Accesso documentale e poteri di valutazione spettanti alla p.a. in merito al collegamento tra documento ed esigenze difensive

Il caso. La ricorrente, subappaltatrice, aveva presentato istanza di accesso agli atti relativi all'esecuzione del contratto di appalto stipulato dall'appaltatrice con la Regione Emilia-Romagna. A sostegno dell'istanza aveva addotto l'esigenza di difendersi nel procedimento civile dalla stessa incardinato dinanzi al Tribunale civile nei confronti della appaltatrice per fare valere la illiceità della disposta risoluzione, in suo danno, del contratto di subappalto, nonché la volontà di azionare eventuali crediti traenti origine dal medesimo contratto.

L'amministrazione, ritenuta l'irrilevanza della documentazione richiesta ai fini del giudizio civile instaurato, aveva negato l'ostensione.

La subappaltatrice ha impugnato il provvedimento.

Il TAR ha accolto il ricorso, ritenendo la divulgazione dei documenti richiesti strumentale a soddisfare un interesse della società istante.

Per ottenere la riforma della sentenza ha proposto appello la società appaltatrice.

La soluzione: Il Consiglio di Stato ha respinto l'appello, evidenziando innanzitutto che, in termini generali, rispetto a documenti che contengono dati personali “semplici”, l'accesso prevale se necessario a curare o difendere i propri interessi giuridici (a differenza di quanto accade rispetto a dati personali qualificati, ove l'accesso prevale se strettamente indispensabile per l'esercizio del diritto di difesa e rispetto ai dati sensibilissimi, ove l'accesso è consentito solo se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso è di rango almeno pari ai diritti dell'interessato ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentali).

Peraltro, non è sufficiente che l'istanza contenga un generico riferimento a non meglio precisate esigenze probatorie e difensive, in quanto l'ostensione del documento richiesto passa attraverso un rigoroso e motivato vaglio sul nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale che l'istante intende curare o tutelare (cfr. Cons. Stato, Ad. plen., 18 marzo 2021, n. 4).

Nel caso di specie, a fronte di una istanza che secondo il Collegio bene esprimeva il collegamento tra la situazione legittimante e la documentazione richiesta, l'amministrazione aveva motivato il diniego basandosi sulla presunta irrilevanza o comunque non decisività della documentazione richiesta nel giudizio instaurato.

Tale apprezzamento è però precluso all'amministrazione, come pure al giudice amministrativo in sede di cognizione sul diniego di accesso. Ciò che compete all'amministrazione e, successivamente, al giudice è solo la verifica dell'astratta inerenza del documento richiesto con la posizione soggettiva dell'istante e gli scopi che questo intende perseguire per il tramite dell'accesso, a prescindere da ogni apprezzamento in ordine alla fondatezza della pretesa sostanziale sottostante alla luce dei documenti acquisiti mediante l'accesso.

Diversamente opinando, si reintrodurrebbero nell'applicazione dell'accesso difensivo limiti e preclusioni che, invece, non sono contemplati dalla legge, la quale ha già previsto adeguati criteri per valutare la situazione legittimante all'accesso difensivo e per effettuare il bilanciamento tra gli interessi contrapposti all'ostensione del documento o alla riservatezza.