Tribunale di Viterbo: protocollo d'intesa circa l'operatività del progetto TIAP

TRIBUNALE DI VITERBO

e

PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE DI VITERBO

Oggetto: protocollo d'intesa tra il Tribunale di Viterbo e la Procura della Repubblica presso il Tribunale di Viterbo riguardante l'operatività del progetto TIAP (Trattamento Digitale degli Atti Processuali).

PREMESSO

• Che il TIAP (Trattamento Informativo Atti Processuali) è un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo processuale, con la possibilità di integrare i contenuti nelle varie fasi del procedimento di I grado ivi comprese le sentenze (GIP, GUP, Tribunale del Riesame, Tribunale) con atti, documenti e supporti multimediali, il cui obbiettivo finale è quello di pervenire alla digitalizzazione del fascicolo attraverso la scannerizzazione, la classificazione, la codifica e l'indicizzazione dei fascicoli con possibilità di ricerca, consultazione e stampa di interi fascicoli e/o di singoli atti;
• Che il Procuratore della Repubblica F.F. – Dott. Franco Pacifici, con ordine di servizio prot. n. 385 del 12 aprile 2016, ha disposto l'utilizzo dell'applicativo TIAP dal giorno 2 maggio 2016, in seguito posticipato al 6 giugno 2016;
• Che il Procuratore della Repubblica, con ordini di servizio 11 aprile 2016, 12 maggio 2016, 30 giugno 2016 ha disposto la scannerizzazione, con il programma TIAP, di tutti i fascicoli per reati di competenza collegiale nella fase del 415-bis c.p.p., nonché della quasi totalità delle richieste di misure cautelari reali e personali, con i relativi allegati;
• Che la Procura della Repubblica presso il Tribunale di Viterbo ha provveduto ad installare l'applicativo presso i terminali di tutte le segreterie centralizzate delle sezioni indagini e presso i singoli magistrati dell'Ufficio;
• Che la Procura della Repubblica sta provvedendo alla digitalizzazione dei procedimenti penali di nuova iscrizione relativi al Mod. 21 dal 26 giugno 2016;
• Che, a seguito delle decisioni adottate dalla Procura si è provveduto ad installare l'applicativo per l'operatività del TIAP presso le cancellerie degli Uffici GIP/GUP e del Dibattimento nonché presso tutti i magistrati del settore penale;
• Che sono stati organizzati corsi di formazione al TIAP per i magistrati e per il personale amministrativo della Procura della Repubblica e del Tribunale;
• Che è in corso di completamento l'acquisizione della strumentazione per la digitalizzazione degli atti presso il Tribunale;
• Che la Procura della Repubblica ha già provveduto all'adozione di un protocollo interno per l'operatività dell'applicativo;
• Che il Tribunale ha provveduto alla predisposizione di analogo protocollo;
• Che si è altresì provveduto alla predisposizione di una convenzione tra il Tribunale, Procura della Repubblica, Ordine degli Avvocati e Camera Penale, intesa ad assicurare la collaborazione del Foro fornendo ai Giudici anche una copia digitalizzata degli atti e dei documenti oggetto di produzione, onde ridurre gli incombenti degli uffici di segreteria/cancelleria nel loro inserimento a sistema;
• Che per un proficuo utilizzo dell'applicativo TIAP si reputa opportuno un coordinamento tra gli Uffici di Tribunale e di Procura al fine di ottimizzare l'utilizzo delle scarse risorse umane;
• Che questi Uffici intendono giungere ad una convenzione diretta alla individuazione delle attività che devono essere compiute nelle diverse fasi del procedimento di primo grado;

SI CONVIENE

1. Che salvo specifiche esigenze la Procura invierà al Tribunale sia il fascicolo digitale che quello cartaceo, fermo restando che qualora non venga attivata la modalità d'inoltro del fascicolo a mezzo TIAP, nel fascicolo cartaceo verrà inserito apposito decreto motivato emesso dal Procuratore della Repubblica o dai Sostituti;
2. Che la Procura della Repubblica curerà su ogni fascicolo inoltrato all'Ufficio GIP-GUP o al Dibattimento per i quali si sia proceduto all'inserimento in TIAP, sia apposto, da parte della segreteria del PM, idonea stampigliatura attestante l'avvenuto inserimento;
3. Che, per i procedimenti relativamente ai quali sussistono particolari esigenze o relativamente ai quali appaia necessario adottare particolari cautele il Procuratore della Repubblica o i Sostituti, d'intesa con il GIP, potranno autorizzare l'inoltro del fascicolo in forma esclusivamente cartacea;
4. Che, ove si utilizzi anche il sistema di trasmissione digitale, al fine di garantire la riservatezza delle richieste, le istanze interlocutorie provenienti dalla Procura della Repubblica (richieste di misura cautelare, di sequestro preventivo, di convalida di arresti, fermi e sequestri, ecc.) saranno inoltrate all'Ufficio GIP in forma cartacea congiuntamente al fascicolo cartaceo di supporto; il Cancelliere addetto al servizio provvederà a trasmettere entrambi al Giudice competente individuato in base ai criteri tabellari; il Cancelliere addetto al servizio di riferimento comunicherà al PM richiedente la ricezione del fascicolo e il nominativo del Giudice assegnatario; solo a questo punto il PM provvederà a rendere visibile il fascicolo telematico al Giudice designato e al Cancelliere; ove previsto il Cancelliere provvederà all'iscrizione del procedimento nel SICP e all'assegnazione del numero di fascicolo digitale con l‘indicazione del Giudice designato;
5. L'Ufficio GIP, emesso il provvedimento relativo alla richiesta, provvederà all'inserimento dello stesso nel sistema TIAP, così sarà per ogni altro provvedimento o atto riguardante il procedimento riferibile alla fase GIP-GUP;
6. La misura cautelare verrà gestita anche secondo l'attuale prassi, ovvero verranno trasmessi alla Procura dall'Ufficio GIP originali e copie autentiche per la relativa l'esecuzione;
7. Che all'avviso di fine indagini e al decreto di rinvio a giudizio emesso dalla Procura così come al decreto che dispone il giudizio emesso dal GUP, sarà allegato per la notifica anche un avviso che rammenterà a tutte le parti l'impegno a depositare, congiuntamente al formato cartaceo, anche una copia digitale della documentazione prodotta;
8. Che la Procura della Repubblica continuerà ad inoltrare all'ufficio GUP le richieste di rinvio a giudizio in forma cartacea unitamente al relativo fascicolo del merito sia in formato cartaceo che telematico; analoga forma avrà il provvedimento di fissazione dell'udienza preliminare da parte del Giudice assegnatario del giudizio; quest'ultimo sarà quindi digitalizzato ed inserito nel fascicolo telematico a cura della Cancelleria GUP; alla ricezione del fascicolo cartaceo e telematico trasmessi unitamente alla richiesta di rinvio a giudizio, il responsabile del servizio di Cancelleria GUP provvederà all'iscrizione del procedimento nel SICP e all'assegnazione del numero in TIAP con attribuzione al Giudice, individuato in applicazione delle disposizioni tabellari e provvederà a consegnare allo stesso il fascicolo cartaceo;
9. Che da questo momento la Cancelleria del GUP provvederà all'inserimento nel fascicolo telematico di tutti gli atti e dei documenti che perverranno al Tribunale ivi compresi gli atti di nomina del difensore, la costituzione di parte civile, le istanze di patteggiamento, le istanze di rinvio per impedimento, le istanze di revoca di misure cautelari, ecc.;
10. Che parimenti si procederà per i provvedimenti emessi dall'organo giudicante in formato cartaceo, procedendo alla loro digitalizzazione e indicizzazione;
11. Che la Procura continuerà ad inoltrare le richieste di fissazione delle udienze a citazione diretta in forma cartacea;
12. Che identica forma avrà il provvedimento presidenziale di fissazione dell'udienza e di designazione del giudice, il quale, una volta restituito, sarà digitalizzato ed inserito nel fascicolo telematico a cura dell'Autorità richiedente;
13. Che dopo la notifica del decreto di citazione a giudizio la Procura provvederà a trasmettere al Tribunale tanto il fascicolo cartaceo che quello telematico, contenente anche il provvedimento di fissazione dell'udienza e di designazione dell'organo giudicante e la prova delle notifiche;
14. Alla ricezione del fascicolo cartaceo la Cancelleria del Giudice procederà alla iscrizione del fascicolo nel R.G., associando il numero di N.R. a quello assegnato dal SICP; iscriverà nel TIAP il procedimento inserendovi il numero di R.G:, oltre che il nominativo del Giudice designato;
15. Il Tribunale inserirà nel sistema TIAP tutti gli atti prodotti nella fase di propria competenza (ad es. verbali dibattimentali, ordinanze, atti allegati dai difensori, trascrizioni, sentenze ed altri provvedimenti del Giudice, ecc.);
16. Il fascicolo digitale proveniente dalla Procura e quello trasmesso dal Tribunale alla Corte di Appello dovrà avvenire nel rispetto della normativa regolamentare.

Si specifica che le disposizioni contenute in questo protocollo riguardano la prima fase di applicazione del TIAP e che eventuali modifiche ed integrazioni verranno concordate in corso d'opera.

Il presente protocollo viene sottoscritto nella riunione svoltasi il giorno 18 aprile 2017 alle ore 13,30 alla presenza delle sottonotate persone che lo accettano e lo sottoscrivono.

Per il Tribunale di Viterbo

Dott.ssa Maria Rosaria COVELLI

Per la Procura della Repubblica

Dott. Paolo AURIEMMA

Il Magistrato referente per l'informatica

Per la Procura della Repubblica

Dott. Franco PACIFICI

Il Magistrato referente per l'informatica

Per il Tribunale di Viterbo

Dott. Mauro IANIGRO