IVASS, pubblicato il Regolamento in materia di trasmissione digitalizzata delle informazioni anagrafiche

Il Regolamento contiene «disposizioni in materia di trasmissione digitalizzata delle informazioni anagrafiche e societarie di cui agli articoli 190 e 190-bis del decreto legislativo 7 settembre 1005, n. 209, recante il codice delle assicurazioni private e successive modificazioni e integrazioni».

Come precisato nella Relazione illustrativa al Regolamento, gli obblighi informativi di cui agli artt. 190 e 190-bis del d.lgs n. 209/2005 – Codice delle assicurazioni private (di seguito, CAP) –sono necessari per lo svolgimento dell'attività di vigilanza e per finalità di tipo statistico, per le quali diventano fondamentali la tempestività di acquisizione e la qualità del dato.

Il quadro regolamentare esistente già prevede l'obbligo, in capo alle imprese, di comunicare all'IVASS i dati anagrafici delle imprese e dei soggetti che rivestono cariche sociali e di gestione nonché di controllo. Il framework normativo di riferimento risulta però frammentato soprattutto con riguardo alle disposizioni con cui sono specificate le modalità di trasmissione delle informazioni anagrafiche.

La normativa nazionale in ottica di risparmio pubblico promuove la piena integrazione dell'attività di vigilanza nel settore assicurativo, anche attraverso un più stretto collegamento con la vigilanza bancaria, garantendo sia risparmi di costi sia continuità e maggiore efficienza nell'esercizio delle rispettive funzioni.

Il quadro normativo italiano, in linea con i più generali principi europei e in coerenza l'articolo 21 della legge 28 dicembre 2005, n. 265, prevede infatti che IVASS e Banca d'Italia collaborino tra loro, anche mediante scambio di informazioni e che tutti i dati, informazioni e documenti comunque comunicati «da una ad altra Autorità», anche attraverso l'inserimento in archivi gestiti congiuntamente, restino sottoposti al segreto d'ufficio secondo le disposizioni previste dalla legge. Banca d'Italia e IVASS hanno stipulato un accordo per lo scambio di dati e la cooperazione riguardante l'informazione statistica delle imprese di assicurazione, relativo, tra l'altro, all'accesso dell'Istituto agli archivi anagrafici della Banca d'Italia (inclusa l'«Anagrafe soggetti» ovvero l'Anagrafe dei soggetti della Banca d'Italia, istituita e disciplinata dalla Circolare n. 302 dell'8 giugno 2018 e s. m. i). Le due Autorità hanno altresì stipulato Accordi per l'utilizzo da parte dell'IVASS dei servizi informatici della Banca d'Italia e, in particolare, per la «Riservatezza e protezione dei dati». La gestione delle informazioni anagrafiche deve avvenire in coerenza del Regolamento generale sulla protezione dei dati UE 2016/679 (di seguito GDPR), paragrafi 1 e 3, che disciplinano il trattamento dei dati quando è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio dei pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento.

Tanto premesso, si ritiene che l'introduzione di disposizioni regolamentari di dettaglio, volte a definire criteri operativi di trasmissione di dati e informazioni, in conformità alla cornice normativa delineata a livello nazionale ed europea, possa rispondere al duplice obiettivo di assicurare scelte omogenee e di conferire adeguata efficacia, trasparenza e sicurezza all'intero processo di comunicazione dei dati anagrafici delle imprese e dei soggetti che ricoprono incarichi sociali e di controllo.

Il regolamento si compone di 23 articoli, suddivisi in tre Parti e di 1 allegati contenente dettagli sulle cariche sociali E DI da segnalare con RIGA. La seconda Parte si suddivide in quattro Titoli, il quarto dei quali contiene tre Capi. Si riporta di seguito una sintesi delle diverse disposizioni.

La PARTE I contiene le disposizioni generali del testo regolamentare. Dopo la specificazione delle fonti normative di riferimento (art. 1) e delle definizioni (art. 2), viene precisato l'ambito di applicazione del regolamento (art. 3) che include, al comma 1, le imprese destinatarie degli obblighi di trasmissione e inserimento delle informazioni anagrafiche e, al comma 2 le imprese estere e le imprese di assicurazione in liquidazione coatta amministrativa per le quali RIGA gestisce le informazioni anagrafiche ma sulle quali non ricade un obbligo di segnalazione in quanto l'aggiornamento degli archivi RIGA viene gestito direttamente da IVASS.

La PARTE II declina il sistema informativo dei dati anagrafici. Si struttura in quattro Titoli. Al Titolo I, sono definiti i principi generali e in particolare (art. 4) gli obiettivi del sistema di trasmissione digitale delle informazioni anagrafiche e societarie. Il Titolo II definisce il ruolo degli organi sociali e dell'alta direzione in materia di trasmissione delle informazioni anagrafiche, in coerenza con il quadro regolamentare esistente. Infatti, per la suddetta materia, sono definiti gli adempimenti in capo all'organo amministrativo (art. 5), quelli in capo al Comitato per il Controllo interno e i rischi (art. 6), ove presente, e responsabilità e compiti dell'Alta direzione (art. 7). Sono altresì indicati (art. 8), più in particolare, i presidi di controllo sulla protezione dei dati personali. Il Titolo III definisce in dettaglio le informazioni gestite con l'applicativo RIGA, in particolare quelle anagrafiche e societarie sulle imprese e sui gruppi, con precisazioni anche in materia di trattamento e conservazione dei dati (art. 9); anche in questa sede viene precisato che le informazioni anagrafiche relative alle imprese estere e alle imprese di assicurazioni in liquidazione coatta amministrativa sono gestite e inserite direttamente dall'IVASS rispettivamente in coerenza con la disciplina dei rapporti con le Autorità di vigilanza del paese di origine e sulla base dei provvedimenti ministeriali nonché disposizioni e comunicazioni sulla procedura di liquidazione. Vengono specificate le informazioni anagrafiche e aziendali che riguardano gli organi sociali, quelle dei titolari di funzioni fondamentali - inclusi i responsabili presso i fornitori in caso esternalizzazione – e della società di revisione (art. 10), quelle relative alle Funzioni o attività essenziali o importanti esternalizzate (art. 11). Il Regolamento sistematizza in una procedura unificata l'informativa riferita ai dati anagrafici richiesti dall'Istituto anche in coerenza con i più recenti orientamenti europei. Non sono modificate le procedure di Vigilanza in materia di comunicazioni preventive riferite ai contratti di esternalizzazione. La specifica è altresì prevista sulle informazioni anagrafiche relative ad altre attività per la quale è richiesta – dal sistema normativo vigente – la rilevazione (art. 12) che ricomprende i referenti o i responsabili di specifiche altre attività aziendali e per i quali è richiesta l'informativa a IVASS. Le informazioni anagrafiche delle imprese riguardano anche gli azionisti e l'esistenza di patti parasociali (art. 13) e le partecipazioni di controllo qualificate e con influenza notevole (art. 14). Il Titolo IV definisce il Sistema di trasmissione dei dati. Nel Capo I vengono definite le modalità di trasmissione, indicando i soggetti tenuti all'invio delle segnalazioni (art. 15) e le modalità e i tempi di trasmissione delle informazioni (art. 16). Nel Capo II sono declinate le modalità di accesso, con informazioni di carattere più generale (art. 17) e, in particolare, la disciplina delle abilitazioni per l'accesso a RIGA (art. 18) e delle consultazioni pubbliche di RIGA (art. 19). Sono fornite indicazioni sull'utilizzo delle informazioni presenti nell'Anagrafe Soggetti (AS) della Banca d'Italia (art. 20) e sulle procedure di censimento dei soggetti non ancora registrati in AS (art. 21).

La PARTE III contiene le disposizioni finali. In particolare, si dispone espressamente la conclusione, con l'entrata in vigore del Regolamento, della fase di parallelo operativo avviate con le lettere al mercato del 19 febbraio 2020 e del 4 novembre 2020, ora superate, e si prevede - in sede di prima applicazione – che le imprese si adeguano alle previsioni del Regolamento entro il termine del 30 giugno 2024, accertando che le informazioni anagrafiche e societarie, ad essi riferite, siano corrette e complete (art. 22). Si disciplina infine la pubblicazione e l'entrata in vigore del regolamento (art. 23). Il Regolamentare è corredato da un allegato che contiene informazioni tecniche sulle infrastrutture di cui si avvale l'applicazione RIGA nonché riferimenti operativi e documentali per l'utilizzo della procedura informativa. L'allegato riporta, inoltre, l'elenco analitico degli incarichi e delle funzioni aziendali che devono essere comunicate all'IVASS attraverso RIGA.