Certificazione dell'amministratore condominiale – UNI 10801:2024. Compiti, conoscenze e attività specifiche della figura professionale
Maurizio Tarantino
26 Settembre 2024
La presente scheda tecnica evidenzia le questioni legate alla professione dell'amministratore di condominio. In particolare, le principali attività dell'amministratore, i compiti e le conoscenze richieste dalla norma UNI 10801:2024.
Le principali attività dell'amministratore di condominio
In argomento, giova ricordare che l'amministratore di condominio è la persona che si occupa della gestione dello stabile. Tale professione può essere esercitata in forma individuale o societaria su mandato con rappresentanza ricevuta dall'assemblea del condominio o dall'Autorità Giudiziaria a norma dell'art. 1129 c.c. Si tratta di una professione non regolamentata e, allo stato attuale, non esiste un albo amministratori di condominio anche se ci sono alcune associazioni con un elenco dei propri iscritti. L'amministratore è un professionista competente, preparato, attento ai cambiamenti, impegnato in un percorso di formazione continua che ritiene fondamentale per accrescere le proprie competenze e migliorare la qualità del servizio al cliente, i cui interessi sono prevalenti.
Premesso ciò, tra i vari compiti, come indicato dall'art. 1130 c.c., l'amministratore deve eseguire le deliberazioni dell'assemblea dei proprietari e convocarla annualmente per l'approvazione del rendiconto condominiale, anch'esso da redigere a cura dell'amministratore. Competenza dell'amministratore è, inoltre, curare l'osservanza del regolamento di condominio, disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell'interesse comune. Oltre alla tipica attività di riscossione delle quote condominiali, sussistono gli adempimenti fiscali e la tenuta del registro di anagrafe condominiale, oltre che la tenuta dei verbali assembleari e del registro di contabilità. L'amministratore conserva tutta la documentazione inerente alla propria gestione, in riferimento al rapporto con i condomini e allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio. È suo dovere, inoltre, fornire al condomino che ne faccia richiesta un'attestazione relativa allo stato dei pagamenti e delle eventuali liti in corso. I provvedimenti presi nell'àmbito dei suoi poteri sono obbligatori per i condomini e contro di essi può essere fatto ricorso all'assemblea condominiale. La legge, infine, pone carico dell'amministratore l'obbligo di agire nell'interesse dei condòmini e per la riscossione forzosa delle somme dovute dai condomini morosi.
In evidenza
Il rapporto che lega l'amministratore al condominio è quello del mandato con rappresentanza che, in ambito condominiale, si dovrà svolgere nei limiti delle attribuzioni indicate dall'art. 1130 c.c., limiti che possono essere superati solo se il regolamento di condominio o l'assemblea riconoscano maggiori poteri all'amministratore. Questi, infatti, non ha - salvo quanto previsto dagli artt. 1130 e 1135 c.c. in tema di lavori urgenti - un generale potere di spesa, in quanto spetta all'assemblea condominiale il compito generale non solo di approvare il conto consuntivo, ma anche di valutare l'opportunità delle spese sostenute dall'amministratore. Il potere di rappresentanza processuale dell'amministratore è strettamente connesso alle proprie attribuzioni concernenti la gestione e amministrazione delle parti comuni del condominio ed in caso di violazione e inadempimento delle stesse, ricorre l'ipotesi della sua responsabilità civile da cui deriva il diritto al risarcimento del danno. Vale, poi, soggiungere, in proposito, che il potere di legittimazione passiva dell'amministratore non è limitata alle sole fattispecie di cui all'art. 1130 c.c. ma si estende a qualunque rapporto concernente le parti comuni dell'edificio.
SINTESI DELLE PRINCIPALI ATTIVITÀ DELL'AMMINISTRATORE
Accettazione dell'incarico
L'accettazione della predetta nomina può avvenire anche per fatti concludenti e che il contratto di mandato può perfezionarsi con la delibera con cui l'assemblea nomina l'amministratore ed accetta la proposta da quest'ultimo avanzata. Ciò vale anche in relazione all'ipotesi di rinnovo della nomina dell'amministratore. Deve, dunque, escludersi un'interpretazione restrittiva dell'art. 1129, comma 2, c.c. che preveda, quale unica forma di accettazione da parte dell'amministratore della propria nomina o rinnovo, il ricorso ad un'accettazione espressa (Trib. Udine 19 agosto 2019, n. 1015).
Redazione del rendiconto condominiale
I documenti previsti dall'art. 1130-bis, comma 1, c.c. (registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota esplicativa della gestione) perseguono lo scopo di soddisfare l'interesse del condomino ad una conoscenza concreta dei reali elementi contabili recati dal bilancio, in modo da dissipare le insufficienze, le incertezze e le carenze di chiarezza in ordine ai dati del conto, e così consentire in assemblea l'espressione di un voto cosciente e meditato (Trib. Roma 18 aprile 2023, n. 6211).
Gestione dell'assemblea ed esecuzione delle delibere assembleari
In base all'art. 66 disp. att. c.c., l'assemblea condominiale deve essere convocata dall'amministratore in carica. Qualora, dunque, l'assemblea non venga convocata dall'amministratore in carica, deve essere rilevata l'irritualità della convocazione, con conseguente annullabilità della delibera adottata ed oggetto di impugnazione (App. Taranto 26 ottobre 2020, n. 352). Incombe sull'amministratore la responsabilità della mancata esecuzione della delibera assembleare, donde i danni dovranno essere richiesti a quest'ultimo (Trib. Roma 19 maggio 2021, n. 8657).
Rispetto del regolamento condominiale
L'amministratore di condominio, essendo tenuto a curare l'osservanza del regolamento di condominio, è legittimato ad agire ed a resistere in giudizio per ottenere che un condomino non adibisca la propria unità immobiliare ad attività vietata dal regolamento condominiale contrattuale. Non è necessaria una specifica deliberazione assembleare assunta con la maggioranza prevista dall'art. 1136, comma 2, c.c., richiesta soltanto per le liti attive e passive esorbitanti dalle incombenze proprie dell'amministratore stesso (Trib. Roma 30 ottobre 2020, n. 15062).
Gestione del conto corrente intestato al condominio
Le somme depositate sul conto corrente del condominio, secondo la normativa, sono al di fuori della disponibilità dei singoli condomini: queste, una volta confluite nel conto, sono sottoposte a un vincolo di destinazione, in quanto finalizzate a essere utilizzate nell'interesse comune, in base alle determinazioni dell'assemblea condominiale (Trib. Ascoli Piceno 26 novembre 2015). Dunque, ad esse viene impresso un vincolo di destinazione (uso nell'interesse comune in base alle determinazioni dell'assemblea condominiale) che elide il legame giuridico con i singoli condomini, i quali, dal momento in cui le somme affluiscono sul conto condominiale, non possono più singolarmente e personalmente disporne (Trib. Cassino 27 maggio 2021, n. 782).
Gestione degli adempimenti fiscali del condominio
Il sostituto di imposta è un soggetto che esegue il versamento dei contributi al Fisco, per conto terzi. In relazione alla materia condominiale, il condominio, in persona dell'amministratore, diviene sostituto di imposta, ovvero soggetto obbligato al versamento delle imposte allo Stato (o ad altro ente). Il condominio è sostituto d'imposta e in quanto tale è tenuto agli adempimenti fiscali: effettuare e versare con modello F24 le ritenute di acconto; rilasciare le relative certificazioni; presentare la dichiarazione annuale dei sostituti d'imposta con modello 770.
Gestione della manutenzione e conservazione degli impianti e parti comuni dell'edificio
L'art. 1130, n. 4, c.c., che attribuisce all'amministratore il potere di compiere atti conservativi dei diritti inerenti alle parti comuni dell'edificio, deve interpretarsi estensivamente nel senso che, oltre agli atti conservativi necessari ad evitare pregiudizi a questa o a quella parte comune, l'amministratore ha il potere - dovere di compiere analoghi atti per la salvaguardia dei diritti concernenti l'edificio condominiale unitariamente considerato (App. Perugia 5 settembre 2023, n. 603).
Eliminazione di potenziali situazioni di pericolo immediato per il condominio
Il pericolo evidente di rovina o di gravi difetti che incombe sull'intero edificio e sui singoli appartamenti, determina una causa comune di danno, in base alla quale, l'amministratore del condominio o in alternativa i singoli condomini sono abilitati ad intervenire per il consolidamento dell'intero stabile, senza che possa farsi distinzione fra parti comuni e singoli appartamenti o parti di essi soltanto (App. Lecce 15 febbraio 1996).
Gestione dei rapporti con i terzi esterni al condominio
È l'amministratore di condominio - secondo il Tribunale di Pescara - l'unico soggetto legittimato ad assolvere all'obbligo di comunicazione ex art. 63 disp. att. c.c. ("ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi"); tale obbligo appartiene al cd. munus dell'amministratore, onde l'eventuale inadempimento espone quest'ultimo alla responsabilità diretta nei confronti dei terzi che siano rimasti lesi dalla mancata ottemperanza all'obbligo di comunicazione (Trib. Pescara 6 febbraio 2024, n. 241).
Gestione dell'accesso alla documentazione condominiale
Il condomino ha diritto di prendere visione della documentazione che riguarda la gestione del suo patrimonio in ogni tempo, come conferma l'art. 1129, comma 2, c.c., secondo cui l'amministratore è tenuto ad indicare il luogo ove si trovano i registri obbligatori e le date in cui i condomini possono prenderne visione (App. Genova 13 luglio 2022).
Gestione della mediazione
Il terzo comma dell'art- 71-quater disp. att. c.c. precisa che al procedimento di mediazione è legittimato a partecipare l'amministratore secondo quanto previsto dall'art. 5-ter d.lgs. n. 28/2010. Invero, l'amministratore del condominio è legittimato ad attivare un procedimento di mediazione, ad aderirvi e a parteciparvi. Il verbale contenente l'accordo di conciliazione o la proposta conciliativa del mediatore sono sottoposti all'approvazione dell'assemblea condominiale, la quale delibera entro il termine fissato nell'accordo o nella proposta con le maggioranze previste dall'art. 1136 c.c. In caso di mancata approvazione entro tale termine la conciliazione si intende non conclusa.
Gestione del contenzioso condominiale
È pacifico che l'amministratore possa agire autonomamente quando siano oggetto di giudizio questioni che rientrino nelle sue specifiche competenze istituzionali ai sensi degli art. 1130 e 1131 c.c. In tutti gli altri casi, egli deve sempre farsi prima autorizzare dall'assemblea o, in mancanza, richiedere da questa una ratifica dell'operato.
Gestione del fascicolo del condominio
Nella gestione del condominio, l'amministratore è obbligato alla tenuta di 4 registri: il registro anagrafe condominiale, il registro dei verbali assemblee, il registro nomina e revoca amministratore e il registro di contabilità. Inoltre, l'amministratore deve gestire tutte le informazioni relative allo stato di agibilità e di sicurezza di un immobile, sotto il profilo della stabilità, dell'impiantistica e della manutenzione.
Gestione dello studio professionale
L'amministratore deve avere una corretta informazione/gestione delle proprie attività, una pianificazione dello studio e la capacità di far percepire la professionalità durante il colloquio con i condomini.
Le conoscenze e le abilità dell'amministratore richieste dalla norma UNI 10801:2024
Per poter assolvere ai propri compiti/principali attività (le c.d. attribuzioni), secondo il documento elaborato dalla commissione tecnica UNI, l'amministratore deve possedere determinate conoscenze e abilità.
Manutenzione e conservazione delle parti comuni
Ai fini di una corretta gestione della manutenzione e conservazione delle parti comuni (inclusi gli impianti), l'amministratore deve conoscere le disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia e delle norme e delle disposizioni di diritto civile. Quindi deve possedere abilità tali da far comprendere ai soggetti interessati il contesto di riferimento relativo alla nomina (eventuale) del responsabile sicurezza lavori e alle responsabilità coinvolte. Quindi, per tale scopo, il professionista deve collaborare con le altre figure professionali, partecipare al collaudo delle opere appaltate e, soprattutto, riconoscere problemi e identificare soluzioni possibili.
Vigilanza nel caso di potenziali situazioni di pericolo per il condominio
L'amministratore deve essere in grado di intervenire nel caso di potenziali situazioni di pericolo immediato per il condominio in relazione alle parti comuni. Quindi, in tale contesto, deve conoscere la normativa di riferimento e relazionarsi con professionisti dell'area tecnica e con la PA competente.
Gestione della copertura assicurativa
Nell'àmbito dei possibili pericoli e i relativi rischi per l'edificio e per i terzi, il professionista deve conoscere le norme in materia di responsabilità civile e penale, i concetti di esimente da responsabilità come il caso fortuito e il fatto del terzo, nonché gli strumenti di tutela del consumatore (esposto IVASS). Dunque, la corretta gestione delle pratiche degli eventuali sinistri.
Gestione dei rapporti con i terzi
L'amministratore, nell'àmbito della gestione dei rapporti con soggetti esterni riguardanti il condominio e, in particolare, con gli organi pubblici, deve avere una conoscenza delle disposizioni legislative e regolamentari.
Gestione della documentazione e del contestuale diritto dei condomini alla consultazione
L'amministratore deve gestire l'accesso alla documentazione condominiale ai condomini e aventi diritto, rispettando le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali. In tal contesto, il professionista deve conoscere la normativa, in particolare: l'identificazione dei soggetti coinvolti, misure minime di sicurezza
da adottare, consenso al trattamento e diritti dell'interessato. È importante saper bilanciare il diritto dei condomini all'accesso alla documentazione condominiale con il contesto dell'attività professionale.
Gestione delle comunicazioni afferenti ai provvedimenti che esorbitano dalle attribuzioni dell'amministratore
L'amministratore deve esaminare gli atti amministrativi (ad esempio, natura delle sanzioni amministrative, cartelle esattoriali, ordinanze della PA, ecc.) e giudiziari, al fine di individuare le figure professionali necessarie da sottoporre all'assemblea unitamente all'atto ricevuto. È importante, inoltre, la gestione dei procedimenti di mediazione.
Gestione del fascicolo del condominio
L'amministratore deve essere in grado di catalogare e conservare i documenti del condominio (fascicolo del condominio). In tal contesto è dunque importante raccogliere i dati relativi alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio, conservare la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio.
L'organizzazione dello studio dell'amministratore secondo i criteri della norma UNI 10801:2024
L'amministratore deve essere in grado di conoscere i modelli di pianificazione della formazione e di verifica dell'efficacia. Quindi, una conoscenza dei processi dello studio e della loro gestione in un'ottica di efficienza e di miglioramento continuo. Per questa attività è indispensabile organizzare il lavoro dei collaboratori inclusa la formazione e l'aggiornamento professionale. Premesso ciò, secondo il documento elaborato dalla commissione tecnica UNI, l'organizzazione dell'amministratore dovrebbe svolgere un'analisi dei processi relativamente alla necessità di procedure documentate per la gestione dei processi in quanto attività a rischio non trascurabile oppure essenziali per l'attività formativa del personale di studio.
ASPETTI GENERALI DELLA GESTIONE DELLO STUDIO DELL'AMMINISTRATORE
Gestione dei contratti
È importante verificare e riesaminare i contenuti dei contratti attraverso un sistema un processo di validazione da parte di soggetti qualificati. Quindi l'analisi delle rispettive parti contraenti.
Gestione del lavoro
Lo studio dell'amministratore deve essere gestito sia in modo operativo che standardizzato attraverso la predisposizione del rendiconto economico; le convocazioni ed eventi condominiali; la tenuta dei verbali; la gestione dei conti correnti e della PEC; la gestione dei contenziosi; la gestione del fascicolo del fabbricato e delle verifiche periodiche nel condominio. Infine, la gestione del passaggio di consegne.
Gestione e formazione del personale
L'amministratore deve utilizzare le linee guida delle norme UNI in termini di conoscenze e competenze, quindi descrivendo le specifiche mansione per il personale di studio.
Gestione della sicurezza informatica
È importante il rispetto del GDPR, quindi la privacy e la sicurezza dati nello studio dell'amministratore e, in particolare, la riservatezza con dipendenti e i fornitori.
Gestione dei servizi offerti dai terzi
È altresì importante che l'amministratore gestisca in maniera ottimale i rapporti con i fornitori e, soprattutto, il monitoraggio dei requisiti e dei servizi richiesti.
Gestione dei rapporti con i consulenti
L'amministratore è spesso a stretto contatto con revisori, avvocati e periti. Dunque è importante la gestione dei contratti di collaborazione.
