Notifica telematica dell'atto di citazione

Dati e documenti necessari:

• Atto Principale: atto di citazione in formato PDF ottenuto dalla conversione di un testo di videoscrittura firmato digitalmente. Al momento dell'iscrizione a ruolo l'atto principale dovrà essere quello notificato già firmato digitalmente.
• Procura alle liti: in calce, su foglio separato come previsto dall'art. 83, comma 3, c.p.c., così come modificato dall'art. 45, comma 9, della l. 18 giugno 2009, n. 69. Il foglio che riporta il mandato conferito dalla parte all'avvocato deve essere sottoscritto dalla stessa, firmato dall'avvocato per autentica, stampato su carta e acquisito tramite lo scanner; quest'ultima operazione è necessaria per trasformare nuovamente il documento da cartaceo in un documento digitale, in formato PDF di tipo immagine che dovrà essere sottoscritto con firma digitale. Come per l'atto principale al momento dell'iscrizione a ruolo dovrà essere allegata la procura alle liti allegata alla notifica già firmata digitalmente.
• Tipologia di firma digitale e file da firmare: la firma digitale dovrà essere apposta sull'atto di citazione, sulla procura alle liti e sulla relata di notifica. Il formato della firma potrà alternativamente essere

  Cades

  (estensione .p7m) o

  Pades-Bes

  (l'estensione rimmarrà .PDF)
• Dati delle parti: il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante; il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario; l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato; l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
• L'attestazione di conformità non è necessaria trattandosi di atto redatto in formato PDF testuale e munito di firma digitale.
• Oggetto della PEC: notificazione ai sensi della l. n. 53/1994.

In primo luogo è opportuno ricordare che, per eseguire la notifica, non è necessario un redattore atti come per il deposito degli atti telematici ma potremo utilizzare il software di firma presente sul nostro PC o sul nostro dispositivo di firma (se si tratta di token usb o business key) e la nostra PEC (comunicata al consiglio dell'ordine) tramite client PEC (ad es: Windows Mail, Thunderbird, Outlook o Outlook Express) o web mail.

Ricordiamo inoltre che per procedere alla notificazione in proprio a mezzo PEC sono necessari i seguenti requisiti:

1) essere muniti di procura alle liti a norma dell'art. 83 c.p.c. (la notifica non potrà dunque essere effettuata dal mero domiciliatario);

2) possedere un dispositivo di firma digitale;

3) inviare le notifiche esclusivamente attraverso l'indirizzo PEC comunicato al proprio Consiglio dell'ordine.

Nel caso in esame sia l'atto di citazione e sia la relata di notifica dovranno essere redatti con un elaboratore testi e poi convertiti in formato PDF testuale che allegheremo al messaggio PEC dopo averli firmati digitalmente.

Si rammenta infatti che ai sensi dell'art. 19-bis Provvedimento 16 aprile 2014, qualora l'atto da notificarsi sia un documento originale informatico, esso deve essere in formato PDF e ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti e non è ammessa la scansione di immagini. Il documento informatico così ottenuto è allegato al messaggio di posta elettronica certificata. Il comma 3 del predetto articolo impone, altresì, di procedere in tal senso proprio nel caso in cui l'atto da notificarsi sia l'atto del processo da trasmettere telematicamente all'ufficio giudiziario (esempio: atto di citazione).

Anche per le notifiche in proprio a mezzo PEC, ai sensi dell'art. 18 d.m. n. 44/2011 la procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine.

La notificazione dovrà essere eseguita esclusivamente presso un indirizzo di posta elettronica certificata ricavato da un pubblico elenco.

I pubblici elenchi utilizzabili ai fini delle notificazioni in proprio sono tassativamente i seguenti:

• INI-PEC (www.inipec.gov.it) (indirizzi PEC di professionisti iscritti in albi e imprese);
• ReGinDe (http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_2.wp) (indirizzi PEC di avvocati e CTU);
• Registro Imprese (http://www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto) (imprese);
• Registro PP.AA. http://pst.giustizia.it/PST/ (PA).

Volendo dunque procedere con una notifica ad un professionista iscritto in albi o ad una impresa, ci si potrà collegare all'indirizzo http://www.inipec.gov.it/, digitare la ragione sociale e il luogo dell'azienda o gli estremi del professionista. Dopo aver inserito un codice di verifica visualizzeremo i dati dell'azienda o del professionista ed il relativo indirizzo PEC.

In alternativa per ottenere l'indirizzo PEC di una impresa sarà possibile estrarlo da una visura camerale aggiornata o ricavarlo dall'elenco raggiungibile al seguente indirizzo http://www.registroimprese.it/ricerca-libera-e-acquisto.

Qualora, invece, dovessimo estrarre l'indirizzo PEC di un avvocato, sarà necessario collegarsi all'indirizzo pst.giustizia.it o presso un

PDA

privato e, dopo aver effettuato il login con il proprio dispositivo di firma, accedere al

Reginde

da cui potremo estrapolare l'indirizzo PEC dell'avvocato a cui notificare. Si segnala tuttavia che, relativamente agli indirizzi PEC degli avvocati il registro

INI-PEC

risulta essere più aggiornato.

Come si può evincere dalla figura sovrastante, nel caso di notifica indirizzata ad una pubblica amministrazione, l'unico elenco pubblico utilizzabile, seppur al momento in cui si scrive privo delle più importanti PA, è il registro PP.AA. consultabile esclusivamente dal PST effettuando il login con il proprio dispositivo di firma digitale.

Qualora invece la notifica fosse indirizzata all'avvocatura dello stato generale o distrettuale, i relativi indirizzi possono essere reperiti selezionando l'ente di appartenenza e scrivendo nel campo cognome la stringa “avv”.

Dopo aver firmato digitalmente l'atto di citazione e la procura alle liti scansionata, provvederemo ora a preparare la relata di notifica. Ricordiamo che, non è più necessario indicare il numero di iscrizione nel registro cronologico e degli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine in quanto l'autorizzazione alle notifiche in proprio è necessaria solo per le notifiche in proprio a mezzo raccomandata.

La relata di notifica dunque ai sensi del comma 5 dell'art. 3-bis l. n. 53/1994 dovrà contenere:

1) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

2) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

3) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

4) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

5) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto.

Nel caso di specie, come si è precedentemente specificato, la relata di notifica non dovrà contenere alcuna attestazione di conformità poiché si sta procedendo alla notifica di un atto redatto in formato PDF testuale, mentre la procura alle liti, sottoscritta con firma autografa dal cliente e dall'avvocato per autentica, dovrà essere scansionata e firmata digitalmente, avendo poi cura di caricare nella successiva iscrizione a ruolo telematica i file già firmati digitalmente e allegati alla notifica di citazione e procura alle liti.

Trattandosi di notificazione di atto introduttivo e non in corso di procedimento non verranno indicati gli estremi del procedimento.

Si propone di seguito un esempio di relata di notifica:

RELATA DI NOTIFICA A MEZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

ex art. 3-bis, l. 21 gennaio 1994, n. 53

Ad istanza del sig. ......... (CF:.........) rappresentato, difeso e domiciliato come in atti, io sottoscritto avvocato ......... del Foro di ......... (CF: .........), ho notificato ad ogni effetto di legge, l'allegato atto di citazione firmato digitalmente dal sottoscritto avvocato, unitamente alla procura alle liti conferita dall'istante e autenticata con firma digitale dal sottoscritto difensore a:

1) Tizio Spa (P. IVA/CF:.........), in persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in ......... alla via ......... trasmettendone copia a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo PEC@PEC.IT estratto dal registro degli indirizzi PEC delle imprese tenuto dal registro delle imprese (o ini-pec)

Avv. ......... Luogo e data..................

Dopo aver preparato la relata, la stessa potrà essere firmata digitalmente in formato

Cades

o

Pades-bes

e allegata alla PEC unitamente all'atto di citazione firmato digitalmente e alla procura alle liti firmata digitalmente. L'oggetto del messaggio PEC dovrà essere tassativamente quello previsto dalla legge n. 53/1994 ovvero: notificazione ai sensi della l. n. 53/1994.

Nel corpo del messaggio non sarà necessario riportare alcuna dicitura tuttavia se si è optato per la tipologia di firma

Cades

, può risultare buona prassi segnalare la presenza di allegati contenenti firme digitali con un testo simile al seguente:

Attenzione trattasi di notificazione eseguita a mezzo PEC, ai sensi dell'art. 3-bis l. n. 53/1994.

Si invita il destinatario a prendere visione degli allegati che costituiscono gli atti notificati.

A puro titolo di cortesia, si avverte che la lettura degli allegati firmati digitalmente, identificabili dalla presenza dell 'estensione .p7m, richiede la presenza sul computer del destinatario, di un software specifico solitamente fornito dalle società che offrono servizi di firma digitale.

In alternativa è possibile verificare l 'identità del mittente, la validità legale del certificato di firma utilizzato e visualizzare il contenuto del documento firmato digitalmente, utilizzando servizi gratuiti messi a disposizione da alcune Certification Autority, disponibili su Internet come ad esempio:

• Verificatore On Line Actalis https://vol.actalis.it/volCertif/home.html
• Verificatore On Line Infocert https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
• Verificatore On Line PosteCert https://postecert.poste.it/verificatore/service?type=0
• Verificatore On Line Notariato http://vol.ca.notariato.it/verify

In alternativa può essere consigliabile, per rendere meglio intellegibile la notifica al destinatario, inserire gli atti muniti di firma digitale anche in formato PDF privo di firma.

A differenza degli atti telematici la legge prevede che la notifica si perfezioni, per il notificante con la ricevuta di accettazione (cd.

RdA

), mentre per il destinatario nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (cd.

RdAC

) che, stando alla littera legis, dovrà essere quella completa ovvero contenere il messaggio di posta elettronica e i suoi allegati per intero. (quest'ultima verifica potrà essere effettuata inviando a se stessi un messaggio PEC con un allegato e se la ricevuta di consegna contiene l'allegato sarete pronti ad effettuare notifiche a mezzo PEC diversamente dovrete configurare il vostro gestore PEC in modo tale da restituirvi una ricevuta completa. Si segnala tuttavia che, come opzione predefinita quasi tutti i gestori PEC sono configurati per restituire la ricevuta di consegna completa)

E' importante inoltre porre l'attenzione sull'esistenza della norma dell'art. 147 c.p.c. che stabilisce che le notificazioni possono farsi dalle ore 7 alle ore 21. L'articolo 16-septies d.l. n. 179/2012 rubricato tempo delle notificazioni con modalità telematiche statuisce che se effettuate dopo le ore 21, le notifiche telematiche si considereranno perfezionate il giorno successivo.

Sarà poi importante conservare le ricevute di presa in carico, consegna e relativi allegati che potranno essere esibite in giudizio, in formato elettronico con deposito telematico, avendo cura di salvare le stessa in formato .eml o .msg e non come stampa PDF o scansione.

Si rammenta che per fornire la prova della notifica si dovrà procedere al deposito telematico delle ricevute di accettazione e consegna completa (che contiene già al suo interno gli allegati costituendi la notifica) in formato salvandole (o esportandole) sul proprio PC o all'interno del fascicolo del proprio gestionale/redattore in formato .eml o .msg..

Solo in via residuale, e negli uffici in cui non sia attivo il deposito telematico (ad es: Giudice di Pace o Cassazione), l'art. 9 l. n. 53/1994 prescrive che, qualora non fosse possibile depositare in forma telematica il messaggio di posta elettronica certificata i suoi allegati e le ricevute, sarà comunque possibile depositare copia analogica asseverandone la conformità ai sensi dell'art. 23 CAD. In questo ulteriore caso dunque provvederemo a stampare copia integrale del messaggio di posta elettronica con i relativi allegati e le due ricevute (

RdA

e

RdAC

) apponendovi in calce la seguente attestazione datata e firmata (tale asseverazione dovrà essere effettuata per ciascun documento):

ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ AI SENSI DEGLI ARTT. 9 L. N. 53/1994 E 23 COMMA 1 DEL CAD

io sottoscritto avv. ________ (CF_________) del foro di _____ attesto, a norma e per tutti gli effetti di legge, la conformità della presente copia cartacea all'originale telematico in mio possesso da cui è stata estratta.

Data e Luogo Avv. ________

Per gli allegati firmati digitalmente aggiungere la seguente dicitura

Si attesta altresì che l'originale telematico è stato firmato digitalmente da____ con certificato di firma in corso di validità e non revocato al momento della sottoscrizione.

N.B: Le notifiche a mezzo PEC sono possibili esclusivamente nei procedimenti civili (GDP, Tribunale, Corte di Appello, Cassazione).