Lo svolgimento delle assemblee condominiali “in presenza”, al tempo del coronavirus

Uno dei problemi di carattere concreto che hanno messo in crisi la vita nei condominii nella condizione di emergenza legata all'epidemia del coronavirus deriva dalle difficoltà di convocazione e di svolgimento delle assemblee condominiali edagli ostacoli alla gestione del condominio che da ciò derivano.

Al riguardo, sono emerse difficoltà alla luce della necessità del rispetto, da un lato, delle disposizioni del codice civile in tema di condominio - ed in particolare delle previsioni degli artt. 1136 c.c. e 67 disp. att. c.c. (norme che disciplinano lo svolgimento delle assemblee) e dell'art. 66 disp. att. c.c. (norma che dispone, tra l'altro, che l'assemblea debba essere convocata in un luogo preciso) - e dall'altro lato, delle disposizioni, dettate in relazione all'emergenza, che vietano gli assembramenti ed obbligano al rispetto del distanziamento sociale.

Proprio con riguardo alle assemblee condominiali, la Presidenza del Consiglio dei Ministri con FAQ 13 marzo 2020 volta a fornire chiarimenti circa il contenuto del d.p.c.m. 11 marzo 2020 aveva precisato che “le assemblee condominiali sono vietate, a meno che non si svolgano con modalità a distanza, assicurando comunque il rispetto della normativa in materia di convocazioni e delibere”.

Attese le difficoltà concrete di organizzazione e di svolgimento delle assemblee con modalità a distanza, ciò che di fatto è avvenuto in molti condominii nel periodo dell'emergenza è che le assemblee condominiali non si sono svolte. Il che ha dato luogo - e continua a dare luogo - a problemi soprattutto con riguardo ai profili relativi alla gestione ed al pagamento dei servizi essenziali nell'ambito del condominio ed alle decisioni circa gli interventi urgenti di manutenzione.

Le indicazioni contenute anche nella FAQ sopra riportata concernono la c.d. fase uno: vi è da chiedersi se nella situazione definita quale “fase due” le cose possano considerarsi diversamente.

E', infatti, intervenuta - e costituisce un passo rilevante ai fini qui in esame - la previsione contenuta nell'art. 1, comma 10, d.l. 16 maggio 2020, n.33 secondo cui “le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro”: previsione che - pur non menzionando espressamente le assemblee di condominio - pare riferirsi anche a queste.

Il tema è stato oggetto anche di disposizioni regionali: con l'ordinanza 17 maggio 2020 n. 14 del Presidente della Giunta Regionale Friuli-Venezia Giulia si è disposto espressamente “che siano consentite le riunioni private, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo assemblee condominiali …, nel rispetto delle misure di contenimento previste”.

Sull'argomento, sono stati presentati documenti da parte di organizzazioni ed associazioni di amministratori di condominio e di condomini: tra questi si segnala il testo proposto dalla Confedilizia - organizzazione che rappresenta e tutela i proprietari di immobili - per l'indicazione di “linee guida” per lo svolgimento delle assemblee proprio in relazione alla situazione descritta.

Considereremo qui di seguito alcune delle questioni che possono presentarsi relativamente all'applicazione dei principi che governano la materia condominiale nel caso delle assemblee condominiali che si svolgano nell'attuale situazione derivata dall'emergenza da coronavirus: ciò con riguardo in particolare agli aspetti di carattere concreto ed operativo.

Il primo aspetto che viene in considerazione concerne la sede in cui l'assemblea deve avere svolgimento.

Sulla scorta delle norme che governano il condominio si nota che l'individuazione del luogo in cui deve svolgersi l'assemblea rientra nei compiti dell'amministratore le cui attribuzioni comprendono quella di “convocare annualmente l'assemblea” (art. 1130, n. 1, c.c.; art. 66 disp. att. c.c.): è chiaro che l'attività di convocazione implica anche l'individuazione della sede di svolgimento della riunione.

Si tratta di un aspetto che attiene ai compiti dell'amministratore in via generale e che anche a prescindere dalla questione qui in esame può dare luogo a difficoltà: la scelta del luogo di svolgimento dell'assemblea infatti potrebbe essere oggetto di discussione soprattutto nel caso in cui il luogo prescelto fosse sito in un Comune diverso da quello in cui è ubicato l'edificio del condominio o nel caso in cui il luogo scelto - per esempio la casa privata di un condomino - potesse dare luogo a problemi o disagi per uno o più condomini.

Considerato che nessuna norma fornisce indicazioni in argomento, in dottrina si è ritenuto che “salvo disposizioni ad hoc del regolamento di condominio la determinazione è rimessa alla discrezionalità dell'amministratore, secondo il buon senso e criteri di opportunità”.

In relazione agli effetti dell'emergenza la scelta della sede dell'assemblea può presentare difficoltà e problemi ulteriori: in questo caso infatti dovrà scegliersi un luogo che - oltre ai caratteri richiesti in via generale per la sede dell'assemblea - presenti caratteri tali da consentire di superare i problemi che derivano dalle disposizioni anticontagio. E nell'operare la scelta l'amministratore avrà conseguentemente responsabilità ulteriori rispetto a quelle cui ordinariamente il compito in questione dà luogo.

Consideriamo dunque quali sono gli elementi e le caratteristiche che dovranno essere ricercati per l'individuazione della sede della riunione.

La disposizione del comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c. nel fissare il contenuto dell'avviso di convocazione dell'assemblea prescrive che questo debba indicare il “luogo” della riunione: il che fa pensare che il luogo di svolgimento dell'assemblea deve essere un luogo “fisico”.

Da ricordare che una delle questioni emerse nel dibattito - che ha avuto ampio sviluppo negli ultimissimi tempi in relazione alle difficoltà derivate dalla situazione di emergenza - circa la possibilità dello svolgimento delle assemblee di condominio in via telematica è derivata proprio dalla considerazione del fatto che la norma ricordata sembra dare per certo che il luogo di svolgimento dell'assemblea debba essere un luogo fisico, elemento che pone in dubbio la possibilità dello svolgimento dell'assemblea “a distanza” (in relazione alla quale non sarebbe individuabile un luogo fisico).

Con riguardo alla scelta del luogo di svolgimento dell'assemblea deve notarsi che l'amministratore dovrà operare la scelta in modo ragionevole sì da soddisfare le finalità che l'assemblea è diretta a perseguire. Dovrà essere scelta pertanto una sede che possa essere agevolmente raggiunta da parte dei condomini.

Al proposito, può essere utile ricordare che, nel passato, si è ritenuto che, dal momento che nessuna norma stabilisce quale sia il luogo in cui deve svolgersi l'assemblea, fosse legittima, in assenza di diversa disposizione del regolamento di condominio, l'assemblea condominiale riunitasi in un Comune diverso da quello in cui era sito l'immobile (Trib. Tempio Pausania 22 maggio 2006). Elemento chiave per la legittimità della scelta è stata considerata la raggiungibilità del luogo da parte di tutti i condomini.

Proprio il tema della possibilità per i condomini di raggiungere il luogo ove si svolga l'assemblea pone un problema specifico nel caso che stiamo considerando. Vi è infatti da chiedersi quale rilievo possa avere sulla questione il divieto di spostamento da una Regione all'altra disposto dalle norme emanate per contenere il contagio e pertanto se nel caso in cui uno o più dei condomini di un condominio posto in una Regione risiedano in altra Regione (ipotesi che si presenta di frequente soprattutto nei condominii siti in località di vacanza) o addirittura risiedano all'estero debba ritenersi che l'impossibilità dell'intervento di tutti condomini escluda la possibilità di svolgimento dell'assemblea. Ancorché non sia facile dare risposta al quesito sembra che il fatto che un condomino (o più condomini) non possa intervenire all'assemblea per ragioni legate a condizioni o vicende individuali (e cioè proprie di tale condomino o di tali condomini) non sia di ostacolo allo svolgimento dell'assemblea.

Diverso è il caso - emerso peraltro proprio nel corso della “fase uno” dell'emergenza - del divieto di uscire di casa impartito alla generalità delle persone: pare chiaro che tale divieto costituisse impedimento allo svolgimento delle assemblee - anche se questo fosse stato possibile sotto gli altri punti di vista - per la generale impossibilità per i condomini di raggiungere la sede dell'assemblea.

Chiarito che la sede di svolgimento dell'assemblea dovrà essere costituita - come può affermarsi quantomeno in base alla considerazione che si è formulata supra - da un luogo fisico, va notato che potrà comunque trattarsi non soltanto di un locale chiuso ma eventualmente anche di un luogo aperto.

Potrà trattarsi di uno spazio di cui il condominio abbia la disponibilità in quanto parte comune dell'edificio (si pensi - per esempio - ad un giardino condominiale o ad un lastrico solare o a qualsiasi altro spazio nell'ambito delle parti comuni) o invece di spazio di cui il condominio potrà acquisire la disponibilità - per esempio attraverso un contratto di affitto (il c.d. nolo sala assemblea) - appunto per il suo utilizzo per lo svolgimento dell'assemblea.

Dovrà trattarsi di un luogo cui comunque l'accesso dovrà potere essere regolato e potrà eventualmente essere anche impedito a soggetti estranei al condominio (è escluso pertanto che possa trattarsi di luogo aperto al pubblico: l'assemblea non potrà avere svolgimento - per esempio - in una pubblica via o in una piazza).

Gli aspetti segnalati si legano anche all'esigenza di riservatezza che è presente relativamente alle assemblee condominiali (necessità che impone - come precisa il “vademecum per il condominio” pubblicato il 10 ottobre 2013 dal Garante per la protezione dei dati personali - che i soggetti estranei al condominio - per esempio tecnici o consulenti - che intervengano in assemblea debbano allontanarsi una volta esaurito l'esame dell'argomento che li riguarda).

Elemento fondamentale nella scelta da operare sarà la possibilità concreta di svolgimento dell'assemblea nel locale o nell'area prescelta nel rispetto delle disposizioni in tema di distanziamento sociale (si ricordi infatti che l'art. 1, comma 10, d.l. 16 maggio 2020, n. 33 sottolinea che “le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza interpersonale di almeno un metro”).

Da notare che sul piano concreto un dato chiave sarà costituito dalle dimensioni del luogo: dimensioni che dovranno garantire innanzitutto lo spazio necessario perché ciascuno dei presenti sia seduto su una sedia e si trovi a distanza non inferiore a 1 metro da tutte le altre persone presenti.

Peraltro, nella determinazione delle dimensioni minime dello spazio in questione dovranno essere considerate le esigenze di spazio nella prospettiva “dinamica” dell'insieme delle operazioni e dei movimenti che potranno aversi - secondo criteri di normalità - nel corso dell'assemblea. In questa ottica non sarà sufficiente considerare la dislocazione delle sedie ad una distanza l'una dall'altra che sia tale da assicurare il rispetto della distanza di un metro tra le persone sedute, ma dovrà considerarsi anche la necessità del rispetto delle norme in tema di distanziamento con riguardo ai movimenti che chi intervenga all'assemblea potrà compiere per raggiungere il proprio luogo di seduta e/o per uscirne al termine della riunione (o eventualmente anche durante il corso di questa). Dovrà pertanto tenersi conto anche degli spazi necessari per gli spostamenti (così come avviene, per esempio, per gli spazi di manovra nel caso del calcolo della superficie necessaria per i parcheggi in relazione alle norme in tema di costruzione degli edifici).

E' proprio la necessità di rispettare i criteri ora visti che pare costituire uno dei problemi che sul piano concreto rendono assai difficile lo svolgimento delle assemblee nel momento attuale: tale necessità richiede infatti di disporre di spazi assai ampi (potrà trattarsi di palestre, sale per riunioni o per conferenze, cortili, ecc.), il cui reperimento può risultare in concreto non facile.

Assai utile potrebbe essere la predisposizione di una pianta in scala della sala (o comunque del luogo) in cui l'assemblea deve svolgersi con l'indicazione degli “stalli” (i punti di sosta per ciascuno dei presenti) ed anche degli spazi necessari per gli spostamenti e con ogni indicazione anche circa i possibili movimenti delle persone presenti all'assemblea anche per la loro uscita al termine dell'assemblea.

Da notare che tale pianta potrebbe essere predisposta ed esposta nello stesso luogo della riunione (e inviata ai condomini da parte dell'amministratore con l'avviso di convocazione dell'assemblea) così che le operazioni possano svolgersi nel modo più corretto e rispettoso delle regole in tema di distanziamento.

Potrebbe essere opportuno che nella sala - o comunque nel luogo di svolgimento dell'assemblea - fossero tracciate anche fisicamente sul pavimento o sul terreno (con dei segni o delle linee) le indicazioni atte ad individuare le aree destinate alle diverse finalità: ogni postazione di sosta verrebbe individuata e così anche gli spazi di manovra, rendendosi così più agevole il rispetto degli spazi e delle distanze.

Come si è visto, secondo il comma 10 dell'art. 1, d.l. 16 maggio 2020, n. 33, lo svolgimento delle riunioni (e dunque anche delle assemblee “in presenza”) deve considerarsi consentito a condizione che sia rispettata la distanza interpersonale di sicurezza di almeno un metro.

Vi è da chiedersi se oltre alla necessità del rispetto del distanziamento sociale vi debba essere - quanto alla sede dell'assemblea ed alle modalità di svolgimento della riunione - il rispetto di ulteriori disposizioni. Al riguardo, si sono profilati più punti di vista.

Secondo un primo punto di vista il fatto che la norma ricordata faccia menzione solo dell'obbligo di rispetto del distanziamento dovrebbe fare ritenere che solo questa sia la regola da tenere presente e che “quindi, non sono necessari i dispositivi di protezione individuale, come mascherine e guanti”.

D'altra parte, si è prospettato che, per quanto concerne i locali, questi dovrebbero essere preventivamente sanificati con le modalità prescritte ed anche le sedie e gli altri arredi presenti nella sede dell'assemblea dovrebbero essere sanificati prima dell'inizio dell'assemblea; discorso che dovrebbe valere anche per i locali igienici al servizio della sala o comunque del luogo che costituirà la sede dell'assemblea. A disposizione di coloro che interverranno all'assemblea dovrebbero essere posti i materiali (liquidi igienizzanti, ecc.) ed i presidi prescritti.

In base ad altra opinione, dovrebbe essere fatta applicazione del protocollo che è stato sottoscritto per contenere la diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro in data 24 aprile 2020 quale integrazione del “Protocollo condiviso di regolazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” sottoscritto il 14 marzo 2020.

Le regole da seguire darebbero luogo in ogni caso ad adempimenti facenti parte dell'attività di organizzazione dell'assemblea dei quali dovrebbe pertanto occuparsi l'amministratore del condominio (che ha il compito di organizzare l'assemblea).

Da sottolineare che molte delle prescrizioni che si sono indicate sono elencate nei documenti che - come già si è detto - sono stati predisposti da parte di organizzazioni di amministratori e di proprietari quali guide per lo svolgimento delle assemblee “in presenza” (si veda per esempio il documento contenente le “linee guida” della Confedilizia, nel quale appunto si fa menzione delle operazioni di sanificazione del locale, di preparazione del locale e degli arredi, di messa a disposizione degli intervenuti del materiale igienizzante, ecc.).

Va, peraltro, segnalato che dalle prime esperienze in materia è emersa in molti casi per l'amministratore del condominio la possibilità di rivolgersi ad un'impresa che si assuma il compito di reperire e porre a disposizione la sala per la tenuta dell'assemblea e fornire tutte le prestazioni relative alla sanificazione della sala prima e dopo l'assemblea ed alla fornitura del materiale igienizzante e protettivo. E' chiaro peraltro che in questi casi il costo relativo all'organizzazione ed allo svolgimento dell'assemblea sarà certamente più elevato che nel passato.

Anche al fine di individuare il luogo che dovrà essere scelto per lo svolgimento dell'assemblea va preso in considerazione il numero delle persone che potranno partecipare all'assemblea condominiale.

Quello del numero dei possibili partecipanti all'assemblea è aspetto di grande rilevanza rispetto al tema in esame: l'individuazione dei possibili partecipanti all'assemblea infatti è elemento necessario per la valutazione da farsi preventivamente per stabilire le dimensioni del luogo nel quale l'assemblea potrà svolgersi.

E' chiaro, infatti, che prima di tutto dovranno considerarsi le dimensioni minime del locale da scegliere quale luogo per lo svolgimento dell'assemblea: e tali dimensioni dipenderanno appunto dal numero dei possibili partecipanti all'assemblea.

Ciò che è certo è che non dovrà accadere che anche soltanto uno degli aventi diritto a partecipare all'assemblea venga respinto perché il luogo prescelto ha esaurito la possibilità di presenze con distanziamento e non consente il suo ingresso.

Tale situazione infatti darebbe luogo all'invalidità delle delibere che fossero assunte dall'assemblea. Al proposito si ricorda che la Cassazione ha chiarito che la mancata comunicazione a taluno dei condomini dell'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale comporta l'invalidità (l'annullabilità) delle delibere che siano assunte dall'assemblea (Cass. civ., sez. un., 7 marzo 2005, n. 4806): pare evidente che il principio debba trovare applicazione anche - ed a maggior ragione - nel caso in cui sia impedito ad un condomino di partecipare all'assemblea.

Ciò che si tratterà di effettuare sarà, dunque, il conto di tutti i possibili partecipanti all'assemblea: operazione che l'amministratore è tenuto a svolgere di norma con riguardo ad ogni assemblea ma che in questo caso - attesa la necessità del rispetto rigoroso delle disposizioni in tema di distanziamento sociale - si presenta più complessa e più delicata.

Nell'operare il conteggio, dovrà tenersi presente che all'assemblea possono partecipare tutti i condomini ma che oltre a questi possono partecipare anche soggetti che non siano condomini.

Al riguardo, potranno farsi le considerazioni che seguono.

Innanzitutto, va considerato il caso in cui un'unità immobiliare sia oggetto di comproprietà: in questo caso il comma 2 dell'art. 67 disp. att. c.c. dispone che a partecipare all'assemblea possa essere un solo rappresentante della comunione.

La norma prevede che la designazione dell'unico rappresentante sia fatta dagli stessi comunisti a norma dell'art. 1106 c.c.: il richiamo deve intendersi riferito alla previsione secondo cui “l'amministrazione può essere delegata ad uno o più dei partecipanti, o anche a un estraneo, determinandosi i poteri e gli obblighi dell'amministratore”. La designazione del rappresentante sarà fatta a maggioranza, in base al valore delle quote di comproprietà di ciascuno (così prevede l'art. 1105 c.c., richiamato dall'art. 1106 c.c.).

Da segnalare che il criterio anzidetto trova applicazione anche nei casi in cui la delibera dovesse essere assunta all'unanimità come per esempio nel caso in cui si trattasse di approvare criteri di ripartizione delle spese che deroghino a quelli legali (Cass. civ., sez. II, 12 giugno 2017, n. 14584).

Vi è, poi, il caso in cui un'unità immobiliare sia oggetto di diritto di usufrutto o di abitazione. In questa ipotesi all'assemblea potranno partecipare sia il nudo proprietario sia l'usufruttuario (o il titolare del diritto di abitazione).

Alla votazione relativamente a determinati argomenti potrà partecipare l'uno mentre alla votazione su altri argomenti potrà partecipare l'altro dei soggetti anzidetti. Il comma 7 dell'art. 67 disp. att. c.c. dispone che per le delibere relative all'ordinaria amministrazione e al semplice godimento dei beni comuni il diritto di voto in assemblea spetti all'usufruttuario mentre per le delibere diverse da quelle ora indicate il diritto di voto spetti al nudo proprietario: ciò a meno che l'usufruttuario intenda avvalersi del diritto di cui all'art. 1006 c.c. - che prevede l'ipotesi dell'esercizio da parte dell'usufruttuario della facoltà di eseguire direttamente a sue spese le riparazioni che siano a carico del nudo proprietario ove questi si rifiuti di eseguirle - o a meno che si tratti di deliberare l'esecuzione di opere costituenti miglioramenti (art. 985 c.c.) o addizioni (art. 986 c.c.) delle cose comuni che l'usufruttuario intenda eseguire a proprie spese. “In tutti questi casi - precisa la norma - l'avviso di convocazione deve essere comunicato sia all'usufruttuario sia al nudo proprietario”.

Come si vede, l'usufruttuario ed il nudo proprietario hanno appunto ciascuno una precisa e distinta posizione rispetto al condominio ed all'assemblea: il che significa che non è consentita la sostituzione dell'uno con l'altro.

Alla luce di queste considerazioni, potrebbe chiedersi - al fine di individuare lo spazio minimo necessario per lo svolgimento dell'assemblea - se sia ipotizzabile una presenza a turno dell'uno o dell'altro interessato a seconda dell'argomento oggetto della discussione: la risposta pare debba essere negativa poiché - a parte ogni considerazione circa la concreta impraticabilità di una soluzione che veda un continuo ricambio di partecipanti alla riunione, e cioè una situazione che veda continuamente entrare e uscire dal luogo di svolgimento dell'assemblea persone diverse a seconda dell'argomento (persone alle quali peraltro dovrebbe essere inibito di creare assembramenti anche all'esterno di tale luogo) - deve ritenersi che alla discussione relativa ad ogni argomento dovrebbero potere essere presenti entrambi i soggetti in questione.

Da notare, poi, che alle assemblee devono potere intervenire anche gli inquilini delle unità immobiliari facenti parte del condominio. Si ricordi che l'art. 10, l. n. 392/1978 dispone che “Il conduttore ha diritto di voto, in luogo del proprietario dell'appartamento locatogli, nelle delibere dell'assemblea condominiale relative alle spese e alle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e di condizionamento d'aria”. Non solo: è previsto anche che il conduttore “ha inoltre diritto di intervenire, senza diritto di voto, sulle delibere relative alla modificazione degli altri servizi comuni”.

Ciò significa che nel caso in cui un'unità immobiliare sia locata potranno partecipare all'assemblea che affronti gli argomenti indicati sia l'inquilino sia il proprietario. Da notare che il fatto che la norma ricordata disponga espressamente che il conduttore - oltre a partecipare a pieno titolo in luogo del proprietario ad alcune delibere - possa anche partecipare ad altre delibere ma senza avere il diritto di voto significa che in questi casi l'inquilino potrà partecipare alla discussione e che dunque a questa potranno essere presenti contemporaneamente il conduttore ed il proprietario.

Sembra corretto, dunque, che, nel valutare quali siano le esigenze di spazio per il luogo che si dovrà scegliere per lo svolgimento dell'assemblea, dovrà tenersi conto di tutti i possibili partecipanti: e pertanto nel caso ora considerato dovrà tenersi conto sia dei proprietari sia degli inquilini (da sottolineare che dell'esistenza di questi ultimi l'amministratore dovrà essere stato portato a conoscenza dai condomini in relazione agli adempimenti prescritti dall'art. 1130, n. 6, c.c. in tema di registro di anagrafe condominiale).

Il discorso conduce a considerare anche la questione delle deleghe per la partecipazione all'assemblea.

Alla partecipazione all'assemblea a mezzo di delegato l'art.67 disp. att. c.c. dedica alcune specifiche disposizioni e precisa che ogni condomino può intervenire all'assemblea a mezzo di un delegato, che deve essere munito necessariamente di delega scritta.

E' certo che non è possibile fare ricorso alle prassi - spesso utilizzate nel passato - di considerare rappresentante del condomino il suo parente stretto (il coniuge, il figlio, il genitore, ecc.).

Peraltro, il fatto che si chieda la forma scritta significa che la delega può essere - oltre che consegnata a mani dal delegato - spedita per posta raccomandata o inviata via fax o con posta elettronica.

Il comma 1 del citato art. 67disp. att. c.c. prevede che ove i condomini siano più di 20 un delegato non possa rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale. La norma è volta a cercare di favorire la partecipazione diretta e personale dei condomini all'assemblea ma dà luogo ad incongruenze: non è chiaro perché nel caso di un condominio di più piccole dimensioni sia consentita la concentrazione in un solo soggetto della rappresentanza di più condomini mentre in un condominio di più grandi dimensioni ciò non sia consentito.

Entro i limiti quantitativi indicati, infine, “nulla esclude che i delegati possano rappresentare più condomini, a meno che non vi sia un'apposita disposizione del regolamento in senso contrario”.

Con riguardo alla delega va poi sottolineato che lo stesso conduttore dell'unità immobiliare in condominio potrà partecipare alle assemblee cui ha diritto di partecipare ex art. 10, l. n. 392/1978 delegando - con atto avente forma scritta - un suo rappresentante.

Quanto ai problemi che si pongono nel caso che stiamo considerando, al fine di rendere le cose più agevoli l'amministratore potrebbe chiedere preventivamente ai condomini se intendano partecipare all'assemblea facendosi rappresentare da un delegato. Ciò consentirebbe di avere in anticipo elementi utili per le valutazioni da farsi per la scelta del luogo di svolgimento dell'assemblea.

Peraltro, nel caso in esame sarebbe opportuno anche che fosse incoraggiato il ricorso alle deleghe proprio per limitare il numero dei presenti in assemblea: da segnalare che in questo caso le deleghe dovrebbero essere rilasciate a condomini che già partecipassero all'assemblea per la loro unità, riducendosi in questo modo il numero dei presenti. La cosa potrebbe essere oggetto di una specifica indicazione contenuta nell'avviso di convocazione dell'assemblea.

Un profilo delicato è quello delle responsabilità derivanti dalla convocazione/svolgimento dell'assemblea.

Considerato che la convocazione dell'assemblea ed il suo svolgimento devono avvenire nel rispetto delle disposizioni in tema di contagio vi è da chiedersi chi debba considerarsi responsabile del rispetto delle norme e delle eventuali conseguenze che derivassero dal mancato rispetto di queste.

Vi è da dire sùbito che sembra corretto distinguere anche con riguardo al profilo ora indicato i due momenti: quello della convocazione dell'assemblea e quello dello svolgimento di questa.

La convocazione dell'assemblea - come si è detto - è un compito dell'amministratore: ne deriva che l'amministratore dovrà ritenersi responsabile della scelta del luogo di svolgimento dell'assemblea, delle operazioni di individuazione dei soggetti da convocare all'assemblea e della effettiva convocazione di questi e dell'ulteriore attività relativa all'organizzazione dell'assemblea.

Pare chiaro, peraltro, che, nel caso in cui fosse stata incaricata un'impresa per la fornitura della sala e delle prestazioni (sanificazione, ecc.) necessarie per lo svolgimento della riunione, sarà tale impresa ad essere responsabile dell'adempimento di quanto fosse oggetto dei suoi obblighi.

Quanto, poi, alle modalità di conduzione e svolgimento dell'assemblea, non sembra che l'amministratore possa considerarsi di esse responsabile: l'assemblea è operazione di stretta competenza dei condomini (si pensi che in teoria l'amministratore potrebbe non essere nemmeno presente in sede di assemblea) e la responsabilità relativa alla legittimità dello svolgimento della riunione dovrà considerarsi a carico dei condomini e per essi del presidente dell'assemblea da essi nominato.

La distinzione delle due fasi e dei diversi ruoli ora segnalati è sempre stata sottolineata dalla giurisprudenza che anche recentemente ha affermato che “se è l'amministratore, di regola, a dover procedere di regola all'assemblea, l'assemblea non può deliberare se non consta che tutti i condomini … sono stati invitati alla riunione … E' perciò compito dell'assemblea, e per essa del suo presidente, controllare la regolarità degli avvisi di convocazione e darne conto mediante verbalizzazione, sulla base dell'elenco degli aventi diritto a partecipare alla riunione eventualmente compilato dall'amministratore” (Cass. civ., sez. II, 18 novembre 2019, n. 29878).

Con riguardo, poi, al ruolo ed ai compiti del presidente dell'assemblea, può essere opportuno ricordare che in argomento in giurisprudenza si afferma che “il presidente dell'assemblea condominiale ha il potere di dirigere la discussione assicurando, da un lato, la possibilità a tutti i partecipanti di esprimere, nel corso del dibattito, la loro opinione su argomenti indicati nell'avviso di convocazione e curando, dall'altro, che gli interventi siano contenuti entro limiti ragionevoli”: egli - “pur in mancanza di una espressa disposizione del regolamento condominiale che lo abiliti in tal senso - può stabilire la durata di ciascun intervento, purché la relativa misura sia tale da assicurare ad ogni condomino la possibilità di esprimere le proprie ragioni su tutti i punti in discussione” (Cass. civ., sez. III, 13 novembre 2009, n. 24132). Quelli ora indicati sono, però, solo una parte dei compiti del presidente: deve ritenersi che questi abbia - più ampiamente - il ruolo di colui che regola e disciplina lo svolgimento delle operazioni assembleari. Il che conduce appunto a ritenere che per la fase dello svolgimento delle operazioni assembleari vi sia una sua responsabilità.

Da osservare, poi, che - proprio in considerazione della delicatezza dei profili di responsabilità cui si fa cenno - potrebbe ipotizzarsi che sia l'amministratore del condominio sia il presidente dell'assemblea richiedessero ai condomini che intervenissero in assemblea una dichiarazione che alleggerisse la loro responsabilità rispetto ai profili che abbiamo indicato: potrebbe pensarsi cioè ad una dichiarazione che venisse resa da parte di tutti i condomini all'inizio dell'assemblea con la quale venisse dato atto che le regole previste per l'organizzazione e la convocazione della riunione sono state rispettate e venisse assunta direttamente dai condomini ogni responsabilità al riguardo (il che pare coerente con il fatto che sono i condomini - e non l'amministratore - ad essere i protagonisti ed i partecipanti all'assemblea). Potrebbe pensarsi anche ad una dichiarazione analoga che riguardasse le responsabilità circa lo svolgimento dell'assemblea.

Qualche cenno a proposito delle vicende relative al concreto svolgimento dell'assemblea.

Anche nel caso in esame per la convocazione dell'assemblea dovrà farsi ricorso alle consuete modalità: l'assemblea dovrà essere convocata in prima ed in seconda convocazione così come prevedono gli artt. 1136 c.c. e 66 disp. att. c.c.

Ciò può comportare problemi in relazione al fatto che il luogo in cui deve svolgersi l'assemblea deve presentare quei caratteri specifici - soprattutto dal punto di vista dello spazio disponibile perché siano rispettate le norme in materia di distanza interpersonale - che abbiamo già considerato: vi è da chiedersi pertanto se anche in vista della prima convocazione l'amministratore del condominio dovrà attivarsi per acquisire la disponibilità di un luogo che presenti tali caratteri o se invece l'acquisizione della disponibilità di tale luogo possa essere limitata alla seconda convocazione. Da notare che l'acquisizione del luogo avente le caratteristiche anzidette può comportare oneri rilevanti, che sarebbero sprecati in ogni caso in cui l'assemblea in prima convocazione non si svolgesse.

Una soluzione realistica - che però non è certo che sia pienamente rispettosa sul piano astratto dei principi - potrebbe consistere nella fissazione dell'assemblea in prima convocazione in un luogo che pure non avesse i requisiti anzidetti (per esempio l'ufficio dell'amministratore) e nella fissazione della seconda convocazione nel luogo che presenti i caratteri necessari perché la riunione possa svolgersi in modo rispettoso delle regole anticontagio.

Da ricordare, peraltro, che lo svolgimento dell'assemblea in seconda convocazione postula la mancata tenuta dell'assemblea in prima convocazione. La seconda convocazione dell'assemblea è condizionata appunto all'inutile e negativo esperimento della prima, sia per completa assenza dei condomini, sia per insufficiente partecipazione degli stessi per numero o quote (anche se si ritiene che la verifica di tale condizione possa essere espletata nella seconda convocazione in base alle informazioni orali rese dall'amministratore, il cui controllo può essere svolto dagli stessi condomini che sono stati assenti in prima convocazione o che, presenti, sono in grado di contestare tali informazioni: Cass. civ., sez. II, 13 novembre 2009, n. 24132; Cass. civ., sez. II, 24 aprile 1996, n. 3862).

Il che conduce dunque a ritenere che la prima convocazione debba esserci e debba essere effettiva.

Da segnalare, infine - a proposito della convocazione dell'assemblea - che una possibilità cui potrebbe essere utile ricorrere è quella fornita dal comma 5 dell'art. 66 disp. att. c.c. secondo cui “l'amministratore ha facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell'assemblea in termini brevi, convocando gli aventi diritto con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell'assemblea validamente costituitasi”. Si tratta di una possibilità alla quale potrebbe farsi ricorso soprattutto nel caso in cui le riunioni venissero organizzate all'aperto: quella indicata potrebbe essere la soluzione per porre rimedio all'eventualità che nel giorno fissato le condizioni climatiche - per esempio la presenza di pioggia - impedissero lo svolgimento dell'assemblea (che verrebbe automaticamente rinviata alla data successiva già indicata nell'avviso di convocazione).

Dell'assemblea dovrà essere redatto ovviamente il verbale: per questo nulla cambia rispetto alle regole che sono sempre state enunciate in materia.

Da sottolineare che il verbale dovrebbe essere redatto in sede di assemblea (anche se per la verità è stato ritenuto che “la circostanza che il verbale sia stato predisposto in anticipo (con eventuali aggiunte e correzioni apportate nel corso dell'assemblea) non esclude che sia assolto il requisito della verbalizzazione” (Trib. Lecco 13 giugno 2014).

Deve ritenersi che il verbale debba essere redatto materialmente dal segretario sulla base delle disposizioni del presidente dell'assemblea e letto al termine dell'assemblea: peraltro va ricordato che la Cassazione ha precisato - con una sentenza di qualche anno fa (Cass. civ., sez. II, 31 marzo 2015, n. 6552) - che il verbale può anche essere redatto o comunque completato o corretto a posteriori dal momento che - ha sottolineato la Corte - “nessuna disposizione sancisce che il verbale debba essere approvato in assemblea”.

Quanto ai documenti che potranno essere esaminati in assemblea, va notato che è opportuno che nel rispetto delle disposizioni anticontagio qualsiasi documento non venga toccato a mani nude ma solo con i guanti monouso.

Da segnalare che, proprio per evitare occasioni di contatto, sarebbe bene che per quanto possibile i documenti venissero trasmessi (eventualmente in via telematica) ai condomini prima dello svolgimento dell'assemblea così da evitare la necessità della loro esibizione in sede di assemblea: in questa prospettiva assai utile potrebbe essere il sito internet del condominio di cui all'art. 71-ter disp. att. c.c., nel quale fossero visibili tutti i documenti relativi alla gestione del condominio.

Da ricordare, infine, il principio che viene affermato con riguardo al mancato rispetto del diritto dei condomini di prendere visione della documentazione per cui “la violazione del diritto di ciascun condomino di esaminare a sua richiesta … la documentazione attinente ad argomenti posti all'ordine del giorno di una successiva assemblea condominiale determina l'annullabilità delle delibere successivamente ivi approvate riguardanti la suddetta documentazione in quanto la lesione del diritto all'informazione sopra richiamato incide sul procedimento di formazione delle maggioranze assembleari” (Cass. civ., sez. II, 11 settembre 2003, n. 13350). Il principio potrebbe valere per analogia anche nel caso di mancata esibizione della documentazione in sede di assemblea.

Possiamo tirare le fila delle considerazioni che abbiamo formulato fino ad ora.

Lo svolgimento delle assemblee “in presenza” nel rispetto delle disposizioni in tema di riunioni nella presente fase di emergenza dà luogo a problemi nuovi ed ulteriori rispetto a quelli ordinari, problemi che comportano anche responsabilità: la scelta del luogo di svolgimento dell'assemblea anche in relazione all'individuazione dei soggetti che potranno partecipare all'assemblea, il rispetto delle disposizioni in tema di distanziamento sociale, le modalità concrete di svolgimento dell'assemblea dovranno essere oggetto di grande attenzione da parte dell'amministratore e da parte dei condomini (e, in particolare, da parte del presidente dell'assemblea).

Mettere a fuoco le questioni - così come si è cercato di fare con gli appunti che abbiamo qui tracciato - può essere assai utile per la corretta conduzione delle cose.

Carrato, Entro quali limiti può essere modificato il verbale dell'assemblea condominiale dopo che la stessa sia stata chiusa?, in Arch. loc. e cond., 2015, 384

Carrato, Omessa od insufficiente garanzia del diritto di accesso ai documenti condominiali e relative conseguenze sulle delibere assembleari, in Rass. loc. e cond., 2003, 587

Celeste, Osservazioni a prima lettura sulla riforma legislativa degli istituti condominiali, in Riv. giur. edil., 2013, II, 91

Celeste, Atti: aumentano le garanzie con la forma scritta, in Guida al diritto, 2013, n. 4

Masoni, Il conduttore nel condominio riformato e … il banchetto di Don Rodrigo, in Arch. loc. e cond., 2013, 580

Sforza Fogliani, Condominio e assemblee: arriva l'ok, in Il Giornale, 25 maggio 2020