NIR nel PTT: differenze con il PCT e possibili conseguenze derivanti dalla errata compilazione

La Nota di Iscrizione a Ruolo (NIR) o Nota di Accompagnamento, consiste in una richiesta, compilata a cura della parte, da depositarsi al momento dell'Iscrizione a Ruolo; con essa si richiede l'iscrizione della vertenza nel Registro tenuto dal personale amministrativo dell'Autorità Giudiziaria adita. La NIR nasce, nella sua versione cartacea, con una precipua natura amministrativa attinente ad una finalità di natura statistica, essendo rivolta alla rilevazione dei dati delle cause onde consentire una corretta individuazione dei carichi di lavoro in capo agli Uffici Giudiziari ed ai Magistrati; come avviene per il Processo Civile Telematico (PCT), con l‘introduzione del Processo Tributario Telematico (PTT), la NIR assurge ad elemento essenziale per il corretto utilizzo dello strumento digitale costituendo il cuore della fase di compilazione ed invio degli atti processuali attraverso un percorso guidato, completato da un controllo formale dei dati inseriti e dei file allegati per il deposito.

Allo stato attuale ciò è possibile per le Regioni Toscana ed Umbria, dove il PTT è già attivo ancorché non obbligatorio, mentre per le altre Regioni sarà possibile redigere la NIR in via telematica e quindi stamparla su supporto cartaceo per il successivo deposito.

In questa prima fase del Processo Telematico è interessante evidenziare le diverse scelte tecniche alla base dei due ambiti giurisprudenziali (PCT e PTT) ed approfondire le possibili conseguenze connesse dalla errata compilazione di una NIR.

La NIR nel Processo Tributario viene trattata nell'art. 22 D.lgs. n. 546/1992, laddove è prescritto al ricorrente, all'atto della costituzione in giudizio, il deposito nella Segreteria della CT della nota di iscrizione a ruolo, contenente l'indicazione:

• delle parti;
• del difensore che si costituisce;
• dell'atto impugnato;
• della materia del contendere;
• del valore della controversia;
• della data di notificazione del ricorso.

Nel PTT, la NIR trova la propria disciplina nel Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze n. 163/2013 «Regolamento recante la disciplina dell'uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario», all'art. 10 che, trattando le modalità di costituzione in giudizio per il PTT, osserva che la costituzione in giudizio del ricorrente, nel caso di notifica del ricorso ai sensi dell'art. 9 avviene con il deposito mediante il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (SIGiT) del ricorso, della nota d'iscrizione a ruolo e degli atti e documenti ad esso allegati, attestato dalla ricevuta di accettazione rilasciata dal SIGiT recante la data di trasmissione.

Per quanto concerne il Secondo Grado, l'art. 53 D.lgs. n. 546/1992 richiama l'art. 22 in ordine agli adempimenti a carico dell'appellante per l'iscrizione dell'appello.

Con riferimento al ricorso per Cassazione, l'art. 62 D.lgs. n. 546/1992 rinvia alle norme del c.p.c. in quanto compatibili.

A livello regolamentare, si ricordano le recenti Circolare n. 2/DF/2016 «PTT - Linee Guida» ed il Decreto Direttoriale 4 agosto 2015, per i requisiti dei file trasmissibili (art. 10) e le tipologie di anomalie nel deposito (art. 7 e 8).

Alla data odierna, con riferimento alle Regioni Toscana ed Umbria a far data dal 1° gennaio 2015, è possibile effettuare il deposito con modalità telematiche del ricorso e degli atti processuali presso CTP e CTR attraverso il SIGiT, previa registrazione allo stesso.

Per quanto concerne le altre Regioni, per cui alla data odierna non è ancora effettuabile il deposito telematico, è comunque possibile svolgere, previa registrazione, la redazione di NIR servendosi del programma inserito nel SIGiT, ed in tale maniera beneficiare della modalità di redazione telematica, che si compone di un sistema semplificato di inserimento di campi automatici, evitando così la compilazione cartacea della NIR stessa ed eventuali omissioni.

In ambedue i casi, come vedremo nel seguito, errori di compilazione e problematiche connesse ad essa sono sempre possibili e comportano diversi effetti a seconda della loro tipologia.

La NIR nel Processo Tributario presenta alcune differenze di tutta evidenza rispetto a quella omologa nel Processo Civile.

Seppure entrambe abbiano la stessa natura di carattere amministrativo/statistico e constino in una richiesta al personale amministrativo di inserimento nel Ruolo dell'Autorità Giudiziaria dell'atto che accompagnano, la NIR nel processo tributario ricomprende dei dati specifici che consentono non più all'Ufficio, ma direttamente al software di compilazione e verifica ante deposito, un riepilogo ed un controllo circa alcuni aspetti formali del ricorso ed in particolare, la tempestività e regolarità dello stesso e la completezza dei documenti allegati in forma digitale.

La verifica del software crea una sorta di filtro preventivo, che si colloca a monte rispetto a quella operata dal Magistrato; ciò consente di automatizzare l'emersione dei ricorsi prima facie irregolari ed una rapida definizione degli stessi, con conseguente risparmio di costi e risorse, altresì permette al proponente di aver immediata contezza della regolarità del proprio deposito, dissuadendo l'invio di ricorsi improvvidi.

Come già evidenziato, è onere del proponente procedere alla formazione della NIR in maniera consapevole, tenendo in considerazione le differenze da quella in uso nel processo civile.

Nella prassi civile quotidiana, la NIR viene vissuta non di rado con una certa sofferenza: in ragione della natura amministrativa, è spesso vista come un mero fardello burocratico, ancorché nasca dalla collaborazione tra Avvocatura, CSM e Ministero della Giustizia nell'ottica del migliore funzionamento della Giustizia (Circ. Min. 2 agosto 2000).

Una redazione frettolosa della NIR civile non comporta conseguenze di irricevibilità, ma costringe la Cancelleria alla ri-lavorazione dei dati con potenziali disguidi e ritardi, imputabili esclusivamente al proponente con immaginabili conseguenze nei rapporti col Cliente.

Anche la redazione telematica differisce per le due tipologie di Processo Telematico:

• PCT: la NIR viene compilata mediante il redattore degli atti ed unita alla “busta” (XML) che viene inviata per tramite della PEC, come allegato alla stessa, al pari degli altri allegati (atto principale, procura speciale, ricevuta versamento, documenti, etc);
• PTT: la NIR, invece, reca, oltre all'indicazione dei dati di cui sopra, un esplicito collegamento con gli atti ed i documenti allegati, che sono oggetto di specifica indicazione all'interno della nota stessa, che successivamente è oggetto di validazione e quindi di invio. Si tratta dunque di una procedura del tutto unica che pone la NIR in primo piano.

La NIR del PTT viene compilata mediante accesso al SIGIT e pertanto formata online, per tramite di un protocollo HTTPS previo accesso ad un server sicuro.

Va ricordato preliminarmente che, in sede telematica:

• la fase di validazione opera un controllo di carattere formale, la quale non apporterà una valutazione di merito, bensì una comparazione di coerenza interna tra i dati inseriti dall'utente;
• la validazione consente di osservare l'emersione di dati non compiutamente compilati ovvero oggetto di erronea indicazione, con invito alla correzione degli stessi;
• in sede di invio telematico, occorrerà attendere la comunicazione dell'esito positivo, entro circa ventiquattro ore dall'invio; per tale ragione, occorre debitamente scadenzare l'invio onde evitare decadenze derivanti dal mancato rispetto dei termini.

I dati, gli atti ed i documenti inseriti sono oggetto di più controlli:

• lettura ed inserimento a cura dell'utente. In sede di compilazione i campi assumono colore diverso se inesatti ed arrestano l'inserimento dei successivi se non corretti, senza possibilità di forzatura;
• prima verifica automatica del software durante la validazione. Le inesattezze (compilazione ed allegazione) segnalate non consentono di procedere oltre (salvare o inviare NIR) finchè risolte;
• seconda verifica automatica da parte del SIGIT durante l'acquisizione; il sistema verifica la conformità di quanto inviato rispetto agli standard previsti; possono originarsi delle anomalie distinte in bloccanti e non bloccanti;
• le anomalie bloccanti riguardanti il ricorso sono ostative all'iscrizione a ruolo; il rifiuto del deposito è comunicato via PEC al proponente, che deve attivarsi per un nuovo invio;
• le anomalie bloccanti riguardanti gli allegati non escludono l'iscrizione a ruolo del ricorso principale, ma non consentono l'acquisizione dei singoli file gravati da anomalia, da nuovamente trasmettersi con nuovo invio dei file corretti;
• le anomalie non bloccanti in generale non escludono l'iscrizione a ruolo, ma non garantiscono la corretta conservazione secondo gli standard dei singoli file gravati da anomalia, da trasmettersi nuovamente se invece si vuole ricevere questa assicurazione.

Alcuni errori commessi nella compilazione della NIR sonoostativi all'iscrizione a ruolo, mentre altri possono avere conseguenze anche delicate in ambito processuale. Come accade per il Processo Civile, per alcuni errori di minore entità è possibile l'intervento correttivo del personale amministrativo.

Premesso ciò, esaminiamo i principali contenuti della NIR e le possibili conseguenze della loro erronea compilazione:

• Dati generali: il modulo di apertura comprende i dati generali ed eventuali richieste quali la fissazione di pubblica udienza o di sospensione.

L'erroneo inserimento dei dati generali può comportare conseguenze serie, quali l'invio del deposito ad una CT diversa da quella adita con conseguente inammissibilità del ricorso.

Potenzialmente gravi sono la mancata evidenza di “richiesta di sospensione” e di “fissazione di pubblica udienza”, che, pur essendo riproponibili in seguito, possono compromettere l'efficacia della difesa ed originare problematiche di natura deontologica e risarcitoria.

• Parte ricorrente e Rappresentante: l'indicazione dei dati anagrafici e dei recapiti del ricorrente ed eventuali rappresentanti risulta necessaria per la corretta individuazione dei partecipanti e compilazione del fascicolo d'ufficio.

Errori particolarmente gravi, quali l'errata individuazione del ricorrente, comportano una disattenzione da parte del depositante connotata da colpa grave.

Errori di battitura minori (ad es. errori di grafia nei nomi delle persone fisiche, errata denominazione di società o di tipologie societarie) possono sfuggire ai controlli formali, poiché non generano errori di coesione formale interna.

Gli errori materiali non comportano problematiche di particolare rilevanza e possano essere oggetto di correzione successiva anche da parte della Segreteria.

• Difensore, domicilio eletto e digitale: l'indicazione dei dati del difensore risulta importante per il controllo sulla difesa tecnica, sul domicilio elettivo e digitale.

Il difensore deve appartenere, affinchè sussista lo ius postulandi, ad una delle categorie previste; la mancata indicazione del difensore o la nomina di un difensore non abilitato (laddove ciò non costituisca reato) comporta una violazione dell'art. 12 D.lgs. n. 546/1992 che onera il contribuente, salvi i casi di difesa in proprio, di munirsi di difensore tecnico.

L'inserimento di domicilio inefficace comporta la regolarità delle notifiche effettuate presso la Segreteria della CT con le immaginabili conseguenze.

L'indicazione della casella di PEC rileva invece ai fini del c.d. “domicilio digitale”, la cui inosservanza comporta l'irricevibilità delle notifiche di cui all'art. 5 D.M. n. 163/2013 e la sanzione dell'aumento della metà del CUT ex art. 37 D.L. n. 98/2011.

Si precisa che è proprio tramite la PEC indicata in NIR che il SIGIT darà indicazione dello stato del deposito e delle eventuali anomalie occorse.

• Parte resistente: l'indicazione della parte resistente deve avvenire con correttezza ai fini della puntuale formazione del fascicolo.

Nell'ambito di tale modulo, viene inserito un passaggio di fondamentale importanza, ovvero la data di notifica del ricorso al resistente.

L'inserimento consente una prima valutazione circa la tempestività del ricorso ed il rispetto dei termini per il deposito dello stesso.

La segnalazione di inosservanza consente all'utente di desistere dall'inserimento di un ricorso intempestivo, evitando un giudizio il cui unico esito sarà la condanna alle spese del ricorrente.

Qualora il dato venga omesso o ancora peggio, volutamente falsato per forzare un iscrizione di un ricorso irregolare, si andrà incontro ad una certa declaratoria di inammissibilità, con potenziali conseguenze deontologiche/professionali.

• Atti impugnati: la corretta indicazione degli estremi dell'atto impugnato serve per individuare la materia, il valore e l'identificativo numerico dell'atto.

L'indicazione della materia consente lo “smistamento” dei ricorsi tra le Sezioni in ragione delle eventuali specializzazioni e la verifica, in capo al difensore, della titolarità a patrocinare la causa.

La verifica sul valore permette il calcolo del CUT dovuto, mentre l'indicazione del codice numerico evita la duplicazione di ricorsi avverso il medesimo provvedimento.

• Documenti allegati: la parte finale del modulo di compilazione della NIR è la parte che più si distacca dal PCT ed è l'allegazione alla stessa di atti e documenti.

I campi consentono di “caricare” gli allegati previsti dalla legge: ricorso, ricevuta di notifica, procura speciale, atto impugnato, attestazione versamento CUT e documenti prodotti.

Ognuno di essi ha una connotazione ben precisa in ragione delle specifiche tecniche:

1. per il ricorso, si può unicamente caricare file PDF/A firmato digitalmente (pdf.p7m);
2. gli altri allegati possono essere in formato digitale originario o scansione (formati PDF/A e TIFF) firmati digitalmente.

Alla NIR si possono allegare i file accettati dal SIGIT:

1. nei formati BMP, XML, CADES, GIF, JPEG, XLS, XLSX, DOC, DOCX, ODT, PDF, PNG, TIFF
2. di dimensione inferiore a 5 MB
3. privi di elementi attivi, macro e campi variabili.

Il limite di 5 MB pare piuttosto peculiare in ragione dell'utilizzo, a parte degli strumenti di conservazione ordinari, del GB; non di meno, tale limite va osservato e spetta all'utente, mediante suddivisione in più sub-file oppure riduzioni di qualità, restare entro tale valore.

Non sono invece possibili compressioni con software di “zippaggio” in quanto tale tipologia di fila non è consentita per quelli sottoscritti con firma digitale, rappresentando la compressione una “alterazione” del documento originale.

Si ritiene ipotizzabile, alla stregua di quanto può accadere nel PCT, instare per l'autorizzazione al deposito di file di dimensione superiore ovvero di un formato non previsto (si pensi ai formati, comuni, ZIP ed EML, ma anche alle interessanti possibilità di aprire ai WAV/MP3/MOV/AVI ed alle potenzialità in ordine al regime probatorio) mediante consegna di un supporto di archiviazione fisico, ma occorre comunque superare la problematica connessa alla firma digitale.

Sul divieto di elementi attivi e macro si ritiene, come osservato anche in sede di PCT, che lo stesso sia suscettibile di alcune eccezioni. Alcune macro non comportano problematiche circa l'integrità del file ed alcuni elementi attivi possono diventare, come accade in altri Stati, una risorsa: si pensi ad es. al link che rimanda al testo di una Sentenza oppure ad un sistema di collegamenti interni che consenta il più facile scorrimento del contenuto dell'atto.

Gli errori di compilazione relativi agli allegati possono essere suddivisi in ordine di gravità in:

• non ostativi all'iscrizione a ruolo
• non rilevanti processualmente
• ostativi all'iscrizione a ruolo
• rilevanti ai fini di una declaratoria di inammissibilità

Esaminiamo i possibili effetti della erronea o mancata compilazione o allegazione dei principali atti e documenti:

Documenti probatori: l'inserimento di formati non validi genera anomalia non bloccante, per cui il ricorso sarà iscritto a ruolo ma i documenti possono non essere acquisiti o non essere visibili; il ricorrente dovrà comunque ottemperare alla produzione, quanto meno entro il termine di cui all'art. 32 D.lgs. n. 546/1992.

CUT: la mancata allegazione della ricevuta ed il mancato versamento non risultano motivo di inammissibilità del ricorso, ma comportano il recupero forzato del dovuto, maggiorato di spese, mediante ruolo esattoriale.

Atto impugnato: aspetto particolarmente dibattuto in dottrina; per un orientamento più severo esso deve necessariamente risultare nel fascicolo prima della disamina operata dal Presidente di Sezione, pena declaratoria di inammissibilità ex art. 27 D.lgs. n. 546/1992; laddove si segua tale tesi, la mancata allegazione ovvero l'invio di file invalido, pur non ostativa all'iscrizione a ruolo (anomalia non bloccante) deve essere sanata nel minor tempo possibile onde evitare inammissibilità.

Procura speciale: il mancato invio del file contenente la procura speciale comporta inosservanza dell'art. 12 D.lgs. n. 546/1992 e pertanto, in linea con la Giurisprudenza (Cass. civ., n. 8025/2015), dovrà essere concesso un termine per sanatoria prima della declaratoria di inammissibilità del ricorso.

Ricevuta di Notifica: la mancata od erronea trasmissione della stessa (dubbi si originano in merito all'esclusione dal SIGIT dei formati EML) non consente di verificare il rispetto dei termini dell'art. 21 D.lgs. n. 546/1992 ed origina declaratoria di inammissibilità per carenza dei requisiti dell'art. 22 D.lgs. n. 546/1992.

Ricorso: l'irregolarità formale o la non conformità rispetto ai requisiti tecnici del file del ricorso è oggetto di rilevazione dal SIGIT; genera anomalia bloccante e comporta la reiezione dell'iscrizione a ruolo, che potrà essere riproposta purché non sia intervenuta decadenza.

Gli errori sul contenuto del ricorso sono invece più insidiosi in quanto passibili di declaratoria d'inammissibilità per inosservanza dell'art. 22 D.lgs. n. 546/1992.

L'allegazione di altro documento pdf.p7m invece del ricorso (ad es. altro allegato del medesimo deposito oppure ricorso di altro fascicolo) rispettando i requisiti formali non viene segnalata dal SIGIT e comporta un'iscrizione a ruolo apparentemente regolare; tuttavia un ricorso di tal genere è colposamente inesistente e destinato ineluttabilmente alla declaratoria di inammissibilità.

La redazione della NIR nell'ambito del Processo Tributario in generale e del Processo Tributario Telematico in particolare è un adempimento cui la parte proponente deve assolvere con diligenza, cura e particolare attenzione.

La strumentazione offerta dalla telematica, tuttavia, consente di effettuare detto adempimento in maniera più semplice e meno gravosa, essendo previsto in maniera del tutto gratuita, un programma di compilazione on line dotato di un meccanismo intrinseco di revisione formale idoneo a consentire un'immediata valutazione circa la coesione dei dati inseriti dal richiedente.

L'utilizzo di tale programma potrà essere effettuato anche in relazione alle CT che non dispongono allo stato attuale della possibilità di depositare il ricorso per via telematica, evitando così le immaginabili problematiche derivanti dalla compilazione “a penna” della suddetta.

Come però illustrato nel testo sono sempre in agguato possibili conseguenze negative derivanti da errori; con la maggior diffusione ed utilizzo del Processo Tributario Telematico emergeranno certamente nuove casistiche, ma si avrà anche modo di affinare la conoscenza della procedura in modo da evitare di incorrervi.

A. Parente, D. Chindemi, Guida pratica al Processo Tributario Telematico, Giuffrè, 2016