Le nuove specifiche tecniche per le attestazioni di conformità

Lo scorso 7 gennaio 2016 è stato pubblicato in G.U. n. 4, il decreto 28 dicembre 2015 recante le modifiche alle specifiche tecniche previste dall'articolo 34, comma 1, d.m. 21 febbraio 2011, n. 44, in attuazione dei principi fissati dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e del comma 3 dell'art. 16-undecies d.l. n. 179/12, introdotto con la l. 6 agosto 2015, n. 132, di conversione del d.l.27 giugno 2015, n. 83.

Le modifiche, in vigore dal giorno successivo a quello della pubblicazione nel portale dei servizi telematici del ministero della giustizia (avvenuto in data 8 gennaio), si inseriscono in un quadro normativo articolato che è opportuno ripercorrere, almeno in via sommaria, per comprendere il senso e l'attesa maturata intorno alle nuove specifiche.

Occorre partire dalla portata letterale delle norme introdotte dal d.l. n. 83/2015 come incise, in sede di conversione, dalla l. n.132/2015.

Con l'art. 19 la novella ha infatti aggiunto al d.l. n. 179/2012 gli artt. 16-decies e 16-undecies.

In particolare, con l'art. 16-undecies il legislatore ha preso posizione sulle modalità dell'attestazione di conformità di documenti, distinguendo, già prima della conversione del d.l. n. 83/2015, a seconda che la stessa attenesse ad una copia analogica ovvero informatica.

Nel primo caso, essa doveva apporsi in calce o a margine della copia o su foglio separato, che fosse però congiunto materialmente alla medesima.

Quella invece riferita ad una copia informatica era inserita nel medesimo documento informatico (comma 2), ovvero, alternativamente, su un documento informatico separato, contenente «l'indicazione dei dati essenziali per individuare univocamente la copia a cui si riferisce» (comma 3) e allegato al messaggio pec mediante il quale la copia stessa veniva depositata telematicamente.

Se la copia informatica era destinata alla notifica, l'attestazione di conformità doveva invece essere inserita nella relazione di notificazione.

Già nella formulazione antecedente alla conversione, quindi, scompariva il richiamo alla «impronta» e al «riferimento temporale» del d.p.c.m. 13 novembre 2014, sulla cui applicabilità al PCT non erano comunque mancate osservazioni critiche, sebbene il testo continuasse a rimanere almeno in parte oscuro attesa la mancanza di ogni indicazione utile all'individuazione dei «dati essenziali».

É però con le modifiche apportate in sede di conversione del d.l. n. 83/2015 che il legislatore più significativamente ha inciso sul regime delle attestazioni di conformità e, per l'effetto, su quello delle notificazioni telematiche.

Nella sua attuale formulazione, infatti, l'art. 16-undecies prescrive che, se riferita ad una copia analogica, l'attestazione di conformità debba essere inserita in calce o a margine della copia, ovvero su foglio separato congiunto però materialmente alla stessa.

Quanto invece essa abbia ad oggetto una copia informatica, l'indicazione legislativa è per il suo inserimento nello stesso documento informatico (attraverso specifici software di sovrascrittura sui formati .PDF) ovvero, in via alternativa, per le modalità rimesse alle annunciate e attese specifiche ministeriali.

Con riferimento alla copia informatica, quindi, il legislatore ha delegato, per il completamento del quadro normativo, al responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia la modifica delle specifiche tecniche.

É in questo quadro che si innesta il nuovo art. 19-ter d.m. 28 dicembre 2015, con la finalità di specificare le modalità di attestazione di conformità delle copie informatiche per le ipotesi in cui le medesime non vengano inserite direttamente nel corpo del documento (come pure alternativamente previsto dal comma 2 dell'art. 16- undecies).

In particolare, la disposizione richiede per l'attestazione di conformità di una copia informatica, anche per immagine, l'inserimento in un documento informatico in formato .PDF, successivamente sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata, e contenente altresì una sintetica descrizione del documento attestato come conforme e il relativo nome del file.

Inoltre, il nuovo testo distingue espressamente a seconda che la copia informatica sia destinata ad essere depositata in giudizio ovvero notificata a mezzo pec, prevedendo, nell'una come nell'altra ipotesi, specifiche prescrizioni.

Nel primo caso, infatti, il citato art. 19-ter stabilisce che il documento informatico contenente l'attestazione debba essere inserito come allegato nella “busta telematica” trasmessa all'ufficio giudiziario.

Quando invece la copia è destinata alla notifica telematica, per essa le specifiche prevedono che i dati identificativi del documento informatico contenente l'attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, siano inseriti nella relazione di notificazione che costituirà uno degli allegati al messaggio di posta elettronica certificata.

La disposizione, quindi, acquista rilevanza per almeno due principali motivi.

Innanzitutto essa nega di fatto, e ormai definitivamente, l'applicabilità del d.p.c.m. 13 novembre 2014, escludendo, per i depositi telematici e le notifiche in proprio degli avvocati, la necessità di inserire nell'attestazione di conformità il c.d. hash e il riferimento temporale (comma 5).

La norma, inoltre, offre finalmente una chiara descrizione delle modalità per la formazione dell'attestazione delle copie informatiche, ora riferibile – ai sensi del comma 6– anche a più documenti informatici, prescrivendone l'elaborazione quale documento .PDF nativo, poi sottoscritto digitalmente, con l'indicazione della sola «sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità» nonchédel «relativo nome del file».

Quanto alle modalità per il suo inserimento, la disposizione distingue a seconda che la copia informatica cui l'attestazione si riferisce sia destinata al deposito telematico (comma 2) ovvero alla notifica elettronica ai sensi della l.n. 53/1994 (comma 3), dovendosene rispettivamente curare in questi casi l'inclusione nella «busta telematica», come allegato, ovvero l'incorporazione nella relata di notifica.

Ciò che si ricava dalle descritte modifiche è la volontà legislativa di provare a mettere ordine tra le disposizioni stratificatesi nel tempo nell'ambizioso obiettivo dello snellimento e della chiarificazione della normativa di settore.

Un proposito apprezzabile e meritevole di positivo riscontro da parte di tutti gli operatori che da tempo sollecitano una semplificazione delle procedure strumentale anche al loro efficientamento.

Le nuove regole, infatti, consentono il superamento di quelle posizioni più prudenziali che avevano ritenuto preclusa la possibilità di procedere alla notifica a mezzo pec di copie informatiche di atti e provvedimenti analogici sulla scorta della valorizzazione della natura della relata di notifica contenente l'attestazione di conformità quale «documento informatico separato» e della nuova formulazione dell'art. 3-bis l. n. 53/1994 (conseguente alle modifiche introdotte con l'art. 19, comma 1-bis, d.l. n. 83/2015), condizionata, in via mediata per tramite del rinvio al citato art. 16-undecies («[…] Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 16-undecies […]»),all'adozione di nuove «specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia»(mancanti fino all'entrata in vigore dell'esaminato art. 19-ter d.m. 28 dicembre 2015) per la «individuazione della copia cui si riferisce» l'attestazione inserita in un «documento informatico separato».