Lavoro agile - D.M. 149/2022: arrivano le semplificazioni per l'obbligo di comunicazione dal 1° settembre 2022

Dopo un periodo di incertezza sul piano organizzativo, il Ministero del lavoro ha indicato per le aziende private le modalità di comunicazione per l'implementazione del lavoro agile a partire dal 1° settembre 2022.

Si ricorda che, la modalità in smart working, divenuta fondamentale nel periodo pandemico, è ormai richiesta quale elemento necessario per la prosecuzione dei rapporti di lavoro in quanto imprescindibile per il prestatore al fine di bilanciare il lavoro con la propria vita privata.

L'esigenza di definire con certezza le procedure operative del lavoro agile nasce dall'incontro del dicembre 2021 tra il Ministero del lavoro e le Parti Sociali coinvolte (rappresentate da Cgil, Cisl, Uil, Ugl, Confsal, Cisal, Usb, Confindustria, Confapi, Confcommercio, Confesercenti, Confartigianato, Cna, Casartigiani, Allenza cooperative, Confagricoltura, Coldiretti, Cia, Copagri, Abi, Ania), dove hanno siglato un documento dal titolo “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile” nel settore privato.

Le indicazioni previste dal Decreto Ministeriale in esame non riguardano gli accordi individuali di lavoro agile sottoscritti fino al 31 agosto 2022, per i quali resta in utilizzo la procedura semplificata di comunicazione (così come previsto dal Decreto rilancio, D.l. 34/2020, convertito con modificazioni in L. 77/2020).

Dal 1° settembre 2022, come previsto dall'art. 41-bis del D.l. 73/2022, c.d. Decreto semplificazioni, convertito in Legge n. 122 del 2022, in attuazione del modificato art. 23 comma 1 della Legge 81/2017 il Ministero del lavoro, attraverso il D.M. n. 149/2022, ha reso noto il modello da utilizzare, tramite invio telematico, per l'attuazione dello smart working, insieme alle istruzioni per la compilazione e l'invio per le comunicazioni cui all'art. 9-bis del D.l. 1°ottobre 1996, n. 510 convertito, con modificazioni, dalla Legge 28 novembre del 1996 n. 608, e successive modificazioni.

Viene infatti introdotto il nuovo comma 1 dell'art. 23 Legge 81/2017, che nello specifico prevede “Con decorrenza dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali”.

Dopo la proroga del giugno 2022, dove ancora lo smart working rimaneva racchiuso nella discrezionalità delle Parti con l'invio in modalità semplificata, sono arrivate le novità, attese, in materia di lavoro agile previste dal Ministero del Lavoro, affinché si possa dare chiarezza sull'utilizzo e l'organizzazione aziendale dello stesso.

Ecco le principali novità di carattere operativo che devono essere seguite dalle aziende:

1. Dovrà essere utilizzato, per la comunicazione, il modello che si potrà scaricare sul sito del Ministero del Lavoro (http://servizi.lavoro.gov.it). Il modello dovrà contenere solamente gli elementi individuativi del rapporto di lavoro in modalità smart, come l'indicazione delle Parti, la tipologia del rapporto di lavoro (tempo determinato/indeterminato/apprendistato); data di inizio ed eventuale data di fine della modalità agile.

2. Una volta compilato, il modello va trasmesso, con autenticazione SPID o CIE, al portale dei servizi on-line del Ministero del lavoro per la sua registrazione. Tale passaggio potrà essere eseguito esclusivamente dal (i) referente aziendale (quale unico soggetto abilitato dall'azienda per procedere alla comunicazione degli accordi e (ii) un soggetto abilitato (quale referente di più aziende che potrà inviare le comunicazioni richieste nella medesima sessione di lavoro – e.g. patronato abilitato, caf).

3. Quanto alla comunicazione che potrà essere effettuata, questa potrà riguardare: a) inizio della prestazione secondo le modalità in lavoro agile; b) modificazione delle caratteristiche della prestazione come ad esempio i periodi di tempo, la tipologia del lavoro, la data di sottoscrizione, la cessazione; c) annullamento della sottoscrizione: tale ipotesi non deve essere confusa né con la cessazione né con il recesso anticipato, in quanto per annullamento si ritiene comprensivo di tutta la durata del periodo di lavoro agile precedentemente comunicato con l'ultima comunicazione temporalmente inviata; d) recesso: per i casi di chiusura anticipata della modalità di lavoro agile ai sensi dell'art. 19 comma 2 L. 81/2017, dove viene richiesto un preavviso di almeno 30 giorni, e nei casi di disabilità di cui alla Legge n. 68 del 1999 art. ; il preavviso è aumentato e non inferiore a 90 giorni.

4. Oltre alla modalità di cui ai punti 1. e 2., il D.M. 149 del 2022 ha previsto anche una ulteriore modalità di comunicazione via web denominata Massiva REST, utile per l'invio tramite API REST, qualora l'azienda debba provvedere ad un copioso invio di comunicazioni per l'attuazione della modalità di prestazione agile. Qualora sussistano degli invii massivi il soggetto abilitato, ovvero il rappresentante dell'azienda interessata – fermo restando la possibilità di inviare qualsiasi tipologia di comunicazione – deve fare richiesta dell'attivazione di suddetta modalità (Massiva REST) all'URP online del Ministero del lavoro e delle politiche sociali. In questo caso la richiesta di contatto deve avvenire per mezzo di una comunicazione inviata attraverso un form online da compilare e inviare tramite portale (https://urponline.lavoro.gov.it). Questo iter dovrà essere iniziato da un referente tecnico aziendale al quale potersi rivolgere per concludere la procedura; questa terminerà con la registrazione al sistema per la gestione degli accessi API REST per procedere con l'inoltro massivo delle comunicazioni.

Per quanto riguarda la procedura sopra evidenziata, questa è valida per le nuove attuazioni della modalità di lavoro agile; ai sensi dell'art. 1 del D.M. 149/2022; infatti, restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le precedenti modalità semplificate, fatte salve eventuali modificazioni di accordi già presi.

Bisogna specificare che il modello allegato al Decreto Ministeriale serve esclusivamente per dare comunicazione al Ministero del lavoro dell'utilizzo della modalità da remoto con la mera indicazione degli elementi essenziali quali le Parti e la durata; il lavoratore e il datore di lavoro potranno liberamente sottoscrivere l'accordo individuale per l'esecuzione della modalità di lavoro agile, che non dovrà essere inviato insieme alla comunicazione, come da emendamento alla legge di conversione del Decreto “Sostegni-ter” D.l. del 27 gennaio 2022, n. 4, che prevede “unicamente la comunicazione dei nominativi dei lavoratori e la data di inizio e cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, senza alcun allegato dell'accordo individuale”; lo stesso accordo sarà conservato dal datore per un periodo pari a cinque anni dalla sottoscrizione.

Dunque, rispetto alle previsioni che si erano fatte, si è semplificata l'attività richiesta al datore, prevedendo la mera compilazione e l'invio del modello unico previsto dal Ministero, riservando all'autonomia delle Parti l'indicazione delle modalità e delle clausole dello smart working, obbligando l'azienda alla conservazione dello stesso.

Nel richiamare l'esistenza dell'accordo di smart working, quale elemento imprescindibile per disciplinare le modalità di svolgimento della prestazione in luogo diversi dalla sede aziendale, si elencano i principali elementi che questo deve contenere, ricordando che non dovrà essere allegato alla comunicazione di cui al D.M 149/2022, nello specifico si consiglia l'inserimento:

- della durata dell'accordo (a termine o a tempo indeterminato);

- dell'alternanza tra i periodi di lavoro all'interno ed all'esterno dei locali aziendali;

- dei luoghi eventualmente esclusi per il lavoro da remoto;

- delle forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, delle condotte che possono dar luogo a responsabilità disciplinari ed in generale degli aspetti relativi all'esecuzione della prestazione lavorativa da remoto;

- degli strumenti di lavoro, dei tempi di riposo e delle misure tecnico-organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione del dipendente;

- delle forme e delle modalità di controllo della prestazione lavorativa all'esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 numero 300) e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;

- dell'eventuale attività formativa necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile, nonché delle forme e delle modalità di esercizio dei diritti sindacali.