Udienze a distanza nel processo tributario: la convivenza delle regole emergenziali del D.L. 137/2020 con quelle previste a regime dal D.D. 46/2020

Per dare esecuzione alle disposizioni dell'art. 16, comma 4, della Legge 17 dicembre 2018, n. 136, era previsto che venissero individuate, mediante un decreto del Direttore Generale delle Finanze, le regole tecnico-operative per consentire la partecipazione all'udienza a distanza “a regime”.

La pubblicazione nella GU del 16 novembre 2020 del decreto 11 novembre 2020, n. 46 RR di tali regole tecniche ha reso operativo il richiamato articolo 16, ed ha stabilito, in sintesi, che per poter effettuare i collegamenti da remoto le parti, gli uffici giudiziari ed i giudici tributari devono utilizzare esclusivamente la piattaforma Skype for Business, previa individuazione da parte dei giudici, sulla base dei criteri individuati dai Presidenti delle Commissioni tributarie, delle controversie per le quali l'ufficio di segreteria è autorizzato a comunicare alle parti lo svolgimento dell'udienza a distanza.

A sua volta l'art. 27 del decreto legge 28 ottobre 2020, n. 137 ribadisce che lo svolgimento delle udienze con collegamento da remoto è autorizzato con decreto motivato del presidente della Commissione tributaria provinciale o regionale, con la previsione che esse si possano svolgere anche solo parzialmente da remoto, nei limiti delle risorse tecniche e finanziarie disponibili della giustizia tributaria, senza definire specifiche piattaforme tecnologiche di connessione che sia lecito utilizzare, purché sia possibile dare atto nel verbale dell'udienza delle modalità con cui è stata accertata l'identità dei soggetti partecipanti e la libera volontà delle parti, anche ai fini della disciplina sulla protezione dei dati personali.

L'articolo in questione si occupa, in effetti, anche di disciplinare la possibile alternativa al collegamento da remoto, oggettivamente non utilizzabile su larga scala, e prevede, difatti, che ove esso non sia possibile le controversie fissate per la trattazione in udienza pubblica passano in decisione sulla base degli atti, ovvero, se una delle parti ha insistito per la discussione, si procede mediante trattazione scritta, o, se non vi fossero i termini per quest'ultima, con rinvio a nuovo ruolo.

Nell'ultimo comma dell'art. 27 è infine specificato che “Salvo quanto previsto nel presente articolo, le modalità di svolgimento delle udienze da remoto sono disciplinate ai sensi dell'articolo 16 del decreto-legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito, con modificazioni, dalla legge dicembre 2018, n. 136.” Rimane, quindi, da verificare come le disposizioni dell'art. 16 convivano e trovino applicazione rispetto a quelle emergenziali indicate dall'art. 27.

Come in via generale, le norme straordinarie adottate durante il periodo emergenziale prevalgono su quelle ordinarie, dettando specifica disciplina in deroga per l'attuazione di ciò che la norma generale prevede nello specifico settore di intervento.

Si pone perciò la necessità di cercare di comprendere in che misura le disposizioni dell'art. 27 del decreto n. 137/2020 vadano a derogare quanto disposto a regime per la trattazione da remoto delle udienze tributarie.

Il primo punto riguarda proprio la libertà all'utilizzo di una specifica piattaforma tecnologica per lo svolgimento del collegamento audio-video.

Ad una prima lettura del decreto n. 137/2020 sembra che in esso non si pongano limiti specifici all'utilizzo di particolari software di connessione, ma che sia sufficiente che la regolarità del collegamento dei partecipanti all'udienza, sia essa pubblica o camerale, venga attestata nel verbale della stessa, con specifica definizione dell'avvenuto accertamento dell'identità dei soggetti partecipanti e della libera volontà espressa dalle parti, ciò anche ai fini del rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali. A tutto ciò, secondo le regole tecniche, provvede il segretario dell'udienza, il quale deve sia organizzare e gestire il collegamento da remoto che redigere il verbale, se udienza pubblica. Al giudice viene invece lasciato il compito di decidere se la singola causa possa essere ammessa alla trattazione online, nell'ambito dei criteri generali fissati dal Presidente della Commissione di appartenenza.

Tuttavia appare quantomeno opportuno salvaguardare le differenze operative derivanti dalla diversa modalità di svolgimento della udienza pubblica con quella camerale; mentre, difatti, quest'ultima, salvo l'unico caso della camerale partecipata, coinvolge unicamente i giudici del collegio giudicante, all'altra si aggiungono anche il segretario di sezione, le parti processuali o i difensori di queste ultime.

A tale riguardo l'articolo 5 del DD 46/2020 precisa che la partecipazione dei difensori o delle parti che si difendono in proprio deve avvenire secondo le specifiche tecniche funzionali individuate nelle Linee guida tecnico-operative pubblicate sul sito internet dedicato alla Giustizia Tributaria del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

Coniugando, pertanto, le disposizioni delle norme citate, poiché per lo svolgimento della pubblica udienza sono i segretari dei sezione gli unici abilitati alla fissazione della udienza online ed alla gestione della stessa e le richiamate linee guida stabiliscono che essi sono tenuti ad utilizzare unicamente l'applicazione Skype for Business (SfB), ne consegue che in caso di udienza pubblica il suo svolgimento con modalità da remoto potrà avvenire esclusivamente mediante tale piattaforma software.

Al contrario, poiché in astratto nell'udienza camerale non vi è il limite della sua organizzazione e gestione da parte del segretario di sezione, ma a ciò può provvedere direttamente il presidente del collegio, essa potrebbe anche svolgersi mediante altre piattaforme di video connessione, quali Teams, Zoom o altre analoghe, purché idonee ad assicurare la piena partecipazione dei giudici coinvolti, dandone attestazione a verbale.

Tuttavia, pur consentendo la norma emergenziale tale deroga, è auspicabile e logico che anche le udienze camerali a distanza si svolgono utilizzando il programma informatico Skype for Business, e ciò in quanto occorre assicurare quelle garanzie di riservatezza e sicurezza conformi a quanto rilevato dal Garante per la protezione dei dati personali nel parere al decreto n. 46/2020, espresso con delibera n. 187 del 15 ottobre 2020.

Difatti, dalla lettura combinata dell'articolo 2 del citato decreto (“2. I collegamenti sono effettuati con il programma di cui al comma 1, tramite dispositivi che utilizzano esclusivamente infrastrutture e spazi di memoria collocati all'interno del sistema informativo della fiscalità (SIF) del Ministero dell'Economia e delle Finanze”) e dell'art. 3 delle Linee guida tecnico-operative (3. Caratteristiche tecniche e di sicurezza) si evince che l'unico modo per usufruire delle dovute garanzie durante la connessione da remoto è utilizzando l'applicativo SfB, in quanto, come descritto negli articoli citati, esso è implementato nel data center on-premise di Sogei, come piattaforma centralizzata e messa a fattor comune nel Sistema informativo della fiscalità (SIF), e rispetta i requisiti di sicurezza in quanto:

• tutto il traffico di messaggistica istantanea è criptato;

• tutto il traffico audio/video è criptato;

• l'accesso degli utenti interni avviene attraverso la verifica delle credenziali di dominio.

Lasciando ai giudici dei collegi giudicanti la possibilità di definire le modalità di connessione da remoto per lo svolgimento della camera di consiglio, ove intendano discostarsi da quelle previste per la pubblica udienza, andiamo a vedere quest'ultima quali regole segue per i soggetti coinvolti.

ATTIVITÀ DEL SEGRETARIO DI UDIENZA

Il segretario è il gestore del collegamento remoto, in quanto sarà lui, una volta che il Presidente avrà autorizzato allo svolgimento da remoto della singola causa, a provvedere a:

a) Fissare l'udienza nell'applicativo gestionale della segretaria (Si.Gi.T.) individuandola come “Udienza telematica”;

b) Inviare alle parti costituite e/o i difensori o loro delegati, una prima PEC (Posta Elettronica Certificata) con la comunicazione della data di trattazione del ricorso/appello nella modalità di Udienza a Distanza, almeno cinque giorni prima della stessa;

c) Inviare alle parti costituite e/o i difensori o loro delegati successivamente una seconda PEC che conterrà l'ora prefissata per la discussione e il collegamento all'evento Skype for Business, almeno tre giorni prima della data fissata, informandole altresì che tale link comporta il trattamento dei dati personali come da informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679;

d) Gestire l'avvio dell'udienza, procedendo alla verifica preliminare della presenza in videoconferenza delle parti processuali e all'identificazione delle stesse e/o dei difensori o di loro delegati;

e) Ammettere all'udienza le parti ed i difensori con il livello base di “ospite/guest” ed i componenti del collegio con il livello superiore di “relatore”;

f) Verificare durante il collegamento la contestuale, effettiva e reciproca visibilità delle persone collegate e la possibilità di udire quanto viene detto, a garanzia della partecipazione e del contraddittorio, per poterne dare attestazione nel verbale;

g) Predisporre il verbale di udienza, redatto come documento informatico, da far sottoscrivere con firma elettronica qualificata o firma digitale dal Presidente, procedendo, ove non sia possibile la sottoscrizione digitale, ad effettuare copia informatica del verbale sottoscritto con firma autografa e ad inserirla nel fascicolo informatico d'ufficio, previa apposizione della propria firma digitale.

LE PARTI ED I DIFENSORI

Le parti o i difensori costituiti per attivare e prendere parte all'udienza a distanza dovranno aver cura di:

a) presentare la richiesta di svolgimento dell'udienza in modalità da remoto nel ricorso o nel primo atto difensivo ovvero con apposita istanza da depositare in segreteria e notificata alle parti costituite prima della comunicazione dell'avviso di cui all'articolo 31, comma 2, del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546;

b) prendere visione del contenuto delle PEC ad essi inviate dal segretario di sezione, di cui alle lettere b) e c) del precedente punto, rammentando che il link ricevuto sarà diverso per ciascuna udienza, che è strettamente personale e non cedibile a terzi, fatta eccezione per l'eventuale difensore delegato;

c) prendere visione delle “Udienza a distanza - Linee guida tecnico-operative per le parti processuali” pubblicate sul sito internet dedicato alla Giustizia Tributaria del Ministero dell'Economia e delle Finanze, ed eseguire le operazioni necessarie al funzionamento del pacchetto software SfB idoneo al tipo di sistema operativo ed hardware utilizzato per il collegamento (windows/mac os - computer desktop, portatile o mobile), oltre che dotarsi di una webcam e di un apparato audio (altoparlanti e microfono oppure cuffia con microfono), oltre che di una connessione di rete con ampiezza di banda dedicata, pari almeno al minimo indicato;

d) prendere visione della “Informativa sulla protezione dei dati personali” pubblicate sul sito internet dedicato alla Giustizia Tributaria del Ministero dell'Economia e delle Finanze;

e) il giorno dell'udienza, collegarsi con qualche minuto di anticipo rispetto all'ora fissata (ad esempio 10/15 minuti) per verificare il funzionamento dei dispositivi;

f) accedere all'udienza a distanza osservando la seguente procedura:

1. aprire il proprio programma di Posta Elettronica Certificata;
2. selezionare la PEC di partecipazione all'udienza, pervenuta dalla Commissione tributaria competente per la controversia;
3. copiare il link presente nella PEC di cui sopra e incollarla nella barra degli indirizzi del proprio Browser;
4. seguendo le istruzioni, accedere alla sala di attesa della riunione SfB;
5. attendere di essere ammessi all'udienza da parte del Segretario e partecipare secondo le indicazioni del Presidente del collegio;
6. disconnettersi al temine dell'udienza.

I COMPONENTI DEL COLLEGIO GIUDICANTE

In via principale, sulla base dei criteri definiti con decreto dal Presidente della Commissione, vengono individuate le controversie per le quali l'ufficio di segreteria è autorizzato a comunicare lo svolgimento dell'udienza a distanza, alle parti che ne abbiano fatto richiesta; tale decisione dall'art. 27 del decreto n. 137/2020 e, quindi, durante il periodo emergenziale, è posta a carico dello stesso Presidente della Commissione, mentre a regime l'art. 16, comma 4, della Legge 17 dicembre 2018, n. 136 stabilisce che

è rimessa al giudice

Per le singole udienze, nella fase emergenziale, il decreto del Presidente potrà decidere se esse si svolgano anche solo parzialmente da remoto, ove le dotazioni informatiche della giustizia tributaria lo consentano e nei limiti delle risorse tecniche e finanziarie disponibili, decidendo, ad esempio, di essere presenti nell'aula della Commissione, unitamente al segretario, collegando da remoto solo le parti processuali.

Per la connessione alla udienza mediante SfB del collegio giudicante valgono le medesime modalità operative delle parti processuali, nel senso che fino all'inizio della stessa essi vengono ammessi secondo lo stesso canale di accesso.

Dopo che il segretario avrà ammesso i giudici all'udienza, assegnerà ad essi le autorizzazioni superiori a quelle delle parti, come dianzi definito, ed essi saranno in grado di gestire autonomamente, ove occorra, le fasi di collegamento remoto.

Pertanto, il giorno dell'udienza i componenti del collegio dovranno aver cura di:

1. collegarsi con qualche minuto di anticipo rispetto all'ora fissata (ad esempio 10/15 minuti) per verificare il funzionamento dei dispositivi;
2. accedere all'udienza a distanza osservando la seguente procedura:

a) aprire il proprio programma di Posta Elettronica Istituzionale (presente all'interno della "Scrivania del Giudice") per accedere alla casella di posta istituzionale “nome.cognome@giustiziatributaria.gov.it” ove saranno presenti i collegamenti all'evento Skype for Business inviati dal Segretario;

b) selezionare la PEL di partecipazione all'udienza, pervenuta dal segretario della Commissione per la singola controversia;

c) cliccare sul link "Partecipa a riunione Skype" presente nella PEL di cui sopra;

d) seguendo le istruzioni, accedere alla sala di attesa della riunione SfB;

e) attendere di essere ammessi all'udienza da parte del Segretario e, una volta abilitati al livello di “Relatore”, gestire le fasi dell'udienza;

f) completare il verbale di udienza unitamente al segretario, per quanto di reciproca competenza, sottoscrivendolo nei modi previsti;

g) disconnettersi al temine dell'udienza.

In caso di mancato funzionamento del collegamento da remoto, il Presidente sospenderà l'udienza e, nel caso in cui sia impossibile ripristinare il collegamento, rinvierà la stessa disponendo che ne venga data comunicazione alle parti con le modalità previste dall'art. 3, comma 2, del decreto n. 46/2020.

Le parti processuali ed i difensori che intendano richiedere ed utilizzare il collegamento da remoto per la partecipazione alle udienze dovranno prendere visione delle “Udienza a distanza - Linee guida tecnico-operative per le parti processuali” pubblicate sul sito internet dedicato alla Giustizia Tributaria del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

Le anzidette Linee guida precisano che per partecipare all'udienza da remoto, oltre che dotarsi di una webcam e di un apparato audio, non è necessario essere in possesso dell'applicazione ma è sufficiente avere un dispositivo compatibile con la versione di Skype Web App, per i sistemi operativi Windows, oppure l'App Skype for Business per tutti gli altri casi, entrambe gratuite.

Nelle linee guida è riportata una tabella nella quale sono elencati tutti i sistemi operativi e i browser che supportano Skype for Business, di seguito riepilogati.

Sistemi operativi supportati:

 Windows 10

 Windows 8.1

 Windows 7

 Windows Server

 Macintosh versione 10.8 o successiva (solo Skype for Business Web App)

Browser supportati

 Microsoft Edge

 Internet Explorer 11

 Firefox

 Safari (solo Skype for Business Web App)

 Chrome

Poiché il prodotto Skype for Business non prevede la possibilità di mostrare all'utente una informativa sul trattamento dei dati personali con un testo personalizzato al momento della connessione, tale informativa viene fornita agli interessati mediante pubblicazione di apposito documento sul sito istituzionale della giustizia tributaria.

Con il documento denominato “Informativa sul trattamento dei dati personali - Partecipazione alle udienze a distanza delle Commissioni Tributarie da parte di utenti esterni al dominio del Sistema Informativo della Fiscalità” si rende, pertanto, la dovuta informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 - RGPD e dell'articolo 5, comma 2, del Decreto del Direttore Generale delle Finanze n. 46 dell'11 novembre 2020, in relazione al trattamento dei dati personali connessi all'attività di partecipazione alle udienze, in modalità a distanza – secondo quanto sancito dall'art. 16, c. 4, del D.L. 119/2018, convertito dalla Legge 17 dicembre 2018, n. 136 “Giustizia tributaria digitale” e dall'art. 27 del D.L. 137/2020 - attraverso l'impiego di Microsoft Skype for Business, da parte dei difensori, delle parti in proprio o degli ausiliari del giudice, ovvero di utenti esterni al dominio del Sistema Informativo della Fiscalità.

Ai sensi del contenuto del citato documento, i difensori delle parti o le parti che agiscono in proprio, oltre a conoscere i propri diritti in tema di trattamento dei dati personali, con l'attivazione del collegamento si impegnano ad assicurare che quanto accade nel corso dell'udienza non è visto né ascoltato da soggetti non legittimati ad assistere alla udienza e a non effettuare registrazioni audio/video.