Copie, duplicati e attestazioni di conformità (PCT)

Inquadramento

Per un corretto inquadramento della disciplina relativa alle copie (informatiche ed analogiche) e ai duplicati in ambito di processo telematico, si rende necessario innanzitutto partire dalla base normativa di riferimento, che, per i concetti di copia informatica e di duplicato informatico, non potrà che essere il Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005) comunemente detto CAD.

Il d.lgs. n. 82/2005 da un lato è stato oggetto di rimaneggiamenti con cadenza quasi biennale (si veda in particolare la riforma introdotta con il d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235), dall'altro ha visto la piena operatività solo con l'emanazione del d.P.C.M. 13 novembre 2014 che, in virtù dell'art. 71 CAD stesso, ha dettato le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.

Il duplicato informatico

Il duplicato informatico viene definito dall'art. 1, lett. i-quinquies) CAD come «il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario» e rappresenta in realtà un artifizio giuridico volto ad armonizzare la terminologia utilizzata in ambito informatico con i concetti fondamentali dell'ordinamento giuridico e, più banalmente, della lingua italiana.

Nell'ambito linguistico come anche in quello giuridico, infatti, i concetti di “copia” e di “originale” descrivono elementi della realtà fattuale ben identificati e identificabili.

L'originale – che in ambito giuridico è solitamente inteso come qualcosa di unico – potrà essere oggetto di innumerevoli azioni di copia, ma non di attività di “duplicazione” volte alla creazione di ulteriori originali.

In ambito informatico, invece, solitamente non si distingue tra copia ed originale, posto che un file composto dalla medesima sequenza di bit di un altro file, sarà in tutto e per tutto identico a quest'ultimo costituendo a tutti gli effetti un secondo originale.

Posto che questa peculiarità propria dei documenti informatici avrebbe potuto portare a notevoli problematiche di ordine pratico, il legislatore è ricorso alla creazione del concetto di “duplicato informatico”.

Il duplicato, quindi, non sarà altro che un documento informatico del tutto identico a quello di origine tanto da avere la medesima validità e la stessa efficacia probatoria del documento dal quale è stato originato.

Il comma 1 dell'art. 23-bis CAD chiarisce infatti che: «I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'art. 71».

La norma in questione, quindi, richiama direttamente le regole tecniche attuative dell'art. 71 CAD che, come detto nel precedente paragrafo, sono state emanate solo nel novembre 2014 con il d.P.C.M. 13 novembre 2014.

Orbene l'art. 5 di detto decreto, molto semplicemente, chiarisce come il duplicato informatico di un qualsiasi documento informatico dovrà essere prodotto tramite processi e strumenti idonei a garantire che il file finale – memorizzato sia sul medesimo supporto che su supporto diverso – contenga la medesima sequenza di bit di quello dal quale è stato estratto.

Per il legislatore, quindi, non è tanto importante lo strumento utilizzato per creare il duplicato quanto il risultato, ossia, l'identicità di sequenza binaria fra il file originario e quello derivato.

La copia informatica

Per quanto attiene alla definizione di copia informatica, il Codice dell'Amministrazione Digitale opera innanzitutto una differenziazione di base fra “copia informatica di documento analogico” (a sua volta distinta in copia e copia per immagine) e “copia informatica di documento informatico”.

La copia informatica di documento analogico (ad esempio cartaceo), sarà quindi – ex art. 1, lett. i-bis, CAD – quel documento avente contenuto identico a quello del documento da cui è stato estratto e, nel caso in cui si tratti di copia per immagine, non solo identità di contenuto ma anche di forma (vedi art. 1, lett. i-ter, CAD), posto che la copia per immagine non è altro che una scannerizzazione – e quindi una riproduzione fotografica – del primo documento.

La copia informatica di documento informatico, invece, sarà costituita da un documento informatico avente analogo contenuto rispetto al documento originale ma diversa sequenza di valori binari (vedi art. 1, lett. i-quater CAD).

In tutte e tre le definizioni, quindi, il CAD pone l'attenzione sul concetto di “identità di contenuto”, elemento che evidenzia la netta differenza che esiste rispetto al concetto di duplicato informatico il quale, oltre al contenuto, reca una sequenza binaria del tutto analoga al file di origine e si sostanzia, quindi, in un documento in tutto e per tutto identico al primo e non solo dal punto di vista del contenuto.

Il valore e l'efficacia delle copie informatiche di documenti analogici è stabilita dai primi 3 commi dell'art. 22 CAD, che evidenziano 3 situazioni “tipo”:

1) qualora il documento informatico contenga copia di atti pubblici, scritture private e documenti formati su supporto analogico e documenti in genere, lo stesso avrà piena efficacia ai sensi degli artt. 2714 e 2715 c.c., qualora chi lo spedisce o rilascia (tale soggetto dovrà essere un depositario pubblico autorizzato o un pubblico ufficiale) apponga o associ al documento stesso una firma digitale o altra firma elettronica qualificata.

In tal caso, pertanto, qualora il contenuto di un atto analogico venga trasposto in un documento informatico che ne costituirà la copia, il pubblico ufficiale rilasciante dovrà apporvi la propria firma digitale;

2) qualora si tratti di copia informatica per immagine (leggasi scansione) di documento analogico, l'efficacia probatoria della copia resterà immutata nell'ipotesi in cui la conformità della copia all'originale sia attestata da pubblico ufficiale, con dichiarazione allegata al documento secondo le Linee guida di cui all'art. 71 CAD.

In questo caso sarà quindi necessaria un'attestazione di conformità rilasciata da pubblico ufficiale in base alle Linee guida di cui all’art. 71 CAD;

3) qualora, ancora una volta, si tratti di copia informatica per immagine di documento analogico, e la copia sia stata realizzata in ossequio alle Linee guida di cui all'art. 71 CAD, l'efficacia probatoria della copia sarà pari a quella dell'originale, qualora la conformità della stessa non venga espressamente disconosciuta.

Il valore e l'efficacia delle copie informatiche di documenti informatici, è invece stabilita dall'art. 23-bis, comma 2, CAD, il quale prevede espressamente che le copie e gli estratti informatici del documento informatico, qualora vengano prodotti in ossequio alle Linee guida di cui all'art. 71 CAD, godranno della stessa efficacia probatoria dell'originale dal quale sono stati estratti ciò, però, unicamente qualora la conformità fra originale e copia sia attestata da pubblico ufficiale autorizzato o, in via residuale, qualora tale conformità non sia espressamente disconosciuta.

Appare chiaro come le norme de quibus prevedano due macro categorie di copie informatiche, ossia, quelle munite di attestazioni di conformità di un pubblico ufficiale (che possiedono ex se la medesima efficacia del documento originale), e quelle prive di detta attestazione, che manterranno la medesima efficacia dell'originale solo qualora non vengano espressamente disconosciute.