Redazione degli atti processuali telematici

Inquadramento

Il tema delle tecniche di redazione degli atti processuali digitali, destinati al deposito per via telematica costituisce a ben vedere una specificazione del più ampio tema generale della redazione degli atti processuali e del linguaggio che l'avvocato dovrebbe utilizzare nei propri scritti.

È noto infatti che «i testi giuridici, a qualsiasi classe o sottoclasse appartengano, raramente e solo saltuariamente appaiono privi di espressioni desuete, di modi di dire congelati in uno specialismo che non è quello, inevitabile e ineliminabile, del lessico tecnico del settore, ma è invece frutto, abnorme e resistente, dell'assuefazione a una stereotipia tramandata come un marchio di fabbrica. L'abbondanza e la costanza con cui vengono impiegati stereotipi sintattici e lessicali sono davvero un tratto tipologico di non poco peso» (B. Mortara Garavelli, Le parole e la giustizia, Torino, 2001).

L'inquadramento del tema oggetto di analisi non può prescindere dalle parole di una delle maggiori linguiste italiane che ben evidenzia la patologia che spesso affligge gli scritti processuali (per la verità non solo italiani).

Al contrario, dunque, l'obiettivo da perseguire è quello di giungere alla redazione di scritti connotati da chiarezza e concisione, che rendano il contenuto dell'atto processuale fruibile con immediatezza da parte dell'interlocutore, giudice o difensore della controparte. In particolare, obiettivo principale dello scritto processuale dovrebbe essere quello di semplificare al massimo i meccanismi di comprensione del tema probatorio ed assertorio perseguito dalla parte: dal punto di vista probatorio occorre prefiggersi l'obiettivo di permettere a tutti gli operatori del processo di comprendere, nel minor tempo possibile, se un mezzo di prova proposto da una delle parti sia o meno ammissibile, mentre dal punto di vista assertorio occorre che le tesi in diritto siano espresse in maniera chiara, secondo una precisa sequenza logica.

I riferimenti normativi e di prassi

Nella legislazione e nella prassi contemporanee non sono mai mancati provvedimenti volti a incentivare l'utilizzo di determinate tecniche di redazione degli atti processuali.

Come esempio di prassi non può non citarsi la Guida per gli avvocati redatta dalla Corte di giustizia delle Comunità europee che, con riguardo agli scritti depositati in avvio e in corso di procedimento, prevede come sia «auspicabile che ogni memoria sia accompagnata da un sunto dei motivi e degli argomenti di un massimo di due pagine. Tale sunto garantisce che i motivi e gli argomenti dedotti siano chiaramente individuati ai fini, in particolare, della preparazione della relazione d'udienza da parte del giudice relatore» (curia.europa.eu).

Altro esempio di prassi finalizzata all'individuazione di regole condivise per la redazione degli atti processuali è senza dubbio il protocollo d'intesa tra il CNF e la Corte di Cassazione sulla redazione dei ricorsi (consiglionazionaleforense.it), ove ad esempio si richiede una espressa «sintesi dei motivi» di impugnazione, con richiesta ai difensori di «enunciare sinteticamente i motivi del ricorso (in non più di alcune righe per ciascuno di essi e contrassegnandoli numericamente), mediante la specifica indicazione, per ciascun motivo, delle norme di legge che la parte ricorrente ritenga siano state violate dal provvedimento impugnato e dei temi trattati. Nella sintesi dovrà essere indicato per ciascun motivo anche il numero della pagina ove inizia lo svolgimento delle relative argomentazioni a sostegno nel prosieguo del ricorso».

Non sono mancate neppure norme di legge specifiche.

Il codice del processo amministrativo prevede all'art. 3, comma 2, d.lgs. n. 104/2010, che

«il Giudice e le parti redigono gli atti in maniera chiara e sintetica, secondo quanto disposto dalle norme di attuazione».

Venendo poi più specificatamente al tema del processo telematico, l'art. 16-bis, comma 9- octies, d.l. n. 179/2012, ha previsto che «gli atti di parte e i provvedimenti del Giudice depositati con modalità telematiche sono redatti in maniera sintetica».

Emerge dunque un tratto comune delle disposizioni prese in considerazione: tutte insistono sul tema della “sinteticità” degli atti processuali, segno evidente che il problema maggiormente sentito è da sempre quello della ridondanza degli scritti; in tale ottica occorre peraltro chiarire come la risposta non vada calibrata in soli termini di limitazioni alla lunghezza degli atti processuali, ben potendo essere un atto processuale composto di poche pagine ma infarcito di stereotipi sintattici che ne rendono difficile la lettura. Invero, «l'essenza della sinteticità [...] non risiede nel numero delle pagine o delle righe in ogni pagina, ma nella proporzione tra la molteplicità e la complessità delle questioni dibattute e l'ampiezza dell'atto che le veicola» (Cons. stato, sez. III, 12 giugno 2015, n. 2900).

Con la riforma Cartabia il tema ha finalmente trovato regolamentazione organica posto che i principi di chiarezza e sinteticità degli atti processuali sono stati codificati all'interno dell'art. 121 c.p.c. e che l'art. 46 disp. att. c.p.c. ha demandato a un decreto ministeriale il compito di individuare i limiti dimensionali degli atti giudiziari, precisando tuttavia che l'inosservanza di tali disposizioni non cagiona invalidità processuali ma può rilevare unicamente al fine della decisione sulle spese del processo.

Le norme codicistiche hanno quindi trovato piena attuazione una volta emanato il decreto del Ministero della giustizia 7 agosto 2023, n. 110, che reca il regolamento per la definizione dei criteri di redazione, dei limiti e degli schemi informatici degli atti giudiziari con la strutturazione dei campi necessari per l'inserimento delle informazioni nei registri del processo.

I criteri di redazione degli atti processuali

Il decreto ministeriale n. 110 del 2023 prevede regole redazionali precise, soprattutto volte a una corretta strutturazione degli atti introduttivi. Proprio a tal fine l'art. 2 del decreto prevede che gli atti introduttivi debbano essere redatti secondo la seguente articolazione:

• intestazione, contenente l'indicazione dell'ufficio giudiziario davanti al quale la domanda è proposta e della tipologia di atto;
• parti, comprensive di tutte le indicazioni richieste dalla legge;
• parole chiave, nel numero massimo di venti, che individuano l'oggetto del giudizio (la ratio di questa novità risiede verosimilmente nel fornire un ausilio ai software di ricerca automatica che si immagina di fornire ai giudici);
• nelle impugnazioni, estremi del provvedimento impugnato con l'indicazione dell'autorità giudiziaria che lo ha emesso, la data della pubblicazione e dell'eventuale notifica;
• esposizione distinta e specifica, in parti dell'atto separate e rubricate, dei fatti e dei motivi in diritto;
• nella parte in fatto, puntuale riferimento ai documenti offerti in comunicazione, indicati in ordine numerico progressivo e denominati in modo corrispondente al loro contenuto, preferibilmente consultabili con apposito collegamento ipertestuale;
• con riguardo ai motivi di diritto, esposizione delle eventuali questioni pregiudiziali e preliminari e di quelle di merito, con indicazione delle norme di legge e dei precedenti giurisprudenziali che si assumono rilevanti;
• conclusioni, con indicazione distinta di ciascuna questione pregiudiziale, preliminare e di merito e delle eventuali subordinate;
• indicazione specifica dei mezzi di prova e indice dei documenti prodotti, con la stessa numerazione e denominazione contenute nel corpo dell'atto, preferibilmente consultabili con collegamento ipertestuale;
• valore della controversia;
• richiesta di distrazione delle spese;
• indicazione del provvedimento di ammissione al patrocinio a spese dello Stato.

Le predette specifiche sono vincolanti anche se, come previsto dall'art. 46 disp. att. c.p.c., il mancato rispetto non comporta alcuna forma di invalidità e può dar luogo ad una pronuncia di condanna alle spese (naturalmente per il solo caso di soccombenza della parte).

Il comma 2 prevede che le predette disposizioni si applichino in quanto compatibili anche agli altri atti del processo successivi alla costituzione in giudizio.

L'art. 3 del d.m. n. 110/2023 prevede anche espressi limiti dimensionali per gli atti giudiziari, che però non sono di applicazione generale in quanto riguardano le sole cause di valore inferiore a € 500.000,00; nel dettaglio l'articolo in commento prevede quanto segue:

• massimo 80.000 caratteri, corrispondenti approssimativamente a 40 pagine nel formato di cui all'art. 6, quanto all'atto di citazione e al ricorso, alla comparsa di risposta e alla memoria difensiva, agli atti di intervento e chiamata di terzi, alle comparse e note conclusionali, nonché agli atti introduttivi dei giudizi di impugnazione;
• massimo 50.000 caratteri, corrispondenti approssimativamente a 26 pagine nel formato di cui all'art. 6, quanto alle memorie, alle repliche e in genere a tutti gli altri atti del giudizio;
• massimo 10.000 caratteri, corrispondenti approssimativamente a 5 pagine nel formato di cui all'art. 6, quanto alle note scritte in sostituzione dell'udienza di cui all'art. 127-ter c.p.c., quando non è necessario svolgere attività difensive possibili soltanto all'udienza.

Nel conteggio di cui sopra non si devono però contare gli spazi.

Gli artt. 4 e 5 prevedono rispettivamente delle esclusioni e deroghe ai limiti dimensionali; non vanno infatti conteggiati l'intestazione, le parti, le parole chiave, gli estremi del provvedimento impugnato, le conclusioni e le parti relative ad i mezzi di prova nonché il valore della controversia, la richiesta di distrazione delle spese e l'eventuale indicazione del provvedimento di ammissione al gratuito patrocinio.

Sono altresì esclusi:

• il sommario;
• le indicazioni, le dichiarazioni e gli avvertimenti previsti dalla legge;
• la data e il luogo, nonché le sottoscrizioni delle parti e dei difensori;
• le relazioni di notifica e le relative richieste e dichiarazioni.

Detti limiti inoltre possono essere superati se la controversia presenta questioni di particolare complessità, anche in ragione della tipologia, del valore, del numero delle parti o della natura degli interessi coinvolti. Il difensore dovrà però esporre sinteticamente nell'atto le ragioni per le quali si è reso necessario il superamento dei limiti.

In aggiunta a quanto precede dovranno essere altresì inseriti un indice sommario, preferibilmente con collegamenti ipertestuali che rimandino alle varie articolazioni (capitoli, paragrafi) dell'atto, e una breve sintesi del contenuto dell'atto.

Il comma 3 dell'art. 5 tipizza alcuni casi in cui si considera ragionevole il superamento dei limiti dimensionali, ovvero la chiamata di terzo, l'integrazione del contraddittorio, l'atto di riassunzione o l'impugnazione incidentale.

I link ipertestuali

I link o collegamenti ipertestuali possono essere definiti come un rinvio da un'unità informativa (documenti, immagini, ecc.) su supporto digitale ad un'altra. È ciò che caratterizza la non linearità dell'informazione propria di un ipertesto. Un collegamento ipertestuale ha dunque lo scopo di condurre ad ulteriori unità informative a partire da una qualunque unità ad esse correlata.

Per poter essere notato dal lettore, un collegamento ipertestuale normalmente viene distinto per qualche peculiarità grafica: la più tipica è la sottolineatura. L'attivazione di un collegamento viene effettuata attraverso un clic del mouse, cui segue la visualizzazione della destinazione del collegamento.

L'applicazione di tale tecnica agli atti destinati al deposito telematico può consentire di inserire il collegamento tra atto processuale e documenti menzionati nello stesso; in tal modo sarà possibile visualizzare il documento prodotto dalla parte mediante un semplice clic del mouse sull'atto digitale.

La procedura da seguire è relativamente semplice e può essere esemplificata utilizzando MS Word per la redazione dell'atto.

Si richiede innanzitutto che, in fase di predisposizione dello scritto processuale, atto e documenti per i quali si vuol creare il collegamento ipertestuale, siano inseriti nella medesima cartella di lavoro.

In secondo luogo, all'interno dell'atto processuale, occorre evidenziare il campo testuale ove inserire il collegamento.

Si passa poi a selezionare il gruppo dei “collegamenti” in modo da poter poi cliccare sull'apposita finestra dei “collegamenti ipertestuali”.

Effettuata tale operazione, può essere selezionato dalla cartella di lavoro il documento per il quale si vuole inserire il collegamento.

Si perverrà così alla creazione di un atto recante un collegamento ipertestuale al documento prodotto.

L'atto potrà quindi essere convertito in formato PDF e depositato per via telematica.

Un atto così strutturato presenta la possibilità (per il Giudice, in primis) di visualizzare il documento menzionato dalla parte man mano che si avanza con lettura dell'atto, conferendo così unità logica alle deduzioni assertorie e probatorie della parte.

È poi evidente come l'utilizzo di questa tecnica di redazione esalti il mezzo informatico: è certamente più comodo visualizzare un documento con un semplice clic che non sfogliare pagine di un fascicolo cartaceo magari confuso e mal rilegato.

I sommari e i segnalibri

Altra tecnica premiale e in grado di conferire all'atto digitale una propria originalità è data dall'utilizzo di sommari e segnalibri, che permettono la “navigazione” dell'atto cliccando sulle sue voci e sottovoci.

Lo strumento in questione (utilizzabile anche dal magistrato per la redazione delle sentenze), tra l'altro, facilita la rilettura da parte dello stesso estensore anche a distanza di tempo, grazie alla possibilità di consultare immediatamente i profili di maggior interesse, senza dover scorrere l'intero atto.

Mediante l'utilizzo della tecnica in questione sarà possibile ottenere innanzitutto un sommario introduttivo che esporrà titoli e sottotitoli nei quali è stato suddiviso l'atto del processo.

La creazione del sommario avviene in modalità automatica; l'unico accorgimento che deve avere l'avvocato è quello di assegnare il livello “Titolo 1” ai paragrafi dell'atto e il livello “Titolo 2” ai sottoparagrafi (è naturalmente possibile inserire anche livelli inferiori di suddivisione del testo, abilitando i comandi di “Titolo 3” o successivi).

Si procede quindi a evidenziare il titolo del paragrafo e gli assegna il livello di competenza (nell'esempio: titolo 1)

In presenza di un sottoparagrafo si abilita invece la scelta “Titolo 2”.

Terminata la strutturazione dell'atto, sarà sufficiente aprire la scheda “riferimenti” e cliccare sulla voce “sommario” e poi sulla voce “sommario automatico 1”.

Come risultato si otterrà la creazione dell'indice sommario dell'intero atto processuale:

Grazie a tale accorgimento sarà dunque possibile pervenire ad una prima presentazione dei contenuti dell'atto processuale, dando così ad esempio al lettore la possibilità di leggere direttamente le conclusioni o magari le asserzioni in diritto.

Anche in tal caso l'operazione può essere compiuta con un semplice clic del mouse, e pertanto con modalità molto più agevole rispetto al dover sfogliare un atto cartaceo, magari molto lungo come quello raffigurato nell'immagine d'esempio.

La successiva conversione dell'atto in PDF ai fini del successivo deposito telematico darà poi la possibilità di inserire un'ulteriore risorsa che permetterà una ancor più agevole consultazione dello scritto.

Il riferimento è alla possibilità di inserire anche i cosiddetti “segnalibri”, che permetteranno una vera propria “navigazione” dinamica dell'atto, consentendo di progredire o regredire a piacimento sui singoli argomenti, senza dover necessariamente torneare alla visualizzazione del sommario.

A tal fine, al momento della conversione del file, sarà sufficiente aver l'accortezza di cliccare sulla voce “opzioni”

e quindi spuntare il campo “crea segnalibri utilizzando” “intestazioni”

e si perverrà al risultato qui raffigurato:

Un atto munito di tali accorgimenti redazionali potrà essere fruito solo in modalità digitale, non potendo gli accorgimenti in esame essere sfruttati su un atto reso analogico attraverso la stampa dello stesso.