Dall’AGID le “Linee guida sul documento informatico maggio 2021”

L'Agenzia per l'Italia Digitale ha pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Lo scopo del documento è quello di aggiornare le attuali regole tecniche in base all'art. 71 del CAD, concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Inoltre, le linee guida vogliono incorporare in un'unica linea guida le regole tecniche e le circolari in materia, addivenendo ad un “unicum” normativo che disciplini gli ambiti sopracitati.

Le Linee guida, aventi carattere vincolante e valenza erga omnes, illustrano i principi generali della gestione documentale, suddividendola in tre fasi: formazione, gestione e conservazione.

Tra le altre cose, si precisa che il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

a) creazione tramite l'utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la

produzione di documenti nei formati;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,

acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da

transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli

o formulari resi disponibili all'utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,

provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.

Posticipato al 1° gennaio 2022 l'obbligo di attuazione.