Protocollo Consiglio dell’ordine degli avvocati di Chiavari e Genova
05 Maggio 2014
Protocollo sul processo civile telematico tra Tribunale di Genova, Ordine degli Avvocati di Chiavari, Ordine degli Avvocati di Genova
Il Tribunale di Genova, il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati del Foro di Genova e il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati del Foro di Chiavari: Premesso: - che presso il Tribunale di Genova è già operativo il processo civile telematico in forza di autorizzazioni rilasciate dal Ministero ai sensi dell'art. 62, comma 1, d.m. 17 luglio 2008 (decreto 24 novembre 2008 relativo ai procedimenti d'ingiunzione valido anche per i decreti ingiuntivi nell'ambito del processo del lavoro come precisato con nota del 15 dicembre 2010 Protocollo DOG07 17 dicembre 2010 0032805.U; decreto 20 novembre 2009 (Protocollo DOG07 20 novembre 2009 0033297.U) relativo alle esecuzioni immobiliari; decreto 17 dicembre 2010 (Protocollo DOG07 17 dicembre 2010 0049979.U) relativo all'invio, la ricezione e lo scambio di atti processuali quali le memorie, le comparse conclusionali e le note di replica nell'ambito del contenzioso civile) e del successivo art. 35, comma 1, d.m. 21 febbraio 2011 n. 44 ( decreto 3 giugno 2013 (Protocollo DOG07 06 giugno 2013 0010864.U) relativo ai procedimenti della Fallimentare e Prefallimentare), le quali hanno attribuito valore legale alle trasmissioni di documenti informatici effettuate da e verso il Tribunale di Genova;- che a seguito del d.m. 209/2012 modificativo ed integrativo del d.m. 21 febbraio 2011 n. 44 non è più necessario il decreto dirigenziale per dare valore legale al deposito, tramite “consolle”, dei provvedimenti del magistrato firmati digitalmente; - che il 30 giugno 2014 diverrà obbligatorio il deposito telematico delle richieste di decreto ingiuntivo nonché degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite (Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile sarà obbligatorio il deposito degli atti successive all'atto con cui inizia l'esecuzione. Nelle procedure sarà obbligatorio esclusivamente il deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario). - che conseguentemente da tale data, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, dovranno essere obbligatoriamente depositati in modalità telematica gli atti processuali e i documenti “da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite”, ex art. 16-bis del d.l. 179/2012, convertito in l. 221/2012 e successive modificazioni; - che, quindi, da tale data dovranno essere obbligatoriamente depositati in modalità telematica anche i seguenti atti:
- che, invece, allo stato, in mancanza di apposito Decreto autorizzativo da parte della DGSIA , non sono depositabili gli atti introduttivi quali ricorsi, atti di citazione e la comparsa di costituzione e risposta;- che l'avvenuta introduzione, nel Tribunale di Genova, delle comunicazioni telematiche degli atti del giudice ha evidenziato sia le potenzialità del nuovo mezzo tecnologico, sia l'incidenza dello stesso sull'organizzazione degli uffici e sul modus operandi del singolo operatore di giustizia; - che l'impatto della trasmissione telematica degli atti di parte determinerà ulteriori e più complesse modifiche nella gestione del processo sia a livello di ufficio che a livello individuale; Tanto premesso: - rilevata la necessità di intraprendere un tempestivo “percorso comune” di preparazione a tale importante evento; - osservato che tale percorso implica: - una adeguata preparazione e formazione comuni tra tutti gli operatori del processo (magistrati, avvocati, funzionari e operatori delle cancellerie) in ordine alle regole tecniche e agli strumenti informatici per l'utilizzo del PCT, per la gestione dei registri, per la redazione e il deposito degli atti e dei provvedimenti, con lo scopo di coinvolgere tutti gli attori del processo secondo un principio di gradualità e condivisione collettiva delle conoscenze e degli obiettivi; - una fase in cui si incentivi l'utilizzo del PCT prima della sua obbligatorietà e si tenga conto della necessaria coabitazione, per un periodo non breve, di forme cartacee e telematiche e del necessario progressivo adeguamento delle modalità di lavoro agli adempimenti dettati dalle regole tecniche dei d.m. 21 febbraio 2011 n. 44 e d.m. 3 aprile 2013, n. 48 e successive modifiche e integrazioni; - ritenuto che costituisce obiettivo di tale fase - permettere a tutti gli operatori del processo di acquisire adeguate capacità in ordine alla gestione telematica degli atti, più complessa della tradizionale gestione cartacea; - gestire la necessaria coabitazione tra dimensione “cartacea” e dimensione “digitale” degli atti processuali nella prospettiva di una progressiva “diminuzione” del peso del tradizionale fascicolo cartaceo, non del tutto eliminabile fino a quando non saranno disponibili apparati idonei ad emulare efficacemente l'odierno metodo di consultazione del cartaceo. - diffondere regole e prassi condivise tra gli attori del processo chiamati a gestire un sistema che tende a divenire solo “telematico”; - analizzare e definire le prospettive di una auspicabile e conseguente semplificazione e schematizzazione degli atti difensivi e, di conseguenza, dei provvedimenti del giudice. Verificata l'opportunità di redigere un comune protocollo che indirizzi tutti gli attori del processo nel percorso sopra delineato
SI CONCORDA QUANTO SEGUE:
Articolo 1 Oggetto del presente protocollo è la definizione di regole organizzative per l'adeguamento delle modalità di lavoro agli adempimenti dettati dalle regole tecniche dei d.m. 21 febbraio 2011 n. 44 e d.m. 3 aprile 2013, n. 48, e successive modifiche e integrazioni.
Articolo 2 I Giudici del Tribunale di Genova, già prima dell'obbligatorietà, si attiveranno per: - utilizzare il redattore degli atti, la firma digitale ed i depositi telematici per la elaborazione di tutti i provvedimenti decisori e, per quanto possibile, dei verbali di udienza; - confermare l'impegno a riconoscere una corsia preferenziale per decreti telematici.
Articolo 3 Gli Avvocati, già prima dell'obbligatorietà, si attiveranno per: - ricorrere il più possibile agli strumenti informatici per la redazione degli atti di parte e per il deposito di documenti in versione digitale; - ricorrere il più possibile agli strumenti informatici per la consultazione a distanza dei fascicoli e degli atti senza necessità di accedere agli uffici ed impegnare le cancellerie; - trasmettere mediante il PCT le conclusioni rese all'apposita udienza, in modo da consentirne l'utilizzazione nell'epigrafe della sentenza; - depositare, presso le cancellerie, una “copia di cortesia” degli atti di parte, secondo le modalità indicate nel successivo art. 6.
Articolo 4 Sarà compito del personale amministrativo: - accettare telematicamente gli atti di parte pervenuti entro la giornata. Per gli atti depositati dopo le ore 13.00 tale acquisizione sarà assicurata, compatibilmente con le incombenze del servizio, nella stessa giornata e comunque entro il giorno successivo alla ricezione telematica; - acquisire la “copia di cortesia” depositata dagli avvocati ai sensi del citato art. 6; - stampare la “copia di cortesia” del provvedimento e dei verbali sottoscritti dai giudici con firma digitale. - provvedere, a richiesta del giudice, negli altri casi in cui appaia necessario, a stampare su supporto cartaceo gli atti processuali.
Articolo 5 Gli atti trasmessi in via telematica si intendono depositati nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero della Giustizia ( RdAC ), ai sensi dell'art. 16-bis, comma 7, del d. l. 18 ottobre 2012 n. 179 convertito in l. n. 221 del 17 dicembre 2012. Tali atti potranno pervenire fino alle ore 14.00 del giorno di scadenza del termine assegnato dal giudice, in conformità con l'art. 13 d.m. 44/2011. Gli atti pervenuti dopo le ore 14 si intendono depositati il giorno successivo.
Articolo 6 È introdotta una regola di cortesia, con carattere transitorio, allo stato fino al 15 ottobre 2014, per il deposito, da parte degli Avvocati di una copia cartacea di cortesia in un unico esemplare, dei soli atti difensivi (non dei relativi allegati) da loro depositati in via telematica. Tale “copia di cortesia” dovrà essere costituita da una fotocopia/stampa corrispondente all'originale inviato telematicamente. Il deposito di tale “copia di cortesia” non è vincolato al rispetto dei termini processuali ma dovrà essere eseguito in tempo utile per l'udienza o per la sua lettura, da parte del giudice, per l'espletamento dei successivi incombenti processuali. Quanto alle memorie ex art. 183, comma 6, cpc. e alle memorie conclusionali il deposito potrà essere unico e contestuale dopo la scadenza dell'ultimo termine. Con l'invio telematico degli atti gli avvocati non dovranno più depositare le copie-scambio per le controparti.
Articolo 7 Fino all'avvio dell'obbligatorietà del PCT, il deposito, da parte degli avvocati, degli atti predisposti nelle tradizionali forme cartacee, rimangono immutate le regole processuali relative a: a) orario di deposito delle difese nelle cancellerie entro l'orario di apertura pubblicato sul sito web del Tribunale; b) deposito delle “copie scambio” in numero pari a quello delle parti costituite, salvo inoltro secondo l. n. 53/1994. Resta quindi fermo l'obbligo dei difensori che non hanno proceduto all'inoltro telematico dei loro atti difensivi, di depositare copia velina dei medesimi per il fascicolo d'ufficio, nonché copie-scambio per le controparti, salvo per tale ultimo adempimento, la facoltà di scambio delle difese nelle forme di cui alla l.n. 53 del 1994, d.m. 3 aprile 2013, n. 48 e successive modifiche ed integrazioni.
Articolo 8 La fase di incentivazione che avrà inizio dal 19 maggio 2014 riguarda gli atti che diverranno obbligatori dal 30 giugno 2014.
Articolo 9 Fanno parte del presente protocollo, cui vengono allegati, per formarne parte integrante, i seguenti vademecum, contenenti informazioni di dettaglio e regole organizzative: a) sezione 1: redazione degli atti processuali b) sezione 2: trasmissione e deposito degli atti telematici c) sezione 3: comunicazioni telematiche di cancelleria d) sezione 4: rilascio copie ed accesso alle cancellerie e) sezione 5: regole specifiche per i decreti ingiuntivi telematici. I contraenti del presente protocollo si impegnano a verificare l'attuazione del protocollo e ad aggiornare gli allegati vademecum in base alle evoluzioni tecniche e normative del PCT, dandone comunicazione a tutti gli operatori del processo. Si impegnano, altresì, a concertare adeguate iniziative di aggiornamento e formazione professionale per la capillare diffusione del processo telematico; ad integrare ed implementare il presente protocollo con ulteriori separati vademecum per il PCT relativi ad altri settori a partire dalle materie delle tutele e delle procedure esecutive immobiliari; pervenire alla redazione di atti difensivi di parte e di provvedimenti giudiziari organizzati e strutturati in modo tale da tener conto dei limiti e delle difficoltà di lettura con strumenti digitali per una più agevole e pronta fruizione visiva e migliore memorizzazione degli atti stessi.
Articolo 10 Il Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova e degli Avvocati di Chiavari si impegnano a divulgare presso tutti i CDO nazionali il presente protocollo sul PCT, al fine di agevolarne la conoscenza anche da parte degli avvocati di altri fori che opereranno presso il Tribunale di Genova.
Tribunale di Genova IL PRESIDENTE DEL TRIBUNALE (Dott. Claudio Carlo VIAZZI)
Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova
Il Presidente Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Chiavari Vademecum per la trasmissione e il deposito degli atti telematici
Il deposito telematico dell'avvocato Gli atti possono essere depositati telematicamente utilizzando lo stesso programma normalmente usato per l'invio dei ricorsi per decreto ingiuntivo (Consolle Avvocato), scaricabile dal sito del Consiglio dell'Ordine degli Avvocati di Genova, o con qualsiasi altro applicativocompatibile.
Flusso del deposito telematico di un atto di parte Il deposito telematico avviene tramite posta elettronica certificata, le cui regole di funzionamento sono indicate nel d.P.R. 68/2005; seguono poi una serie di controlli di sistema e di cancelleria, l'esito dei quali è via via comunicato al mittente.
Si riporta, per migliore comprensione, la sequenza dei messaggi PEC e degli esiti dei controlli che pervengono al depositante un atto giudiziario in modalità telematica.
Tali messaggi riguardano tre fasi:
fase 1: dopo la spedizione della busta ma prima dell'inoltro alla cancelleria:
fase 2: dopo l'inoltro della busta al gestore locale:
fase 3: dopo l'accettazione della cancelleria:
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Termini e perfezionamento del deposito telematico di un atto di parte Ai sensi dell'art. 16-bis, comma 7, del d.l. 18 ottobre 2012 n. 179, convertito in l.n. 221/2012 il deposito, “si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della giustizia” (cd. RdAC ).
Il deposito, tempestivamente effettuato, sarà però visibile nel fascicolo telematico solo a seguito dell'accettazione della cancelleria, ai sensi dell'art. 13, comma 7, d.m. 44/2011 e verrà inviato apposito messaggio al mittente a seguito dell'esito dei controlli sulla busta inviata. Se nonostante l'invio della busta si dovessero riscontrare, nella scadenza del termine, problemi di deposito l'avvocato può chiedere alla cancelleria il dettaglio (da sistema) dell'errore (funzione EVENTI FILE che contiene gli eventi di errore relativi alla busta).
Si ricorda che, in applicazione di quanto disposto dall'art. 16 d.m. 44/2011 comma 4, è peraltro attivo un servizio di consultazione degli avvisi di mancata, consegna sul Portale dei Servizi Telematici e sui Punti di Accesso autorizzati: attraverso tale servizio l'avvocato può accedere ad una specifica pagina web dove può visionare tutte le comunicazioni o notificazioni depositate in cancelleria e può inoltre scaricare l'avviso di mancata consegna così come ricevuto dal gestore di PEC del Ministero senza doversi recare in cancelleria.
Tempestività del deposito dell'atto di parte In ogni caso, ai sensi dell'art. 13, comma 3, d.m. 44/2011, il deposito telematico dovrà avvenire entro le ore 14 del giorno di scadenza: ove avvenga in orario successivo il deposito si considererà effettuato il giorno feriale immediatamente successivo.
Accettazione da parte della cancelleria dell'atto spedito telematicamente dall'avvocato Le cancellerie cureranno l'accettazione degli atti entro la giornata del deposito secondo l'ordine cronologico di consegna delle buste, ordine non modificabile a cura del cancelliere.
Solo per gli atti pervenuti dopo le ore 13,00, l'accettazione entro la giornata sarà assicurata compatibilmente con le incombenze del servizio, e comunque non oltre il giorno successivo.
L'oggetto del deposito tempestivamente effettuato (atti e/o allegati) sarà visibile nel fascicolo telematico solo a seguito dell'accettazione, con esito positivo, da parte della cancelleria, ai sensi dell'art. 13, comma 7, d.m. 44/2011.
Il mittente verrà notiziato dell'esito dei controlli, con il terzo messaggio di cui al punto 2.
Rigetto del deposito dell'atto di parte Il rigetto del deposito da parte dell'ufficio non impedisce il successivo deposito purché entro i termini assegnati o previsti dalla vigente normativa processuale (art. 16-bis, comma 7, d.l. 18 ottobre 2012 n. 179).
Visibilità alle controparti dell'atto depositato telematicamente Con l'accettazione, da parte della cancelleria, dell'atto spedito telematicamente, quest'ultimo diventa visibile alle controparti. Il momento in cui tale atto diviene visibile alla controparte è solo ed esclusivamente quello in cui il cancelliere accetta l'atto collegandolo ai registri di cancelleria ed ai relativi fascicoli informatici. Cautele in ordine al deposito telematico È altamente consigliabile per l'avvocato conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardanti il deposito effettuato.
Ai fini della prova, in caso di contestazione della data di avvenuto deposito, infatti sarà necessario ricostruire i flussi della busta telematica, eventualmente producendo sia la ricevuta generata dal proprio gestore PEC (RAC), che il messaggio di posta elettronica certificata contenente l'attestazione di avvenuta consegna della busta da parte dei sistemi ministeriali ( RdAC ) nonché i successivi messaggi sempre provenienti dai sistemi di cancelleria.
È altamente consigliabile conservare copia di tutte le comunicazioni PEC riguardanti il deposito effettuato.
Il deposito telematico degli atti del giudice Il giudice deposita gli atti digitali tramite la consolle del giudice. Tali atti sono nativi digitali, cioè già nascono in formato elettronico e recano la firma digitale del Giudice (e anche del Presidente se promananti da organi collegiali).
La firma digitale del magistrato è un file esterno che è associato al documento informatico a cui corrisponde, secondo le modalità delle specifiche tecniche del direttore generale DGSIA del 18 luglio 2011. La firma quindi non è “rappresentata” nel documento pdf, ma è presente nei registri di cancelleria e contenuta nel database.
Qualora, per motivi tecnici, l'atto non possa essere depositato telematicamente dal giudice, quest'ultimo provvede a depositare l'atto in forma cartacea. La cancelleria provvede in questo caso a estrarre copia informatica di tali atti (nei formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'art. 34): in particolare la cancelleria provvede a scannerizzare tali atti e a depositarli nel fascicolo informatico dichiarandone la conformità all'atto cartaceo mediante firma digitale del cancelliere.
Accettazione e data di deposito dei provvedimenti del giudice La cancelleria provvede ad accettare i provvedimenti del giudice e a depositarli telematicamente nel fascicolo informatico, possibilmente, non oltre il giorno successivo al loro invio da parte del giudice stesso.
Ai sensi dell'art. 15 d.m. 44/2011 non è necessaria la firma digitale del cancelliere per l'accettazione dei provvedimenti dei giudici.
La data di deposito dei provvedimenti telematici dei giudici corrisponde alla data in cui il cancelliere accetta il deposito telematico a tale fine il cancelliere provvede ad apporre la data del giorno in cui effettua l'operazione di accettazione del provvedimento.
Nel sistema informatico è comunque registrata la data dell'avvenuto invio telematico del provvedimento da parte del giudice: tale data è consultabile per qualunque fine interno dell'ufficio (es. statistico, ispettivo, disciplinare, etc.). Vademecum per le comunicazioni telematiche di cancelleria
Uso esclusivo di biglietti di cancelleria telematici, per le comunicazioni agli avvocati Le comunicazioni che sono prescritte dalla legge o dal giudice verso un soggetto abilitato esterno (Avvocati, CTU ecc.) o verso un utente privato (le parti personalmente) che sia dotato di PEC valida secondo le regole tecniche e che abbia formalmente comunicato di voler ricevere le comunicazioni con tale mezzo, sono eseguite dal cancelliere esclusivamente attraverso la casella di posta elettronica certificata dell'ufficio giudiziario mittente (Ciò ai sensi del combinato disposto dell'art. 16 d.l. 179/2012, convertito in l.n. 221/2012; e dell'art. 45, comma 4, disp. att. c.p.c. ) , come specificato alla pagina 7, art. 3.7 del presente vademecum.
In particolare, esse sono eseguite mediante trasmissione, all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario (presente in pubblici elenchi o comunque consultabili dalle p.a.),di un biglietto di cancelleria, costituito dal messaggio di posta elettronica certificata (Il messaggio va formato ed inviato nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici ) e dal relativo allegato, ove presente (vedi paragrafo successivo).
Avvisi-informazioni non obbligatorie Fermo restando l'onere del difensore di consultazione periodica del fascicolo informatico, le cancellerie per quanto possibile informeranno via PEC di ulteriori eventi processuali non oggetto di comunicazione obbligatoria.
Contenuto dei biglietti di cancelleria telematici Laddove oggetto della comunicazione sia un provvedimento del Giudice, al biglietto di cancelleria deve essere allegato il testo integrale del provvedimento stesso, sia esso un nativo digitale, sia esso un provvedimento cartaceo acquisito, a seguito di scansione, dai sistemi di cancelleria (Ciò nel rispetto di quanto stabilito dall'art. 45, comma 2, disp. att. c.p.c. )
Perfezionamento della comunicazione di cancelleria telematica. conseguenze (decadenze e preclusioni) La comunicazione di cancelleria in modalità telematica si intende perfezionata nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario ( RdAC ) (Ai sensi del combinato disposto dell'art. 16, commi 2 e 3, d.m. 44/2011)
Da tale momento iniziano, quindi, a decorrere i termini processuali perentori ed ordinatori connessi all'avvenuta comunicazione del provvedimento senza che rilevi il momento dell'effettiva apertura e lettura della comunicazione da parte del suo destinatario.
Rientrano tra le cause da valutarsi da parte del giudice come non imputabili ai fini della rimessione in termini ai sensi dell'art. 153, comma 2, c.p.c., la dimostrazione di essere incorso nella decadenza connessa alla comunicazione del provvedimento, se esso, per mero errore, non è stato allegato dal cancelliere, o se non è stato allegato in modo integrale (per errata scansione di un provvedimento giurisdizionale non digitale) seppure sia stata generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario.
Comunicazione a mezzo PEC e domiciliazione dell'avvocato Secondo quanto stabilito dalla Cassazione con sentenza n. 10143/2012 l'avvocato che abbia fornito le indicazioni prescritte dall'art. 125 c.p.c. non necessita, per i giudizi instaurati dopo il 1 febbraio 2012, di dover eleggere domicilio ex art. 82 R.D. n. 37/1934 ai fini delle comunicazioni, in quanto la cancelleria eseguirà le comunicazioni al suo indirizzo di posta elettronica certificata.
Ai fini della data di perfezionamento della comunicazione è da ritenersi che prevalga quella effettuata via PEC all'avvocato dominus, anche ove presente un domiciliatario.
Ove sia il dominus dell'atto giudiziario, sia l'avvocato domiciliatario, ma co-mandatario, abbiano indicato nell'atto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata comunicato al rispettivo Ordine di appartenenza, la cancelleria effettua ad entrambi le comunicazioni telematiche ex art. 136, comma 2, c.p.c., a prescindere dalla indicazione di mandato congiunto o disgiunto tra gli stessi.
Cambiamento dell'indirizzo posta elettronica certificata È ammessa, nel corso del procedimento, la regolarizzazione dell'atto introduttivo privo dell'indirizzo di posta elettronica certificata comunicato al proprio Ordine, o del dominus o del domiciliatario co-mandatario che intenda ricevere le comunicazioni ed accedere al PST, mediante comunicazione, nonché la modifica dell'indirizzo PEC nei limiti e secondo le indicazioni temporali di cui all'art. 20 d.m. 44/2011 (31 gennaio e 31 luglio).
La modifica dell'indirizzo PEC non può essere fatta dalla cancelleria che non agisce sul ReGIndE (registro generale indirizzi elettronici) che viene invece alimentato dalle trasmissioni dirette da parte degli Ordini degli Avvocati al Ministero della giustizia.
Comunicazione a soggetto non munito di PEC o con PEC non funzionante Ove la comunicazione sia rivolta ad un soggetto che abbia l'obbligo giuridico di munirsi di indirizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell'art. 16, comma 6, d.m. 44/2011, ma che non abbia provveduto ad istituire o comunicare la PEC, la stessa sarà eseguita mediante deposito in cancelleria. La cancelleria quindi non provvede ad effettuare alcun ulteriore incombente ed i termini decorrono in tal caso dal deposito del provvedimento del giudice.
Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario, quali ad esempio la casella piena.
È quindi importante dotarsi di posta elettronica certificata da comunicarsi all'Ordine di appartenenza e mantenere con diligenza la relativa casella in condizioni idonee da recepire i messaggi di posta elettronica.
Nei confronti di comunicazioni alle parti personalmente, che non abbiano l'obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata, la cancelleria ai sensi del 16 del d.l. 179/2012 esegue le comunicazioni nelle modalità tradizionali di cui all'art. 136, comma 3, c.p.c. (fax o UNEP).
Mancata consegna della comunicazione telematica di cancelleria Ai fini della mancata consegna del biglietto di cancelleria, ovvero quando l'indirizzo PEC viene individuato dai sistemi di cancelleria ma viene restituito un messaggio di mancata consegna della comunicazione, si distinguono le seguenti ipotesi:
Rientra tra le cause da valutarsi dal giudice come non imputabili al destinatario, ai fini della rimessione in termini ai sensi dell'art. 153, comma 2, c.p.c., la dimostrazione di essere incorso nella decadenza connessa alla comunicazione del provvedimento:
seppure sia stata generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario
Resta salva nelle ipotesi a), b), c), la possibilità alla parte che provi l'impossibilità di ricevere la comunicazione per caso fortuito o forza maggiore di essere rimesso in termini dal giudice della causa, istanza che sarà valutata dal giudice secondo i criteri dell'art. 153 c.p.c.
Le mancate consegne del biglietto di cancelleria, riferite al singolo fascicolo, sono comunque messe a disposizione dell'avvocato destinatario in apposita sezione del PST, controllabile peraltro tramite PdA, in modo che l'avvocato abbia contezza che ci sono comunicazioni non andate a buon fine e possa attivarsi di conseguenza anche prendendo contatti con la cancelleria.
È raccomandabile non disattivare la vecchia PEC prima di aver abilitato e comunicato all'Ordine la nuova PEC.
Verifica dell'esito della comunicazione telematica di cancelleria Il sistema provvede in automatico ad inserire tutti gli esiti delle comunicazioni, comprese quelle che riportano l'esito “avviso di mancata consegna nei sistemi di cancelleria”.
Allo stato le comunicazioni telematiche e i loro esiti sono quindi “visibili” e consultabili dalla cancelleria, che può provvedere ad effettuare una stampa, e dal giudice tramite consolle del magistrato. Non sono invece ancora tecnicamente consultabili dagli utenti esterni e quindi dagli avvocati né dal PST né da PdA.
Ai fini della formulazione di un'eccezione di tardività per mancato rispetto dei termini perentori o di un'eccezione di decadenza, la parte che ne ha interesse potrà verificare la tempestività, o meno, delle avverse difese, accedendo direttamente alla cancelleria dell'ufficio giudiziario mittente, la quale conserverà all'interno del fascicolo telematico gli esiti delle comunicazioni e li stamperà a richiesta della parte (Tale procedura sarà attuata fino al richiesto adeguamento dei sistemi che possa consentire a ciascuna delle parti costituite di verificare l'esito delle comunicazioni effettuate dalla cancelleria alle altre parti e il momento di perfezionamento della stessa rispetto alle controparti). Qualora sorga in udienza contestazione sulla tempestività del deposito dell'atto o altra attività processuale connessa alla data di perfezionamento della comunicazione telematica, il giudice provvede a controllare la data di comunicazione con consolle o attraverso la stampa della ricevuta telematica fatta dalla cancelleria e decide sulla eccezione o sulla questione della intervenuta decadenza e sulla eventuale istanza di remissione in termini.
Può essere in ogni caso rispondente a cortesia, per il soggetto destinatario della comunicazione telematica che compia una susseguente attività processuale depositate unicamente all'atto la copia del messaggio del proprio gestore di PEC attestante la data di consegna del biglietto di cancelleria, e, quindi, la tempestività (rispetto al termine in esso indicato) della citata attività processuale da questi compiuta. Rilascio di copie dei provvedimenti digitali dei giudici Nel rilasciare la copia analogica di atti processuali digitali (che siano nativi tali o meno) depositati nel fascicolo telematico, il Cancelliere, nell'ambito dei poteri conferiti ai sensi degli artt. 743 c.p.c. e ss. inserisce la seguente dicitura: “copia di provvedimento informatico proveniente ed estratta dai sistemi informatici di cancelleria. Si attesta il deposito in data… e la sottoscrizione con firma digitale da parte del giudice”.
Il fascicolo telematico: consultazione A) Consultazione dello storico (libera) Lo storico del fascicolo telematico è visionabile:
In entrambi i casi, la consultazione è gratuita e libera, senza autenticazione. B) Il fascicolo telematico – consultazione dei provvedimenti (previa autenticazione) Invece, i provvedimenti telematici evidenziati da detto storico sono consultabili – sempre nelle due modalità sopra indicate – attraverso autenticazione forte (smart card o token di firma digitale).
Accesso alle cancellerie e consultazione del fascicolo telematico Poiché le parti, i difensori, i CTU hanno modo di consultare on line, 24 ore su 24, il proprio fascicolo telematico, con i provvedimenti digitali in esso contenuti, nonché di avere cognizione dello stato della causa con la stessa continuità (rinvii, scioglimenti riserve ecc.), è auspicabile che l'accesso alle cancellerie sia funzionale e limitato alle sole residuali attività per le quali rimanga strettamente necessaria la presenza fisica del cancelliere (ad es. richiesta di copie e depositi cartacei).
Visione degli atti e documenti in copia cartacea Gli atti depositati telematicamente ed i relativi allegati non vengono stampati dalla cancelleria, in quanto ha valore legale di originale il solo documento telematico. Tali atti saranno, come detto, in ogni caso consultabili in via telematica dal PdA o dal Portale dei Servizi Telematici Nazionale ed è possibile procedere a libera stampa degli stessi per uso studio. Gli Avvocati potranno, peraltro, richiedere comunque copia degli atti e degli allegati depositati dalla controparte presso la cancelleria dietro pagamento dei diritti di copia.
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