Il gestore documentale TIAP (PPT)

In tutti gli scritti in argomento, Tiap (“trattamento informatico atti processuali”, oggi Tiap-Document@) viene descritto come “un applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia per la gestione informatica del fascicolo penale con possibilità di integrarne i contenuti nelle varie fasi processuali con atti, documenti e supporti multimediali”.

Si tratta di uno strumento già in uso in molti uffici giudiziari e che la D.G.S.I.A. (organismo del Ministero della Giustizia che si occupa dello sviluppo e della gestione delle infrastrutture relative alla digitalizzazione del sistema processuale del nostro Paese) sta ulteriormente diffondendo, in linea con la nota ministeriale del 26 gennaio 2016.

Il suo valore non risiede nella semplice capacità di trasformare i documenti cartacei in entità digitali per produrre un archivio informatico di facile consultazione (con possibilità di ricerca, esportazione e stampa dell'intero fascicolo o di singoli atti), quanto nel permetterne un utilizzo condiviso tra uffici del circondario e del distretto, consentendo anche ai difensori la consultazione e la ricezione delle copie degli atti a loro ostensibili.

Nella pratica sono stati avanzati ancora dubbi sulla idoneità del sistema a garantire il pieno esercizio dei diritti della difesa, ma non sempre si è trovata risposta nelle sentenze della Cassazione, trattandosi di questioni implicanti accertamenti di fatto estranei al giudizio di legittimità.

Una più approfondita disamina delle caratteristiche di funzionamento dell'applicativo può aiutare a mettere ulteriori punti fermi.

Il sistema non ha funzione surrogatoria dei fascicoli ufficiali, che restano analogici.
All'interno di Tiap sono, cioè, contenute solo copie informatiche per immagine di documenti cartacei, che non sostituiscono gli originali, in quanto, ad oggi, nel processo penale, ad esclusione delle notifiche telematiche ex art. 16, comma 9, lett. c-bis, d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221 del 2012, non è consentita alcuna innovazione tecnologica in alternativa al fascicolo tradizionale e non sono, dunque, ammessi la creazione di atti processuali nativi digitali ed il loro deposito in forma telematica (per una compiuta disamina dell'architettura del sistema, cfr. Cass. pen., 29 aprile 2016, n. 44424).

L'applicativo, dunque, ha la funzione di dematerializzare il fascicolo originale, trasformandone i documenti che lo compongono in file consultabili attraverso una specifica piattaforma informatica, consentendo di superare i limiti propri della gestione cartacea del fascicolo quanto a modalità di ricerca e di visualizzazione degli atti e, soprattutto, di ostensione ai difensori e di scambio tra uffici, realizzati mediante semplice condivisione telematica dei duplicati digitali.

Gli atti - riversati in Tiap da Regeweb (modulo del sistema per la tenuta informatica dei registri della fase di cognizione del processo penale, munito di piattaforma documentale), che li riceve a sua volta dal portale NDR (applicativo che consente la trasmissione e la registrazione informatizzata delle notizie di reato e dei seguiti informativi provenienti dalle fonti esterne), e/o inseriti dalle segreterie del PM e dalle cancellerie degli uffici giudicanti progressivamente coinvolti nel flusso - si spostano virtualmente (semplicemente se ne apre la visibilità ai soggetti autorizzati), consentendo una rapida interazione tra PM, Giudice e parti private.

Il sistema, invero, è strutturato per seguire il procedimento e le sue regole di accesso agli atti, ricalcando perfettamente, in modalità telematica, la creazione dei fascicoli cartacei ed i percorsi del procedimento analogico: dalla fase delle indagini preliminari, con possibilità di realizzare discovery informatiche verso l'ufficio Gip per richieste di misure cautelari (ma anche di proroga delle indagini e di intercettazioni, come nella pratica di alcuni uffici giudiziari), di attuare il deposito telematico degli atti ex art. 293, comma 3, c.p.p. (i difensori legittimati ricevono una password per consultare il fascicolo in postazioni dedicate; con un sistema self service, spuntano gli atti di interesse e “lanciano” la richiesta di copia, cartacea o su supporto informatico, pagando i diritti dovuti) e di aprirne la visibilità ai giudici dell'impugnazione cautelare che ne abbiano fatto richiesta ex artt. 309 e 310 c.p.p.; alla fase della conclusione delle indagini, con possibilità di attivare informaticamente il deposito ex art. 415-bis, comma 2, c.p.p.; a quella di esercizio dell'azione penale, con apertura della visibilità degli atti a sostegno della iniziativa del PM ed eventuale creazione e trasmissione informatica del fascicolo per il dibattimento ex art. 431 c.p.p.; al giudizio di appello, con accessibilità al fascicolo di primo grado (allo stato non esiste, invece, il gestionale di secondo grado e, dunque, gli operatori della Corte di Appello non possono implementare il fascicolo informatico inserendo gli atti della propria fase).

In mancanza di disposizioni in materia di processo penale telematico, che impongano e disciplinino l'uso del gestore documentale, sono stati stipulati protocolli d'intesa tra gli uffici giudiziari e le organizzazioni degli avvocati - Consiglio dell'Ordine e Camera penale – per regolamentare le modalità di utilizzo del sistema Tiap.

In tali atti di autonormazione si prevede, di regola, che la trasmissione informatica degli atti a supporto della richiesta di rinvio a giudizio si aggiunga a quella cartacea senza sostituirla (cd. doppio binario). La soluzione è chiaramente imposta dalla mancanza di un adeguato assetto delle attuali strutture informatiche dell'amministrazione giudiziaria, in particolare dall'assenza di postazioni informatiche in udienza per tutte le parti, sì da consentire la costante consultazione del fascicolo digitalizzato ad opera di avvocati e magistrati. Non pare, invece, obbligata dal punto di vista normativo. Invero, sebbene la disposizione di cui al comma 2 dell'art. 130 disp. att. c.p.p. sembri fissare la regola della trasmissione in originale, prevedendo la possibilità per il PM di trattenere copia degli atti trasmessi - “In ogni caso il pubblico ministero può, a fini di indagine, trattenere copia della documentazione e degli atti trasmessi al giudice” - nessuna sanzione processuale è prevista per l'ipotesi di semplice allegazione in copia (nessun impedimento normativo sembra potersi ravvisare anche con riferimento alla trasmissione in copia alla Corte di Appello - art. 590 c.p.p. “Al giudice della impugnazione sono trasmessi senza ritardo il provvedimento impugnato, l'atto di impugnazione e gli atti del procedimento” - come implicitamente affermato dalla Cassazione nella pronuncia della sez. V, n. 37370 del 7 giugno 2011: cfr. pag. 41, in cui si da atto dell'avvenuta digitalizzazione e trasposizione del materiale processuale in supporti magnetici inviati alla Corte d'Appello “sì da rendere astrattamente irrilevante l'eventuale incompletezza dell'incartamento contestualmente trasmesso”).

Per le differenti connotazioni del subprocedimento cautelare - comprese le modalità di svolgimento delle udienze camerali di riesame, sostanzialmente imperniate sulla discussione dei ricorsi, senza necessità di postazioni informatiche per difensori e magistrati - nei protocolli di intesa si prevede, invece, che la trasmissione informatica di sottofascicoli virtuali sostituisca del tutto quella tradizionale su supporto cartaceo (in questo caso, la possibilità di trasmissione degli atti in sola copia è prevista espressamente dall'art. 100 disp. att. c.p.p., secondo cui, quando è impugnato un provvedimento concernente la libertà personale, la cancelleria o la segreteria dell'autorità giudiziaria procedente trasmette, in originale o in copia, al giudice competente gli atti necessari per decidere sull'impugnazione, con precedenza assoluta su ogni altro affare e, comunque, entro il giorno successivo alla ricezione dell'avviso della proposizione dell'impugnazione previsto dagli artt. 309, 310 e 311 c.p.p.).

Chiamata a pronunciarsi sulla legittimità dell'uso di Tiap a fini di comunicazione delle copie degli atti nelle procedure cautelari, la Cassazione ha riconosciuto l'idoneità tecnica del sistema, ai sensi dell'art. 64 commi 3 e 4 disp. att. c.p.p., in ragione della gestione ministeriale, delle caratteristiche di sicurezza interna ed esterna e della regolamentazione concordata delle modalità di visualizzazione degli atti. I supremi Giudici hanno però ammonito sulla necessità che gli uffici coinvolti nella gestione informatica del segmento cautelare adottino tutte le misure organizzative idonee ad evitare vizi dell'interrogatorio di garanzia, riducendo al minimo i tempi di attesa degli avvocati - sia per quanto concerne il rilascio delle credenziali di accesso ai fascicoli che per quanto riguarda il conseguimento delle copie degli atti – ed assicurando la disponibilità, da parte degli stessi, di un numero di postazioni adeguate alla consultazione degli atti (cfr. citata Cass. pen. 19 dicembre 2016, n. 3272).

Analoghe misure organizzative si impongono per assicurare il rispetto delle formalità previste dall'art. 309, comma 8, ultimo periodo, c.p.p.. Invero, i giudici della suprema Corte, nel ribadire la legittimità del ricorso a Tiap per la trasmissione degli atti nelle procedure cautelari, hanno espressamente sottolineato la necessità, con specifico riferimento alla procedura di riesame, che “la difesa sia posta in grado, in un tempo compatibile con i termini previsti per la celebrazione del giudizio di riesame, di estrarre copia del supporto informatico ovvero di consultare il suo contenuto presso la cancelleria del tribunale investito dell'istanza” (Cass. pen., 15 febbraio 2017, n. 20832).

Anche rispetto al momento conclusivo delle indagini, affinché gli atti possano essere visualizzati da parti e difensori in modalità esclusivamente digitalizzata, occorre predisporre una struttura adeguata alla visione ed alla richiesta di copie degli atti digitalizzati da parte degli avvocati e, per scongiurare violazioni del diritto di difesa, la digitalizzazione deve essere necessariamente completata prima della notifica dell'avviso ex art. 415-bis c.p.p..

Spetta naturalmente alla parte interessata dimostrare di non aver avuto accesso agli atti per essere stata impedita od ostacolata in concreto la consultazione mediante il sistema Tiap.

Le difese hanno spesso dubitato della capacità del sistema di attestare la data di arrivo degli atti ai fini della decorrenza del termine di dieci giorni per la decisione di riesame, lamentando, altresì, l'inidoneità del software ad impedire che i documenti possano essere oggetto di successiva manipolazione.

Si tratta di questioni più volte dichiarate inammissibili dalla Corte di Cassazione, in quanto involgenti “una questione giuridica che implica accertamenti in fatto (disamina del funzionamento del sistema informatico della Procura della Repubblica di Palermo, sua conformità ai sistemi informatici pubblici, concreta possibilità di "manipolazione" della documentazione) che sfuggono alla cognizione del giudice della legittimità” (Cass. pen., 19 ottobre 2016, n. 8454).

L'illustrazione delle modalità di funzionamento del sistema consente di dare una risposta ad entrambi gli interrogativi.

In merito alla prima questione va ricordato che l'applicativo non è dotato di un sistema di allarme. Si intende dire che è in grado di mettere in condivisione i documenti ma non di avvisare i destinatari dell'avvenuta trasmissione. Risulta, pertanto, evidente che, fino a quando non sia data notizia al Tribunale del riesame dell'avvenuta condivisione in Tiap, gli atti non potranno considerarsi ricevuti nel senso di pervenuti nella cancelleria, e, dunque, non potrà iniziare a decorrere il termine di dieci giorni per la decisione, che il comma 9 dell'art. 309 c.p.p. ricollega appunto al momento della “ricezione” degli atti da parte dell'ufficio richiedente. Per tale motivo, nei protocolli d'intesa si fa onere all'ufficio di Procura di inviare al Tribunale, con fax o altro mezzo di trasmissione che ne certifichi la ricezione, una comunicazione scritta in cui si dia atto che gli atti relativi ad una determinata procedura di riesame sono consultabili attraverso accesso al Tiap. Anche in caso di procedimenti con più indagati, per ciascuna procedura di riesame dovrà necessariamente aversi riguardo, quanto alla data di decorrenza del termine per l'emissione della decisione di riesame, alla specifica comunicazione del PM, pur se gli atti siano già visibili in Tiap e ne sia stata data comunicazione in relazione ad altra procedura collegata. Incombe, infatti, al PM l'onere di indicare, per ciascuno dei ricorrenti, gli atti eventualmente già inviati, al fine di consentire al giudice dell'impugnazione e alla difesa di comprendere quali di essi debbano considerarsi trasmessi in relazione al singolo procedimento (con specifico riferimento al sistema Tiap, cfr. Cass. sez. I, n. 1262 del 20 dicembre 2018, dep. 11 gennaio 2019).

Sotto altro profilo, ossia con riferimento alla possibilità di verificare la tempestività della trasmissione da parte del PM, va tenuto presente che l'attivazione del comando informatico “atti al riesame” è un adempimento materiale, da tenere chiaramente distinto dall'indicazione degli atti rilevanti ai fini della decisione sull'impugnazione, che costituisce prerogativa esclusiva dell'A.G., come espressamente previsto dal comma 5 dell'art. 309 c.p.p. (“Il Presidente cura che sia dato avviso all'autorità giudiziaria procedente la quale, entro il giorno successivo e comunque non oltre il quinto giorno trasmette al Tribunale gli atti…”).

Dunque, se la comunicazione del PM non perviene entro il termine di legge, non può dirsi adempiuto l'obbligo di tempestiva trasmissione degli atti al Tribunale del riesame. A ragionare diversamente si finirebbe per legittimare un'incontrollata dilatazione dei tempi di decisione sulle richieste di riesame, in quanto la comunicazione del PM – che, come visto, segna il momento della “ricezione” rilevante per il decorso del termine di dieci giorni per la decisione – potrebbe essere effettuata ben oltre i cinque giorni dalla presentazione di una richiesta di riesame personale da parte di un indagato, a fronte di una discovery da tempo resa telematicamente disponibile ai giudici dell'impugnazione in relazione ad altra procedura.

Da contrapposto angolo visuale, appare evidente come, pur in presenza di formale comunicazione del PM, la mancata condivisione degli atti in Tiap (constatata dal cancelliere del Tribunale del riesame, tenuto a certificare la data di effettiva visibilità degli atti, in funzione della documentazione del rispetto del termine di cui all'art. 309, comma 5, c.p.p.) equivale a mancata trasmissione. In tal caso, il termine per la decisione non può che decorrere da una nuova, tempestiva comunicazione del PM, accompagnata stavolta da regolare trasmissione informatica.

Diverso è il caso degli atti illeggibili perché mal scansionati. L'evenienza è, infatti, equiparabile a quella di una copia cartacea malriuscita, che non inficia la validità e la ritualità della trasmissione determinando solo la necessità della pronta sostituzione della copia illeggibile e di un congruo periodo di tempo per consentirne l'esame alle parti (per tale principio, cfr. Cass. sez. V, 11 luglio 2018, n. 54534 e Cass. sez. V, n. 39013 del 27 giugno 2018).

Vi è da chiedersi se sia consentito utilizzare la posta elettronica per l'invio al Tribunale del riesame della comunicazione di visibilità degli atti in Tiap.

Il dubbio si fonda sulla considerazione della natura composita dell'atto, che, pur se diretto al solo Tribunale del riesame, segna il momento in cui la difesa può prendere tempestivamente visione degli atti inviati telematicamente ed in relazione al quale deve essere verificato il rispetto dei termini di cui all'art. 309, commi 5 e 9, c.p.p., attribuendo rilevanza “esterna” alla condivisione informatica della discovery.

Pur mancando pronunce sul tema specifico, si segnala che la Cassazione, con riferimento alla possibilità di trasmettere per posta elettronica al Tribunale del riesame gli atti a fondamento della mozione cautelare, oscilla tra la soluzione negativa, richiedendo l'inoltro materiale del fascicolo, e l'affermazione della legittimità del ricorso allo strumento informatico della posta elettronica, ricollegando in tal caso la decorrenza del termine per la decisione del riesame alla data di effettiva e reale percezione e conoscenza degli atti, attraverso la stampa degli allegati, salvo che risultino rispettate, in ipotesi di utilizzo della posta elettronica certificata, le formalità di cui agli artt. 64, comma 4, disp. att. e 150, comma 2, c.p.p., rilevando, in tal caso, la data in cui pervengono gli atti in via telematica.

La questione potrebbe riproporsi con riferimento all'invio della comunicazione di visibilità degli atti in Tiap, registrandosi già nella prassi di alcuni uffici giudiziari il ricorso alla posta elettronica certificata, generica o di sistema (in particolare, quella integrata nel sistema Tiap), a seguito della progressiva dismissione degli apparecchi telefax, in esito a quanto disposto dall'art. 47, comma 2, lett. c, del d.lgs n. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale), come modificato dalla legge n. 98/2013.

Al di là di ogni considerazione sul fondamento normativo, si ritiene opportuno che il ricorso allo strumento informatico della posta elettronica, per l'invio della comunicazione in argomento, formi oggetto di regolamentazione concordata, con la predisposizione di una idonea organizzazione che assicuri la tempestiva presa in carico dell'atto da parte dell'ufficio destinatario.

Nonostante le perplessità sollevate dalle difese, il sistema è senz'altro in grado di assicurare l'immutabilità degli atti.

I documenti vengono, innanzitutto, rilasciati nel sistema Tiap in formato pdf non modificabile, come prescritto dalla normativa primaria e secondaria concernente l'adozione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (anche) nel processo penale.

Inoltre, l'operazione di scansione di un documento non ha minore affidabilità di altri idonei sistemi di riproduzione (ad es. fotocopia) e, dunque, non può dubitarsi della corrispondenza all'originale del documento digitalizzato, almeno finché non si dimostri il contrario (per un precedente di legittimità, v. Cass. pen., sez. V, 12 novembre 2013, n. 2170).

Con specifico riferimento alla trasmissione telematica nel subprocedimento cautelare, va poi sottolineato che il sistema non consente di eliminare i documenti già consolidati nella vaschetta informatica di discovery creata in occasione della presentazione di una richiesta di misura cautelare, trattandosi di operazione non reversibile che ne congela lo stato. In altre parole, i documenti inseriti in discovery, una volta consolidati, non possono essere più modificati e neppure l'eventuale variazione del documento di origine presente nel fascicolo digitale del PM può comportare l'alterazione di quanto trasmesso ad altro ufficio.

A ciò deve aggiungersi che la discovery resa telematicamente disponibile al Riesame non può mai essere meno consistente di quella resa informaticamente visibile al Gip ai fini dell'emissione della misura.

Invero, la trasmissione degli atti al Riesame mediante Tiap si risolve nella ostensione informatica della medesima vaschetta di discovery precedentemente resa visibile al Gip. Potranno essere aggiunti altri atti, ma la discovery resa telematicamente disponibile al Riesame non potrà mai essere meno consistente di quella ricevuta dal Gip. La conseguenza – sempre che non si ricorra ad un sistema di trasmissione cd. a doppio binario - è l'impossibilità di discordanze tra quanto trasmesso al Gip a supporto della richiesta di misura cautelare e quanto successivamente reso visibile al Tribunale del riesame, derivandone l'ulteriore, positivo effetto processuale della sostanziale “abolizione” delle ipotesi di perdita di efficacia delle misure coercitive per incompleta trasmissione degli atti (su tale questione - di particolare importanza, specie alla luce della riforma in materia di misure cautelari operata con la legge 16 aprile 2015, n. 47, che ha introdotto il divieto di rinnovare la misura personale divenuta inefficace, salva la presenza di "eccezionali esigenze cautelari specificamente motivate" – è più volte intervenuto il Tribunale del riesame di Napoli, rigettando le doglianze difensive).

Va anche chiarito che, in ipotesi di ordinanza custodiale concernente una pluralità di soggetti, il difensore accede agli stessi atti dei giudici del riesame, con la sola eccezione dei documenti cd. a “visibilità specifica” (ad esempio i verbali di interrogatorio), che siano stati così codificati in fase di configurazione del sistema e che siano stati, poi, concretamente associati a singoli indagati. Durante la fase delle indagini preliminari e con una discovery parziale visibile, il PM può infatti stabilirne le modalità di visualizzazione, limitandone l'accesso al soggetto collegato. Al di fuori di tale ipotesi deve, invece, escludersi che il difensore di un sottoposto possa aver accesso ad un minor numero di atti rispetto al Tribunale del riesame (una simile questione, sollevata dalla difesa con riferimento alla mancata visibilità della mozione di misura cautelare a carico del proprio assistito, è stata rigettata da Cass. pen., 11 febbraio 2016, n. 6278, pur senza approfondimenti sulle modalità di funzionamento dell'applicativo).

Ci si interroga sulla necessità di fissare un limite temporale alla trasmissione degli atti gestita con il sistema Tiap.

Si ritiene che tale soluzione, oltre a scontrarsi con le esigenze di rapidità e snellezza delle procedure di impugnazione cautelare (si pensi alla necessità per le cancellerie del riesame di richiedere continue proroghe o riattivazioni della visibilità, in caso di diverse procedure collegate nell'ambito del medesimo procedimento), non trovi alcun fondamento normativo.

Non sembra pertinente, in particolare, il richiamo alla disposizione di cui all'art. 309, comma 8, c.p.p. (“fino al giorno della udienza gli atti restano depositati in cancelleria, con facoltà per il difensore di esaminarli e di estrarne copia”), che risulta intesa solo a fissare il termine entro cui può attuarsi il diritto di difesa, con facoltà per i difensori di esaminare gli atti depositati in cancelleria e di estrarne copia, al fine di interloquire in udienza sull'intero materiale probatorio. D'altra parte, se la norma venisse interpretata diversamente, la conservazione degli atti da parte del Tribunale del riesame non potrebbe ritenersi consentita neppure per il tempo, successivo alla celebrazione della udienza, necessario alla redazione dei motivi delle ordinanze.

Una indiretta conferma alla tesi qui sostenuta sembra potersi rinvenire in una recente pronuncia della Cassazione, che, chiamata a valutare la tempestività di una decisione di riesame, rispetto al momento di arrivo in cancelleria degli atti trasmessi dalla Corte rescindente, ha escluso la necessità di una nuova richiesta di atti al PM, rilevando come “nel caso del giudizio di rinvio il Tribunale del Riesame … è già in possesso degli atti necessari alla trattazione (essendosi pronunziato con la decisione soggetta a ricorso), dovendo esclusivamente «ricevere» dalla cancelleria di questa Corte ciò che era stato trasmesso unitamente al ricorso (di regola non tutti gli atti), in uno con la copia della sentenza rescindente…. eventuali sopravvenienze conoscitive potranno, se del caso, essere depositate in sede di udienza ai sensi dell'art. 309, comma 9, cod.proc.pen.” (Sez. I, n. 23707 del 29 gennaio 2018 - dep. 25 maggio 2018).

Si tratta indubbiamente di un assunto non espressivo di orientamento consolidato, ma neppure nelle pronunce di segno contrario è dato cogliere l'affermazione della “obbligatoria” trasmissione a tempo (cfr. Cass. Sez. II, n. 15695 del 8 gennaio 2016, Sez. II, sentenza n. 32084 del 15 giugno 2017, non mass., e sez. II, sent. n. 15622 del 19 dicembre 2018, dep. il 9 aprile 2019, che ha sottolineato come il Tribunale della libertà non conservi gli atti di indagine trasmessi dal Pubblico Ministero o dal giudice per le indagini preliminari ai fini della decisione, non sussistendo alcuna norma che regoli tale permanenza).