Formazione e conservazione dei documenti digitali: le precisazioni dell’AGID

L'Agenzia per l'Italia Digitale ha fornito ulteriori precisazioni per una migliore comprensione e interpretazione delle Linee Guide per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate lo scorso 18 settembre (si veda Formazione e conservazione dei documenti digitali: le Linee Guida dell'AGID).

L'AGID ha anche proceduto all'aggiornamento delle FAQ.

Nel dettaglio, è stato chiarito che le Linee Guida:

- sono entrate in vigore il 10 settembre 2020 e saranno da attuare entro il 7 giugno 2021;

- sono indirizzate a Pubbliche amministrazioni, enti gestori di pubblici servizi, società a controllo pubblico, privati (per le parti di competenza) e soggetti privati che erogano servizi alla PA (in ottemperanza a quanto previsto nell'art. 2 commi 2 e 3 del Codice dell'Amministrazione Digitale);

- aggiornano le attuali regole tecniche in base all'art. 71 del CAD su formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e realizzano un unicum normativo che incorpora tutte le regole tecniche e le circolari in materia.

Inoltre, la FAQ pubblicate sul sito dell'AGID chiariscono che il fascicolo informatico è caratterizzato dai metadati che ne permettono l'identificazione e la catalogazione. Esso è un'aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all'esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.

Relativamente alle modalità di scambio di documenti informatici amministrativi, invece, viene specificato che le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono, come stabilito dall'art. 47 del CAD, mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa. Esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.

Infine, viene precisato che, per assicurare l'immodificabilità e l'integrità dei documenti informatici, vi sono modalità diverse tra cui: l'apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata; la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza; il versamento ad un sistema di conservazione.