Il diritto di accesso societario: una panoramica e un approfondimento

Nell'ordinamento italiano sono disciplinate diverse ipotesi di diritto di accesso. Tra le più importanti, vi sono senz'altro le previsioni relative all'accesso, da parte del socio, ai documenti della società di cui egli fa parte. Si tratta di una posizione che presenta una chiara identità di scopo e di tutela.

Essa mira, infatti, a proteggere il socio che, non partecipando all'amministrazione, è vittima di un'asimmetria informativa rispetto all'amministratore della società.

In considerazione del bene giuridico tutelato, come sopra brevemente descritto, il diritto di accesso in ambito societario si caratterizza per una sua finalità eminentemente pratica: consentire al socio di minoranza, o che non partecipa all'amministrazione della società, di controllare la documentazione della società e, di riflesso, l'operato dell'organo gestorio.

Tale finalità è tutelata dal legislatore italiano in modo diverso a seconda del tipo societario di riferimento, così da bilanciare le esigenze dei soci sia nelle tipologie societarie più snelle, come le società di persone, sia in quelle con un'organizzazione più complessa, come le società di capitali.

All'interno delle società di persone, la regola generale è che l'amministrazione spetta ai soci. Di conseguenza, il diritto di accesso spetta al socio che non si occupa dell'amministrazione. Egli può così controllare che la gestione della società da parte degli altri soci non risulti dannosa. Inoltre, come conseguenza della responsabilità personale illimitata dei soci, nelle società di persone è generalmente riconosciuto un diritto di accesso più ampio rispetto a quello previsto per le società di capitali.

Com'è noto, la società semplice rappresenta l'archetipo delle società di persone. I tipi societari di questa categoria sono infatti disciplinati, con le opportune differenze, tramite un generale rinvio alla disciplina della stessa.

Ciò vale anche per il diritto di accesso del socio che, nella società semplice, è disciplinato all'art. 2261 c.c.

L'articolo conferisce un ampio diritto di accesso al socio non amministratore, che tradizionalmente viene ripartito in: (i) diritto all'informazione e alla consultazione; (ii) diritto al rendiconto. Entrambi questi aspetti del diritto di accesso consentono al socio non amministratore, secondo la dottrina, di esercitare il controllo tipico della gestione di affari altrui (Cagnasso, La società semplice, in Tratt. Sacco, Torino, 1998, 172).

Di conseguenza, il diritto di accesso del socio presenta le caratteristiche di un potere sia analitico (potendo il socio chiedere informazioni su singole operazioni) sia sintetico (rappresentato dal diritto al rendiconto sulla gestione).

Quanto alle informazioni che il socio potrà chiedere agli amministratori, non è legalmente previsto un limite al potere di accesso. Sia la dottrina sia la giurisprudenza ritengono infatti che il socio possa avere accesso a tutte le scritture contabili della società, nonché ai locali dove si svolge l'attività sociale, potendo anche estrarre copie di tutti i documenti amministrativi (Campobasso, Diritto commerciale, II, Torino, 2002, 106; Cass. civ., Sez. I, Sent. n. 2962/2017).

Nonostante l'evidente ampiezza del potere di accesso del socio, vi sono comunque dei limiti che tale potere incontra. In assenza di un preciso limite legale, la dottrina ritiene che il socio non possa esercitare il proprio diritto di accesso sino al punto di risultare d'intralcio alla gestione della società; oppure in modo tale da risultare contrario all'interesse societario (Cagnasso, La società semplice, in Tratt. Sacco, Torino, 1998, 178).

La dottrina ritiene invece che la presenza di un segreto aziendale non possa essere d'intralcio al diritto di accesso del socio. Ciò perché, ragionando diversamente, l'apposizione arbitraria del segreto aziendale da parte degli amministratori ostili al socio andrebbe a frustrare la legittima pretesa di accesso di quest'ultimo(Libonati, L'impresa e la società: lezioni di diritto commerciale. La società di persone. La società per azioni, Milano, 2004).

Circa il diritto al rendiconto, occorre tenerlo ben distinto dal bilancio d'esercizio. La giurisprudenza è chiara nel porre le differenze tra le due fattispecie. Il rendiconto serve infatti a tenere informati i soci dell'operato degli amministratori (in maniera analoga al rendiconto del mandatario verso il mandante), e può quindi risolversi anche in un semplice prospetto ragionato delle operazioni compiute e dei risultati conseguiti. Al contrario, il bilancio ha finalità giuridiche di tutela dei soci e dei terzi, e deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite, ed è regolato, con i dovuti adattamenti, dalle norme sul bilancio delle società di capitali (Cass. civ., Sez. I, Sent. n. 2962/2017).

Occorre spendere poche parole in merito al diritto di accesso nella società in nome collettivo. In forza del rinvio effettuato dall'art. 2293 c.c., a tale tipologia societaria si applicano, ove non diversamente disposto, le norme previste per la società semplice.

Ciò vale anche per il diritto di accesso, per il quale non troviamo nel codice una disciplina specifica dedicata alla società in nome collettivo. Ne consegue che a quest'ultima dovranno essere applicate le norme e i principi già visti per la società semplice.

Il discorso è parzialmente analogo anche per la società in accomandita semplice. Anche in questo caso è presente una norma, l'art. 2315 c.c., che rinvia alla disciplina applicabile alla società in nome collettivo (e, di conseguenza, alla società semplice). Nel caso della società in accomandita semplice vi è però l'importante differenza tra la posizione dei soci accomandanti e quella dei soci accomandatari. Non sorprende che il diritto di accesso nella società in accomandita semplice venga, quindi, regolato in maniera più specifica rispetto alla società in nome collettivo.

La norma di riferimento è infatti l'art. 2320, terzo comma, c.c., il quale dispone che: “In ogni caso [i soci accomandanti, n.d.r.] hanno diritto di avere comunicazione annuale del bilancio e del conto dei profitti e delle perdite, e di controllarne l'esattezza consultando i libri e gli altri documenti della società”.

La norma richiamata è chiara nell'attribuire il diritto di controllo al socio accomandante nella società in accomandita semplice, dato che egli non può partecipare attivamente alla gestione della società. Analogamente a quanto avviene per il socio non amministratore nella società semplice, l'esclusione del socio accomandante dalla gestione è la ragione sottesa all'attribuzione, nei suoi confronti, del diritto di accesso, anche al fine di poter approvare il bilancio in maniera informata.

Il diritto di accesso consente all'accomandante di svolgere una seconda, importante, funzione, strettamente connessa alla consultazione dei documenti sociali. È infatti (anche) tramite l'esercizio del diritto di accesso che l'accomandante è in grado di valutare le eventuali responsabilità da amministratore del socio accomandatario. Questo pone il socio accomandante in una posizione sovrapponibile al socio non amministratore della società semplice.

Riguardo all'oggetto e all'estensione del diritto di controllo dell'accomandante, la norma sopra citata non pone un chiaro limite ai poteri di accesso del socio. Quest'ultimo è infatti potenzialmente in grado di consultare tutti i libri sociali e gli altri documenti che possano avere un impatto sul bilancio e sul conto dei profitti e delle perdite.

Nonostante l'evidente ampiezza del potere di accesso del socio, vi sono comunque dei limiti che tale potere incontra, analoghi a quelli già visti sopra con la società semplice. L'accomandante non potrebbe, ad esempio, accedere a informazioni a disposizione della società che abbiano natura estranea all'attività sociale come, ad esempio, i dati personali dell'accomandatario o dei dipendenti della società stessa (Cfr. Sangiovanni, I diritti di controllo del socio accomandante, in Il corriere del merito, n. 12, 2009, 1199 - 1207). Si segnala, inoltre, che la giurisprudenza ritiene che la richiesta dell'accomandante debba essere sufficientemente precisa e specifica in merito ai documenti cui avere accesso, dovendo consentire di individuare i documenti da consultare (cfr. Trib. Bologna, 6 dicembre 2006).

Dal lato del soggetto passivo del diritto d'accesso, ossia l'accomandatario, egli deve acconsentire all'accomandante l'accesso ai documenti, salvo che la richiesta esuli dal perimetro consentito dall'art. 2320 c.c. In particolare, l'accomandatario deve rispondere senza indugio alla richiesta, non potendo opporre all'accomandante una condotta ostruzionistica e non collaborativa (Cfr. Trib. Roma, 4 dicembre 2007).

In definitiva, è possibile affermare che, nella società in accomandita semplice, il socio accomandante goda di un ampio diritto di accesso alla documentazione societaria, volto sia a tutelare la propria posizione sia a vigilare sull'operato dell'accomandatario.

A differenza delle società di persone, le società di capitali non mettono, tendenzialmente, l'individuo al centro della propria tutela, quanto piuttosto il capitale investito e la conseguente speditezza dell'attività societaria.

Per questo motivo, la sopracitata dicotomia tra proprietà e amministrazione appare più marcata.

Ciò si riflette anche nella disciplina del diritto di accesso del socio ai documenti societari, il quale è, tendenzialmente, più restrittivo rispetto a quanto previsto nelle società di persone.

La limitazione del diritto di accesso in funzione della tutela dell'attività societaria è di tangibile evidenza all'interno della società per azioni. In questa tipologia societaria la norma di riferimento per il diritto di accesso, l'art. 2422 c.c., consente all'azionista soltanto di prendere visione delle scritture contabili della società, nonché di ottenerne estratti, peraltro a proprie spese.

Siamo quindi ben lontani dall'ampiezza del diritto di accesso riconosciuto ai soci di società di persone: all'interno della società per azioni è infatti precluso al singolo socio ottenere, ad esempio, informazioni sulla gestione di singoli affari societari.

La limitazione in parola appare giustificata dalla necessità di consentire un'amministrazione della società in cui il singolo socio, di capitale, non abbia la possibilità di ostacolare la gestione degli affari sociali (cfr. Mangano, sub artt. 2421-2422, in Comm. Niccolini, Stagno D'Alcontres, II, Napoli, 2004).

Un'estensione, seppur di portata modesta, del diritto di accesso nella società per azioni è stata portata avanti dalla giurisprudenza già da molti anni. La Cassazione ha infatti riconosciuto che il diritto di accesso previsto per il socio possa spettare anche al delegato a cui sono state rilasciate le deleghe per l'esercizio del diritto di voto (Cass. Civ., Sez. I, sentenza n. 8370/2000).

In relazione al diritto di accesso, la disciplina della società a responsabilità limitata rappresenta una figura sintetica di quanto esaminato. Essa, infatti, benché sia una società di capitali, conferisce al socio non amministratore poteri di accesso più simili a quelli delle società di persone che non a quelli della società per azioni.

L'art. 2476 c.c. è infatti chiaro nello stabilire che: “I soci che non partecipano all'amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione”.

L'ampiezza del diritto di accesso nella società a responsabilità limitata è dunque prevista a livello normativo, ed è stata anche confermata a livello giurisprudenziale. Le corti di merito, in particolare, hanno affermato che il diritto di accesso del socio non incontra alcun limite, se non quello della buona fede (cfr. Trib. Firenze del 22 gennaio 2020, Trib. Milano del 10 dicembre 2019).

In linea con quanto appena visto, di fronte a una richiesta di accesso del socio l'amministratore di società a responsabilità limitata non potrà opporre questioni relative alla riservatezza dei documenti a cui il socio intende accedere (sul punto Fregonara, Il controllo del socio di s.r.l.: un tema sempre attuale, in Giurisprudenza Italiana, 2020, 1420).

Quanto sopra visto rappresenta una panoramica sintetica ed essenziale della disciplina del diritto di accesso all'interno delle principali tipologie societarie previste nel nostro ordinamento.

Per portare l'analisi a un livello di maggiore dettaglio, si affronterà ora il caso in cui il socio di una società a responsabilità limitata chieda l'accesso alla documentazione di una società per azioni, interamente partecipata dalla stessa società a responsabilità limitata.

Il caso appare complesso in virtù dei contrasti che si configurano tra le discipline di accesso previste per la società per azioni e per quella a responsabilità limitata. Non è infatti chiaro, a livello normativo, se in un caso come quello descritto debba prevalere la disciplina più favorevole al socio (quella della società a responsabilità limitata) oppure la più restrittiva (ossia quella della società per azioni).

Sull'argomento si è interrogata recentemente la giurisprudenza di merito, la quale pare orientata a dare maggiore spazio al diritto di accesso, consentendo l'applicazione del regime previsto della società a responsabilità limitata.

È stato infatti concesso il diritto di accesso al socio di una società a responsabilità limitata nei confronti di una società per azioni interamente detenuta dalla stessa (Trib. di Milano, Sezione specializzata in materia di impresa, ordinanza del 27 settembre 2017).

Ancora, in materia di gruppi societari, è stato consentito il diritto di accesso al socio della società a responsabilità limitata, holding del relativo gruppo, alla documentazione relativa alle società partecipate, a prescindere dalla tipologia di queste ultime (Trib. Milano, Sezione specializzata in materia di impresa, ordinanza del 20 febbraio 2019).

La soluzione adottata dai tribunali è degna di nota, in quanto amplia il diritto di accesso del socio nei confronti dell'attività sociale garantendo, di conseguenza, un efficace controllo sulla gestione.

Tuttavia, tale posizione presta il fianco a delle critiche.

Quella che pare più rilevante riguarda la disparità di trattamento tra il socio della società a responsabilità limitata, controllante, e il socio della società per azioni, controllata. Quest'ultimo potrebbe infatti accedere soltanto ai bilanci della propria società, mentre il socio della controllante potrebbe invece godere dell'ampio diritto di accesso riconosciuto ai soci di società a responsabilità limitata. Parrebbe dunque profilarsi una disparità di trattamento tra i due soci nella parte in cui, di fatto, alcuni documenti di una società per azioni potrebbero essere resi disponibili a un socio indiretto, ma negati a un socio diretto.

Al momento, la questione non è ancora stata affrontata dalla Corte di Cassazione.

L'importanza del diritto di accesso è ben rappresentata dal fatto che, a prescindere dal tipo societario, è concessa al socio la tutela cautelare in caso di illegittimo diniego del proprio diritto di accesso.

Cominciando l'analisi dalle società di persone, è infatti pacificamente ammesso che il socio non amministratore di società semplice, che si veda irragionevolmente negato l'accesso ai documenti sociali, possa proporre un ricorso ai sensi dell'art. 700 c.p.c. al fine di veder tutelato il proprio diritto di accesso. In tal senso, il legittimato passivo della tutela cautelare è il socio amministratore che ha negato l'accesso, ovvero, in caso di scioglimento della società, il liquidatore (cfr. Trib. Ariano Irpino, ordinanza del 18 giugno 2008).

Analogo rimedio è disposto per la società in nome collettivo e la società in accomandita semplice, in forza dei rispettivi richiami normativi alla disciplina della società semplice. Si precisa soltanto, data la peculiarità della società in accomandita semplice, che è l'accomandante il soggetto legittimato attivo a intentare procedimenti cautelari d'urgenza per ottenere l'accesso, mentre il soggetto legittimato passivo è, ovviamente, l'accomandatario (Cfr. Garesio, Il (protratto) ritardo nella comunicazione del bilancio all'accomandante, in Giurisprudenza Italiana, 2016, 1416).

Per valutare invece l'ampiezza della tutela cautelare del diritto di accesso nelle società di capitali, occorre distinguere a seconda del tipo societario.

Il socio di società per azioni presenta infatti, come visto, una più limitata estensione del proprio diritto di accesso rispetto ad altre tipologie societarie. Ciò viene mantenuto anche sotto l'aspetto della tutela cautelare del diritto di accesso. Benché sia possibile per l'azionista domandare la tutela d'urgenza in caso di accesso negato, è stato infatti recentemente stabilito in giurisprudenza che l'azionista non possa però abusare dello strumento cautelare per tentare di ampliare surrettiziamente il proprio diritto di accesso (cfr. Trib. Bologna, Sez. spec. in materia di imprese, ordinanza del 23 luglio 2018, in cui la corte ha negato la tutela ex art. 700 c.p.c. all'azionista che chiedeva agli amministratori di svolgere una vera e propria due diligence sulla società).

A differenza di quanto appena visto perla società per azioni, nella società a responsabilità limitata il socio gode di maggiore libertà d'azione nel tutelare il proprio diritto di accesso. Egli potrà, infatti, chiedere l'emissione di provvedimenti cautelari contro l'illegittimo diniego dell'accesso da parte dell'amministratore, senza alcun limite particolare (cfr. Bartalini, La responsabilità dei soci e degli amministratori, in Sarale (diretto da), Le nuove s.r.l., Bologna, 2008, 618).

Si è visto come la disciplina del diritto di accesso cambi in modo sensibile in base al tipo societario, soprattutto per rispecchiare le diversità di esigenze organizzative proprie di ciascuna società.

Vi sono comunque casi, come quelli visti, in cui le tipologie societarie si intersecano e, a quanto consta, pare esserci una tendenza delle corti di merito a far prevalere una maggiore ampiezza del diritto di accesso rispetto a una sua restrizione.

Nonostante si resti in attesa di maggiori conferme da parte della Corte di Cassazione, tale tendenza pare favorevole e da incentivare. In un mondo societario che aumenta sempre più la propria complessità, far accrescere parallelamente l'estensione del diritto di accesso del socio non amministratore sembra un valido strumento per garantire il bilanciamento e il controllo della gestione societaria.

Ovviamente, nelle società a partecipazione diffusa, ove il diritto a una gestione spedita comprende anche la necessità di evitare prevaricazioni pretestuose, si dovrà necessariamente propendere per una applicazione restrittiva di tale principio, laddove la norma non neghi del tutto l'accesso.