Documento informatico (PTT)

Il documento informatico risulta essere, per definizione contenutistica di cui all'art. 1, comma 1, lett. p), CAD, il documento elettronico che contiene la «rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti» e come tale è questa la “forma” che dovranno assumere gli atti processuali per essere gestiti dal Processo Tributario Telematico attraverso il

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Tale ampia definizione comporta che possano rientrare nella nozione di “documenti informatici” elementi di vario genere: a titolo meramente esemplificativo da una immagine fotografica digitale ad una scansione di un documento analogico, da una comunicazione e-mail ad un log di sistema. Tali documenti tuttavia, diversamente da quelli presenti su supporto cartaceo, sono certamente più semplicemente modificabili e pongono pertanto il serio problema della loro durevolezza nel tempo e della loro validità giuridica.

A mente di quanto disposto dall'art. 20, comma 1-bis, CAD, la soddisfazione della forma scritta da parte del documento informatico, risulta liberamente valutabile in giudizio, in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità; ciò posto se nel mondo analogico viene utilizzato il documento scritto e sottoscritto per avere una documentazione certa che mantenga traccia delle nostre azioni e possa pertanto essere utilizzata ed esibita in caso di contestazione, per ottenere medesime garanzie nel mondo digitale risulta necessario utilizzare processi informatici che possano allo stesso modo garantire la paternità di un documento preservando l'integrità e l'autenticità dello stesso (vedasi altresì la bussola: Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale).

Preso atto delle peculiari caratteristiche del documento informatico, merita focalizzare – a mente di quanto disposto dall'art. 3 delle Regole Tecniche (art. 3 d.P.C.M. 13 novembre 2014, n. 78954) – l'analisi sulle principali modalità di formazione dello stesso.

Il documento informatico può essere generato tramite:

a) la redazione attraverso l'utilizzo di appositi strumenti software (tipico caso l'utilizzo del pacchetto Microsoft Office così come altre tipologie di software di redazione, etc.);

b) l'acquisizione dello stesso per via telematica o su supporto informatico, ovvero l'acquisizione della copia per immagine su supporto informatico o direttamente della copia informatica di un documento analogico (così come, tra gli altri casi, previsto dall'art. 12 del Regolamento del Processo Tributario Telematico - DMEF n. 163/2013 (d.m. 23 dicembre 2013, n. 163) - a carico della segreteria della commissione tributaria nelle ipotesi di acquisizione degliatti e documenti depositati in formato cartaceo);

c) la registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente (come ad esempio i log di sistema attestanti l'invio e/o la ricezione degli atti ovvero la redazione di atti attraverso il sistema

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d) la generazione ovvero il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica (così come gli atti prodotti da sistemi informativi automatizzati di cui all'art. 3, d.lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 e, per quanto qui di interesse, all'art. 1, comma 87, l. n. 549/1995 e all'art. 15, comma 7, d.l. n. 78/2009 convertito con modificazioni dalla l. n. 102/2009).

Elemento essenziale relativo all'utilizzabilità del documento informatico, soprattutto in campo processuale, è senza dubbio quella della garanzia di immodificabilità, intesa quale integrità ed autenticità, dello stesso nel corso del tempo; pertanto sarà necessario l'utilizzo di strumenti che ne garantiscano l'inalterabilità durante le fasi di tenuta e accesso nonché la staticità nella fase di conservazione.

A mente di quanto disposto dalle Regole Tecniche ed in particolare all'art. 3 d.P.C.M. 13 novembre 2014, n. 78954, nel caso di un documento informatico generato attraverso l'utilizzo di appositi strumenti software, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità possono essere determinate da una o più delle seguenti operazioni:

a) la sottoscrizione con firma elettronica qualificata ovvero con firma digitale (vedasi la bussola: Firma Elettronica Qualificata e Firma Digitale);

b) l'apposizione di una validazione temporale;

c) l'invio a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa (vedasi la bussola: Posta Elettronica Certificata);

d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;

e) il versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso invece di un documento informatico originato dall'acquisizione dello stesso per via telematica o su supporto informatico, ovvero l'acquisizione della copia per immagine su supporto informatico o direttamente della copia informatica di un documento analogico, la garanzia, di cui sopra, può essere determinata «dall'operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione».

Da ultimo, nel caso di:

• documento informatico creato a mezzo di registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;
• generazione ovvero raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica,

le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate «dall'operazione di registrazione dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione».

Merita infine evidenziare che, ferma la necessità di associare in ogni caso al documento informatico immodificabile - se non sia già presente - un riferimento temporale, a mente del combinato disposto dell'allegato 2 delle Regole Tecniche e dell'art. 10, d.d. 4 agosto 2015, il formato del documento, che possa garantire la non modificabilità degli atti processuali e dei documenti informatici allegati nel processo tributario telematico, è il PDF/A-1a o PDF/A-1b privo di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili (vedasi altresì la bussola: Standard degli atti processuali informatici - tipologia di file depositabili – PDF/A-1a o PDF/A-1b).

Come abbiamo avuto modo di sottolineare più sopra, i documenti informatici possono essere formati attraverso l'acquisizione della copia per immagine su supporto informatico ovvero direttamente della copia informatica di un documento analogico.

Primariamente merita evidenziare che, ai sensi dell'art. 1, comma 1, lett. i-bis) e i-ter), CAD, si deve intendere per “copia informatica di documento analogico” quel documento informatico che presenta un contenuto identico rispetto al documento analogico da cui lo stesso è ricavato mentre si ha una “copia per immagine su supporto informatico di documento analogico” quando il documento informatico presenta la medesima forma e contenuto del documento analogico da cui è tratto.

Ai sensi di quanto previsto dall'art. 10 d.d. 4 agosto 2015, il ricorso e ogni altro atto processuale in forma di documento informatico devono essere redatti «tramite l'utilizzo di appositi strumenti software senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti»; pertanto è da ritenersi che la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico non può essere ammessa nel Processo Tributario Telematico se non nei casi espressamente previsti.

A tal proposito merita soffermarsi sui casi previsti dal decreto n. 163/2013 e dal d.d. 4 agosto 2015 in tema di copie informatiche di documenti analogici.

A mente di quanto disposto dall'art. 12, decreto n. 163/2013, nel caso di deposito di atti e documenti analogici nel processo tributario telematico, gli stessi sono «acquisiti dalla Segreteria della Commissione tributaria che provvede ad effettuarne copia informatica e ad inserirla nel fascicolo informatico, apponendo la firma elettronica qualificata o firma digitale». Tale copia, ai sensi dell'art. 11, d.d. 4 agosto 2015, deve essere acquisita a mezzo scansione nel formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, in bianco e nero, con peculiari specifiche (fogli formato massimo A4, fogli liberi da rilegatura, fogli numerati).

L'art. 4, decreto n. 163/2013, in tema di procura alle liti e conferimento dell'incarico di assistenza e difesa (vedasi altresì Bussola Procura), prevede che nel caso in cui la procura o l'incarico risultino essere conferiti su supporto analogico, le parti, i procuratori e i difensori, di cui agli artt. 11-12 d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 54, debbano trasmettere congiuntamente all'atto cui si riferiscono, la copia per immagine su supporto informatico della procura o dell'incarico, attestata come conforme all'originale, mediante sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale del difensore. In tale caso pertanto, alla luce di quanto disposto, la copia su supporto informatico del documento analogico dovrà avvenire per immagine.

L'art. 13, d.d. 4 agosto 2015 prevede infine che in tema di pagamento del contributo unificato e degli altri diritti e spese di giustizia, nel caso in cui il pagamento non fosse eseguito in modalità telematica, l'attestazione del pagamento venga rappresentata «dalla copia informatica dell'originale analogico, ottenuta per scansione e sottoscritta con firma elettronica qualificata o firma digitale».

Nei casi sopra evidenziati, l'apposizione delle firme elettroniche qualificate o firme digitali così come l'attestazione della conformità all'originale debbono rispettare quanto previsto ai sensi dell'art. 22 CAD (art. 22 d.lgs. n. 82/2005).

Nello specifico tale articolo prevede che i documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e i documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, nel caso in cui vengano spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati o dai pubblici ufficiali, risultano avere piena efficacia, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 2714 e 2715 c.c., nel caso in cui ad essi venga apposta ovvero associata, da parte del soggetto che li spedisce o rilascia, una firma elettronica qualificata ovvero una firma digitale.

Ciò posto, le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico risultano avere la medesima efficacia probatoria degli originali da cui sono ricavate, nel caso in cui il pubblico ufficiale autorizzato ne attesti la conformità all'originale a mezzo di «dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata ai sensi delle Regole Tecniche» di seguito meglio dettagliate; le medesime copie, formate nel rispetto di quanto previsto dalle Regole Tecniche, risultano avere la medesima efficacia probatoria dei documenti analogici da cui sono tratte nel caso in cui la loro conformità all'originale non risulti espressamente disconosciuta.

Le Regole Tecniche citate prevedono all'art. 4 che le copie per immagine del documento analogico debbano essere realizzate attraverso «processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia».

L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico, di cui sopra, possono peraltro, nel caso in cui la natura dell'attività lo richieda, essere inserite direttamente nel documento informatico includente la copia per immagine che necessita di tale attestazione; il nuovo documento informatico così formato (con la copia per immagine del documento informatico e l'attestazione di conformità) sarà sottoscritto dal pubblico ufficiale con la propria firma elettronica qualificata o firma digitale.

Nel caso in cui l'attestazione di conformità si dovesse riferire a più documenti, per semplificare la procedura è anche possibile procedere all'attestazione attraverso la generazione di un nuovo documento informatico separato contenente un riferimento temporale nonché l'impronta di ognuna delle copie per immagine; tale documento così generato sarà poi sottoscritto dal pubblico ufficiale con la propria firma elettronica qualificata o firma digitale.

A mente di quanto previsto dal decreto n. 163/2013, il documento informatico ha rilevanza nei seguenti articoli e attività:

A mente di quanto previsto dal d.d. 4 Agosto 2015, il documento informatico ha rilevanza nei seguenti articoli e attività: