Versione di file .PDF da allegare

Quali versioni di file .PDF possono essere depositate?

È da premettere che il formato PDF (Portable Document Format):

- è stato creato nel 1993 dalla Adobe Systems e può descrivere documenti che contengono testo e/o immagini in qualsiasi risoluzione;

- è un formato aperto, nel senso che chiunque può creare applicazioni che leggono e scrivono file PDF senza pagare i diritti (Royalty) alla Adobe Systems.

Occorre inoltre dare per assodato che per “versione” si intenda ciò che in linguaggio informatico è la “release”, ossia una specifica versione di un software resa disponibile ai suoi utenti finali, che vengono contrassegnate di norma con sequenze di numeri (numeri di versione, numeri di revisione, numeri di release: es. 1.10.2).

Le versioni dei file .PDF che nel tempo sono state rilasciate vanno dalla 1.0 (1993) fino all'ultima, attualmente la 1.7 (2007), e in ciascuna nuova versione sono state implementate funzionalità aggiuntive (vedi la pagina «Livelli di compatibilità PDF» sul sito di Adobe, in cui si dà conto delle alcune delle caratteristiche delle versioni di maggiore uso attualmente).

Venendo alla normativa sul PCT, i file in formato .PDF sono ammessi dalla normativa regolamentare sia per quanto riguarda il c.d. “atto principale” sia per i documenti allegati (cfr. artt. 11 e 12 d.m. n. 44/2011 e artt. 12 e 13 Provv. DGSIA 16 aprile 2014).

Laddove si parla delle caratteristiche del formato .PDF dell'atto principale, viene unicamente specificato che esso non deve contenere i c.d. “elementi attivi” (vedi bussola “Tipologie di file depositabili”) e deve essere«ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti» (non è pertanto ammessa la scansione di immagini).

Nessuna indicazione viene fornita in maniera diretta sulla “versione” dei PDF da utilizzare, almeno nelle regole e specifiche tecniche sul PCT.

Cionondimeno, poiché il Processo Telematico è attuazione di più generali principi in materia di documenti informatici dettati dal Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005), è fuor di dubbio che debbano trovare applicazione anche al Processo Telematico i principi di cui agli artt. 43 e 44 CAD, in materia di conservazione dei documenti (informatici “nativi” e/o riprodotti su supporto informatico).

Ai principi appena citati è stata data attuazione dal d.P.C.M. 3 dicembre 2013 («Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli artt. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al d.lgs. n. 82/2005»).

A norma dell'art. 11 d.P.C.M. appena citato «i documenti informatici destinati alla conservazione utilizzano i formati previsti nell'allegato 2 al presente decreto».

Ebbene, tra i formati viene annoverato il c.d. PDF/A, «sviluppato con l'obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali. Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo:

- assenza di collegamenti esterni;

- assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.;

- assenza di contenuti crittografati.

Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l'integrità e l'uniformità nel lungo periodo»(così testualmente, il § 5.1 dell'Allegato 2 al d.P.C.M. 3 dicembre 2013).

In tale sezione dell'allegato vengono anche elencati gli standard ISO di riferimento: ISO 19005-1:2005 (vers. PDF 1.4)ISO 19005-2:2011 (vers. PDF 1.7).

Senza volere (né potere) addentrarci ulteriormente nell'esame degli standard ISO, sembra doveroso, da un lato, affermare come sia consigliabile l'uso del PDF/A e dall'altro come sia prudente utilizzare le versioni più aggiornate dei file PDF, evitando in particolare di usare versioni più datate rispetto alla 1.4 (anno 2000).