Modalità di conservazione della posta elettronica certificata

La conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata (PEC) può essere effettuata salvando i messaggi in formato .eml in una memoria esterna, oppure è obbligatorio rivolgersi ad un certificatore allo scopo abilitato? Nel caso in cui ci si avvalga di detto servizio, per quanto tempo i messaggi possono essere archiviati?

In alcuni casi vi sono dei precisi obblighi di legge che indicano le modalità di conservazione della posta elettronica certificata; l'art. 20, terzo comma, del d.m. 44/2011, recante le Regole tecniche sul processo civile telematico, dispone ad esempio che “il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia”.

Per comprendere quale sia il mezzo idoneo è sufficiente leggere l'art. 44, comma 1-ter, del codice dell'amministrazione digitale (d. lgs. 82/2005) il quale dispone che “in tutti i casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, anche a carico di soggetti privati, il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida”.

Dal combinato disposto di tali norme (e dalla lettura delle Linee guida) si evince che l'unica modalità in grado di rispettare quanto richiesto dal legislatore è l'archiviazione affidata a soggetti esterni appositamente qualificati e non mediante salvataggio su una cartella locale del computer o su una memoria esterna.

Per evidenti ragioni di opportunità tale ragionamento può essere esteso a tutti i casi in cui vi è la necessità di conservare messaggi di posta elettronica, pur in assenza di uno stretto obbligo normativo; l'archivio digitale tenuto secondo le norme del codice dell'amministrazione digitale (CAD) è infatti l'unica forma ad oggi legalmente riconosciuta per assicurare leggibilità e integrità dei documenti informatici (e dunque anche delle PEC, che fanno parte di tale categoria) nel tempo.

Generalmente i contratti per la conservazione di tali categorie documentali contemplano un arco di dieci anni (peraltro rinnovabili in prossimità della scadenza) in modo che la tenuta dell'archivio risulti in linea con la normativa in tema di prescrizione dei diritti, con gli obblighi antiriciclaggio e con gli adempimenti in materia di protezione dei dati personali.