La denominazione degli allegati nel deposito telematico

Gli atti da depositare telematicamente non devono essere immessi disordinatamente nel sistema senza seguire un criterio specifico ma, al contrario, devono essere numerati progressivamente e contenere una sintetica indicazione del loro contenuto.

Si premette che la sentenza in oggetto esamina tutt'altra questione che non esamineremo in questa sede poiché non inerente con il processo civile telematico, mentre sarà opportuno soffermarsi sull'inciso di cui alla massima con cui il giudicante ha voluto sottolineare l'importanza delle allegazioni documentali nel processo civile telematico.

Nel caso di specie, il legale di parte attrice, allegava alla citazione, quali documenti 3 e 4, i due fascicoli di parte dei due procedimenti monitori, fascicoli nei quali i documenti principali, che il Giudice è chiamato ad esaminare per verificare la fondatezza della domanda, venivano individuati come docc. da 1 a 6, da 7 a 27, 28 - 29, senza altra specificazione. Il Giudice evidenziava come, tale modalità, non permette l'immediata individuazione dei documenti più rilevanti e rende particolarmente complessa la consultazione delle allegazioni, stante la difficoltà di dover esaminare le produzioni scorrendole ad una ad una, senza potere avere una loro visione complessiva.

La problematica viene quindi esposta come doverosa premessa metodologica, sottolineando come, la mancanza di ordine nel fascicolo telematico, possa mettere in gravi difficoltà il giudicante che, con la propria consolle si vedrebbe costretto in caso di nomi file non coerenti con il contenuto ad aprire ogni singolo file sino a trovare con fatica il documento desiderato.

Per il corretto funzionamento del PCT, appare dunque opportuno seguire, oltre a regole e specifiche tecniche, anche semplici passaggi dettati dal buon senso e spesso contenuti anche nei protocolli dei singoli tribunali.

Lo stesso protocollo del Tribunale di Milano, infatti, rappresenta l'esigenza di produrre i documenti di prova ciascuno in un singolo file numerato (con stessa numerazione progressiva: 01, 02, 03, oppure doc.01, doc.02, doc.03, ecc., in progressione rispetto a documentazione cartacea eventualmente già prodotta) e nominato sinteticamente.

Ebbene proprio tale organizzazione è auspicata anche dal Tribunale di Monza nella sentenza in commento, laddove si chiede al depositante di dare evidenza alla propria produzione documentale suddividendola in singoli file e non in gruppi di documenti, ma soprattutto inserendo una breve descrizione del contenuto nella denominazione, oltre al numero progressivo contenuto nell'indice (ad esempio 002_Copia_contratto).

A ben vedere, tale modalità di deposito, trova riscontro non solo in semplici regole di buon senso, ma anche nelle stesse disposizioni di attuazione del Codice di Procedura Civile, ed in particolare negli artt. 74 e 87 disp. att. c.p.c. laddove si prevede che, la produzione documentale deve sempre essere accompagnata da un indice e che, gli atti e i documenti di causa sono inseriti in sezioni separate del fascicolo di parte.

Quando il processo era di carta, tali distinzioni venivano effettuate inserendo nel fascicolo di parte l'indice e di seguito, in rigoroso ordine progressivo, i documenti prodotti, separati gli uni dagli altri mediante l'inserimento in alto del numero progressivo o, per i più precisi, con l'apposizione di linguette recanti il numero progressivo.

Ebbene, nel momento in cui il processo diventa telematico è decisamente doveroso mantenere tali abitudini, trasponendo in telematico le stesse dinamiche del processo cartaceo.

In tal senso può essere un ottimo spunto la metodologia suggerita dal protocollo del Tribunale di Milano, magari inserendo il numero progressivo lasciandolo precedere da due zeri (ad esempio 000_indice.pdf, 001_ procura.pdf, 002_copia_contratto.pdf, 003_fattura.pdf) e ricordandosi sempre di evitare di inserire caratteri speciali come ad esempio lettere accentate, apostrofi, altri simboli.

Tale metodologia consentirà anche al magistrato di ritrovarsi sulla propria consolle i documenti in ordine progressivo con evidenti risparmi sui tempi di lavoro.

L'osservazione metodologica del Tribunale di Monza non può che essere condivisa ed è evidentemente importante invitare gli avvocati ad organizzare al meglio il proprio fascicolo telematico.

Peraltro, richiamandosi ancora una volta al protocollo del Tribunale di Milano, si evidenzia che lo stesso legittima la sospensione dell'emissione del decreto ingiuntivo o il rinvio dell'udienza istruttoria, sino alla trasmissione di produzione documentale telematica conforme alle indicazioni sopra richiamate.

È dunque di fondamentale importanza seguire semplici regole di buon senso nella preparazione delle proprie buste telematiche non solo nell'organizzazione dei documenti, ma anche evitando inutili scansioni ad alta qualità, prediligendo risoluzioni di scansione di 150-200 DPI in bianco e nero o scala di grigi, ove non sia necessaria una scansione a colori o ad alta definizione. Anche questo piccolo accorgimento infatti, oltre a ridurre le dimensioni della busta, agevolerà il magistrato nell'apertura del documento che, essendo più leggero, potrà essere aperto in tempi più brevi.