La richiesta di copia di atti e documenti del fascicolo processuale

L'art.136, comma 2-ter, c.p.a. ha attribuito al difensore il generale potere di estrarre con modalità telematiche copie, analogiche o informatiche, di tutti gli atti e provvedimento presenti nel fascicolo informatico e di attestarne la conformità ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico, assumendo a tutti gli effetti la veste di pubblico ufficiale.

In tal modo, il procedimento per la formazione della copia autentica risulta notevolmente semplificato, non essendo più necessaria l'intermediazione della segreteria nella formazione e nel rilascio della copia né il pagamento dei correlativi diritti di copia.

Unica eccezione rispetto a tale regime riguarda l'estrazione della copia autentica della formula esecutiva ex art. 475 c.p.c., il rilascio della quale resta di esclusiva competenza della segreteria dell'ufficio giudiziario adìto.

Ai fini del rilascio della copia autentica della formula esecutiva, o comunque nel caso in cui non intenda avvalersi della facoltà di autenticare in proprio l'atto o il documento estratto dal fascicolo processuale, invece, il difensore è tenuto ad attivare la procedura di cui all'art. 16 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40.

In via preliminare, è opportuno soffermarsi sulle nozioni di «duplicato informatico» e di «copia informatica», giacché dalla qualificazione di un documento informatico alla stregua dell'una o dell'altra categoria conseguono rilevanti conseguenze giuridiche.

In particolare, secondo quanto previsto dall'art. 1, comma 1, lett. i-quinquies) d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD), con il termine duplicato informatico deve intendersi «il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario».

Il duplicato informatico consiste, quindi, in una copia del file nativo ottenuta mediante la memorizzazione, sul medesimo dispositivo o su dispositivi diversi, della stessa sequenza di bit del documento originario, in modo da ottenere un file avente la medesima sequenza binaria del documento nativo.

Proprio in virtù della coincidenza puntuale con il file nativo, l'art. 23-bis del CAD, con riferimento al regime di validità giuridica del duplicato informatico, stabilisce che tale documento, ove prodotto secondo le tecniche di cui al successivo art. 71, ha il medesimo valore giuridico del documento originario da cui è tratto.

A differenza della copia informatica di cui all'art. 1, comma 1, lett. i-quater) del CAD, il duplicato informatico non necessita di alcuna attestazione di conformità all'originale da parte dell'ufficiale a ciò autorizzato: se è stato prodotto attraverso processi e strumenti in grado di assicurare la duplicazione perfetta della sequenza di bit del documento informatico d'origine, il duplicato informatico è, ad ogni effetto di legge, equipollente al documento informatico nativo da cui è stato tratto

Ai sensi dell'art. 1, comma1, lett. i-quater) CAD, invece, per copia informatica di documento informatico deve intendersi «il documento informatico avente contenuto identico a quello da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari».

In virtù di ciò, ai fini probatori, è necessario che l'effettiva conformità della copia digitale al documento informatico originario sia oggetto di specifica attestazione da parte del soggetto a ciò autorizzato. Per tale ragione, l'art. 23-bis, comma 2, CAD prescrive espressamente che «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'art. 71 CAD, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta».

A differenza di quanto previsto nel processo civile telematico, sino all'introduzione dell'art. 136, comma 2-ter, c.p.a., ad opera dell'art. 7 del d.l. 31 agosto 2016, n. 168, conv. con l. 25 ottobre 2016, n. 197, la normativa non consentiva al difensore di estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di atti e dei provvedimenti e di attestarne autonomamente la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.

Nel delineato contesto normativo, quindi, il difensore era tenuto a richiedere il rilascio della copia autentica o del duplicato informatico alla Segreteria del Tribunale adìto, titolare in via esclusiva il potere di attestare la conformità della copia dell'atto o del documento processuale al documento nativo.

Con specifico riferimento al processo amministrativo telematico, secondo quanto previsto dall'art. 16 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40, ai fini del rilascio della copia informatica autentica o del duplicato informatico di atti e documenti contenuti nel fascicolo processuale, il difensore era necessariamente tenuto a formulare un'apposita richiesta alla Segreteria del Tribunale adìto mediante la compilazione di un apposito modulo reso disponibile sul Sito istituzionale.

Su tale assetto, come si diceva, è intervenuto l'art. 7, d.l. 31 agosto 2016, n. 168, conv. con l. 25 ottobre 2016, n. 197, con il quale è stato introdotto il comma 2-ter all'art. 136 c.p.a., recante un'innovativa disciplina in tema di autenticazione degli atti e dei documenti del fascicolo processuale da parte del difensore.

In particolare, la richiamata normativa prevede che «Quando il difensore depositi con modalità telematiche la copia informatica, anche per immagine, di un atto processuale di parte, di un provvedimento del giudice o di un documento formato su supporto analogico e detenuto in originale o in copia conforme, attesta la conformità della copia al predetto atto mediante l'asseverazione di cui all'art. 22, comma 2, del codice di cui al d. lgs., 7 marzo 2005, n. 82. Analogo potere di attestazione di conformità è esteso agli atti e ai provvedimenti presenti nel fascicolo informatico, con conseguente esonero dal versamento dei diritti di copia. Resta escluso il rilascio della copia autentica della formula esecutiva ai sensi dell'art. 475 c.p.c., di competenza esclusiva delle segreterie degli uffici giudiziari. La copia munita dell'attestazione di conformità equivale all'originale o alla copia conforme dell'atto o del provvedimento. Nel compimento dell'attestazione di conformità di cui al presente comma i difensori assumono ad ogni effetto la veste di pubblici ufficiali».

Alla stregua dell'art. 136, comma 2-ter, del c.p.a., quindi, al difensore viene attribuito il potere di estrarre con modalità telematiche copie, analogiche o informatiche di tutti gli atti e provvedimento presenti nel fascicolo informatico e di attestarne la conformità ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico, assumendo a tutti gli effetti la veste di pubblico ufficiale.

Unica eccezione a tale regime è costituito dalla copia autentica della formula esecutiva ai sensi dell'art. 475 c.p.c., il rilascio della quale resta di esclusiva competenza della segreteria dell'ufficio giudiziario adìto.

Com'è evidente, il procedimento per la formazione della copia autentica risulta notevolmente semplificato, non essendo più necessaria l'intermediazione della segreteria nella formazione e nel rilascio di tale documento né il pagamento dei diritti di copia a favore dell'ufficio giudiziario adìto.

È appena il caso di soggiungere, però, che la copia di cui il difensore può attestare la conformità è esclusivamente, ai sensi della normativa richiamata, la copia che questi abbia provveduto ad estrarre personalmente accedendo al fascicolo informatico.

Come si diceva, ai sensi dell'art. 136, co. 2-ter, del c.p.a., il rilascio della copia autentica della formula esecutiva resta, invece, di esclusiva competenza della segreteria dell'ufficio giudiziario adìto.

Ai fini del rilascio di tale atto, o comunque nel caso in cui non intenda avvalersi della facoltà di autenticare in proprio l'atto o il documento estratto dal fascicolo processuale, il difensore è tenuto ad attivare la procedura prevista dall'art. 16, comma 1, d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40, il quale disciplina la modalità di richiesta del duplicato e della copia informatica alla Segreteria della sede giudiziaria dinanzi alla quale è incardinato il giudizio.

Secondo quanto previsto dal comma 1 della disposizione in commento, la parte interessata procede alla richiesta di rilascio del duplicato informatico o della copia informatica degli atti e dei documenti contenuti nel fascicolo informatico mediante la compilazione di un apposito modulo telematico reso disponibile sul Sito Istituzionale della Giustizia Amministrativa. Tale modulo, avente formato di PDF interattivo, deve essere completato dal soggetto interessato indicando il numero di protocollo dell'atto o del documento processuale di cui richiede il duplicato informatico o la copia autentica, nonché specificando il numero di esemplari richiesti ed il relativo supporto.

Una volta che abbia compilato in tutte le sue parti il modello, il difensore può “sigillarlo” mediante l'apposizione della propria firma digitale e trasmetterlo, sempre per via telematica, all'Ufficio giudiziario presso cui è incardinato il ricorso. A seguito della trasmissione dell'istanza, il richiedente riceve un codice identificativo, il quale rimane associato all'intero flusso di gestione della richiesta ed al successivo rilascio.

Sulla base delle informazioni rese dal richiedente in ordine alla tipologia di copia ed al tipo di supporto, la segreteria dell'Ufficio giudiziario di competenza provvede a calcolare i diritti di copia, dando comunicazione all'interessato dell'importo dovuto nelle forme previste dall'art. 13 del Regolamento (art. 13 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40).

Secondo quanto previsto dall'art. 16 delle Specifiche tecniche, fermo restando che la Segreteria è tenuta ad inviare al richiedente la suddetta comunicazione a mezzo PEC, l'importo dei diritti di copia ed il correlativo codice identificativo della richiesta è comunque reso visibile in un'apposita sezione del Sito istituzionale, cui il soggetto accede attraverso i propri dati identificativi.

Dopo che il richiedente abbia correttamente adempiuto all'onere di pagamento dei diritti di copia ed alla consequenziale trasmissione della ricevuta telematica di pagamento a mezzo PEC alla segreteria dell'Ufficio giudiziario competente, quest'ultima provvede al rilascio della copia dell'atto o del documento richiesto, secondo le modalità di cui all'art. 16, comma 5, del Regolamento. (art. 16 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40)

Con specifico riferimento al duplicato informatico, dalla lettura combinata dell'art. 16 del Regolamento e dell'art. 16 delle Specifiche Tecniche sembrerebbe evincersi che il rilascio del duplicato informatico non sia assoggettato al pagamento di alcun corrispettivo a favore della Segreteria.

L'importo complessivo dei diritti di copia dovuti dal richiedente è calcolato dalla Segreteria presso cui è incardinato il ricorso secondo gli specifici parametri previsti dal d.P.R. n. 115/2002.

In particolare, trova applicazione la normativa introdotta dall'art. 4, comma 5, d.l. n. 193/2009, convertito con modificazioni nella l. 22 febbraio 2010, n. 24, alla cui stregua «i diritti di copia rilasciata in formato elettronico di atti esistenti nell'archivio informatico dell'ufficio giudiziario sono determinati, in ragione del numero delle pagine memorizzate, nella misura precedentemente fissata per le copie cartacee. Conseguentemente, fino alla stessa data, è sospesa l'applicazione dell'Allegato n. 8 al medesimo decreto limitatamente ai supporti che contengono dati informatici per i quali è possibile calcolare le pagine memorizzate».

Secondo quanto disposto dall'art. 16, comma 3, del Regolamento, il richiedente è tenuto al pagamento dei diritti di copia, il cui importo è comunicato dalla Segreteria a mezzo PEC ed è altresì visibile in un'apposita sezione del Sito istituzionale, secondo le modalità previste dal d.P.R. 30 maggio 2002, n. 115 e successive modificazioni.

Ai sensi dell'art. 16, comma 7 delle Specifiche tecniche, inoltre, «la copia richiesta è rilasciata a mezzo PEC o, ove richiesto, con modalità cartacee direttamente dalla Segreteria, solo dopo che è pervenuta la ricevuta telematica di pagamento». Da ciò sembrerebbe evincersi che il pagamento del diritto di copia debba avvenire esclusivamente attraverso modalità telematiche, non essendo previsto, in caso di pagamento analogico, il rilascio di una ricevuta telematica di pagamento. Tuttavia, ad oggi, il Regolamento non reca alcuna disciplina in ordine alla concrete modalità di pagamento telematico dei diritti suddetti né, tantomeno, alcuna regolamentazione è rinvenibile nel tessuto normativo del d.P.R. n. 115/2002.

Al riguardo, l'art. 285 d.P.R. n. 115/2002, con riferimento al pagamento dei diritti di copia, si limita, difatti, a prevedere che «il pagamento del diritto di copia, del diritto di certificato, nonché delle spese per le notificazioni a richiesta d'ufficio nel processo civile è effettuato mediante l'applicazione di marche da bollo» sull'originale o sull'istanza. Considerata, quindi, l'evidente inidoneità della succitata modalità di pagamento a soddisfare le esigenze sottese alla procedura telematica di richiesta delle copie, deve auspicarsi un prossimo intervento legislativo volto a disciplinare le concrete modalità di pagamento telematico dei diritti di copia ed il correlativo rilascio della ricevuta telematica.

Ricevuta l'attestazione telematica del pagamento dei correlativi diritti, la segreteria dell'Ufficio giudiziario presso il quale è incardinato il giudizio provvede a rilasciare la copia tramite PEC all'indirizzo di posta elettronica certificata del richiedente.

Secondo quanto prescritto dall'art. 23-bis, comma 2, CAD, «le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'art. 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta».

Inoltre, ai sensi del comma 2 della disposizione in commento, «la copia o l'estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta».

Per quanto riguarda la modalità di attestazione di conformità della copia all'originale, il successivo comma dell'art. 6 d.P.C.M. 13 novembre 2014 specifica che l'attestazione di conformità deve essere inserita entro il documento medesimo ovvero in un documento informatico distinto, purché recante il riferimento temporale e l'indicazione dell'impronta digitale della copia informatica di cui si assevera la conformità all'originale.

In tale ipotesi, in sintonia con la previsione di cui all'art. 23-bis, comma 2, d.lgs. n. 82/2005, la conformità della copia informatica al corrispondente atto originale è attestata dal Segretario mediante la sottoscrizione digitale della PEC contenente la copia informatica. Qualora, poi, siano richieste più copie del medesimo atto o documento, il Segretario provvede ad attestare separatamente per ciascuna copia la conformità al documento informatico originale.

Ai sensi dell'art. 16, comma 7, delle Specifiche Tecniche, ove la copia richiesta afferisca a documenti che, per la loro tipologia o dimensione, non siano suscettibili di essere inviati a mezzo PEC - quali ad esempio documenti che eccedono il massimo consentito dalla posta elettronica certificata ovvero documenti contenenti dati sensibili -, la Segreteria comunica telematicamente al richiedente che la copia può essere ritirata direttamente presso gli uffici giudiziari.

Qualora, invece, il soggetto interessato abbia richiesto il rilascio di una copia autentica in formato cartaceo, all'esito dell'iter di cui all'art. 16 del Regolamento(art. 16 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40), tale copia - autenticata dal Segretario secondo le consuete modalità di cui all'art. 18, comma 2, d.P.R. n. 445/2000 - è ritirabile direttamente presso l'ufficio giudiziario competente.

Con l'introduzione del comma 2 ter all'art. 136 c.p.a., come si è detto, il procedimento di formazione della copia autentica degli atti e dei documenti contenuti nel fascicolo processuale risulta notevolmente semplificato.

Al difensore viene, infatti, riconosciuto un generale potere di attestazione della conformità degli atti e dei documenti contenuti nel fascicolo processuale, mentre resta di pertinenza della segreteria dell'ufficio giudiziario esclusivamente il rilascio della copia autentica della formula esecutiva.

In particolare, ai fini del rilascio della copia autentica della formula esecutiva, o comunque nel caso in cui non intenda avvalersi della facoltà di autenticare in proprio l'atto o il documento estratto dal fascicolo processuale, il difensore è tenuto ad attivare la procedura di cui all'art. 16 d.P.C.M. 16 febbraio 2016, n. 40).

Seppure connotato da una tendenziale digitalizzazione della procedura di richiesta e di rilascio, allo stato, il procedimento di formazione della copia autentica disciplinato dall'art. 16 del Regolamento è ancora caratterizzato da molteplici profili di criticità, principalmente legati allo scarso grado di dettaglio con cui è stato redatto il testo normativo vigente.

In particolare, in relazione al pagamento dei diritti di copia, restano ancora non disciplinate le specifiche modalità con cui la parte richiedente può procedere al pagamento telematico dei suddetti diritti e le conseguenti modalità di rilascio della ricevuta telematica di pagamento.

Un ulteriore ed altrettanto rilevante profilo di criticità è da ravvisarsi, infine, nel fatto che la disposizione non prevede un termine certo entro il quale le copie debbano essere rilasciate, con conseguente integrale rimessione alla Segreteria adìta delle concrete tempistiche di evasione della richiesta.