Proroga dello stato di emergenza e digitalizzazione: tutto quello che l’avvocato deve sapere

La legislazione, non solo emergenziale, di questi ultimi mesi ha inciso sull'apparato di strumenti giuridici e tecnici a disposizione dell'avvocato che affronta un processo civile telematico, talvolta con effetti a breve termine per la mancata conversione di decreti legge o per l'introduzione di istituti a scadenza, se del caso prorogata, talaltra con effetti a lungo termine, per la cristallizzazione di alcune modifiche.
Sono infine apparse nei protocolli degli uffici giudiziari prassi telematiche potenzialmente destinate ad anticipare o a orientare un auspicabile intervento normativo.

Quanto alle ultime novelle in tema di PCT, si fa riferimento, in particolare, alla legge n. 77/2020 (pubblicata in G.U il 18 luglio) che ha convertito con modifiche il c.d. Decreto Rilancio n. 34/2020, alla legge 120/2020 (pubblicata in G.U. il 14 settembre) che ha convertito con modifiche il c.d. Decreto Semplificazioni n. 76/2020 e al D.L. 125/2020 (pubblicato in G.U. il 7/10/2020) che ha prorogato lo stato di emergenza al 31 gennaio 2021 ed alcuni termini processuali al 31 dicembre 2020.

Per tracciare il quadro aggiornato alle ultime novità degli istituti del processo civile telematico di cui allo stato dispone l'avvocato, si seguirà il percorso operativo consueto di quest'ultimo nella sua attività: la raccolta della procura alle liti dal cliente, la partecipazione ad un eventuale incontro di mediazione, la redazione dell'atto introduttivo, la sua notifica alla controparte, il pagamento delle spese di giustizia, la costituzione in giudizio e la partecipazione all'udienza, dando infine conto dei nuovi servizi offerti da alcuni protocolli locali.

L'evidente difficoltà di incontrare il cliente in periodo di emergenza sanitaria e distanziamento sociale ha indotto il legislatore ad individuare nuove modalità di conferimento e raccolta della procura alle liti (si veda anche il VIDEO sul tema).

Sul punto, la norma attualmente vigente è l'art. 83 c. 20-ter del D.L. 17 marzo 2020 n. 18 (c.d. Cura Italia), che consente all'avvocato di certificare con firma digitale l'autografia della sottoscrizione della procura alle liti trasmessagli in copia informatica per immagine anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica.

Scomponendo la norma, si può osservare quanto segue.

Fino alla cessazione delle misure di distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in materia di prevenzione del contagio da COVID-19...

La disposizione in esame, a differenza di altre contenute nella legislazione emergenziale, non limita la propria applicabilità fino ad una data fissa e precisa né, stando al dato letterale, alla cessazione dello stato di emergenza (che è stato recentemente prorogato dal 15 ottobre al 31 gennaio 2021), ma consente all'avvocato di raccogliere la procura con tale modalità finché, con formula più ampia e generica che potrebbe sia agevolare sia mettere in difficoltà l'avvocato, non saranno cessate le misure di distanziamento.

...nei procedimenti civili…

La norma limita il proprio ambito di applicazione ai soli procedimenti civili.

...la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche su un documento analogico trasmesso al difensore…

Si ipotizza quindi il distanziamento tra avvocato ed assistito e che quest'ultimo sottoscriva la classica procura cartacea ma poi possa trasmetterla al primo nelle modalità di cui infra.

…anche in copia informatica per immagine…

Ai sensi del CAD (D.lgs. 82/2005), la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è quella prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto. Si tratta dunque della classica scansione della procura cartacea, a mezzo scanner (se il cliente ne ha la disponibilità) ma anche semplicemente tramite fotografia con smartphone o tablet di uso comune (si veda anche il VIDEO sul punto). La norma precisa però che la procura si può trasmettere anche in copia informatica, facendo così salva la semplice fotocopia cartacea.

...unitamente a copia di un documento di identità in corso di validità…

Sul modello delle autocertificazioni trasmesse alla Pubblica Amministrazione, la norma si limita a richiede che assieme alla procura sia trasmesso al difensore anche un valido documento di identità, senza aggiungere ulteriori particolari formalità: il documento d'identità potrà essere scansionato in unico pdf con la procura, ma anche essere un file in formato immagine (foto) separato, purché trasmesso al difensore unitamente alla procura; ove ritenuto opportuno, si potrà anche procedere all'identificazione prudenziale tramite videochiamata, ma la norma non impone tali formalità, che appaiono anche ultronee alla luce della giurisprudenza del CNF e della Cassazione (sul punto si rimanda a GARGANO N., L'avvocato telematico ai tempi del Coronavirus. Tra soluzioni legislative e prospettive); la disposizione, come si vedrà infra, si limita testualmente a richiedere solo la sottoscrizione digitale dell'avvocato sulla copia informatica della procura.

...anche a mezzo di strumenti di comunicazione elettronica...

La disposizione in esame consente, con formula ampia e generica, di trasmettere la scansione della procura tramite qualsiasi strumento di comunicazione elettronica: posta elettronica ordinaria o certificata, messaggi su Whatsapp e Telegram, chat di Facebook, e così via. La possibilità di ricorrere anche a tali strumenti non esclude che il cliente possa scegliere di far avere al legale la procura cartacea originale e la fotocopia del documento d'identità tramite mezzi non elettronici come la raccomandata o il corriere.

...In tal caso, l'avvocato certifica l'autografia mediante la sola apposizione della propria firma digitale sulla copia informatica della procura. La procura si considera apposta in calce, ai sensi dell'articolo 83 del codice di procedura civile, se è congiunta all'atto cui si riferisce mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della giustizia”.

Nel caso di trasmissione telematica della scansione di procura e documento d'identità al difensore (questa appare l'ipotesi cui la norma fa riferimento con “in tal caso”), l'avvocato potrà certificare l'autografia della sottoscrizione del proprio assistito con la semplice firma digitale del file così come ricevuto, che poi congiungerà come di consueto all'atto cui si riferisce inserendola nella stessa pec di notifica telematica o nella stessa busta di deposito telematico, con equiparazione ex lege all'apposizione in calce.

La norma, pur avendo fatto salve altre modalità di trasmissione non elettronica, non ne indica la conseguente modalità di certificazione, ma in tali casi (raccomandata, corriere, etc.) il legale riceverà una procura cartacea e si ritiene che possa procedere all'abituale certificazione con propria firma autografa per l'utilizzo cartaceo e firma digitale della scansione per l'utilizzo digitale.

Ci si è chiesti infine, nel silenzio della disposizione, se la procura ricevuta telematicamente possa essere utilizzata anche in modalità cartacea, per esempio con presentazione al Giudice di Pace o agli Ufficiali Giudiziari: si concorda con la soluzione positiva, conforme alla ratio della norma. In tal caso, l'avvocato potrà – previa eventuale firma digitale per il rispetto letterale della norma e per scrupolo, così da conservare la procura informatica certificata digitalmente per i rapporti cliente/avvocato – stamparla ed autenticarla con propria firma autografa per il deposito presso i predetti uffici.

Raccolta la procura dal cliente, l'avvocato provvederà ad avviare la procedura di mediazione, nei casi previsti dalla legge.

L'art. 83 c. 20-bis del citato Decreto Cura Italia n. 18/2020, dopo aver stabilito con norma ormai non più applicabile che nel periodo dal 9 marzo al 30 giugno 2020 gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, aggiunge peraltro che “Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell'articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza”.

In tal caso, precisa la disposizione:

- l'avvocato che sottoscrive con firma digitale può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all'accordo di conciliazione;

- il verbale è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell'esecutività dell'accordo;

- il mediatore, apposta la propria sottoscrizione digitale, trasmette via PEC ai legali delle parti l'accordo così formato;

- anche l'istanza di notificazione dell'accordo di mediazione può essere trasmessa a mezzo pec all'ufficiale giudiziario, che estrae dall'allegato le copie analogiche necessarie ed esegue la notificazione mediante consegna di copia analogica dell'atto da lui dichiarata conforme all'originale ai sensi del CAD.

Il c. 21 del citato art. 83 estende inoltre le predette disposizioni, in quanto compatibili, anche ai procedimenti relativi alle giurisdizioni speciali non contemplate dal presente decreto-legge, agli arbitrati rituali, alle commissioni tributarie e alla magistratura militare.

La mediazione a distanza era già prevista in passato, ma si è correttamente affermato che la novità potrebbe consistere nella possibilità utilizzare non necessariamente una piattaforma telematica per la quale il Ministero aveva indicato stringenti requisiti in una sorta di regolamento tecnico, ma anche altri più flessibili sistemi di videoconferenza, purché idonei a garantire sicurezza e privacy (così VALERINI F., Conversione del Cura Italia e novità processuali: dall'espropriazione immobiliare, alla mediazione, passando per la procura alle liti).

Poiché la mediazione può svolgersi secondo modalità telematiche previste dal regolamento dell'organismo, alcuni Organismi di mediazione forense hanno quindi recentemente integrato in tal senso i propri regolamenti prevedendo come modalità l'utilizzo delle piattaforme (Google Meet e Microsoft Teams, quest'ultima come noto prescelta anche dal Ministero per le udienze da remoto) loro messe a disposizione gratuitamente o in convenzione dal Consiglio Nazionale Forense nel periodo dell'emergenza, sottoponendoli poi al Ministero che, contrariamente all'interpretazione menzionata, ha richiamato le precedenti severe indicazioni tecniche imponendo agli OdM di adeguarvisi: è ora in corso una interlocuzione istituzionale che si auspica si risolva positivamente.

Esperita con esito negativo l'eventuale mediazione e predisposto l'atto processuale introduttivo, per esempio una citazione, l'avvocato si accingerà alla notifica che, ove possibile, effettuerà via pec per mantenere il distanziamento sociale o comunque per comodità e rapidità, dovendo in tal caso estrarre la pec del destinatario da uno dei registri pubblici previsti dalla legge: il RegIndE, l'INI-PEC e il Registro PP.AA.

Quest'ultimo, come noto, dovrebbe essere popolato dagli indirizzi di posta certificata delle Pubbliche Amministrazioni, che invece raramente vi hanno provveduto, mentre la maggior parte di tali indirizzi è ancora inserita nell'IPA, l'Indice dei Domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori dei Pubblici Servizi, che peraltro non è più pubblico registro valido ai fini del PCT (mentre lo è per il processo tributario telematico...): tale limitazione impediva di fatto all'avvocato in numerosi casi di notificare validamente via pec alle PP.AA., che eccepivano con successo il vizio, anche se alcune recenti pronunce avevano dichiarato comunque il raggiungimento dello scopo.

A questa situazione ha posto finalmente rimedio la L. 120/20 di conversione del Decreto Semplificazioni n. 76/20 ed ora l'art. 16-ter c. 1-ter del D.L. 179/2012 così recita:

“Fermo restando quanto previsto dal regio decreto 30 ottobre 1933, n. 1611, in materia di rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato, in caso di mancata indicazione nell'elenco di cui all'articolo 16, comma 12 [n.d.a.: il Registro PPAA], la notificazione alle pubbliche amministrazioni degli atti in materia civile, penale, amministrativa, contabile e stragiudiziale e' validamente effettuata, a tutti gli effetti, al domicilio digitale indicato nell'elenco previsto dall'articolo 6-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 [n.d.a.: l'IPA] e, ove nel predetto elenco risultino indicati, per la stessa amministrazione pubblica, piu' domicili digitali, la notificazione è effettuata presso l'indirizzo di posta elettronica certificata primario indicato, secondo le previsioni delle Linee guida di AgID, nella sezione ente dell'amministrazione pubblica destinataria. Nel caso in cui sussista l'obbligo di notifica degli atti introduttivi di giudizio in relazione a specifiche materie presso organi o articolazioni, anche territoriali, delle pubbliche amministrazioni, la notificazione puo' essere eseguita all'indirizzo di posta elettronica certificata espressamente indicato nell'elenco di cui all'articolo 6-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 [n.d.a.: l'IPA], per detti organi o articolazioni.”

L'avvocato, in caso di notifica alla P.A., dovrà pertanto preliminarmente verificarne la pec nel Registro PP.AA. e, solo in sua mancanza, potrà attingere all'Indice P.A., precisando in relata che si notifica alla pubblica amministrazione interessata all'indirizzo pec (l'unico presente, quello primario in caso di pluralità, quello degli organi e articolazioni nei casi ammessi) estratto dall'Indice predetto in quanto non reperibile nel Registro PP.AA o altra dicitura analoga.

Notificata la citazione, il difensore dell'attore provvederà ad iscriverla a ruolo, previo pagamento del contributo unificato e della marca, mentre il legale del convenuto si costituirà in giudizio, previa eventuale integrazione del contributo ove dovuto, e verrà fissata l'udienza. La legislazione emergenziale è intervenuta più volte sulle modalità di deposito degli atti introduttivi, di pagamenti delle spese di giustizia e di svolgimento delle udienze.

La norma in tema attualmente vigente è l'art. 221 del D.L. 19 maggio 2020 n. 34 ss.mm.ii. (il c.d. Decreto Rilancio dopo la conversione in legge con modifiche) che al c. 2 (come modificato a seguito del D.L. 125/2020 di proroga dello stato di emergenza) premette: “Tenuto conto delle esigenze sanitarie derivanti dalla diffusione del COV1D-19, fino al 31 dicembre 2020 si applicano le disposizioni di cui ai commi da 3 a 10”, relativi alle predette modalità di deposito, pagamento ed udienza.
Tutte le novità sul punto hanno quindi, nel momento in cui si scrive, applicabilità sino a tale scadenza.

“Negli uffici che hanno la disponibilità del servizio di deposito telematico, anche gli atti e i documenti di cui all'articolo 16-bis, comma 1-bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono depositati esclusivamente con le modalità previste dal comma 1 del medesimo articolo”. Così recita il primo periodo del comma 3 dell'art. 221 qui in esame stabilisce.

Come noto, prima dell'emergenza sanitaria era obbligatorio il deposito telematico per i soli atti, con relativi documenti, c.d. endoprocessuali successivi alla costituzione o all'inizio dell'esecuzione e per i ricorsi monitori, mentre per gli altri atti introduttivi era facoltativo. Con la disposizione de qua si estende sostanzialmente l'obbligatorietà del deposito esclusivamente telematico a tutti gli atti e documenti, compresi quelli introduttivi (citazioni, ricorsi, comparse e memorie di costituzione) per i quali era ancora possibile optare per il deposito cartaceo. Ciò vale in tutti gli uffici nei quali è attivo il PCT (Tribunali e Corti d'Appello) e per la Cassazione (previo provvedimento della DGSIA, ai sensi del comma 5 dell'art. 221) presso la quale il PCT è in corso di sperimentazione: restano dunque esclusi i giudici di pace. Il tutto fino al 31 dicembre 2020, salve proroghe o modifiche.

La norma in esame ammette il deposito non telematico solo alla compresenza di tre condizioni:

- il mancato funzionamento dei sistemi informatici del dominio giustizia

- l'indifferibile urgenza

- l'autorizzazione del capo dell'ufficio.

All'obbligo di deposito telematico degli atti introduttivi per contrastare il contagio limitando gli accessi uffici consegue, con la medesima ratio e fino al 31 dicembre 2020 salve proroghe, l'obbligo dei relativi pagamenti telematici del contributo unificato e dell'anticipazione forfettaria (marca da 27 euro), pure sancito dai commi 3 (per Tribunali e Corti d'Appello) e 5 (per la Cassazione) dell'art. 221 in commento, ai sensi dei quali essi “sono assolti con sistemi telematici di pagamento anche tramite la piattaforma tecnologica prevista dall'articolo 5, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.

Quali sono sistemi telematici di pagamento ammessi dalla norma? Certamente non è tale la marca lottomatica, perché necessita di accessi fisici potenzialmente rischiosi in tabaccheria per l'acquisto e negli uffici giudiziari per la consegna in originale richiesta dalla circolare ministeriale del 23 ottobre 2015 (pur non più prevista in alcuni protocolli locali). Nemmeno si ritiene tale il modello F23, che evita l'accesso in cancelleria ai sensi della predetta circolare che ne ammette la trasmissione telematica ma non quello in banca o in posta per il pagamento, salvi forse i limitati casi in cui il servizio è offerto in homebanking: mentre alcuni protocolli locali espressamente lo escludono, altri lo consentono. Sono invece sicuramente telematici secondo la disposizione de qua quelli effettuati tramite i canali abilitati sulla piattaforma PagoPA ivi menzionata espressamente (si rimanda alle schede ministeriali), raggiungibile per le spese di giustizia dal PST o dai PDA privati, che possono integrare “anche” (così la norma) altri canali come i conti prepagati.

Tali modalità possono (non debbono, visto il tenore letterale della norma) essere utilizzate anche per i diritti di copia ed anche per tutti i pagamenti presso i Giudici di Pace abilitati, come confermato con nota ministeriale del 21 settembre 2020.

In tutti questi casi, come prova del pagamento il PST rilascia due ricevute: una in formato xml, che andrà allegata nei depositi telematici, l'altra in formato pdf, che potrà essere allegata per migliore leggibilità delle cancellerie e che sarà stampata e depositata cartaceamente ove non è attivo il PCT. Gli uffici provvederanno ad annullare telematicamente il pagamento che, in caso di deposito telematico, viene agevolmente associato al fascicolo.

Quid iuris in caso di pagamento non telematico? Come chiarito dalla Cassazione con le recenti ordinanze n. 5372 e n. 9664 del 2020, che richiamano l'interpretazione ministeriale di cui alla nota del 4 settembre 2017, in caso di irregolarità fiscali l'atto non è irricevibile ed il deposito telematico, perfezionato con la ricevuta di consegna e quindi non soggetto alla sanzione dell'art. 285 T.U. spese di giustizia, non può essere rifiutato dalla cancelleria, che provvederà alla riscossione delle somme eventualmente dovute con le modalità ordinarie.

Pagato il contributo unificato e costituite le parti, verrà fissata l'udienza, che la legislazione emergenziale consente di svolgere con modalità innovative ormai note.

L'art. 221 c. 4 del D.L. 34/2020 come convertito dalla legge 77/2020 mantiene, fino al 31 dicembre 2020 salvo proroghe, la possibilità di sostituire l'udienza con una trattazione scritta, per la quale peraltro il testo vigente è più dettagliato della scarna previsione precedente di cui alla lettera h dell'art. 83 c. 7 D.L. 18/2020, perché ribadisce le limitazioni oggettive (presenza dei soli difensori) ed oggettive (sole istanze e conclusioni) ma indica termini di comunicazione e deposito (la cui precedente assenza aveva generato prassi disomogenee non sempre rispettose del contraddittorio), fa salva l'istanza di parte per la trattazione orale e regola espressamente le conseguenze del mancato deposito con richiamo all'art. 181 c.p.c..

Vi si stabilisce infatti che: “Il giudice può disporre che le udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti siano sostituite dal deposito telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni. Il giudice comunica alle parti almeno trenta giorni prima della data fissata per l'udienza che la stessa è sostituita dallo scambio di note scritte e assegna alle parti un termine fino a cinque giorni prima della predetta data per il deposito delle note scritte. Ciascuna delle parti può presentare istanza di trattazione orale entro cinque giorni dalla comunicazione del provvedimento. Il giudice provvede entro i successivi cinque giorni. Se nessuna delle parti effettua il deposito telematico di note scritte, il giudice provvede ai sensi del primo comma dell'articolo 181 del codice di procedura civile”.

Nella pratica tale modalità di udienza è stata generalmente utilizzata per udienze di prima comparizione, ammissione di mezzi istruttori, precisazione conclusioni, rinvii, e così via. Dal punto di vista tecnico non pongono eccessivi problemi trattandosi di semplici depositi telematici, processualmente invece si erano talvolta create lesioni del contraddittorio nella concessione di termini sfalsati cui la più puntuale previsione ora vigente potrebbe porre rimedio. Per gli aspetti operativi, in buona parte rimasti immutati.

Si segnala infine che la modalità del deposito telematico di un atto scritto in luogo di una comparizione fisica è stato esteso anche al giuramento del CTU. Il comma 8 dell'art. 221 in commento prevede infatti che “In luogo dell'udienza fissata per il giuramento del consulente tecnico d'ufficio ai sensi dell'articolo 193 del codice di procedura civile, il giudice può disporre che il consulente, prima di procedere all'inizio delle operazioni peritali, presti giuramento di bene e fedelmente adempiere alle funzioni affidate con dichiarazione sottoscritta con firma digitale da depositare nel fascicolo telematico.”

Con la trattazione scritta l'udienza è in realtà solamente figurata o virtuale, asincrona, perché è sostituita dal deposito di note scritte, ma la legislazione emergenziale ha introdotto anche una vera e propria udienza a distanza, sincrona ed in tempo reale, che si svolge da remoto attraverso piattaforme telematiche e che può essere disposta dal giudice oppure, con le ultime modifiche, anche richiesta dalle parti, fino al 31 dicembre 2020 salvo proroghe (si veda anche il video sul punto).

Quanto all'udienza da remoto disposta dal giudice, la norma attualmente vigente di cui al comma 7 dell'art. 221 in esame sostanzialmente ripropone la previsione di cui alla lettera f dell'art. 83 c. 7 D.L. 18/2020, richiedendo peraltro il consenso preventivo (e non più solo in sede di udienza) delle parti e la necessità della presenza del giudice nell'ufficio giudiziario. Così testualmente recita: “Il giudice, con il consenso preventivo delle parti, può disporre che l'udienza civile che non richieda la presenza di soggetti diversi dai difensori, dalle parti e dagli ausiliari del giudice, anche se finalizzata all'assunzione di informazioni presso la pubblica amministrazione, si svolga mediante collegamenti audiovisivi a distanza individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. L'udienza è tenuta con la presenza del giudice nell'ufficio giudiziario e con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti. Prima dell'udienza il giudice dispone la comunicazione ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, del giorno, dell'ora e delle modalità del collegamento. All'udienza il giudice dà atto delle modalità con cui accerta l'identità dei soggetti partecipanti e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà Di questa e di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

Innovando rispetto al passato, l'art. 221 in commento ha peraltro introdotto al comma 6 anche la possibilità di un'udienza da remoto ad istanza di parte, indicandone i termini e vincolando quest'ultima a parteciparvi dalla medesima postazione del difensore, così codificando una cautela che era apparsa in molti protocolli. La norma prevedendo che “La partecipazione alle udienze civili di una o più parti o di uno o più difensori può avvenire, su istanza dell'interessato, mediante collegamenti audiovisivi a distanza, individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. La parte può partecipare all'udienza solo dalla medesima postazione da cui si collega il difensore. Lo svolgimento dell'udienza deve in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione. L'istanza di partecipazione mediante collegamento a distanza è depositata almeno quindici giorni prima della data fissata per lo svolgimento dell'udienza. Il giudice dispone la comunicazione alle parti dell'istanza, dell'ora e delle modalità del collegamento almeno cinque giorni prima dell'udienza. All'udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui accerta l'identità dei soggetti partecipanti a distanza e, ove si tratta delle parti, la loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale”.

Come noto, il provvedimento della DGSIA in data 21 maggio 2020 ha individuato i citati collegamenti audiovisivi nelle piattaforme, entrambe Microsoft, Teams e Skype for Business, indicandone in dettaglio le caratteristiche tecniche e i requisiti di sicurezza e protezione dei dati, anche per rispondere alle richieste di chiarimenti pervenute dall'Unione delle Camere Penali Italiane e dal Garante Privacy.

Si ricorderà che era intervenuto il protocollo nazionale CNF-CSM per le udienze civili da remoto e a trattazione scritta, per integrazione ed uniformità (anche a fronte del proliferare di protocolli locali disomogenei) sui seguenti punti:

- invito: tramite provvedimento con link comunicato via pec

- deposito telematico di una nota con recapiti mail e telefonici di difensore e parte, in caso di problemi tecnici, e con integrazione telematica del fascicolo

- modelli uniformi di provvedimento, istanze e richieste di rinvio

- udienza: videocamera sempre attiva, dettaglio delle operazioni, produzione/esibizione docc.

- verbale: dettaglio del contenuto, dichiarazione di regolarità, lettura finale anche con condivisione schermo

- trattazione scritta: termini, data, sinteticità e chiarezza, integrazione telematica del fascicolo, modelli uniformi.

Durante l'emergenza sanitaria, dove non sono (ancora) arrivate le norme primarie o secondarie e tecniche sono a volte giunte le buone prassi concordate tra Uffici giudiziari, UNEP e Ordini. Ne è un esempio la formula esecutiva telematica, introdotta con lievi varianti nei protocolli di Torino, Frosinone, Latina, Catanzaro e probabilmente altri per ridurre gli accessi uffici e quindi limitare il rischio di assembramenti e di contagi.

Si è così previsto che l'avvocato richieda la concessione della formula esecutiva su ogni atto giudiziario tramite semplice deposito telematico di un'istanza nel corrispondente fascicolo telematico, che provveda contestualmente al versamento telematico dei diritti di cancelleria ove dovuti per il rilascio su supporto elettronico di atti esistenti nell'archivio informatico dell'Ufficio giudiziario in relazione al numero di pagine di cui è composto l'atto, che il Cancelliere verifichi la regolarità dell'istanza e la completezza della documentazione e depositi nel medesimo fascicolo informatico l'originale del titolo esecutivo richiesto composto dall'atto e dalla formula esecutiva da lui firmata digitalmente, che le successive copie esecutive conformi a quella rilasciata digitalmente possano essere autenticate direttamente dal difensore e così presentate all'UNEP che constaterà la regolarità del titolo e procederà alle attività di sua pertinenza.
Si è ovviamente ribadita la permanenza del divieto ex art. 476 c.p.c. di spedire alla stessa parte altra copia esecutiva e del conseguente obbligo di chiedere ove necessario la prescritta autorizzazione al giudice competente.

L'epidemia, pur nella sua tragicità, ha costretto la giustizia ad affrontare problemi vecchi e nuovi con strumenti innovativi, di cui si potrà (dovrà?) far tesoro per crescere coniugando modernità e costante rispetto dei diritti di difesa e del contraddittorio, anche a fronte della proroga dello stato di emergenza appena disposta.