” del file che viene allegato: quindi tale nome file deve essere significativo per permettere di distinguere i vari documenti. In calce all'atto depositato va riportato l'elenco dei documenti allegati. Il primo file degli allegati è costituito dall'elenco dei documenti prodotti.
Per i documenti che contengono testi e scritture con caratteri molto piccoli (vedi ad es. Condizioni Generali nei Contratti), è consigliabile procedere con l'ingrandimento delle sole clausole di maggiore interesse, da depositare in un file separato per una migliore leggibilità da parte di tutti gli utenti.
Segue: Le produzioni allegate superiori a 30 MB Qualora le produzioni documentali che la parte dichiara di allegare all'atto eccedano i 30 MB e quindi non possano essere trasmesse con un unico invio, è consentito alla parte effettuare due o più invii. Nel primo invio sarà contenuto l'atto con in calce l'elenco completo dei documenti che si producono e i documenti stessi sino a 30 MB. Nel secondo invio saranno contenuti i documenti residui che non si sono potuti inviare con il primo invio perché eccedenti i 30 MB.
Segue: Foglio precisazione conclusioni Come noto le conclusioni devono essere precisate all'udienza di cui all'art. 190 c.p.c.: l'invio telematico del foglio precisazione delle conclusioni è effettuato al solo fine di consentire una più agevole redazione della sentenza. A tale fine è opportuno che i procuratori delle parti provvedano all'invio telematico post-udienza delle precisazioni delle conclusioni stesse, possibilmente entro 15 giorni dall'udienza, utilizzando l'apposito modello denominato “deposito foglio precisazione conclusioni” e che, comunque, riproducano le precisazioni delle conclusioni nella comparsa conclusionale, anch'essa depositata telematicamente.
Segue: Redazione e firma dei provvedimenti da parte del giudice La redazione dei provvedimenti da parte dei magistrati avviene con l'uso della consolle del magistrato, specie per ordinanze e sentenze. L'atto redatto con la consolle viene firmato dal magistrato con il dispositivo di firma digitale. Nel caso in cui i procuratori delle parti provvedano al deposito telematico delle memorie conclusionali e delle precisazioni delle conclusioni, la sentenza telematica del giudice riporterà le conclusioni delle parti in epigrafe, riproducibili mediante operazione di estrazione di copia del testo dal file depositato in PCT dagli avvocati. Per facilitare la lettura della sentenza e dei provvedimenti in telematico è opportuno suddividere gli stessi in capitoli numerati.
Segue: richieste del giudice ai procuratori delle parti Nel caso di fascicoli con memorie di particolare lunghezza, e per ragioni specifiche, il giudice può chiedere ai difensori la produzione di copia cartacea di cortesia. Gli atti possono essere depositati telematicamente utilizzando lo stesso programma normalmente usato per l'invio dei ricorsi per decreto ingiuntivo (Consolle Avvocato), o con qualsiasi altro applicativo compatibile.
Segue: Flusso del deposito telematico di un atto di parte Il deposito telematico avviene TRAMITE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, le cui regole di funzionamento sono indicate nel d.p.r. 68/2005; seguono poi una serie di controlli di sistema e di cancelleria, l'esito dei quali è via via comunicato al mittente. Si riporta, per migliore comprensione, la sequenza dei messaggi Pec e degli esiti dei controlli che pervengono al depositante un atto giudiziario in modalità telematica. Tali messaggi riguardano tre fasi:
fase 1: dopo la spedizione della busta ma prima dell'inoltro alla cancelleria:
fase 2: dopo l'inoltro della busta al gestore locale:
fase 3: dopo l'accettazione della cancelleria:
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Segue: Termini e perfezionamento del deposito telematico di un atto di parte Ai sensi dell'art. 16-bis, comma 7, d.l. 18 ottobre 2012 n. 179, convertito in l. n. 221/2012 il deposito, “si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia” (cd. RdAC). Il deposito, tempestivamente effettuato, sarà però visibile nel fascicolo telematico solo a seguito dell'accettazione della cancelleria, ai sensi dell'art. 13, comma 7, D.m. n. 44/2011 e verrà inviato apposito messaggio al mittente a seguito dell'esito dei controlli sulla busta inviata. Se nonostante l'invio della busta si dovessero riscontrare, nella scadenza del termine, problemi di deposito l'avvocato può chiedere alla cancelleria il dettaglio (da sistema) dell'errore (funzione EVENTI FILE che contiene gli eventi di errore relativi alla busta). Si ricorda che, in applicazione di quanto disposto dall'art. 16, D.m. n. 44/2011 comma 4, è peraltro attivo un servizio di consultazione degli avvisi di mancata, consegna sul Portale dei Servizi Telematici e sui Punti di Accesso autorizzati: attraverso tale servizio l'avvocato può accedere ad una specifica pagina web dove può visionare tutte le comunicazioni o notificazioni depositate in cancelleria e può inoltre scaricare l'avviso di mancata consegna così come ricevuto dal gestore di PEC del Ministero senza doversi recare in cancelleria.
Segue: Tempestività del deposito dell'atto di parte Gli atti trasmessi in via telematica si intendono depositati nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (RdAC) da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero della Giustizia, ai sensi dell'art. 16 bis, comma 7° del Decreto legislativo 18/10/2012 n. 179 convertito in L., 17 dicembre 2012, n. 221. Si rammenta che il comma 2 dell'art. 51, D.l. n. 90/2014 così recita: all'art. 16-bis, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221, al comma 7 è aggiunto, in fine, il seguente periodo: «Il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine del giorno di scadenza e si applicano le disposizioni di cui all'art. 155, comma 4 e 5, c.p.c.. Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del ministero della giustizia, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata. Il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza».
Segue: Accettazione da parte della cancelleria dell'atto spedito telematicamente dall'avvocato Le cancellerie cureranno l'accettazione degli atti entro la giornata del deposito secondo l'ordine cronologico di consegna delle buste, ordine non modificabile a cura del cancelliere. Per gli atti pervenuti dopo le ore 12,00, l'accettazione entro la giornata sarà effettuata compatibilmente con le incombenze del servizio, e comunque se ne assicura l'effettuazione entro il giorno successivo. L'oggetto del deposito tempestivamente effettuato (atti e/o allegati) sarà visibile nel fascicolo telematico solo a seguito dell'accettazione, con esito positivo, da parte della cancelleria, ai sensi dell'art. 13, comma 7, d.m. n. 44/2011. Il mittente verrà notiziato dell'esito dei controlli, con il terzo messaggio di cui al punto 2.
Segue: Rigetto del deposito dell'atto di parte Il rigetto del deposito da parte dell'ufficio non impedisce il successivo deposito purché entro i termini assegnati o previsti dalla vigente normativa processuale (16-bis, comma 7, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179). Pertanto è evidente l'estrema opportunità di effettuare il deposito con almeno 48 ore di anticipo rispetto alla data di scadenza.
Segue: Visibilità alle controparti dell'atto depositato telematicamente Con l'accettazione, da parte della cancelleria, dell'atto spedito telematicamente, quest'ultimo diventa visibile alle controparti. Il momento in cui tale atto diviene visibile alla controparte è solo ed esclusivamente quello in cui il cancelliere accetta l'atto, collegandolo ai registri di cancelleria ed ai relativi fascicoli informatici.
Segue: Cautele in ordine al deposito telematico È altamente consigliabile per l'avvocato conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardanti il deposito effettuato. Ai fini della prova, in caso di contestazione della data di avvenuto deposito, infatti sarà necessario ricostruire i flussi della busta telematica, eventualmente producendo sia la ricevuta generata dal proprio gestore PEC (RAC), che il messaggio di posta elettronica certificata contenente l'attestazione di avvenuta consegna della busta da parte dei sistemi ministeriali (RdAC) nonché i successivi messaggi sempre provenienti dai sistemi di cancelleria. È altamente consigliabile conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardanti il deposito effettuato.
Segue: Il deposito telematico degli atti del giudice Il giudice deposita gli atti digitali, cioè già nascono in formato elettronico e recano la firma digitale del Giudice (e anche del Presidente se promananti da organi collegiali). La firma digitale del magistrato è un file esterno che è associato al documento informatico a cui corrisponde, secondo le modalità delle specifiche tecniche del direttore generale DGSIA del 18 luglio 2011. La firma quindi non è “rappresentata” nel documento pdf, ma è presente nei registri di cancelleria e contenuta nel database. Qualora, per motivi tecnici, l'atto non possa essere depositato telematicamente dal giudice, quest'ultimo provvede a depositare l'atto in forma cartacea. La cancelleria in questo caso curerà di estrarre copia informatica di tali atti (nei formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34): in particolare la cancelleria procederà a scansionare tali atti e a depositarli nel fascicolo informatico dichiarandone la conformità all'atto cartaceo mediante firma digitale del cancelliere.
Segue: Accettazione e data di deposito dei provvedimenti del giudice La cancelleria provvede ad accettare i provvedimenti del giudice e a depositarli telematicamente nel fascicolo informatico, possibilmente, non oltre il giorno successivo al loro invio da parte del giudice stesso. Ai sensi dell'art. 15, d.m. n. 44/2011 non è necessaria la firma digitale del cancelliere per l'accettazione dei provvedimenti dei giudici. La data di deposito dei provvedimenti telematici dei giudici corrisponde alla data in cui il cancelliere accetta il deposito telematico a tale fine il cancelliere provvede ad apporre la data del giorno in cuieffettua l'operazione di accettazione del provvedimento. Nel sistema informatico è comunque registrata la data dell'avvenuto invio telematico del provvedimento da parte del giudice: tale data è consultabile per qualunque fine interno dell'ufficio (es. statistico, ispettivo, disciplinare, etc.). Comunicazioni telematiche di cancelleria: uso esclusivo di biglietti di cancelleria telematici, per le comunicazioni agli avvocati
Le comunicazioni che sono prescritte dalla legge o dal Giudice verso un soggetto abilitato esterno (Avvocati, CTU ecc.) o verso un utente privato (le parti personalmente) che sia dotato di PEC valida secondo le regole tecniche, sono eseguite dal cancelliere esclusivamente attraverso la casella di posta elettronica certificata dell'ufficio giudiziario mittente (Ciò ai sensi del combinato disposto dell'art. 16, d.l. n. 179/2012, convertito in l. n. 221/2012 e dell'art. 45, comma 4, disp. att. c.p.c.).
In particolare, esse sono eseguite mediante trasmissione, all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario (presente in pubblici elenchi o comunque consultabili dalle p.a.),di un biglietto di cancelleria, costituito dal messaggio di posta elettronica certificata (Il messaggio va formato ed inviato nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici) e dal relativo allegato, ove presente (vedi paragrafo successivo).
Segue: Avvisi-informazioni non obbligatorie Fermo restando l'onere del difensore di consultazione periodica del fascicolo informatico, le cancellerie per quanto possibile informeranno via PEC di ulteriori eventi processuali non oggetto di comunicazione obbligatoria.
Segue: Contenuto dei biglietti di cancelleria telematici Laddove oggetto della comunicazione sia un provvedimento del Giudice, al biglietto di cancelleria deve essere allegato il testo integrale del provvedimento stesso, sia esso un nativo digitale, sia esso un provvedimento cartaceo acquisito, a seguito di scansione, dai sistemi di cancelleria (Ciò nel rispetto di quanto stabilito dall'art. 45, comma 2, disp. att. c.p.c. e del novellato art. 133, comma 2, c.p.c..).
Segue: Perfezionamento della comunicazione di cancelleria telematica. Conseguenze (decadenze e preclusioni) La comunicazione di cancelleria in modalità telematica si intende perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario (RdAC) (Ai sensi del combinato disposto dell'art. 16, commi 2 e 3, d.m. n. 44/2011) Da tale momento iniziano, quindi, a decorrere i termini processuali perentori ed ordinatori connessi all'avvenuta comunicazione del provvedimento senza che rilevi il momento dell'effettiva apertura e lettura della comunicazione da parte del suo destinatario. Rientrano tra le cause da valutarsi da parte del giudice come non imputabili ai fini della rimessione in termini ai sensi dell'art. 153, comma 2, c.p.c., la dimostrazione di essere incorso nella decadenza connessa alla comunicazione del provvedimento, se esso non è stato allegato dal cancelliere, o se non è stato allegato in modo integrale (ad es. per errata scansione di un provvedimento giurisdizionale non digitale) seppure sia stata generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario.
Segue: Comunicazione a mezzo PEC e domiciliazione dell'avvocato Secondo quanto stabilito dalla Cass., sent. n. 10143/2012 l'avvocato che abbia fornito le indicazioni prescritte dall'art. 125 c.p.c. non necessita, per i giudizi instaurati dopo il 1 febbraio 2012, di dover eleggere domicilio ex art. 82 R.D. n. 37/1934 ai fini delle comunicazioni, in quanto la cancelleria eseguirà le comunicazioni al suo indirizzo di posta elettronica certificata. Ai fini della data di perfezionamento della comunicazione è da ritenersi che prevalga quella effettuata via PEC all'avvocato dominus, anche ove presente un domiciliatario. Ove sia il dominus dell'atto giudiziario, sia l'avvocato domiciliatario, ma comandatario, abbiamo indicato nell'atto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata comunicato al rispettivo Ordine di appartenenza, la cancelleria effettua ad entrambi le comunicazioni telematiche ex art. 136, comma 2, c.p.c., a prescindere dalla indicazione di mandato congiunto o disgiunto tra gli stesi.
Segue: Cambiamento dell'indirizzo posta elettronica certificata È ammessa, nel corso del procedimento, la regolarizzazione dell'atto introduttivo privo dell'indirizzo di posta elettronica certificata comunicato al proprio Ordine, o del dominus o del domiciliatario co-mandatario che intenda ricevere le comunicazioni ed accedere al PST, mediante comunicazione, nonché la modifica dell'indirizzo PEC nei limiti e secondo le indicazioni temporale di cui all'art. 20, d.m. n. 44/2011 (31 gennaio e 31 luglio). La modifica dell'indirizzo PEC non può essere fatta dalla cancelleria (che non agisce sul ReGIndE – registro generale indirizzi elettronici). Il ReGIndE viene invece alimentato dalle trasmissioni diretta da parte degli Ordini degli Avvocati al Ministero della giustizia.
Segue: Comunicazione a soggetto non munito di PEC o con PEC non funzionante Ove la comunicazione sia rivolta ad un soggetto che abbia l'obbligo giuridico di munirsi di indirizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 16 comma 6, ma che non abbia provveduto ad istituire o comunicare la PEC, la stessa sarà eseguita mediante deposito in cancelleria. La cancelleria quindi non provvede ad effettuare alcun ulteriore incombente ed i termini decorrono in tal caso dal deposito del provvedimento del giudice. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, quali ad esempio la casella piena. È quindi importante dotarsi di posta elettronica certificata da comunicarsi all'Ordine di appartenenza e mantenere con diligenza la relativa casella in condizioni idonee da recepire i messaggi di posta elettronica. Nei confronti di comunicazioni alle parti personalmente, che non abbiano l'obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata, la cancelleria ai sensi dell'art. 16 comma 6 d.l. n. 179/2012 esegue le comunicazioni nelle modalità tradizionali di cui all'art. 136 c.p.c. comma 3 (fax o UNEP).
Segue: Mancata consegna della comunicazione telematica di cancelleria Ai fini della mancata consegna del biglietto di cancelleria, ovvero quando l'indirizzo PEC viene individuato dai sistemi di cancelleria ma viene restituito un messaggio di mancata consegna della comunicazione, si distinguono le seguenti ipotesi:
Rientra tra le cause da valutarsi dal giudice come non imputabili al destinatario, ai fini della rimessione in termini ai sensi dell'art. 153, comma 2, c.p.c., la dimostrazione di essere incorso nella decadenza connessa alla comunicazione del provvedimento:
seppure sia stata generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario Resta salva nelle ipotesi a), b), c), la possibilità alla parte che provi l'impossibilità di ricevere la comunicazione per caso fortuito o forza maggiore di essere rimesso in termini dal giudice della causa, istanza che sarà valutata dal giudice secondo i criteri dell'art. 153 c.p.c. Le mancate consegne del biglietto di cancelleria, riferite al singolo fascicolo, sono comunque messe a disposizione dell'avvocato destinatario in apposita sezione del PST, controllabile peraltro tramite PdA, in modo che l'avvocato abbia contezza che ci sono comunicazioni non andate a buon fine e possa attivarsi di conseguenza anche prendendo contatti con la cancelleria. È raccomandabile non disattivare la vecchia PEC prima di aver abilitato e comunicato all'Ordine la nuova PEC.
Segue: Verifica dell'esito della comunicazione telematica di cancelleria Il sistema provvede in automatico ad inserire tutti gli esiti delle comunicazioni, comprese quelle che riportano l'esito “avviso di mancata consegna nei sistemi di cancelleria”. Allo stato le comunicazioni telematiche e i loro esiti sono quindi “visibili” e consultabili dalla cancelleria, che può provvedere ad effettuare una stampa, e dal giudice tramite consolle del magistrato. Non sono invece ancora tecnicamente consultabili dagli utenti esterni e quindi dagli avvocati né dal PST né da PdA. Ai fini della formulazione di un'eccezione di tardività per mancato rispetto dei termini perentori o di un'eccezione di decadenza, la parte che ne ha interesse potrà verificare la tempestività, o meno, delle avverse difese, accedendo direttamente alla cancelleria dell'ufficio giudiziario mittente, la quale conserverà all'interno del fascicolo telematico gli esiti delle comunicazioni e li stamperà a richiesta della parte (Tale procedura sarà attuata fino al richiesto adeguamento dei sistemi che possa consentire a ciascuna delle parti costituite di verificare l'esito delle comunicazioni effettuate dalla cancelleria alle altre parti e il momento di perfezionamento della stessa rispetto alle controparti). Qualora sorga in udienza contestazione sulla tempestività del deposito dell'atto o altra attività processuale connessa alla data di perfezionamento della comunicazione telematica, il giudice provvede a controllare la data di comunicazione con consolle o attraverso la stampa della ricevuta telematica fatta dalla cancelleria e decide sulla eccezione o sulla questione della intervenuta decadenza e sulla eventuale istanza di remissione in termini. Può essere in ogni caso rispondente a cortesia, per il soggetto destinatario della comunicazione telematica che compia una susseguente attività processuale depositate unicamente all'atto la copia del messaggio del proprio gestore di PEC attestante la data di consegna del biglietto di cancelleria, e, quindi, la tempestività (rispetto al termine in esso indicato) della citata attività processuale da questi compiuta. Rilascio copie ed accesso alle cancellerie: rilascio di copie dei provvedimenti digitali dei giudici
Si prende atto che a norma del recente d.l. 24 giugno 2014, art. 52 c.1 letta “Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico”. Inoltre, ai sensi del c.2 stesso articolo: “Al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2012, n. 115, sono apportate le seguenti modificazioni: a) all'articolo 40, dopo il comma 1-ter sono aggiunti i seguenti: «1-quater. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi. 1- quinquies. Il diritto di copia autentica non è dovuto nei casi previsti dall'art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221»; b) all'articolo 268, dopo il comma 1 è aggiunto il seguente: «1-bis. Il diritto di copia non è dovuto nei casi previsti dall'art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221»; c) all'articolo 269, il comma 1-bis è sostituito dal seguente: «1-bis. Il diritto di copia senza certificazione di conformità non è dovuto quando la copia è estratta dal fascicolo informatico dai soggetti abilitati ad accedervi». Nel rilasciare copia cartacea di atti processuali digitali (che siano nativi tali o meno) depositati nel fascicolo telematico, il Cancelliere, nell'ambito dei potenti conferiti ai sensi degli artt. 743 c.p.c. e ss. inserisce la seguente dicitura: “copia di provvedimento informatico proveniente ed estratta dai sistemi informatici di cancelleria. Si attesta il deposito in data …. e la sottoscrizione con firma digitale da parte del giudice”.
Segue: Il fascicolo telematico_consultazione a. Consultazione dello storico (libera) Lo storico del fascicolo telematico è visionabile:
In entrambi i casi, la consultazione è gratuita e libera, senza autenticazione.
b. Il fascicolo telematico – consultazione dei provvedimenti (previa autenticazione) Invece, i provvedimenti telematici evidenziati da detto storico sono consultabili – sempre nelle due modalità sopra indicate – attraverso autenticazione forte (smart card o token di firma digitale).
Segue: Accesso alle cancellerie e consultazione del fascicolo telematico Poiché le parti, i difensori, i CTU hanno modo di consultare on line, 24 ore su 24, il proprio fascicolo telematico, con i provvedimenti digitali in esso contenuti, nonché di avere cognizione dello stato della causa con la stessa continuità (rinvii, scioglimenti riserve ecc.), è oltremodo opportuno che l'accesso alle cancellerie sia funzionale e limitato alle sole residuali attività per le quali rimanda strettamente necessaria la presenza fisica del cancelliere (ad es. eventuale richiesta di copia cartacee, e eventuali depositi cartacei). Si evidenzia che, per effetto del d.l. n. 90/2014 l'orario minimo di apertura al pubblico delle cancellerie è stato portato a tre ore quotidiane, proprio nell'ottica di decremento della gestione cartacea del processo civile.
Segue: Visione degli atti e dei documenti Gli atti depositati telematicamente ed i relativi allegati non vengono stampati dalla cancelleria, in quanto ha valore legale di originale il solo documento telematico. Tali atti saranno, come detto, in ogni caso consultabili in via telematica dal PdA o dal Portale dei Servizi Telematici Nazionale ed è possibile procedere a libera stampa degli stessi per uso studio. Regole specifiche per i decreti ingiuntivi telematici: tecniche di redazione del ricorso per decreto ingiuntivo
È opportuno che il ricorso monitorio telematico venga predisposto con la finalità di facilitare la pronta individuazione dei suoi elementi fondamentali. In tale ottica, è opportuno che siano riportati in maniera chiara e distinguibile rispetto al corpo dell'atto, utilizzando anche il carattere in stampatello e grassetto: - il nominativo del ricorrente, del debitore principale, degli altri coobbligati e degli eventuali fideiussori (con indicazione dell'importo massimo dagli stessi garantito), con i relativi codici fiscali - la somma ingiunta, così come l'indicazione dell'importo massimo garantito dai fideiussori, se di vero, nonché natura e decorrenza degli accessori richiesti; - la richiesta di provvisoria esecuzione. Essa, oltre ad essere inserita nel corpo dell'atto, sarà evidenziata nell'intestazione dell'atto, unitamente all'indicazione del numero di copie da rilasciare ad uso iscrizione ipotecaria. Inoltre, è opportuno che in calce al ricorso venga riportato un chiaro e puntuale elenco dei documenti prodotti, con numerazione progressiva.
Segue: Tecniche di redazione del ricorso per decreto ingiuntivo: correzione di errore materiale Qualora si renda necessario il deposito di un'istanza di correzione di un errore materiale contenuto nel decreto ingiuntivo emesso, l'Avvocato dovrà entrare nel fascicolo telematico e procedere con “istanza correzione errore materiale”. La cancelleria provvederà ad aprire un sub-procedimento. Dovrà quindi predisporre l'istanza, come atto principale, inserirla in formato pdf, e firmare digitalmente l'atto.
Segue: Tecniche di redazione del ricorso per decreto ingiuntivo: produzioni documentali; limiti di «peso» L'art. 14 delle specifiche tecniche del 18 luglio 2011 del Direttore Generale dei Sistemi Informativi ed Automatizzati del Ministero della giustizia impone un limite di dimensione della busta telematica di 30 Mb. Qualora le dimensioni della busta siano al di sopra del limite indicato, può provvedersi al deposito dell'atto contenente l'elenco di tutti i documenti ivi richiamati e al deposito dei soli documenti che rispettino il limite di dimensione, richiedendo, nello stesso atto, con autonoma evidenza, l'autorizzazione del giudice ad integrare la documentazione con le allegazioni non immediatamente inseribili nella busta telematica da indicarsi nell'atto stesso. Si raccomanda di effettuare la scansione dei documenti a 150 dpi. Le produzioni telematiche non è necessario che siano firmate (art. 13, provv. Dgsia 16 aprile 2014).
Tutti i documenti allegati devono essere numerati e denominati con un nome “significativo”, cioè indicativo del contenuto del documento ed immediatamente comprensibile. Si ricorda di premettere lo 0 ai primi 9 allegati (es. 01, 02, 03 etc.) e nel caso in cui si producano più di 100 allegati si ricorda di premettere il doppio zero davanti alla prima decina e lo zero per le successive decine (es. 001, 002, 010, 020 etc.) Si ricorda che nella consolle del magistrato non è visibile la “descrizione file” che l'avvocato può inserire nel redattore atti ma è visibile solo il “Nome” del file che viene allegato: quindi tale nome file deve essere significativo per permettere di distinguere i vari documenti. In calce all'atto depositato va riportato l'elenco dei documenti allegati. Il primo file degli allegati è costituito dall'elenco dei documenti prodotti.
Per i documenti che contengono testi e scritture con caratteri molto piccoli (vedi ad es. Condizioni Generali nei Contratti), è consigliabile procedere con l'ingrandimento delle sole clausole di maggiore interesse, da depositare in un file separato per una migliore leggibilità da parte di tutti gli utenti.
Segue: Consultazione del fascicolo telematico da parte dell'ingiunto Il fascicolo telematico relativo al procedimento monitorio può essere consultato dal difensore del ricorrente, dal Giudice designato e dal relativo Cancelliere. L'accesso al fascicolo telematico è consentito altresì al difensore incaricato dalla parte ingiunta, il quale dovrà recarsi personalmente in cancelleria con la copia dell'ingiunzione notificata e la procura del cliente. La consultazione è gratuita, anche per i debitori ingiunti; l'eventuale richiesta di copie alla cancelleria, in formato cartaceo oppure digitale, sconta il pagamento dei relativi diritti. Anche in materia di procedimento per decreto ingiuntivo, vale quanto riportato al punto 1 sez. 4 del presente vademecum, relativamente alla possibilità di estrazione copia e attestazione di conformità, ad opera della parte, di atti presenti nel fascicolo telematico.
Segue: Il giudizio di opposizione al decreto ingiuntivo telematico Al momento attuale, il giudizio di opposizione a decreto ingiuntivo, al pari degli altri giudizi ordinari, non può essere proposto in via telematica, ma segue ancora il consueto metodo cartaceo. Il fascicolo telematico del procedimento monitorio non risulta allo stato accessibile per il giudice designato alla trattazione del giudizio di opposizione, né per i difensori costituiti in tale procedimento, a meno che gli stessi non siano anche parte del procedimento monitorio. Istruzioni per i casi di anomalie: cosa fare e a chi rivolgersi nel caso si verifichino anomalie
Con la scheda che segue si intendono fornire ai soggetti abilitati esterni indicazioni su cosa fare e a chi rivolgersi nel caso in cui si verifichino anomalie o vengano restituiti errori durante l'utilizzo dei servizi telematici. Legenda:
Consultazione stato del procedimento e fascicolo informatico
Deposito Telematico di un atto
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