PEC

Inquadramento

In attuazione del disposto di legge (art. 27 l. n. 3/2003) che lo delegava a tal fine con una serie di obiettivi sostanzialmente riconducibili al potenziamento e diffusione dei servizi informatici nella società e nelle pubbliche amministrazioni, il Governo italiano ha approntato con d.P.R. n. 68/2005 una organica disciplina dell'uso della posta elettronica certificata (PEC).

La data e l'ora della trasmissione di un documento informatico mediante PEC – che sia avvenuta con l'osservanza del d.P.R. n. 68/2005 e delle relative regole tecniche (ossia con qualsiasi sistema in grado di assicurare uno scarto massimo di un minuto secondo rispetto alla scala di tempo universale coordinato [UTC]: cfr. art. 9 d.m. 2 novembre 2005), oppure delle Linee guida adottate dall'Agenzia per l'Italia digitale ai sensi dell'art. 71 del d.lgs. 7.3.2005 (cd. codice dell'amministrazione digitale) - sono opponibili ai terzi, costituendo riferimento temporale idoneo a validare sotto questo profilo il documento trasmesso.”

I gestori del servizio PEC

Sono i soggetti (pubblici o privati) iscritti in un apposito elenco presso l'Agenzia per l'Italia digitale (AgId), previa domanda comprovante il possesso dei requisiti patrimoniali, tecnici, organizzativi e di onorabilità previsti dalla legge e dal d.m. 2 novembre 2005.

Gli indirizzi PEC

Sono le caselle virtuali da cui partono e a cui arrivano i messaggi di posta elettronica certificata; esse sono rese disponibili al mittente e al destinatario dai rispettivi gestori del servizio ed hanno la capienza minima di 1 gigabyte; è estremamente opportuno che ciascun utente verifichi con assiduità e costante frequenza il livello di “riempimento” della casella a sé assegnata, onde evitare le negative conseguenze connesse alla sua saturazione (si veda ad esempio, in materia processuale, la previsione del deposito in cancelleria delle comunicazioni e biglietti non recapitabili via PEC per fatto imputabile all'utente abilitato esterno del dominio giustizia: art. 16 d.l. n. 179/2012).

La busta di trasporto

È l'”involucro” nel quale viaggia il messaggio PEC, le cui provenienza, integrità ed autenticità sono garantite dall'apposizione della firma elettronica avanzata da parte del gestore del servizio; la busta di trasporto comparirà sul client o sulla webmail del destinatario con il seguente campo “Da”: “Per conto di: indirizzo PEC del mittente [indirizzo PEC del gestore del servizio di posta elettronica certificata del mittente]”.

Delle operazioni compiute ogni gestore tiene traccia per 30 mesi nell'apposito log dei messaggi, del quale può ottenere un estratto il mittente che non abbia più la disponibilità delle ricevute del messaggio.

Se un messaggio proveniente da una casella di e-mail ordinaria (= non certificata) viene trasmesso ad una casella PEC, in luogo della busta di trasporto è generata la cd. busta di anomalia, opportunamente segnalata al destinatario col richiamo alla natura non certificata del messaggio per avvertirlo della circostanza; si noti che la casella PEC del destinatario potrebbe essere impostata in modo da rifiutare tout court i messaggi trasmessi da account di posta ordinaria: in tale ipotesi, nessuna “busta di anomalia” giungerebbe al destinatario.

Le ricevute

Sono i documenti informatici – muniti di firma elettronica avanzata del gestore del servizio - che attestano la validità e la data/ora, rispettivamente:

(i) della spedizione del messaggio PEC da parte del mittente (la ricevuta di accettazione);

(ii) della presa in carico del messaggio PEC da parte del gestore del servizio del destinatario diverso da quello del mittente (la ricevuta di presa in carico)

(iii) della consegna del messaggio PEC al destinatario, ma non della sua lettura da parte di quest'ultimo (la ricevuta di avvenuta consegna); la RdAC contiene sempre i dati di certificazione e può essere sintetica (quando è priva di altri elementi), breve (quando reca un estratto del messaggio) o completa (quando contiene in allegato l'intero messaggio originale); per la notificazione di atti giudiziari (in materia civile o amministrativa) e stragiudiziali, ai sensi della l. n. 53/1994, l'unica RdAC utilizzabile è quella completa.

Gli avvisi

Si tratta di documenti informatici attraverso i quali sono comunicate anomalie; essi si distinguono in:

• avviso di non accettazione (quando il gestore PEC del mittente rifiuti di spedire il messaggio, ad esempio per la presenza in esso di virus [da segnalarsi obbligatoriamente al mittente] o di destinatari in copia nascosta, ovvero a causa di ulteriori fattori ostativi all'invio);
• avviso di mancata consegna (quando il gestore PEC del destinatario non riesca nelle 24 ore successive all'accettazione a recapitare il messaggio nella casella PEC del destinatario, ad esempio a causa della disattivazione o saturazione di quest'ultima, oppure per la presenza di virus non rilevati dal gestore PEC del mittente [ed anche in tal caso da segnalare al mittente stesso]).

La PEC e le pubbliche amministrazioni

Le pubbliche amministrazioni sono abilitate – se iscritte nel suddetto elenco – a svolgere in autonomia l'attività di gestione del servizio PEC, oppure possono avvalersi al riguardo di soggetti terzi; nel primo caso, le caselle di posta elettronica certificata eventualmente rilasciate ai privati sono utilizzabili limitatamente ai rapporti tra esse ed i privati assegnatari (i quali, dunque, non saranno legittimati a fruire della casella loro assegnata per interloquire con una p.a. diversa da quella che ha messo a disposizione la casella in questione).

I documenti trasmessi da chiunque ad una p.a. mediante PEC (che è strumento informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza):

• soddisfano il requisito della forma scritta;
• si considerano spediti dal mittente se inviati al gestore di quest'ultimo;
• si intendono consegnati alla p.a. destinataria se resi disponibili nella casella di posta elettronica della medesima.

La trasmissione di tali documenti non deve essere seguita da quella dell'originale (v. art. 45 d.lgs. n. 82/2005 [cd. codice dell'amministrazione digitale]).

L'uso della PEC costituisce uno dei modi per validare la provenienza delle comunicazioni di documenti fra pubbliche amministrazioni (art. 47, lett. d), d.lgs. n. 82/2005).

La PEC e il segreto epistolare

Ogni atto, dato e documento trasmesso per via telematica (ivi inclusa, quindi, la PEC):

(i) appartiene al mittente fino a quando non sia avvenuta la consegna al destinatario;

(ii) è per gli “addetti alle operazioni di trasmissione” soggetto ai divieti di cognizione, duplicazione e cessione a terzi, non solo relativamente al contenuto ma pure all'esistenza di detta corrispondenza, salvo che le informazioni siano destinate ad essere rese pubbliche per espressa volontà del mittente o per loro natura.