Firma digitale: quando è necessario apporla?

L'atto da notificare a mezzo di posta elettronica certificata deve essere firmato digitalmente? E in caso positivo, è opportuno allegare anche una copia non firmata? Deve essere firmata anche la procura alle liti?

L'atto da notificare deve essere firmato digitalmente solo se si tratta di un atto predisposto dall'avvocato e redatto in PDF testuale, mentre non deve mai essere firmato se si tratta di un duplicato informatico scaricato dal fascicolo informatico e di cui non è necessario attestare la conformità.

Non deve essere firmato neppure se si tratta di copia informatica derivante da scansione o estratta dal fascicolo informatico, poiché in questo caso verrà attestata la conformità nella relata di notifica redatta in PDF testuale che in ogni caso dovrà sempre essere munita di firma digitale.

L'inserimento di una copia di “cortesia” in PDF semplice non è necessario, tuttavia, qualora si voglia facilitare la lettura al destinatario ed evitare pretestuose e temerarie eccezioni, è opportuno inserire anche una copia in semplice PDF che, pur non avendo valore legale, faciliterà la lettura al destinatario della notifica.

Quanto alla procura alle liti si segnala che, a differenza di quanto accade nei depositi dove è espressamente prescritta dall'art. 83 c.p.c. la firma digitale sulla procura scansionata, l'art. 18, comma 5, d.m. n. 44/2011 non impone la firma digitale sulla copia scansionata della procura. Tuttavia, si consiglia prudenzialmente di apporla.

Ad ogni buon conto si rammenta che il Tribunale di Milano con sentenza del 14 gennaio 2010, ha ritenuto non necessaria la notifica della procura poiché nessuna norma del Codice di Procedura lo impone. Pertanto, pur essendo la procura alle liti conferita dal cliente requisito necessario per poter notificare a mezzo PEC, quantomeno nei procedimenti introdotti con ricorso non sarà necessario allegare la procura alle liti, che potrà essere consultata dalla controparte direttamente dal fascicolo informatico con apposita richiesta di visibilità. Al contrario, nei procedimenti introdotti con citazione, sarà opportuno apporre sulla procura la data in cui è stata conferita e notificare la stessa unitamente alla citazione.