È legittima la trasmissione di atti tra uffici giudiziari in allegato a e-mail non certificate?

Nei casi di urgenza o che riguardano la libertà personale, è legittima la trasmissione di atti tra uffici giudiziari in allegato a e-mail, anche non certificate, trattandosi di mezzo tecnico idoneo a garantirne la conoscenza, il cui impiego, in tema di notifiche a persone diverse dall'imputato, è consentito dall'art. 150 c.p.p., richiamato a proposito della comunicazione di atti tra uffici giudiziari dall'art. 64, comma 3, disp. att., c.p.p., sempre che la cancelleria mittente attesti la conformità agli originali degli atti trasmessi.

Il Tribunale di L'Aquila, sezione riesame, ai sensi dell'art. 309, comma 10, c.p.p., ha dichiarato la perdita di efficacia della misura cautelare dell'obbligo di dimora applicata nei confronti dell'indagato per il reato di furto aggravato a causa della mancata trasmissione degli atti posti a fondamento della richiesta e della stessa ordinanza.

Avverso questa decisione, il Pubblico Ministero ha proposto ricorso per cassazione, deducendo di aver trasmesso in via informatica i file che contenevano tutti gli atti del procedimento in allegato a e-mail e dimostrando che questi file erano stati visualizzati nel computer dell'ufficio destinatario, come si ricavava da diverse e-mail di conferma della consegna generate dal sistema e pervenute al suo ufficio.

La questione posta al vaglio della Suprema Corte può essere sintetizzata nel modo seguente: la trasmissione di atti tra uffici giudiziari - nella specie da parte del Pubblico Ministero al Tribunale del riesame - può avvenire anche in formato digitale e, specificamente, per mezzo di e-mail non certificate cui sono stati allegati i file che contenevano la copia di detti atti?

La fattispecie in esame, dunque, riguarda la trasmissione di atti da parte del Pubblico Ministero al Tribunale, sezione riesame, in formato digitale, per mezzo di e-mail cui erano stati allegati file che contenevano la copia degli atti. La Corte ha rilevato che, in difetto di una specifica disciplina - prevista invece per l'uso della posta elettronica certificata - debba farsi ricorso alle regole generali contenute negli artt. 64 e 100, disp. att., c.p.p..

Secondo quest'ultima disposizione, quando è impugnato un provvedimento concernente la libertà personale, la Cancelleria o la segreteria dell'autorità giudiziaria procedente trasmette, in originale o in copia, al giudice competente gli atti necessari per decidere sull'impugnazione, con precedenza assoluta su ogni altro affare e, comunque, entro il giorno successivo alla ricezione dell'avviso della proposizione dell'impugnazione previsto dagli artt. 309, 310 e 311 c.p.p.. La norma, quindi, permette l'invio anche solodella copia degli atti indicati nell'art. 309, comma 5, c.p.p., consentendo così pure la loro trasposizione in formato digitale e l'inoltro per via telematica.

In tali ipotesi, tuttavia, occorre che la difesa sia posta in grado, in un tempo compatibile con i termini previsti per il giudizio di riesame, di estrarre copia del supporto informatico presso la Cancelleria del Tribunale investito dell'istanza relativa ad un provvedimento de libertate (Cass. n. 48415/2014). Anzi, è stato precisato dalla giurisprudenza di legittimità che la facoltà del difensore di esaminare gli atti trasmessi al Tribunale del riesame e di ottenerne copia comprende, nei casi in cui gli atti inviati siano contenuti in un supporto informatico, il diritto di chiedere che sia messo a disposizione uno strumento con il quale consultare, nella Cancelleria del Giudice, gli atti in questione (Cass. n. 5087/2010).

L'art. 64, comma 3, disp. att., c.p.p., invece, nell'ambito della disciplina della comunicazione di atti del giudice ad altro giudice, prevede che «in caso di urgenza o quando l'atto contiene disposizioni concernenti la libertà personale, la comunicazione è eseguita col mezzo più celere nelle forme previste dagli artt. 149 e 150 c.p.p.…». Il successivo comma 4 permette che la copia degli atti possa essere trasmessa con mezzi tecnici idonei, «quando il funzionario di Cancelleria del giudice che ha emesso l'atto attesta, in calce ad esso, di aver trasmesso il testo originale». Da queste norme si ricava che, nei casi d'urgenza o quando l'atto riguarda la libertà personale, è legittima la sua trasmissione in via telematica, rispettando le formalità di cui agli artt. 149 e 150 c.p.p. e utilizzando mezzi tecnici idonei. In tali casi, tuttavia, occorre un'attestazione di conformità agli originali degli atti trasmessi da parte del funzionario della Cancelleria o della segreteria dell'autorità mittente.

Sulla base delle disposizioni illustrate, la Corte ha affermato il principio che, nei casi di urgenza o che attengano alla libertà personale, è legittima la trasmissione di atti tra uffici giudiziari in allegato a e-mail, consistendo nell'impiego di un mezzo tecnico idoneo a garantire la conoscenza degli atti. L'uso di tale strumento, di fatto, è già previsto nell'art. 150 c.p.p. relativo alle notifiche a persone diverse dall'imputato, disposizione richiamata, in tema di comunicazione di atti tra uffici giudiziari, dall'art. 64, comma 3, disp. att. c.p.p.. È necessario, peraltro, che la Cancelleria dell'autorità giudiziaria mittente attestila conformità agli originali della copia telematica degli atti trasmessi.

In ogni caso, la trasmissione telematica degli atti non deve pregiudicare il diritto della difesa, dovendo essere riconosciuta la possibilità di estrarre copia dei suddetti atti, nel tempo necessario e con i mezzi appropriati.

Nel caso di specie, facendo applicazione del principio espresso, la Corte ha ritenuto che la dimostrazione offerta dal Pubblico Ministero della spedizione di e-mail con file allegati che contenevano gli atti posti a sostegno della richiesta cautelare e della visualizzazione di dette e-mail sul computer dell'ufficio destinatario non fosse idonea a provare che gli atti erano effettivamente venuti a conoscenza del Tribunale che doveva riceverli, né che fossero stati messi a disposizione delle parti per l'esercizio delle facoltà inerenti il diritto di difesa, né tantomeno che fossero stati depositati nella Cancelleria in una data ed ora certa. Quest'ultimo profilo, invero, è risultato determinante perché la mancanza di certezza sulla data e l'ora di ricezione degli atti comporta evidenti riflessi negativi circa l'individuazione dell'inizio della decorrenza del termine dei dieci giorni nel quale deve intervenire la decisione del riesame ai sensi dell'art. 309, comma 10, c.p.p. a pena di inefficacia del provvedimento.

Con la sentenza in commento, la Suprema Corte ha confermato l'indirizzo giurisprudenziale secondo cui l'art. 100, disp. att., c.p.p. consente la trasmissione anche solo della copia degli atti indicati dall'art. 309, comma 5, c.p.p., permettendo (o, quanto meno non vietando) che detta trasmissione possa essere effettuata per mezzo della trasposizione degli atti in formato digitale (Cass. n. 48415/2014, relativa ad una fattispecie in cui gli atti erano stati trasmessi con un CD-Rom).

L'utilizzo di questa modalità di trasmissione, tuttavia, non deve comportare una lesione del diritto di difesa. La facoltà del difensore di esaminare gli atti trasmessi al Tribunale del riesame e di estrarne copia, pertanto, nei casi in cui gli atti trasmessi siano contenuti in un supporto informatico, comprende il diritto di ottenere che sia messo a disposizione uno strumento con il quale consultare, nella Cancelleria del Giudice, gli atti in questione nonché quello di estrarne copia (Cass. n. 5087/2010).

La decisione in esame, inoltre, ha desunto dall'art. 64, disp. att., c.p.p. la regola generale secondo cui il Cancelliere (o nel caso del Pubblico Ministero, il segretario) deve attestare la conformità all'originale degli atti trasmessi in copia telematica. Quest'ultimo aspetto, invero, appare problematico quando la trasmissione degli atti in forma telematica non avviene mediante la consegna di un supporto fisico (come un CD), ma per mezzo della spedizione di una mail non certificata. In questo caso, appare complicato anche il profilo relativo alla prova della data e dell'ora di trasmissione, dipendendo, in buona sostanza, da attività che devono essere svolte dai funzionari preposti all'autorità ricevente.

Appare opportuno aggiungere che, mentre gli uffici giudiziari possono adoperare la modalità telematica per trasmettersi atti, un simile strumento tecnologico non può essere impiegato dalle parti del procedimento diverse dal Pubblico Ministero. In particolare, secondo un indirizzo giurisprudenziale, è irrituale il deposito degli atti allegati al ricorso per cassazione esclusivamente su supporto informatico, poiché il Pubblico Ufficiale ricevente ha il dovere di certificare anche il numero degli stessi ed è inoltre necessario poterne oggettivamente verificare il contenuto, evitando il rischio di perdita o modificazione dei dati (Cass. n. 677/2014).

La fattispecie in esame, inoltre, come ha precisato la Suprema Corte, non riguarda l'impiego della posta elettronica certificata (PEC) per la trasmissione di atti, che è disciplinato da una specifica normativa. L'art. 16, comma 4, d.l. 16 ottobre 2012, n. 179, infatti, disciplina l'uso della PEC da parte delle Cancellerie. Questa disposizione statuisce che nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici; nei procedimenti penali, invece, la modalità telematica è riservata alle notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma dell'art. 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, c.p.p..

Al riguardo, l'indirizzo giurisprudenziale prevalente ritiene che la semplice verifica dell'accettazione della mail dal sistema e della ricezione del messaggio della sua consegna, ad una determinata data e ora, unitamente all'eventuale allegato, è sufficiente a far ritenere perfezionata e pienamente valida la notifica, senza alcuna necessità di ulteriori verifiche in ordine alla sua effettiva visualizzazione da parte del destinatario (Cass. n. 2431/2017). Analogo orientamento è stato espresso in tema di proposizione del ricorso de libertate al Tribunale del riesame (Cass. n. 37037/2011). L'uso della PEC, dunque, fa venire meno le problematiche relative all'attestazione di conformità dell'atto spedito rispetto all'originale e, soprattutto, alla data e all'ora di trasmissione, che sono state evidenziate dapprima.

La PEC, infatti, offre le medesime certezze della raccomandata in ordine all'identificazione del mittente e del documento inviato e all'avvenuta ricezione dell'atto e, dunque, è in grado di soddisfare pienamente le esigenze di tutela della persona offesa. Anche la documentazione dell'attività compiuta, che è necessaria nel corso dell'attività processuale, è agevole: è sufficiente la produzione del rapporto di consegna al destinatario e della ricevuta di accettazione.

L'art. 16, comma 4, del d. l. n. 179/2012, inoltre, prevedendo la possibilità del ricorso alla PEC nel procedimento penale per l'atto indirizzato a “persona diversa dall'imputato”, intende sottrarre a questa modalità soltanto la notifica effettuata direttamente alla persona fisica dell'imputato (per la quale, del resto, la giurisprudenza esclude anche l'impiego di altri mezzi tecnologici come il telefax, cfr. Cass. n. 16622/2016).

La giurisprudenza, inoltre, esclude che le parti private possano adoperare la PEC per effettuare comunicazioni e notificazioni destinate al Giudice (cfr. Cass. n. 7058/2014, relativa ad un'istanza di rinvio inviata all'indirizzo di posta elettronica certificata della CCancelleria del Tribunale; Cass. n. 18235/2015, in relazione ad istanza di rimessione in termini avanzata a mezzo PEC dal difensore di fiducia dell'imputato) ed in particolare per proporre impugnazioni (Cass. n. 18135/2015; Cass. ord. n. 51961/2016 ha rimesso questa questione alle Sezioni Unite, ma, come è noto, il Primo Presidente della Corte ha restituito gli atti alla Sezione rimettente). Per le notificazioni e per le comunicazioni dei privati e dei difensori deve trovare applicazione unicamente la previsione dell'art. 121 c.p.p. per la quale le memorie e le richieste delle parti devono essere presentate al giudice per iscritto mediante deposito in Cancelleria. Sotto questo profilo, peraltro, di recente si assiste ad una certa apertura nella giurisprudenza di legittimità: la richiesta di rinvio dell'udienza per legittimo impedimento del difensore, inviata a mezzo posta elettronica in Cancelleria, non è stata ritenuta irricevibile, né inammissibile, anche se l'utilizzo di tale irregolare modalità di trasmissione comporta l'onere, per la parte che intenda dolersi in sede di impugnazione dell'omesso esame della sua istanza, di accertarsi del regolare arrivo della mail in Cancelleria e della sua tempestiva sottoposizione all'attenzione del giudice procedente (Cass. n. 47427/2014).

Per completare l'esame del tema, sembra opportuno aggiungere che, ormai, in molti uffici giudiziari, la trasmissione degli atti avviene mediante il sistema

TIAP

, sicché è divenuto palesemente anacronistico il modello adoperato nel caso in esame. Il

TIAP

è un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo che permette di integrare i contenuti nelle varie fasi processuali con atti, documenti e supporti multimediali. L'obiettivo finale raggiunto consiste nella digitalizzazione dell'intero fascicolo attraverso la scannerizzazione - o acquisizione di file digitali - la classificazione, la codifica e l'indicizzazione dei fascicoli con possibilità di ricerca, consultazione, esportazione e stampa di interi fascicoli e/o di singoli atti.

Il

TIAP

è stato individuato con circolare del 26 gennaio 2016 del Dipartimento del Ministero preposto a questa funzione (

DGSIA

) come gestore documentale unico nazionale, facendo salvo il recupero del patrimonio documentale acquisito con gli altri sistemi più o meno diffusi sul territorio nazionale (AURORA, DIGIT, SIDIP) di cui si è stata prevista apposita attività di migrazione.

Provando ad esemplificare il funzionamento del sistema, inizialmente il fascicolo è interamente visibile solo al Pubblico Ministero titolare, che progressivamente lo riempie di atti nel corso delle indagini. Nel caso in cui avanzi una richiesta di misura cautelare, dopo avere inserito nel sistema gli atti necessari, il Pubblico Ministero “attiva una discovery” al Gip, trasmettendo un sotto-fascicolo virtuale. In questo modo, il fascicolo risulta accessibile dalla postazione del Giudice designato. Analogamente opera quando è necessaria la trasmissione degli atti al Tribunale del riesame o al Giudice dell'udienza preliminare, con enorme risparmio di tempi e di costi.

Con riferimento alla specifica fattispecie oggetto della decisione, infine, appare opportuno segnalare che, secondo l'indirizzo consolidato della giurisprudenza, l'art. 291, comma 1, c.p.p. non impone al Pubblico Ministero che richiede l'applicazione di misure cautelari la trasmissione di tutti gli atti al Gip (e, successivamente, al riesame), ma soltanto di quegli elementi su cui la richiesta si fonda nonché degli elementi a favore dell'imputato e degli eventuali atti provenienti dalla difesa già depositati (Cass. n. 19198/2015).

P. Afferrante, Riesame e diritti della difesa tra originali e copie degli atti: questioni sull'utilizzabilità di fascicoli e indici su supporto informativo, in Giur. It., 2011, 425

V. Bove, Notificazioni telematiche nel procedimento penale: Questioni giuridiche e problematiche applicative, in Diritto penale contemp., 9 novembre 2015

L. Petrucci, Il tormentato avvio delle notifiche telematiche nel processo penale, in Quest. Giust., 30 gennaio 2015

L. Matarrese, Validità della notifica telematica al difensore e problemi di diritto transitorio, in Diritto penale contemp., 15 settembre 2015