Le conseguenze processuali del deposito telematico di un documento in formato pdf immagine

In mancanza di una sanzione processuale qualificata dal legislatore, l'inosservanza della regola tecnica, secondo la quale l'atto del processo deve essere ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, e che non ammette la scansione di immagini, costituisce una mera irregolarità sanabile per effetto della successiva regolarizzazione, o in ogni caso per effetto del raggiungimento dello scopo. Peraltro, nel caso degli atti processuali conclusivi (comparsa conclusionale e memoria di replica), avendo gli stessi raggiunto lo scopo loro proprio, essendo visibili e conoscibili dal Giudice e dalle parti cui è consentito pienamente l'esercizio del diritto di difesa, la remissione della causa sul ruolo si tradurrebbe in una violazione del principio della ragionevole durata del processo, posto che la regolarizzazione sarebbe funzionale ad uno scopo diverso da quello primario dell'atto processuale, che è consentire lo svolgimento del processo e l'esercizio del diritto di difesa.

Riservata una causa in decisione, una delle parti produce la comparsa conclusionale mediante deposito telematico, non in formato PDF testo, ma quale scansione di immagine. Nella replica conclusionale, la controparte ne eccepisce l'inammissibilità, dal momento che in tal modo erano state violate le norme tecniche.

Il Tribunale, per la parte che qui interessa, ha rigettato tale eccezione, operando alcune interessanti puntualizzazioni.

La questione controversa, in sostanza, si incentra sulla individuazione delle conseguenze processuali, in caso di deposito telematico di un documento, non in formato PDF testo, ma in formato PDF immagine, vale a dire di un atto ottenuto mediante scansione di un documento, e non mediante trasformazione del testo. Si tratta in altre parole di comprendere se tale forma di deposito possa essere sanzionata, sul presupposto della sua irritualità, ovvero se sia priva di conseguenze processuali.

La giurisprudenza ha raggiunto soluzioni contrastanti.

Ha sostenuto la conseguenza della inammissibilità del deposito, in un caso della specie, Trib. Roma, 9 giugno 2014 che dopo aver richiamato i limiti previsti dall'art. 121 c.p.c. (sussistenti allorquando sia la stessa legge a richiedere "forme determinate"), e dopo aver affermato che i regolamenti, di natura delegata, che pongono le regole tecniche indispensabili per assicurare la funzionalità del processo civile telematico, costituiscono integrazione della normativa di livello primario, ha rilevato come «in tale prospettiva per "scopo" dell'atto processuale non deve intendersi soltanto quello di significare alle altre parti del processo ed al giudice i propri intendimenti o rappresentazioni, nessuno potendo ragionevolmente ipotizzare, ad esempio, che con un sms o con un messaggio di posta elettronica possa darsi validamente corso ad una procedura telematica», bensì «prima d'ogni altro, quello di inserirsi efficacemente in una sequenza intrinsecamente assoggettata alle regole tecniche che impongono l'adozione di particolari formati in luogo di altri».

Ad analoga conclusione è giunto Trib. Livorno, 25 luglio 2014. In questo caso, dopo aver evidenziato che il rispetto delle regole tecniche abbia lo scopo di rendere gli atti immediatamente intelligibili a tutti gli attori del processo, e dopo aver sostenuto che la norma che impone che l'atto del processo sia un PDF ottenuto mediante la trasformazione di un documento testuale, abbia lo scopo di rendere l'atto navigabile ad ogni attore del processo, e dunque quello di consentire l'utilizzo degli elementi dell'atto, senza la necessità di ricorrere a programmi di riconoscimento ottico dei caratteri, detti OCR (optical character recognition), il Tribunale ha concluso nel senso che il formato PDF immagine non sia idoneo al raggiungimento dello scopo predetto.

Nel senso che in caso di deposito di un atto in formato PDF immagine, si verifichi una mera irregolarità, attesa la mancanza, nella norma primaria (art. 16-bis d.l. n. 179/2012) di una sanzione di nullità, e non potendosi ricavare una tale sanzione dalle specifiche tecniche disposte dal DGSIA, si è invece pronunciato il Trib. di Vercelli 31 luglio 2014).

Anche Trib. Verona, 4 dicembre 2015, ha sostenuto la mancanza di una previsione processuale che sanzioni il deposito di un documento PDF immagine, non essendovi una tale indicazione nelle norme tecniche di riferimento. Peraltro, questa decisione ha anche escluso che il deposito di una tale tipologia di atto possa integrare una ipotesi di inesistenza, intesa quale “irriconoscibilità del tipo processuale” (e pur negando la sussistenza della nullità, ha comunque ritenuto che essa sarebbe suscettibile di sanatoria –in quel caso realizzatasi a seguito della proposizione della opposizione al decreto ingiuntivo, emesso sulla base di un ricorso depositato in formato PDF immagine).

La normativa di riferimento è costituita dagli artt. 11 e 34 d.m. 21 febbraio 2011, n. 44, e quindi dall'art. 12 delle specifiche tecniche, emanate dal DGSIA (provvedimento 16 aprile 2014, in GU nr. 99 del 30 aprile 2014). In particolare è proprio quest'ultima disposizione che stabilisce come l'atto del processo, in forma di documento informatico, debba essere tra l'altro ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti, sicché non è ammessa la scansione di immagini.

Se non vi è pertanto dubbio in ordine alle regole previste, il profilo problematico si incentra proprio sulla individuazione delle conseguenze derivanti dalla violazione di tali regole.

Al riguardo, e sotto un primo profilo, deve prendersi atto che in alcuna disposizione sia prevista la conseguenza della nullità, in dipendenza della inosservanza della forma prevista dalle regole tecniche, ciò che indubbiamente vale ai fini di cui all'art. 156 comma 1 c.p.c.. Questa norma pone infatti una relazione tra la possibile dichiarazione di nullità di un atto per inosservanza di forme, e la espressa previsione di una tale conseguenza (sicché non può essere pronunciata la nullità di un atto in PDF immagine, per inosservanza della regola tecnica, proprio perché non vi è una espressa previsione normativa che la commini).

Sotto un secondo profilo, e valutando l'individuazione del valore normativo da attribuire alla previsione contenuta nelle regole tecniche, deve ritenersi che se anche si volesse sostenere che essa rappresenti un vincolo di forma, rilevante ai sensi dell'art. 121 c.p.c. (sulla base della tesi secondo la quale le norme tecniche, in generale, siano integratrici delle norme primarie), non si potrebbe fare a meno di rilevare che non ogni deviazione dallo schema legale possa per ciò solo essere sanzionata con una conseguenza processuale preclusiva (sia essa l'inesistenza, l'inefficacia, l'improcedibilità o la nullità).

È infatti necessario tener conto dello scopo dell'atto, oltre che della forma eventualmente richiesta in maniera determinata dalla legge. La circostanza per la quale le regole tecniche prevedano, nella specie, l'utilizzo del formato PDF testo, invece del formato PDF immagine, non risponde ad esigenze di sicurezza, integrità e immodificabilità dell'atto, né serve a garantire l'identificabilità dell'autore (art. 21 CAD), dal momento che entrambe le tipologie di formato rispondono a tali finalità. Né emergono, sotto il profilo meramente processuale, differenze tali da incidere sull'esercizio dei diritti di difesa delle controparti processuali, in dipendenza del formato del documento depositato. Questa notazione esclude che la mera deviazione dalla forma determinata dalla legge, anche a voler sostenere che la regola tecnica abbia rilievo diretto ai fini di cui all'art. 121 c.p.c., possa condurre ad un giudizio di inesistenza dell'atto. D'altra parte, se indubbiamente il file PDF immagine è caratterizzato da una dimensione informatica maggiore rispetto a quella del file PDF testo, sicché all'atto del deposito ciò avrà una diretta influenza in ordine al “peso” della busta che viene trasmessa, ed eventualmente imporrà il ricorso a un numero maggiore di depositi telematici, ciò integra un mero profilo di problematicità tecnica, che tuttavia non incide a sua volta sul regolare sviluppo del processo. Analogamente in relazione alla maggiore difficoltà di procedere ad operazioni di selezione e copia di parti del testo, in presenza di un documento in formato PDF immagine. È noto che in tal caso sarà necessario operare la preventiva trasformazione del documento, mediante programmi noti con l'acronimo OCR. E questo indubbiamente può comportare un maggiore dispendio di energia per le controparti e per il Giudice, in vista della operazione di selezione e copia di parti del testo (il cd. “copia e incolla”), che per ipotesi si volessero inserire nei propri documenti. Ma anche in questo caso, non pare di poter individuare in questo aggravio, peraltro solo eventuale, non essendovi alcun automatismo per il quale tutti i documenti prodotti debbano certamente essere oggetto di selezione e copia, una violazione delle prerogative processuali delle altre parti del processo, tale da condurre ad una sanzione per l'atto depositato in violazione delle richiamate regole.

Ed allora, deve ritenersi che le valutazioni da operare debbano rispondere alla verifica del raggiungimento dello scopo dell'atto, anche se esso abbia violato la regola tecnica.

Qualora sia possibile affermare che il deposito abbia comunque consentito, alle controparti e al Giudice, di poter assumere le proprie determinazioni, in vista della prosecuzione del processo, non appare conforme ai principi processuali, sanzionare l'irregolarità, non di meno commessa dalla parte, mediante la declaratoria di conseguenze processuali preclusive dell'ulteriore sviluppo procedimentale. Potrà al più ipotizzarsi un ordine di integrazione del deposito, in formato PDF testo. Ma anche in questo caso, la conseguenza che potrebbe prevedersi, in caso di ulteriore inottemperanza, non pare che possa essere individuata nella inammissibilità del deposito, per le medesime ragioni appena illustrate. Potrebbe semmai pensarsi, in tal caso, alla violazione del generale dovere di lealtà e probità (art. 88 c.p.c.), da sanzionare ai sensi dell'art. 92 c.p.c., per le spese che tale condotta abbia causato all'altra parte.