Consolle del Magistrato e dell’assistente (PCT)

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Inquadramento

La c.d. “consolle del magistrato” è un programma che utilizza una base dati locale ed attinge ai dati dei registri di cancelleria, custoditi ed aggiornati dai programmi

SICID e SIECIC, trasferendoli, attraverso la periodica “estrazione”, dentro il personal computer del singolo giudice in relazione al proprio ruolo (o in quello del presidente di sezione, in relazione ai ruoli della sezione). L'accesso all'applicativo avviene per mezzo di una carta personale (smart card) dotata di microchip e protetta da un codice di identificazione personale. Attraverso la consolle, il giudice può, tra l'altro, gestire il proprio ruolo, consultare i fascicoli informatici, redigere provvedimenti, previa creazione di appositi modelli, e depositarli in via telematica, dopo averli digitalmente firmati. Il sistema consente di associare al magistrato operatore uno o più assistenti, tramite inserimento dei relativi dati e creazione di appositi profili, e di condividere con gli assistenti la visibilità dei fascicoli (o dell'intero ruolo) e degli appunti (c.d. “consolle dell'assistente”).

La consolle del magistrato nel contesto della riorganizzazione degli uffici per mezzo dell'informatica giudiziaria

All'interno degli uffici giudiziari l'innovazione tecnologica è stata tradizionalmente, sin dagli anni '80 e per lungo tempo, utilizzata:

1) per l'automazione delle Cancellerie e dei relativi servizi, con particolare riferimento alla tenuta ed all'aggiornamento dei registri ed alle attività routinarie degli Uffici (Sistema Informativo del processo civile);

2) per l'ausilio alla scrittura dei provvedimenti giurisdizionali, essenzialmente mediante l'utilizzo di programmi di word processing.

In tale contesto, l'impiego dell'informatica nelle diverse fasi di gestione dei ruoli e degli adempimenti di cancelleria, da un lato, e di redazione dei provvedimenti da parte dei giudici, dall'altro, restava tutto interno alle rispettive e separate sfere di competenza, senza alcuna comunicazione o interazione.

Le principali criticità insite nello stato e nelle modalità di implementazione dell'informatica giudiziaria negli uffici potevano essere così riassunte (v. manuale Consolle del Magistrato – manuale utente – Ministero della Giustizia - DGSIA):

- completa estraneità del sistema informativo del processo civile rispetto alla fase di scrittura del provvedimento e della decisione del magistrato: il flusso di informazioni governato nel processo non rifluiva, quale ausilio alla scrittura, nella decisione;

- mancanza di un'organizzazione interna finalizzata al supporto della fase di passaggio dal testo elaborato dal giudice al testo dattiloscritto e/o comunque pubblicato dalla cancelleria;

- assenza di strumenti atti alla ricerca del precedente giurisprudenziale come dimensione conoscitiva interna all'ufficio e alla giurisdizione, se non attraverso la continuità assicurata dalla dimensione collettiva del decidere e/o l'esternalizzazione dei provvedimenti ad opera della editoria giuridica.

Solo in epoca relativamente recente, con il sistema Polis – Polis Web, si è fatta strada la consapevolezza del potenziale ruolo dell'informatica come fulcro per l'innovazione dei processi lavorativi negli uffici giudiziari e volano di una loro generale riorganizzazione, anche in chiave di un riposizionamento della relazione magistrato-ufficio.

Il sistema Polis si è infine evoluto, nell'ambito del Processo Civile Telematico, con l'integrazione nella consolle del magistrato, nell'ottica di una prima progettazione dei processi di lavoro legati alla scrittura dei provvedimenti giudiziari.

E' stata definitivamente abbandonata la prospettiva di un utilizzo dell'informatica quale mero ausilio alla scritturazione e si è optato per la creazione e l'adozione di un software di scrittura ed archiviazione di atti e provvedimenti del giudice in un contesto assai più ampio ed ambizioso, volto alla creazione di una “circolarità informativa integrata”, quale collegamento funzionale tra l'attività dei vari uffici e tra l'attività amministrativa e quella giurisdizionale, in grado di gestire in forma completamente informatica dati e documenti processuali.

Il nuovo applicativo dedicato al magistrato ha preso le mosse da un'analisi organizzativa del fabbisogno informatico del giudice civile, con l'individuazione di due distinte aree operative, costituite 1) dalla conduzione delle cause e 2) dall'adozione di provvedimenti, nella duplice prospettiva del singolo procedimento e dell'intero ruolo in carico al magistrato, e con un'attenzione particolare all'esigenza di reperimento, organizzazione e gestione delle informazioni e delle fonti (v. G. Xilo, Gli strumenti di gestione del lavoro del giudice: la consolle del giudice (prime ipotesi), in S. Zan (a cura di), Tecnologia, Organizzazione e Giustizia. L'evoluzione del Processo Civile Telematico, Bologna, 2004; M. Sciacca, Informatica giudiziaria e organizzazione: l'esperienza nel distretto di Catania, reperibile all'URL http://www.ittig.cnr.it/EditoriaServizi/AttivitaEditoriale/InformaticaEDiritto/IeD2007_1-2_Sciacca.pdf)

Principali utilità e criticità della consolle del magistrato

L'uso di consolle dischiude al giudice l'opportunità di usufruire di una serie di utilità, tra cui:

- consultare e gestire il proprio ruolo, personalizzandone la visione con filtri e raggruppamenti;

- accedere al fascicolo informatico e visionare gli atti ivi inseriti;

- verificare le scadenze attraverso una visualizzazione predeterminata ed organizzata;

- redigere i provvedimenti inserendo in automatico gli estremi identificativi del fascicolo (ad es., i nomi delle parti e degli avvocati, estraendoli direttamente dai registri informatici di cancelleria) ed i punti ripetitivi della motivazione (attraverso l'utilizzo di modelli, frasari e placeholders condivisi);

- consultare i ruoli di ogni singola udienza;

- archiviare e successivamente ricercare i propri provvedimenti, contribuendo al contempo alla formazione di una banca dati giurisprudenziale.

Dopo che l'applicativo ha "estratto" i dati dai registri di cancelleria, come presenti nei programmi SICID e SIECIC, e li ha trasferiti sul pc del singolo giudice, la visione, consultazione ed elaborazione può avvenire anche da postazione informatica esterna all'ufficio giudiziario, e, limitatamente ai fascicoli già estratti dal sistema ed immagazzinati nella memoria del pc, anche in assenza di connessione.

Nelle sue funzioni più avanzate, inoltre, la consolle è in grado di fornire alcune indicazioni di rilievo ed interesse statistico mediante interrogazione del programma ed estrazione di dati sul contenzioso, raffinabili attraverso l'impostazione dei c.d. “filtri” (v., ad es., le utilità del c.d. “cruscotto”).

In questa prima fase di applicazione ed utilizzo per la gestione del contenzioso civile, è stata evidenziata, quale criticità della consolle, l'eccessiva complessità dell'applicativo, di cui è stata suggerita la revisione, semplificazione e razionalizzazione, anche mediante opportuni interventi tecnici, finalizzati, tra l'altro, a consentire la corretta gestione informatica di particolari riti/procedimenti (ad es. volontaria giurisdizione; procedure esecutive e concorsuali; procedimenti con partecipazione del PM) ed utenze (magistrati con funzioni direttive e semidirettive), la più completa fruizione dell'accesso ai registri di cancelleria e, non da ultimo, l'adozione di regole di sicurezza atte a consentirne l'installazione e l'aggiornamento anche dall'esterno della rete giustizia (v. delibera CSM 13 maggio 2015 in tema di «Monitoraggio e studio delle problematiche attuative del Processo civile telematico», citata da Sirotti Gaudenzi A. e Riem G., Problematiche e soluzioni del processo telematico, 2015).

Redazione, deposito e gestione informatica dei provvedimenti

La prima e più immediata conseguenza dell'impiego di consolle consiste nel fatto che il lavoro del giudice non si giova più dell'ausilio dell'informatica solo nella fase di videoscrittura, ma entra direttamente in relazione con il proprio “ufficio”, e, dunque, in prima battuta, con la cancelleria: il provvedimento redatto in ambito consolle è incorporato in un documento informatico, firmato digitalmente e depositato telematicamente, sotto forma di un file .pdf non editabile, che la cancelleria può “gestire”, certificandone il deposito e comunicandolo alle parti costituite via PEC, interamente con modalità informatiche e telematiche, evitando ripetuti passaggi digitale-analogico-digitale.

I dati sulla diffusione del PCT hanno confermato che i giudici non si sono limitati ad utilizzare la consolle per i decreti ingiuntivi – unica tipologia provvedimentale per cui è attualmente prevista l'obbligatorietà del deposito telematico – ma vi hanno fatto largamente ricorso anche per gli altri provvedimenti, con un costante incremento dei flussi di deposito telematico anche a prescindere dalla sussistenza di obblighi specifici.

Le modalità di organizzazione di lavoro del magistrato sono, quindi, già allo stato attuale profondamente cambiate, incentrandosi sull'utilizzo degli applicativi del PCT (v. delibera CSM 13 maggio 2015, cit.).

Gestione del ruolo, del singolo fascicolo, delle scadenze

Sotto il profilo dell'organizzazione lavorativa, la consolle consente, oltre che di avere contezza di tutti i fascicoli in carico distinti per ruolo, di utilizzare funzionalità trasversali in grado di organizzare e raccogliere in un'unica griglia i dati di più ruoli (ad es. tutti i fascicoli in decisione, in riserva, per i quali è stato letto il dispositivo ed in attesa del deposito della motivazione, ovvero tutti i fascicoli fissati in una data di udienza) e, nell'utilizzo più avanzato, previa creazione di cartelle personalizzate o selezione dei c.d. “filtri”, di personalizzare la visualizzazione del ruolo secondo specifiche esigenze. In modalità base, il giudice, attraverso la consultazione della c.d. “Scrivania”, può visionare in modo agevole e ordinato le attività da svolgere e le incombenze da evadere. In particolare:

- nella parte “attività” sono ricompresi i fascicoli in decisione, in riserva e di nuova assegnazione, distinti per tipologia;

- nella parte “studio” sono inseriti in automatico i fascicoli “in visione” da altri ruoli nonchè, eventualmente, i fascicoli selezionati manualmente;

- nella parte “documenti” sono indicati i documenti in lavorazione da depositare, in attesa di lavorazione della cancelleria, inviati per la firma al Presidente del collegio (in controfirma, controfirmati o con controfirma negata).

Difficoltà di consultazione e di utilizzo sono state diffusamente riscontrate con riferimento all'interfaccia per l'esame delle istanze (v. ancora delibera CSM 13 maggio 2015).

Passando dalla gestione dell'intero ruolo a quella del singolo procedimento, l'obiettivo è quello di garantire al giudice, di pari passo con l'informatizzazione dei ruoli - sempre crescente in forza dell'esclusività della forma di deposito (telematico) prevista per quasi tutti gli atti relativi ai processi di nuova iscrizione a ruolo - l'opportunità di gestire integralmente il fascicolo in forma telematica, sia nella sua versione statica (documenti, note, provvedimenti), sia nella sua visione dinamica (storia, stato, evento) e di poter archiviare in modo durevole e sicuro appunti più o meno strutturati sulla causa (annotazioni o promemoria sull'oggetto e sullo svolgimento) utili dalla fase di trattazione sino a quella di definizione (v. ancora G. Xilo, Gli strumenti di gestione del lavoro del giudice: la consolle del giudice (prime ipotesi), in S. Zan (a cura di), Tecnologia, Organizzazione e Giustizia. L'evoluzione del Processo Civile Telematico, 2004).

Nell'attuale situazione, per lo più caratterizzata dalla compresenza per il medesimo fascicolo di atti analogici ed atti digitali, si sono registrate notevoli difficoltà nell'esame dei fascicoli, sia analogici, sia informatici, per la loro parziale incompletezza, essendosi riscontrato che non sempre si è proceduto alla digitalizzazione dei documenti e degli atti prodotti in forma cartacea (come previsto dall'art. 9, d.m. n. 44/2011) ovvero alla sistematica riproduzione a stampa, con inserimento nel fascicolo cartaceo, degli atti e dei documenti depositati telematicamente (v. delibera CSM 13 maggio 2015 in tema di «Monitoraggio e studio delle problematiche attuative del Processo civile telematico»).

Formazione di un data base di modelli di provvedimenti

Con l'utilità denominata “Modellatore” è possibile creare modelli, frasari e punti di motivazione da utilizzare nella redazione dei provvedimenti; la specificità del modellatore è di consentire l'integrazione tra il documento predisposto e taluni dati predeterminati, estratti dai registri di cancelleria ed automaticamente inseriti all'interno del documento.

I modelli sono differenziati tra loro in relazione al rito di riferimento (contenzioso civile, lavoro, esecuzioni, ecc.) ed alla tipologia di atto (ad es.: “sentenza”,“decreto”,“ordinanza”,“verbale”), ma ogni giudice può creare uno o più nuovi modelli, utilizzare un modello word già predisposto o importare modelli già appositamente elaborati per la “consolle del magistrato”.

Nel modello o nel provvedimento in scrittura possono essere inseriti: i “frasari”, ossia i dati abbinati alle parti processuali o agli eventi associati al tipo di documento in base allo “storico” del fascicolo; i “Punti di Motivazione”, simili a voci di “glossario”, costituiti da periodi predefiniti utili per la ripetizione in una serie indefinita di provvedimenti di un determinato gruppo o tipo.

Il giudice, quindi, nel redigere un provvedimento in ambito consolle, ove individui l'esistenza di un testo riutilizzabile, può, a seconda che si tratti di una singola parte della motivazione o della sua struttura generale, salvarlo come punto di motivazione ovvero come modello di sentenza, ordinanza o decreto; può, in ogni caso, redigere un atto “fungibile” per casi diversi, sostituendo con campi modulo le parti di testo relative al singolo caso concreto.

Al fine di semplificare ulteriormente la redazione del singolo provvedimento, massimizzando le potenzialità del sistema nel campo dell'ausilio alla scrittura, è stata auspicata de iure condendo l'ammissione della facoltà per il giudice, in sede di motivazione, di operare attraverso richiami ipertestuali un mero e sintetico rinvio a verbali, atti o documenti processuali (v. delibera CSM 13 maggio 2015, cit.).

Formazione di un archivio della giurisprudenza di merito

La consolle del magistrato, oltre a garantire al singolo magistrato la creazione automatica di un “archivio” delle proprie pronunce definitorie più significative, consente altresì la condivisione in rete dei provvedimenti depositati, con formazione di un “archivio condiviso” di precedenti di merito, ricercabili mediante motore di ricerca, consultabili ed eventualmente esportabili attraverso la consolle medesima.

Tale strumento appare tecnicamente predisposto per favorire la costituzione ed il pressoché automatico aggiornamento di una banca dati a vocazione capillare ed esaustiva, priva di filtri editoriali, utile non soltanto per la ricerca di precedenti, ma anche per la ricostruzione dell'orientamento maggioritario del singolo ufficio di merito.

L'archiviazione dei precedenti giurisprudenziali è funzionale, oltre che alla conservazione di una “memoria storica” dell'ufficio, ad una maggiore diffusione delle conoscenze in ordine agli orientamenti della giurisprudenza degli uffici sul territorio, nella prospettiva di una rappresentazione costante, per l'avvocatura e l'utenza, dello stato della giurisprudenza locale, con potenziali effetti virtuosi in termini di prevedibilità della decisione, riduzione del contenzioso esplorativo ed agevolazione di soluzioni conciliative, anche in sede di a.d.r.

Allo stato attuale, tuttavia, la banca dati sembra ancora non sufficientemente sviluppata ed evoluta (v. delibera CSM 13 maggio 2015, cit.).

La consolle dell'assistente

L'applicativo della c.d. “consolle dell'assistente” deve essere inquadrato nel contesto del c.d. “ufficio per il processo”, nella prospettiva della creazione di uno staff del magistrato, supportato da strutture tecniche, nel più generale quadro dei processi di innovazione tecnologica e organizzativa.

La scelta legislativa sottesa all'introduzione di misure di supporto alla creazione dell'ufficio per il processo, avviata con l'art. 50, d.l. n. 90/2014, è fondata su un progetto di razionalizzazione del servizio giustizia, con revisione dei moduli organizzativi del lavoro del magistrato e delle cancellerie, volto a dare impulso all'utilizzazione delle risorse informatiche e allo sviluppo delle tecnologie e dei programmi di innovazione negli uffici giudiziari.

Il presupposto è quello di potersi giovare di varie professionalità - variamente connesse alle diverse e complementari finalità di assistenza al magistrato, supporto all'avvio delle tecnologie e innovazione organizzativa dei servizi di cancelleria - tra cui i tirocinanti laureati ed i soggetti che hanno completato lo stage ex art. 37, comma 11, d.l. n. 98/2011.

In tale contesto, la funzione dell'applicativo dell'assistente di consolle rende possibile un' “interlocuzione informatica” tra l'attività dell'assistente e quella del magistrato: l'assistente può elaborare appunti, ricerche, bozze ed inserirle nel fascicolo informatico di riferimento mettendole a disposizione immediata del giudice.

L'accesso all'applicativo per l'assistente è consentito mediante associazione al magistrato operatore di un assistente, previo inserimento dei relativi dati; il sistema, inseriti i dati dell'assistente, consente di condividere la visibilità di determinati fascicoli.

Per ogni assistente è possibile, attraverso una selezione manuale, concedere l'abilitazione alla condivisione di uno o più fascicoli oltre che, eventualmente, alla visualizzazione degli appunti relativi ai fascicoli condivisi.

Gli assistenti con cui è stato condiviso tutto il ruolo sono abilitati solo a visualizzarne lo stato, senza la possibilità di modifica.

La consolle del magistrato tra riorganizzazione del lavoro del giudice e ragionevole durata del processo

L'utilizzo dell'applicativo, con tutte le sue intrinseche potenzialità, è certamente in grado di porre le premesse per un significativo miglioramento dell'organizzazione del lavoro del giudice, sempre che siano assicurati efficaci processi di revisione, semplificazione, sviluppo ed adeguamento continuo del software alle esigenze degli uffici giudiziari, unitamente a validi presidii di supporto sul piano tecnico, organizzativo e formativo, in un quadro generale di crescenti disponibilità di risorse materiali ed umane.

Non sembra, d'altro canto, che dal mutamento organizzativo connaturato all'utilizzo della consolle e delle sue utilità possa direttamente derivare un effetto virtuoso di proporzioni significative sulla ragionevole durata del processo.

Sotto il profilo squisitamente pratico, si osserva che se da un lato, attraverso le utilità di semplificazione e, per certi versi, standardizzazione dei processi di scrittura disponibili in ambito consolle, può conseguirsi l'obiettivo di una riduzione dei tempi di stesura materiale di taluni provvedimenti, dall'altro lato il risparmio di tempo così ottenuto è sostanzialmente compensato dall'aggravio legato alla più faticosa lettura del fascicolo e dei suoi allegati documentali, interamente a video-terminale, in assenza di adeguati programmi integrati di gestione documentale (è stata più volte ribadita la necessità, in prospettiva de iure condendo, di stabilire un legame qualificato, anche a livello normativo, tra il PCT e l'obbligo di chiarezza e di sinteticità dei libelli difensionali, v. delibera CSM 13 maggio 2015 cit. ); né sembra ancora sufficientemente regolamentata ed applicata una procedura di creazione di copia cartacea del fascicolo per la consultazione da parte del giudice (problematica già evidenziata nella citata delibera del CSM, su cui v. da ultimo la circolare del Ministero della Giustizia del 23 ottobre 2015).

Del resto, ferma restando l'indiscussa utilità di strumenti di razionalizzazione ed agevolazione delle attività di ricerca dei precedenti giurisprudenziali e di materiale redazione dei provvedimenti, è notorio che i tempi di definizione delle controversie civili sono piuttosto dettati dalle necessità di adeguato ed approfondito studio individuale delle prospettazioni e delle allegazioni delle parti e di questioni giuridiche sovente complesse; nè può sovrapporsi la semplificazione dell'operazione materiale di scrittura del provvedimento giurisdizionale con il processo decisionale che ne è la sostanza non semplificabile, perché connessa all'irriducibile complessità dello ius dicere, i cui tempi non sono contingentabili, né comprimibili.