L’avvocato telematico ai tempi del Coronavirus. Tra soluzioni legislative e prospettive (aggiornato al Decreto Ristori)

Com'è noto l'emergenza epidemiologica che sta affrontando il nostro paese, ha portato a drammatiche conseguenze anche nel settore della giustizia civile in parte mitigate dalle opportunità offerte dal processo civile telematico, quantomeno per quegli uffici ove è attivo ovvero Tribunali e Corti di Appello.

Tuttavia alle già note norme che disciplinano il PCT si sono aggiunte parziali modifiche ed integrazioni contenute nell'art. 83 del d.l. 17 marzo 2020 n. 18 (cd. Decreto Cura Italia) e di tutta la legislazione emergenziale successiva, in cui sono altresì previste le cosiddette udienze da remoto e a trattazione scritta..

Scopo del Focus è analizzare questa legislazione emergenziale con particolare riguardo alle novità che influiscono sul lavoro dell'avvocato telematico.

Il quadro normativo che regola la materia è, come si è detto, regolamentato dall'art. 83 del d.l. 17 marzo 2020 n. 18 (cd. Cura Italia) anche se parte delle disposizioni erano già contenute nel primo D.l. giustizia dell'8 marzo 2020, n. 11, non più convertito in legge, poiché tutte le norme in materia di giustizia sono confluite nell'art. 83 del d.l. 17 marzo 2020 n. 18 convertito con modificazioni con la legge del 24 aprile 2020, n. 27 e ulteriormente modificato dal d.l. 30 aprile 2020, n. 28 contenente “Misure urgenti per la funzionalità dei sistemi di intercettazioni di conversazioni e comunicazioni, ulteriori misure urgenti in materia di ordinamento penitenziario, nonché disposizioni integrative e di coordinamento in materia di giustizia civile, amministrativa e contabile e misure urgenti per l'introduzione del sistema di allerta Covid-19”.

Inoltre, ulteriori novità in tema di processo telematico, sono contenute dalla legge di conversione del dl n. 34 del 19.5.2020 (legge n. 77 del 17 luglio 2020) che, di fatto, ha prorogato fino al 31 ottobre alcune misure già previste dall'articolo 8 del d.l. Cura Italia e nel d.l. n. 76/2020 recante “Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale” (c.d. d.l. semplificazioni).

Infine il decreto-legge 7 ottobre 2020, n. 125 contenente “Misure urgenti connesse con la proroga della dichiarazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-19 e per la continuità operativa del sistema di allerta COVID, nonché per l'attuazione della direttiva (UE) 2020/739 del 3 giugno 2020” ha ulteriormente prorogato le predette misure fino al 31 dicembre 2020.

Detta norma è intervenuta sull'art. 1, co. 3, d.l. n. 83/2020 che al momento in cui si scrive dispone: “I termini previsti dalle disposizioni legislative di cui all'allegato 1 sono prorogati al «31 dicembre 2020», ((salvo quanto previsto ai numeri 3 e 32 dell'allegato medesimo)), e le relative disposizioni vengono attuate nei limiti delle risorse disponibili autorizzate a legislazione vigente”.

Tali disposizioni sono contenute all'interno dell'art. 221 del dl n. 34/2020 che al secondo comma prevede: “tenuto conto delle esigenze sanitarie derivanti dalla diffusione del COVID-19, fino al 31 dicembre 2020 si applicano le disposizioni di cui ai commi da 3 a 10”.

Ebbene dette disposizioni, che non riguardano il solo processo civile, oltre a prorogare sino al 31 dicembre 2020 l'obbligatorietà del pagamento telematico dei diritti di copia e del deposito telematico degli atti introduttivi e di costituzione in giudizio, prevedono la possibilità fino alla stessa data di svolgere udienze in videoconferenza o con trattazione scritta.

Ad oggi dunque l'art. 83 del d.l. 17 marzo 2020, n. 18, intitolato “Nuove misure urgenti per contrastare l'emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenerne gli effetti in materia di giustizia civile, penale, tributaria e militare”, contiene tutte quelle previsioni normative idonee ad accorciare le distanze, anche se solo virtualmente, ampliando la portata delle disposizioni sul processo civile telematico ed introducendo importanti accorgimenti sulle modalità di raccolta della procura alle liti e sulla gestione telematica delle udienze.

Il comma 6 dell'art. 83 prescrive che, per contrastare l'emergenza epidemiologica da COVID-19 e contenerne gli effetti negativi sullo svolgimento dell'attività giudiziaria, per il periodo compreso tra il 12 maggio e il 30 giugno 2020 i capi degli uffici giudiziari, sentiti l'autorità sanitaria regionale, per il tramite del Presidente della Giunta della Regione, e il Consiglio dell'ordine degli avvocati, adottano le misure organizzative, anche relative alla trattazione degli affari giudiziari, necessarie per consentire il rispetto delle indicazioni igienico-sanitarie fornite dal Ministero della salute, anche d'intesa con le Regioni, dal Dipartimento della funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei ministri, dal Ministero della giustizia e delle prescrizioni adottate in materia con decreti del Presidente del Consiglio dei ministri, al fine di evitare assembramenti all'interno dell'ufficio giudiziario e contatti ravvicinati tra le persone. Per gli uffici diversi dalla Corte suprema di cassazione e dalla Procura generale presso la Corte di cassazione, le misure sono adottate d'intesa con il Presidente della Corte d'appello e con il Procuratore generale della Repubblica presso la Corte d'appello dei rispettivi distretti.

Ebbene, ai nostri fini, giova segnalare che dal punto di vista telematico il successivo comma 7 prevede alle lettere f ed h, due misure volte ad evitare il rinvio dell'udienza o la sua eventuale celebrazione a porte chiuse e nel rispetto delle misure di distanziamento, soluzioni queste ultime in ogni caso contemplate dal Decreto in parola.

Le predette disposizioni inoltre, ferma restando la possibilità dallo scorso 30 giugno 2020 di celebrare nuovamente le udienze all'interno dei tribunali, sono state, come si è detto, prorogate al 31 dicembre 2020.

In particolare, la lettera f) prevede che le udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti e dagli ausiliari del giudice, anche se finalizzate all'assunzione di informazioni presso la pubblica amministrazione, possano svolgersi mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia.

Ebbene tale provvedimento organizzativo emanato da DGSIA in data 20.3.2020 prevede all'articolo 2 che, i programmi da utilizzare per le udienze in videoconferenza possono essere alternativamente Skype for Business o Teams.
Dette videoconferenze possono essere effettuate o tramite dispositivi dell'ufficio o personali, utilizzando pero infrastrutture ministeriali o aree di data center riservate in via esclusiva al Ministero della Giustizia.

Tali disposizioni sono state inoltre confermate nell'ulteriore provvedimento organizzativo emanato da DGSIA in data 21.5.2020.

Nella pratica il Ministero ha dotato ciascun magistrato di una licenza di Microsoft Teams e di una relativa “stanza virtuale” il cui link verrà inserito nel provvedimento di fissazione udienza.

La lettera f) dell'art. 83 prevede inoltre che, lo svolgimento dell'udienza, deve in ogni caso avvenire con la presenza del giudice nell'ufficio giudiziario e con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti.

Prosegue poi la lettera f) specificando che, prima dell'udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, giorno, ora e modalità di collegamento. All'udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell'identità soggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale.

Inoltre il protocollo di intesa tra Consiglio Nazionale Forense e Consiglio Superiore della Magistratura prevede ulteriori accorgimenti come, ad esempio, l'inserimento nel provvedimento di fissazione l'avvertimento che potranno essere adottati i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti e che, le parti eventualmente non ancora costituite con difensore e destinatarie di notificazione analogica del provvedimento stesso, possano accedere al fascicolo informatico mediante "richiesta di visibilità", onde acquisire l'indirizzo telematico dell'aula virtuale, contenuto come link nel provvedimento di fissazione dell'udienza.

Si prevede inoltre, per prevenire eventuali ed improvvisi malfunzionamenti del sistema che il giudice inviti, i procuratori delle parti a depositare nel fascicolo una nota contenente un recapito telefonico e un indirizzo mail attraverso i quali potranno essere contattati dal cancelliere in caso di malfunzionamento dell'applicativo utilizzato.

L'avvocato dovrà dunque effettuare un deposito telematico utilizzando come tipologia di atto “memoria generica” o “atto non codificato”, comunicando l'indirizzo mail (non PEC) e un recapito telefonico che verrà utilizzato per segnalazioni di eventuali malfunzionamenti.

Effettuato quest'ultimo adempimento, il giorno dell'udienza, e qualche minuto prima dell'orario fissato, l'avvocato cliccherà sul link indicato nel provvedimento e potrà partecipare alla videoconferenza utilizzando un browser compatibile (ad es. Google Chrome o Microsoft Edge) oppure il software teams.

La partecipazione è possibile anche da dispositivo mobile (previo scaricamento dell'app per dispositivi mobili “Teams”).

In ogni caso, al fine di poter utilizzare pienamente le potenzialità offerte da teams, è consigliabile partecipare utilizzando il software Teams previamente scaricato sul proprio computer al seguente link: https://products.office.com/it-it/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion

È opportuno precisare che, all'avvio di Teams, potrebbe comparire un messaggio, solo apparentemente bloccante, che preallerta l'utente di non essere parte di alcuna organizzazione.

In questo caso non è necessario allarmarsi, in quanto non è necessaria la partecipazione ad una organizzazione per poter effettuare le udienze in video conferenza.

Una volta scaricato il software e collegandosi alla stanza virtuale contenuta nel provvedimento sarà sufficiente cliccare su: “hai già l'app Team? Avvialo ora”

Al momento del collegamento all'udienza, non sarà neppure necessaria la registrazione o l'accesso al proprio account microsoft, ma sarà sufficiente inserire il proprio nome e cognome nell'apposito campo e assicurarsi di avere webcam e microfono accesi.

Dopo essere entrati nella videoconferenza sarà possibile utilizzare la chat per scambiarsi brevi messaggi di testo come ad esempio deduzioni da effettuare a verbale che il giudice potrà copiare ed incollare nel verbale redatto sulla consolle e che provvederà a fine udienza a depositare telematicamente nel fascicolo. Il predetto verbale, prima di essere chiuso, potrà essere mostrato alle parti tramite la condivisione dello schermo.

Anche gli avvocati potranno esibire documenti utilizzando la modalità di condivisione schermo, funzionalità quest'ultima utilizzabile esclusivamente collegandosi tramite software e non tramite browser web.

A tal proposito il punto n. 6 del paragrafo 2 della proposta di protocollo per udienze civili tramite collegamento da remoto ex art. 83 lett. f) d.l. 18/2020 condivisa tra CSM e CNF prescrive inoltre che, la produzione di documenti in udienza, di cui non sia stato possibile il previo deposito telematico in consolle, potrà avvenire mediante l'eventuale utilizzazione di strumenti di condivisione dello schermo – sempre se autorizzato espressamente dal giudice- e varrà come mera esibizione, con necessità di regolarizzare successivamente il deposito nel rispetto della normativa sul PCT.

In ordine alle deduzioni a verbale inoltre, sempre il punto n. 6 del paragrafo 2 della proposta di protocollo CSM-CNF prevede l'ammissibilità di deduzioni delle parti tramite l'uso della chat o di altro strumento di condivisione dei testi, come ad esempio “Note di Udienza” ( cfr. https://note.dirittopratico.it/Guida)

Ebbene Note di Udienza e Ruolo Telematico rappresenterebbero proprio quello strumento di condivisione testi sopra menzionato che potrà affiancarsi a Teams, come semplice strumento di supporto al lavoro di avvocati e magistrati consentendo inoltre di ridurre sensibilmente i tempi di permanenza in videoconferenza.

Come si potrà meglio approfondire al seguente link https://www.dirittopratico.it/22-processo-telematico/1156-ruolo-telematico-un-idea-per-velocizzare-la-trattazione-telematica-delle-udienze-civili.html , “Ruolo Telematico” e “Note di Udienza” nascono da un'idea degli avvocati Claudio De Stasio e Luca Sileni e consentirebbero ai soggetti partecipanti all'udienza di scambiarsi messaggi di chat e condividere bozze di verbali di udienza. Detti verbali potranno poi successivamente essere copiati e incollati dal giudice all'interno del verbale di udienza redatto nella consolle del magistrato. Il sistema non si propone come alternativa a Teams, ma se usato dagli avvocati in contraddittorio consentirebbe di avviare la videoconferenza comunicando al giudice il link ad un verbale già predisposto in contraddittorio dagli avvocati.

L'art. 83 comma 7, inoltre, in sede di conversione si è arricchito di un ulteriore comma h-bis che estende le modalità fin qui descritta allo svolgimento dell'attività degli ausiliari del giudice con collegamenti da remoto tali da salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti.

Ne consegue che la piattaforma “Teams” ben potrà essere utilizzata per lo svolgimento delle operazioni peritali con incontri in videoconferenza.

Infine, i commi 6 e 7 dell'articolo 221 del dl n. 34/2020, oltre a prevedere la possibilità di fissare udienze con le predette modalità fino al 31 dicembre 2020, hanno previsto qualche piccolo correttivo sulle modalità di svolgimento dell'udienza.

Nello specifico il comma 7 ribadisce che l'udienza può tenersi con modalità di videoconferenza se non è richiesta la presenza di soggetti diversi dai difensori, dalle parti e dagli ausiliari del giudice, anche se finalizzata all'assunzione di informazioni presso la pubblica amministrazione.

Si prevede inoltre che “l'udienza è tenuta con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti. Prima dell'udienza il giudice dispone la comunicazione ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, del giorno, dell'ora e delle modalità del collegamento. All'udienza il giudice da atto delle modalità con cui accerta l'identità dei soggetti partecipanti e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà. Di questa e di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale.” Tuttavia, l'articolo 23 del d.l. 28 ottobre 2020, n. 137 (cd. decreto Ristori) prevede al comma 7 che “in deroga al disposto dell'articolo 221, comma 7, del decreto legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2020, n. 77, il giudice può partecipare all'udienza anche da un luogo diverso dall'ufficio giudiziario”.

Sul punto anche il successivo comma 9 dispone: “Nei procedimenti civili e penali le deliberazioni collegiali in camera di' consiglio possono essere assunte mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. Il luogo da cui si collegano i magistrati e' considerato Camera di consiglio a tutti gli effetti di legge”.

Inoltre, l'articolo 221 del dl n. 34/20 ha previsto al comma 6 che, in caso di udienza con modalità telematiche, la partecipazione del difensore o di una o più parti, può avvenire, su richiesta dell'interessato con istanza da depositarsi almeno 15 giorni prima della data di udienza.

In quest'ultimo caso “Il giudice dispone la comunicazione alle parti dell'istanza, dell'ora e delle modalità del collegamento almeno cinque giorni prima dell'udienza. All'udienza il giudice da atto a verbale delle modalità con cui accerta l'identità dei soggetti partecipanti a distanza e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

In caso di partecipazione della parte all'udienza si prevede che la stessa possa partecipare solo dalla medesima postazione da cui si collega il difensore.

Il comma 6 prevede inoltre che “Lo svolgimento dell'udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione”.

In alternativa alla videoconferenza, si realizza sempre più frequentemente, per quanto sperimentato nei primi mesi di applicazione della norma, la cosiddetta udienza a trattazione scritta prevista dalla lettera h) del comma 7 dell'art. 83.

Secondo quest'ultima disposizione, lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti si realizza mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice.

Il contenuto di detta norma, seppur con qualche precisazione viene ribadito dal comma 4 dell'art. 221 del dl n. 34/20 laddove è prevista fino al 31 dicembre 2020 la possibilità per il giudice di fissare udienze con modalità a trattazione scritta.

Tuttavia, rispetto all'art. 83, il comma 4 prevede che, in caso di udienza a trattazione scritta, il giudice debba comunicare alle parti almeno trenta giorni prima della data fissata per l'udienza, che la stessa è sostituita dallo scambio di note scritte, assegnando alle parti un termine fino a cinque giorni prima della predetta data per il deposito delle note scritte. In ogni caso si prevede che, ciascuna delle parti possa presentare entro cinque giorni dalla comunicazione di detto provvedimento istanza per la trattazione orale della causa.

E' previsto altresì che in caso di udienza a trattazione scritta, il giudice debba provvede entro cinque giorni dalla data fissata per l'udienza. Qualora nessuna delle parti eseguisse il deposito telematico di note scritte, il giudice dovrà provvedere ai sensi del primo comma dell'art. 181 del c.p.c..

Nella pratica, tale norma, potrà essere di larga applicazione per tutte quelle udienze in cui non è necessaria la presenza fisica delle parti come ad esempio l'udienza di precisazione delle conclusioni o di mero rinvio.

In tal caso le parti inoltreranno a mezzo PCT le proprie richieste di rinvio o il foglio di precisazione delle conclusioni mediante l'apposita tipologia di atto Foglio di precisazione delle conclusioni (o precisazione delle conclusioni).

Tale accortezza agevolerà anche il magistrato in sede di redazione della sentenza, in quanto potrà copiare e incollare le rispettive conclusioni dei difensori in fase di redazione della sentenza.

Ciascun difensore potrà precisare le proprie conclusioni inviando mediante deposito telematico il foglio di precisazione delle conclusioni come atto principale utilizzando la tipologia atto foglio di PC o precisazione delle conclusioni.

Le istanze di rinvio potranno essere invece depositate utilizzando la tipologia di atto istanza generica o preverbale.

Tale modalità, potrà inoltre essere utilizzata per ogni udienza in cui non sia necessaria la comparizione delle parti personalmente o dei testimoni (ad es: prima comparizione o ammissione messi istruttori)

In tal caso, per garantire il contradittorio tra i difensori il giudice potrà assegnare un primo termine per note scritte e un secondo termine per repliche oppure dopo aver ricevuto le note scritte da parte dei difensori emettere un ulteriore provvedimento assegnando un termine per repliche.

Alcuni protocolli prevedono inoltre che, prima del deposito, le note scritte siano comunicate a mezzo PEC ai difensori delle altre parti costituite.

In ogni caso tali note, dovendo sostituire le deduzioni del verbale di udienza, dovranno rispettare i criteri della sinteticità ricalcando un normale verbale di udienza.

Più in particolare, come si legge nei primi provvedimenti, “la comparizione delle parti è figurata e si realizza con il deposito telematico di note di trattazione scritta”, escludendosi la presenza fisica dei Difensori e la trattazione orale.

Una ulteriore modalità, per garantire il contraddittorio potrà essere la previsione di redazione di note scritte in forma congiunta.

Tale opzione, è in genere contemplata come alternativa al deposito disgiunto ed il contraddittorio tra i difensori potrà essere assicurato scambiandosi a mezzo pec o mail sino alle bozze di verbali contenenti le rispettive richieste. (In alternativa i difensori potranno utilizzare l'applicativo note di udienza https://note.dirittopratico.it/Guida)

Dopo aver concordato la bozza definitiva, il verbale verrà sottoscritto digitalmente con firma Pades-bes, non essendo ammesse nel PCT una pluralità di firme Cades, da uno dei difensori che provvederà a trasmetterlo agli altri difensori che apporranno a loro volta la firma. L'ultimo difensore destinatario del verbale provvederà a depositarlo telematicamente inserendolo come atto principale e apponendo in fase di deposito la propria firma digitale (indifferentemente in formato Cades o Pades-bes). Anche in questa ipotesi la tipologia di atto da utilizzare sarà “preverbale” o in alternativa “memoria generica”.

Una modalità alternativa, una volta concordata la bozza di verbale, potrà essere la trasmissione telematica di detto unico verbale concordato da parte di ciascuno dei difensori.

In genere i provvedimenti di fissazione di udienza ai sensi della lettera h) vengono comunicati a mezzo PEC con relativo anticipo ai difensori, prevedendo il relativo termine di invio delle note fino a qualche giorno prima della data di udienza già fissata.

È opportuno che dopo la costituzione in giudizio, l'avvocato controlli il fascicolo telematico al fine di verificare se, prima della propria costituzione, sia stata fissata l'udienza con le modalità sopra previste.

Infine, il comma 8 dell'art. 221 del dl n. 34/20 ha esteso la trattazione scritta anche all'udienza di giuramento del CTU.

Si prevede, infatti, che “In luogo dell'udienza fissata per il giuramento del consulente tecnico d'ufficio ai sensi dell'art. 193 del codice di procedura civile, il giudice può disporre che il consulente, prima di procedere all'inizio delle operazioni peritali, presti giuramento di bene e fedelmente adempiere alle funzioni affidate con dichiarazione sottoscritta con firma digitale da depositare nel fascicolo telematico.”

Tale possibilità era peraltro già prevista nella prassi di alcuni tribunali in particolare in materia di esecuzioni immobiliari.

Anche in questo caso le parti potranno inviare le proprie deduzioni con note scritte, mentre il CTU provvederà ad inviare il verbale di giuramento utilizzando la tipologia di atto memoria generica o atto non codificato.

Un ulteriore novità è prevista infine dall'art. 23 del d.l. 28 ottobre 2020, n. 137 che ha esteso le modalità di celebrazione dell'udienza con trattazione scritta anche in materia di separazione consensuale e di divorzio congiunto. Infatti il comma 6 del predetto articolo prevede che “il giudice puo' disporre che le udienze civili in materia di separazione consensuale di cui all'articolo 711 del codice di procedura civile e di divorzio congiunto di cui all'articolo 9 della legge 1 dicembre 1970, n. 898 siano sostituite dal deposito telematico di note scritte di cui all'art. 221, comma 4, del decreto legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 77/2020, nel caso in cui tutte le parti che avrebbero diritto a partecipare all'udienza vi rinuncino espressamente con comunicazione, depositata almeno quindici giorni prima dell'udienza, nella quale dichiarano di essere a conoscenza delle norme processuali che prevedono la partecipazione all'udienza, di aver aderito liberamente alla possibilita' di rinunciare alla partecipazione all'udienza, di confermare le conclusioni rassegnate nel ricorso e, nei giudizi di separazione e divorzio, di non volersi conciliare.”

Tra le numerose novità del Decreto Cura Italia in tema di processo telematico, il comma 20-ter dell'art. 83 prevede delle modalità di raccolta della procura nel rispetto delle misure di distanziamento sociale e quindi senza necessità di incontrare i propri clienti.

Infatti, com'è noto l'art 83 c.p.c. pur prevedendo la possibilità di depositare telematicamente la scansione della procura conferita su supporto cartaceo, prevede che l'autografia della sottoscrizione della parte debba essere certificata dal difensore mediante l'apposizione della propria firma autografa.

Infatti, la firma digitale del difensore, ha lo scopo di attestare la conformità della copia digitale della procura cartacea e non anche quello di certificare l'autografia.

Invece, la norma introdotta dal comma 20-ter, consentirà fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale (ad oggi fino al 30 aprile 2021 ex art. 1 del d.l. n. 2/21) di conferire la procura alle liti senza la necessità di un incontro fisico tra avvocato e cliente.

Si prevede, infatti, che la sottoscrizione della procura alle liti da parte del cliente possa essere effettuata su un documento cartaceo trasmesso, anche in copia informatica per immagine, unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità, anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica.

La procura non dovrà contenere particolari formule e si potrà usare la normale formulazione già utilizzata per le procure formatesi su supporto cartaceo.

La norma, inoltre, non prevede particolari formalità quindi e sarà sufficiente per il cliente trasmettere, in un unico pdf, la scansione della procura firmata e del proprio documento di identità.

Nel silenzio della norma, attività solo prudenziale, potrebbe essere l'identificazione del cliente all'atto della firma della procura mediante una videochiamata, in cui si richiede al cliente di mostrare il proprio volto affiancato al documento di identità. Tuttavia, tale attività, potrebbe essere solo un mero e prudenziale accorgimento da parte dell'avvocato per verificare l'identità del cliente.

Tale accorgimento inoltre, appare peraltro ultroneo anche alla luce della giurisprudenza del Consiglio Nazionale Forense, secondo cui la procura alle liti, se autenticata dall'avvocato, non richiede la contestualità o meglio non richiede che l'avvocato abbia personalmente ricevuto la sottoscrizione del cliente (v. decisione CNF n. 175/04 RG e n. 176/2005 e Cass. Civ. n. 144/1985 e Cass. Civ. n. 15348/2014), inoltre l'omessa apposizione della sottoscrizione del difensore per autenticazione della firma della parte determina mera irregolarità, e non nullità, sanata dalla costituzione in giudizio del procuratore, e comunque dalla apposizione della sua sottoscrizione in calce all'atto contenente la procura (v. Cass. Civ, Sez. Un. n. 25032/2005 costantemente confermata)

La norma non menziona neppure un particolare strumento di trasmissione telematica, quindi si presuppone il possibile utilizzo, non solo della pec, ma anche di una semplice mail non certificata.

La norma prevede poi espressamente che, l'avvocato, certifichi l'autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura.

Ne consegue che, una volta ricevuto il file contenente la procura e il documento di identità del cliente, l'avvocato potrà allegarla tanto al deposito telematico quanto ad una notifica a mezzo PEC apponendovi la sola firma digitale.

Un'altra modalità di conferimento della procura alle liti, già peraltro contemplata nell'art. 83 c.p.c. è il conferimento della stessa su documento informatico separato raccogliendo la firma digitale del cliente, che dovrà però essere apposta nel formato pades-bes e successivamente autenticata dall'avvocato con firma pades-bes o cades all'interno del redattore, poiché, come detto nel paragrafo precedente, le regole tecniche del PCT non ammettono una pluralità di firme Cades.

Fin dalla prima stesura del decreto “Cura Italia” del 17.3.2020 è stata prevista l'estensione dell'obbligatorietà del deposito telematico presso Tribunali e Corti di Appello anche agli atti introduttivi e di costituzione in giudizio.

Tanto è stato inizialmente previsto dall'art. 83, c. 11, del summenzionato e, al momento in cui si scrive dal terzo comma dell''art. 221 del dl n. 34/20.

Come si è avuto modo di anticipare in precedenza, tale norma assume carattere di transitorietà, e sarà in vigore fino al 30 aprile 2021. Tuttavia il terzo comma prevede una deroga disponendo che “Quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste un'indifferibile urgenza, il capo dell'ufficio autorizza il deposito con modalità non telematica”.

La stessa norma prevede altresì che il pagamento del contributo unificato di cui all'art. 14 del d.P.R. 30 maggio 2002, n. 115, nonché l'anticipazione forfettaria di cui all'art. 30 del medesimo decreto, connessi al deposito degli atti con modalità telematiche, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica di cui all'art. 5, c. 2, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Ebbene, tale piattaforma tecnologica deve intendersi quella raggiungibile mediante autenticazione a mezzo firma digitale (smart card o token usb) dal Portale dei Servizi Telematici, ovvero PagoPA.

A parere di chi scrive, non rientra tra tali modalità, il pagamento tramite modello F23 e pertanto non sarà possibile utilizzarlo alla stregua della scansione delle marche lottomatica.

Tuttavia la Suprema Corte con la recente ordinanza n. 5372/2020, e richiamando l'interpretazione offerta dal Ministero della Giustizia, con nota del 4 settembre 2017, n. 164259, ha sancito che l'atto telematico non è irricevibile in caso di irregolarità fiscali, rendendo di fatto possibile l'iscrizione a ruolo telematica in questo periodo transitorio, pagando il contributo unificato con strumenti tradizionali.

Il medesimo orientamento è stato altresì confermato dagli Ermellini con l'ordinanza n. 9664 del 26 maggio 2020 che, oltre a richiamare la nota ministeriale sopracitata, e pur richiamando l'art. 285 T.U. che contempla il rifiuto, da parte del cancelliere, degli atti se non in regola fiscalmente - con particolar riguardo alla marca da bollo da € 27,00 - ritiene che tale sanzione di irricevibilità non si possa applicare ai depositi telematici.

Infatti, la Suprema Corte, nel richiamare l'art. 16-bis, c. 7, del d.l. 179/2012 ove si prevede che "il deposito con modalità telematiche si ha per avvenuto al momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia” ritiene che, il perfezionamento del deposito non lascerebbe alcuno spazio al rifiuto dell'atto da parte della cancelleria per irregolarità fiscali.

Peraltro, lo stesso comma 11 dell'art. 83 e il comma 3 dell'art. 221 non prevedono alcuna sanzione legata all'obbligatorietà del pagamento telematico.

Venendo invece all'obbligatorietà del deposito telematico degli atti introduttivi e di costituzione in giudizio, al momento in cui si scrive la portata di detta norma riguarda esclusivamente quegli uffici dove è attivo il servizio di deposito telematico e non riguarda gli uffici del Giudice di Pace e Cassazione.

Tuttavia, relativamente alla Suprema Corte il comma 3 dell'art. 221 prevede che fino al 30 aprile 2021 “nei procedimenti civili innanzi alla Corte di cassazione, il deposito degli atti e dei documenti da parte degli avvocati può avvenire in modalità telematica nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. L'attivazione del servizio è preceduta da un provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia che accerta l'installazione e l'idoneità delle attrezzature informatiche, unitamente alla funzionalità dei servizi di comunicazione dei documenti informatici. Gli obblighi di pagamento del contributo unificato previsto dall'articolo 14 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n.115, nonché' l'anticipazione forfettaria di cui all'articolo 30 del medesimo testo unico, connessi al deposito telematico degli atti di costituzione in giudizio presso la Corte di cassazione, sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica prevista dall'articolo 5, comma 2, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82”.

La normaprevede dunque la facoltà e non l'obbligo di deposito telematico degli atti presso la Corte di Cassazione.

Tale norma è al momento inattuata in assenza di provvedimento autorizzativo della DGSIA che attribuisca valore legale al deposito degli atti telematici presso la Suprema Corte.

Ne consegue che, al momento in cui si scrive, l'unica modalità consentita per il deposito degli atti in Cassazione è quella cartacea.

Tuttavia, con protocollo d'intesa sottoscritto in data 9 aprile 2020, fra la Corte di Cassazione, la Procura Generale presso la Corte di cassazione ed il Consiglio Nazionale Forense, si è previsto l'invio di copia informatica degli atti già depositati in forma cartacea, ai fini della la trattazione delle adunanze civili ed udienze penali camerali non partecipate, durante il periodo dell'emergenza determinata dalle disposizioni dettate per impedire il contagio da COVID-19.

Ebbene, il predetto protocollo invita gli avvocati a trasmettere, ove nella loro disponibilità, copia informatica – in formato pdf - degli atti processuali del giudizio di cassazione, già in precedenza depositati nelle forme ordinarie previste dalla legge (ricorso, controricorso, nota di deposito ex art. 372, comma 2, c.p.c., provvedimento impugnato).

Il protocollo inoltre prevede che in caso di mancato invio della copia di detti atti, la trattazione della causa, già fissata, potrà essere rinviata a nuovo ruolo ove il collegio non sia in condizione di decidere nella camera di consiglio da remoto.

Si chiarisce inoltre che l'anzidetta trasmissione non sostituisce il deposito degli atti nelle forme previste dal codice di rito e non determina rimessione in termini per le eventuali decadenze già maturate.

L'invio della copia degli atti dovrà essere effettuato dall'indirizzo PEC dell'avvocato risultante da RE.G.IND.E. all'indirizzo PEC della sezione come ricavabile dal protocollo, indicando, nell'oggetto della PEC, la data dell'udienza ed il numero di Registro Generale del ricorso, secondo il seguente format: ADUNANZA: GGMMAAAA NRG: XXXXX-AAAA

Tuttavia, con un ulteriore protocollo di intesa siglato in Roma in data 15 ottobre 2020 tra il Ministero della giustizia, la Corte Suprema di Cassazione, la Procura Generale presso la Corte di Cassazione, l'Avvocatura dello Stato, il Consiglio Nazionale Forense e l'Organismo Congressuale Forense sono state definite le tappe per l'avvio del processo civile telematico presso la Suprema Corte, con la conseguente adozione del decreto ai sensi dell'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, conv. con modif. nella legge 17 dicembre 2012, n. 221 e successive modificazioni, indispensabile al fine di ottenere il valore legale dei depositi.

Detto protocollo prevede infatti l'avvio ufficiale della sperimentazione a partire dal 26 ottobre 2020, mediante un gruppo di avvocati Cassazionisti selezionati in tutta Italia che provvederanno ad inviare i propri ricorsi e controricorsi sia in forma telematica che in forma cartacea.

Il deposito telematico, pur non avendo in questa prima fase alcun valore legale, servirà a testare massivamente gli applicativi, nonché a verificare la funzionalità dei codici errori revisionati e quella della fase di accettazione/correzione da parte delle cancellerie.

In questa prima fase il “desk del consigliere di cassazione” consentirà la visibilità dei fascicoli telematici ai magistrati componenti dei collegi.

All'esito della fase di sperimentazione e comunque entro il 31 dicembre 2020, verificato congiuntamente il positivo svolgimento della fase di sperimentazione, sarà adottato il decreto ministeriale di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge n. 179 del 2012, convertito con modificazioni dalla legge n. 221 del 2012 e successive modificazioni, per l'avvio a valore legale del processo civile telematico in Cassazione entro il 15 gennaio 2021, secondo le seguenti cadenze:

a) deposito facoltativo degli atti (introduttivi) di parte nel periodo compreso tra il 16 gennaio 2021 e il 16 aprile 2021;

b) deposito obbligatorio degli atti (introduttivi) di parte a partire dal 17 aprile 2021, previa modifica normativa.

Il comma 20bis dell'art. 83 del decreto legge “Cura Italia” estende per la durata dell'emergenza anche agli incontri di mediazione la facoltà di utilizzare collegamenti da remoto seppur con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento.

Il comma 20bis prevede inoltre che, “anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell'articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza”.

La norma prevede altresì che in caso di procedura telematica l'avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all'accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell'esecutività dell'accordo prevista dall'articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.

Infine il comma 21 prevede che le disposizioni emergenziali contenute nell'art. 83 del d.l. Cura Italia, in quanto compatibili, si applicano altresì ai procedimenti relativi alle giurisdizioni speciali non contemplate dal presente decreto-legge, agli arbitrati rituali, alle commissioni tributarie e alla magistratura militare.

Il d.l. non prevede invece alcuna norma particolare, in ordine alla richiesta delle copie di atti e provvedimenti.

Tuttavia, com'è noto, la richiesta di copie nel processo civile è attività ormai residuale poiché, L'art. 16-bis, c. 9-bis, del dl 179/2012 come modificato da D.L. 90/2014 attribuisce agli avvocati la facoltà di autenticare le copie informatiche di atti di parte e provvedimenti del magistrato presenti nel fascicolo telematico o allegate ai biglietti di cancelleria telematici, di Tribunali e Corti di Appello, siano esse native digitali o derivanti da scansione di atti cartacei.

Rimane esclusa la facoltà di autenticare provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all'ordine del giudice e la copia esecutiva, il cui rilascio, rimane prerogativa del cancelliere. Tale autentica, non comporta l'onere di pagamento di alcun diritto di copia. Secondo quanto statuito da una circolare del ministero della giustizia del 27.10.2014 il potere di autentica si estenda a tutti gli atti contenuti nei fascicoli informatici, indipendentemente dalla data di instaurazione del procedimento o di deposito del singolo atto o documento.

Ad oggi non sono autenticabili le copie di atti, provvedimenti e verbali che dovessero essere presenti nei fascicoli telematici o biglietti di cancelleria dei giudici di pace poiché la norma limita tale facoltà agli uffici dove è attivo il PCT escludendo giudici di pace e cassazione salva la possibilità di sollecitare una modifica normativa.

In relazione a questo particolare periodo di emergenza, non essendo prevista una procedura univoca nella legislazione emergenziale, gli uffici giudiziari si sono orientati con diverse modalità prevedendo la possibilità di estrarre copia dei documenti e verbali di causa cartacei previo appuntamento con la cancelleria da richiedere a mezzo mail.

In alternativa si potrà chiedere alla cancelleria di scansionare atti, documenti e verbali di causa cartacei al fine di inserirli nel fascicolo telematico, evitando inutili accessi in cancelleria.

Rimarrebbe inoltre esclusa la possibilità di estrarre copie esecutive.

La richiesta di copie cartacee (ad es. esecutive) potrebbe poi essere inoltrata mediante istanza da depositarsi a mezzo pct utilizzando come tipologia di atto istanza generica o atto non codificato oppure mediante apposita funzionalità presente sul portale dei servizi telematici, che tuttavia, ad oggi, presenta alcune criticità ed è peraltro utilizzabile solo relativamente alla richiesta di copie cartacee presenti nel fascicolo informatico.

Quanto al pagamento dei diritti di copia si potranno utilizzare le modalità di pagamento telematico già descritte nel paragrafo dedicato ai Pagamenti Telematici.

L'art. 28 del d.l. n. 76/2020 recante “Misure urgenti per la semplificazione e l'innovazione digitale” (c.d. d.l. Semplificazioni), in vigore dal 17 luglio 2020 è pesantemente intervenuto sulle notificazioni telematiche indirizzate alle pubbliche amministrazioni.

In particolare, il predetto articolo è intervenuto nel modificare il comma 12 dell'art. 16 del d.l. n. 179/2012 con il quale si sancisce che “le amministrazioni pubbliche possono comunicare altresì gli indirizzi di posta elettronica certificata di propri organi o articolazioni, anche territoriali, presso cui eseguire le comunicazioni o notificazioni per via telematica nel caso in cui sia stabilito presso questi l'obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie ovvero in caso di autonoma capacità o legittimazione processuale. Per il caso di costituzione in giudizio tramite propri dipendenti, le amministrazioni pubbliche possono altresì comunicare ulteriori indirizzi di posta elettronica certificata, riportati in una speciale sezione dello stesso elenco di cui al presente articolo e corrispondenti a specifiche aree organizzative omogenee, presso cui eleggono domicilio ai fini del giudizio”

Inoltre, il decreto-legge va a sostituire anche il comma 13 dell'art. 16 prevedendo che “in caso di mancata comunicazione ai sensi del comma 12, le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria si effettuano ai sensi dei commi 6 e 8 e le notificazioni ad istanza di parte si effettuano ai sensi dell'art. 16-ter, comma 1-ter."

La profonda innovazione riguarda dunque le notificazioni telematiche a istanza di parte che, fermo restando quanto previsto dal r.d. 30 ottobre 1933, n. 1611, in materia di rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato, possono essere effettuate estrapolando l'indirizzo PEC dall'IPA (http://indicepa.gov.it)

Infatti il d.l. in commento interviene modificando l'articolo 16-ter del d.l. 179/2021 aggiungendo la comma 1bis e statuendo che, “in caso di mancata indicazione dell'indirizzo PEC della PA nell'elenco di cui all'art. 16, c. 12, la notificazione alle pubbliche amministrazioni degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale è validamente effettuata, a tutti gli effetti, al domicilio digitale indicato nell'elenco previsto dall'art. 6-ter del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e, ove nel predetto elenco risultino indicati, per la stessa amministrazione pubblica, più domicili digitali, la notificazione è effettuata presso l'indirizzo di posta elettronica certificata primario indicato, secondo le previsioni delle Linee guida di AgID, nella sezione ente dell'amministrazione pubblica destinataria. Nel caso in cui sussista l'obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie presso organi o articolazioni, anche territoriali, delle pubbliche amministrazioni, la notificazione può essere eseguita all'indirizzo di posta elettronica certificata espressamente indicato nell'elenco di cui all'art. 6-ter del d.lgs. n. 82/2005, per detti organi o articolazioni".

Ne consegue che l'avvocato sarà in ogni caso tenuto a verificare la presenza dell'indirizzo PEC all'interno dell'indice PP.AA. consultabile dal portale dei servizi telematici (pst.giustizia.it), tuttavia, laddove detto indirizzo non sia presente in detto elenco non sarà costretto ad optare per una notificazione cartacea.

Infatti, in caso di mancato censimento della PA nel registro PP.AA. l'indirizzo PEC potrà essere estrapolato dall'indice IPA (indice.pa.gov.it) utilizzando il primario indirizzo PEC dell'amministrazione ovvero il primo della lista in caso di pluralità di indirizzi.