Cancelliere

Le attività del cancelliere sono elencate dagli artt. 57 e 58 c.p.c., all'interno del capo dedicato, oltre che al cancelliere, all'ufficiale giudiziario. Altre norme sono contenute nelle disp. att. c.p.c., agli art. 28 ss.. In forza delle disposizioni previste nel codice di rito, il cancelliere svolge un'attività di documentazione delle attività proprie, di quelle del giudice di quelle svolte dalle parti; assiste il giudice in tutti gli atti dei quali deve essere formato processo verbale; «stende la scrittura» dei provvedimenti del giudice e vi appone la sottoscrizione; provvede al rilascio di copie ed estratti autentici dei documenti prodotti, all'iscrizione delle cause a ruolo, alla formazione del fascicolo d'ufficio e alla conservazione di quelli delle parti, alle comunicazioni e alle notificazioni prescritte dalla legge o dal giudice, nonché alle altre incombenze previste.

Si tratta di attività eterogenee, di complessivo supporto — intendendo l'espressione nel senso più lato — allo svolgimento dell'attività giudiziaria, nelle quali non è agevole individuare uno specifico tratto caratterizzante, il che ha dato luogo al fiorire di opinioni diverse in ordine alla natura delle attività di cancelleria.

Pare ormai abbandonata (Segrè, Del cancelliere e dell'ufficiale giudiziario, in Comm. c.p.c. diretto da Allorio, I, Torino, 1973, 664) l'opinione che ravvisava nella figura del cancelliere un «ausiliare del giudice». E ciò per due ragioni:

• l'una correlata alla sistematica del codice di rito, dal momento che la disciplina del cancelliere non è trattata, come si accennato, nel capo riservato agli ausiliari del giudice, primo tra tutti il consulente tecnico, ai sensi degli articoli 61 ss. c.p.c.; si tratta, però, di un argomento non persuasivo se considerato isolatamente, tanto più che gli articoli delle disposizioni di attuazione attinenti al cancelliere sono contenute in un capo inserito nel titolo riguardante gli esperti e gli ausiliari del giudice;
• l'altra, invece certamente dirimente, concernente la previsione di attribuzioni proprie del cancelliere, che non si pongono in una posizione ancillare rispetto all'attività del giudice.

Per il resto la dottrina si divide tra chi considera il cancelliere un organo amministrativo e chi lo considera un organo giurisdizionale.

Per un verso si segnala che le attività del cancelliere sono prevalentemente costituite da formazione di atti autentici e certificazioni (art. 57, comma 1, c.p.c.; artt. 58 e 130 c.p.c.; art. 133, comma 2, c.p.c.; artt. 475 e 744 c.p.c.; artt. 28-32 disp. att. c.p.c.; art. 44 disp. att. c.p.c., stesso codice), dalle comunicazioni previste negli artt. 58 e 136 c.p.c., dal ricevimento in deposito degli atti e documenti di parte, ex artt. 58 c.p.c. e artt. 72 disp. att. c.p.c., e seg., stesso codice, dal compimento di residue attività come l'assistenza al giudice indicato nell'art. 57, comma 2, c.p.c., la conservazione dei fascicoli di parte, la tenuta dei registri elencati agli artt. 28 disp. att. c.p.c., e seg., oltre ad altre attività materiali (Segrè, op. cit., 664).

Per altro verso viene evidenziato che il cancelliere svolge una funzione necessaria nel funzionamento complessivo dell'ufficio giudiziario, che si esplica attraverso le attività del giudice, per l'appunto nel cancelliere e nell'ufficiale giudiziario, sicché «nessuno di essi può esistere separatamente in modo indipendente e, per converso, non esiste nessun organo senza quel raggruppamento» (Redenti, Dir. proc. civ., I, Milano, 1980, 150).

Secondo altri, il tentativo di sussumere le attività del cancelliere, alternativamente, nell'ambito dell'amministrazione ovvero della giurisdizione è destinato, per l'eterogeneità di detta attività, a rimanere frustrato, il che rende preferibile distinguere tra le diverse incombenze gravanti sul cancelliere, alcune delle quali possiedono carattere sicuramente giurisdizionale, mentre altre attengono all'organizzazione e alla gestione dell'ufficio giudiziario nonché alla preparazione dell'attività del giudice e delle parti (Levoni, Cancelliere e segretario giudiziario nel processo civile, Dig. disc. priv., Sez. civ., IV, Torino, 1988, 204).

Hanno carattere senz'altro giurisdizionale, ad esempio, i compiti affidati al cancelliere al momento della iscrizione a ruolo della causa (art. 168) e della costituzione in giudizio delle parti (art. 165-166 c.p.c.), che si perfeziona prima ancora che la causa giunga dinanzi al giudice ed indipendentemente da un suo fisiologico intervento (Levoni, op. cit., 206). Da ciò discende tra l'altro la regola secondo cui le parti non possono indirizzare gli atti direttamente per posta al giudice «saltando» la fase del deposito in cancelleria (Cass. 15 febbraio 1999, n. 1262; Cass. 18 marzo 1999, n. 2450; Cass. 6 febbraio 2003, n. 1813; Cass. 10 aprile 2003, n. 5667).

Vengono per lo più inquadrate nell'ambito dell'esercizio della giurisdizione anche le attività di documentazione e di assistenza: e la ragione è intuitiva, dal momento che si tratta di attività di diretto supporto a quella del giudice.

Quanto alle attività di documentazione la Suprema Corte ha in proposito espressamente affermato:

Eguali conclusioni sono state raggiunte nel caso dell'ordinanza, la quale configura un atto pubblico, tanto che sia pronunziata in udienza, quanto se emessa fuori udienza, munita della data e della sottoscrizione del giudice, sempre che il deposito del provvedimento sia documentato ai sensi dell'art. 57 c.p.c., atteso che questa disposizione attribuisce ai cancellieri funzioni giurisdizionali di documentazione in relazione alle attività proprie degli organi giudiziari e delle parti (Cass., Sez. Un., 16 dicembre 2005, n. 27689, resa in caso di soppressione da parte del giudice di un'ordinanza, sostituita con altro provvedimento di opposto tenore, resa fuori udienza e non ancora formalmente comunicata alle parti, ma già depositata, iscritta al registro cronologico e riportata nel frontespizio del fascicolo d'ufficio).

Parimenti, partecipa dell'esercizio della funzione giurisdizionale l'attività di assistenza del cancelliere, giacché egli concorre con il giudice alla formazione degli atti per i quali occorre redigere processo verbale ed autentica con la propria sottoscrizione i provvedimenti che il giudice ha emesso per iscritto. In tale contesto, ai sensi dell'art. 130 c.p.c., si inserisce la redazione e sottoscrizione da parte del cancelliere del verbale d'udienza sotto la direzione del giudice, che pure sottoscrive. Compete al cancelliere, al riguardo, la scritturazione dell'originale dei provvedimenti del giudice, la certificazione del deposito in calce all'originale della sentenza (art. 133, comma 2, c.p.c.), l'attestazione del ritiro e deposito del fascicolo (art. 77 disp. att. c.p.c.), la certificazione del passaggio in giudicato della sentenza (art. 124 disp. att. c.p.c.). L'art. 44 disp. att. c.p.c. pone poi a carico del cancelliere la redazione di processo verbale di tutti gli atti compiuti con l'intervento di terzi interessati. In tal caso nel processo verbale devono risultare le attività compiute dal cancelliere nonché quelle delle persone intervenute all'atto con le relative dichiarazioni.

Il cancelliere rientra tra i pubblici ufficiali autorizzati ad attribuire pubblica fede agli atti che egli redige, ai sensi dell'art. 2699 c.c., atti che, conseguentemente, posseggono efficacia fidefacente ai sensi del successivo art. 2700.

Secondo la giurisprudenza prevalente, l'efficacia probatoria di atto pubblico degli atti del cancelliere, per tutto quanto attiene a ciò che egli attesta essere avvenuto in sua presenza o da lui compiuto, può essere vinta soltanto mediante l'esperimento della querela di falso, disciplinata dagli art. 221 ss. c.p.c.. Non può tuttavia mancare di rammentarsi che alcune altre decisioni pongono invece l'accento sul rilievo che la proposizione della querela di falso è prevista in ipotesi di produzione documentale proveniente dalla parte, il che renderebbe inapplicabile il rimedio della querela agli atti del cancelliere, tanto in via principale quanto in corso di causa, sicché a fronte della emersione della falsità di un atto del cancelliere il giudice — sussistendone i presupposti di cui all'art. 331 c.p.p. — dovrebbe fare rapporto al pubblico ministero, sì da innescare il procedimento penale per falso, ovvero, in mancanza del rapporto, il fatto dovrebbe essere denunciato al pubblico ministero direttamente dagli interessati.

Sebbene non risulti che il contrasto in questione sia stato mai sottoposto all'esame delle Sezioni Unite, sembra corretto ritenere che l'indirizzo meno recente, il quale esclude l'esperimento della querela di falso, sia stato stabilmente abbandonato: è difatti ormai poco meno di un ventennio che esso non viene riproposto, essendo peraltro indubbiamente preferibile l'orientamento più recente, sia perché il rapporto-denuncia in sede penale è volto ad uno scopo, quello di azionare l'istanza punitiva dello Stato, diverso dallo scopo della querela di falso civile, diretta a privare l'atto pubblico dell'efficacia probatoria sua propria, sia perché la disciplina dettata dagli artt. 221 ss. c.p.c. ben può essere applicata agli atti del cancelliere, sia pure con gli opportuni adattamenti, trattandosi di querela rivolta contro un atto non prodotto dalle parti.

Una volta stabilito che l'efficacia probatoria degli atti del cancelliere può essere attaccata mediante la querela di falso civile, occorre parimenti concludere che, in mancanza di essa, l'efficacia fidefacente di detti atti non può — salvo eccezioni — essere contestata. Così, ad esempio, se dal verbale di udienza redatto dal cancelliere, nel rito del lavoro, risulta la lettura in udienza del dispositivo, le parti interessate non possono dimostrare altrimenti che, in effetti, la lettura non vi è stata (da ult. Cass. 11 dicembre 2014, n. 26105). Ed ancora, La certificazione, sottoscritta dal cancelliere, a norma dell'art. 74, ultimo comma, disp. att. c.p.c., in calce all'indice dei documenti inseriti nel fascicolo di parte, fa fede fino a querela di falso, a nulla rilevando altri accertamenti in fatto attestanti circostanze contrastanti con detta certificazione, quali, nella specie, la posteriorità della data apposta al medesimo documento (Cass. 7 aprile 2006, n. 8217).

In taluni casi, tuttavia, la querela di falso non occorre.

In particolare, la Suprema Corte ha chiarito che, ai sensi dell'art. 46, comma 2, disp. att. c.p.c., le aggiunte, le soppressioni o modificazioni di atti giudiziari debbono essere fatte in calce all'atto, con nota di richiamo, senza cancellare la parte soppressa o modificata. Tale disciplina, volta a consentire un'esatta percezione della correzione e l'individuazione dell'autore della stessa, nonché, se necessario, la ricostruzione del contenuto originale dell' atto, trova applicazione anche in riferimento alla data di deposito degli atti di parte, la cui attestazione da parte del cancelliere, mediante l'apposizione del relativo timbro, fa piena prova, fino a querela di falso, dell'avvenuta ricezione dell' atto nella data indicata, ai fini e per gli effetti che la legge ricollega al deposito. La produzione di tali effetti non è tuttavia impedita dall'inosservanza della disposizione in esame, dalla quale derivi l'illeggibilità della data o la possibilità di darne letture differenti, in quanto ciò non fa venire meno l'effetto sostanziale dell'attività documentata, ma solo la possibilità di attribuire efficacia di atto pubblico alla parte così corretta, non potendosi ritenere munita di fede privilegiata un'attestazione di per sé inidonea a svolgere la funzione di accertamento cui è destinata. In tal caso, spetta pertanto al giudice di merito valutare liberamente l'atto e scegliere tra le possibili letture della parte corretta quella ritenuta maggiormente attendibile, avvalendosi dei dati obiettivi emergenti da altri documenti, certificazioni o attestazioni, da richiedere anche d'ufficio e fornendo un'adeguata motivazione al riguardo (Cass. 14 aprile 2011, n. 8537). È stato anche detto che il riscontro di un eventuale errore materiale del cancelliere, in ordine alla certificazione della data di deposito di un documento di parte (nella specie, lista dei testimoni), non richiede la proposizione di querela di falso, ma deve essere direttamente effettuato dal giudice investito della decisione della causa, il quale può a tal fine avvalersi, oltre che di obiettivi dati emergenti da altri atti o documenti, anche di dichiarazioni od attestazioni di rettifica provenienti dallo stesso personale di cancelleria (Cass. 22 gennaio 1983, n. 621).

Fondamentale importanza, tra le attività del cancelliere, ha la ricezione del deposito degli atti di parte e dei documenti (questi ultimi suscettibili, oltre che di deposito in cancelleria, di produzione in udienza, a mente dell'art. 87 disp. att. c.p.c.), al quale si riferiscono gli artt. 57-58 c.p.c. e art. 74 disp. att. c.p.c..

In particolare, il cancelliere «dopo aver controllato la regolarità anche fiscale degli atti e dei documenti, sottoscrive l'indice del fascicolo ogni volta che viene inserito in esso un atto o un documento» (art. 74, u.c., disp. att. c.p.c.). Una volta depositati, gli atti e documenti devono essere inseriti nel fascicolo di ufficio e devono rimanere custoditi presso la cancelleria e non possono essere restituiti alle parti, che hanno facoltà di richiederne al cancelliere copie o estratti autentici (ex art. 58 e 743 ss. c.p.c.). Il deposito e la custodia dell'atto hanno lo scopo di garantirne la conservazione e di impedirne qualsiasi alterazione successiva al deposito (Cass. 14 marzo 2000, n. 2919).

Discende dalla disciplina concernente il deposito in cancelleria che la produzione avvenuta in violazione della pertinente normativa si ha per non effettuata, salvo che la controparte non abbia accettato il deposito.

D'altro canto, allorquando la data del deposito di un atto in cancelleria deve risultare da annotazione del cancelliere sull'atto medesimo (e dal suo inserimento nell'apposito registro cronologico), la eventuale omissione o assoluta incertezza sull'esteriorità di tale annotazione (e del suo inserimento nel richiamato registro), non può tradursi in prova della inosservanza del termine stabilito per detto deposito, perché questa omissione costituisce una irregolarità imputabile unicamente al cancelliere, dalla quale non si può dedurre la tardività del deposito stesso, non potendosi escludere che, nonostante l'anzidetta omissione, la parte abbia provveduto a depositare l'atto nel termine stabilito qualora quest'ultima circostanza sia comunque avvalorata da emergenze documentali oggettive riconducibili all'ufficio giudiziario e riferibili allo specifico processo (Cass. 12 maggio 2011, n. 10389, la quale ha affermato che la data risultante dalla copertina del fascicolo di ufficio della S.C., essendo quella in cui l'Ufficio depositi ha inserito gli estremi del ricorso nel programma informatico della Corte, può essere sufficiente a dimostrare la tempestività del ricorso, nonostante la mancata attestazione di deposito, firmata dal cancelliere; Cass. 16 settembre 2011, n. 19019; Cass. 20 ottobre 2011, n. 21704).

L'accettazione, da parte del cancelliere, degli atti depositati dalla parte che si costituisce, senza l'annotazione di alcun rilievo formale riconducibile all'esercizio dei poteri di controllo affidatigli dall'art. 74 disp. att. c.p.c., fa presumere la regolarità degli atti medesimi e quindi anche la tempestività del rilascio della procura alle liti, tranne che il contrario risulti da altre emergenze processuali (Cass. 29 marzo 1993, n. 5028).

Il cancelliere assiste il giudice in tutti gli atti dei quali deve essere formato processo verbale, assiste il giudice in udienza e provvede all'esecuzione dei suoi ordini (artt. 57-58 disp. att. c.p.c.).

L'endemica carenza di personale di cancelleria negli uffici giudiziari ha reso ineluttabile il formarsi di un fermo indirizzo giurisprudenziale — fortemente opinabile sul piano della logica — secondo cui la mancanza dell'assistenza del cancelliere non produce alcun effetto. Nel solco di un consolidato orientamento si trova così affermato che la mancata assistenza del cancelliere nella formazione del processo verbale di udienza non comporta l'inesistenza o la nullità dell'atto, in quanto la funzione del cancelliere ha soltanto natura integrativa di quella del giudice e le predette mancanze non incidono sull'idoneità dell'atto al concreto raggiungimento degli scopi cui è destinato (Cass. 20 aprile 2007, n. 9389). In carenza cioè di una specifica comminatoria di nullità, il mancato rispetto delle norme relative alla dettatura e alla redazione del processo verbale (artt. 57 e 130 c.p.c.) non vizia l'udienza civile e non rende gli atti in essa compiuti inidonei al raggiungimento del loro scopo, tenuto conto, altresì, che con la sottoscrizione del giudice viene ugualmente soddisfatta la finalità sostanziale di attribuire pubblica fede a quanto documentato nel verbale medesimo (Cass. 25 ottobre 2006, n. 22841).

L'art. 58 c.p.c. menziona ulteriori attività del cancelliere, oltre quelle considerate dal precedente art. 57 c.p.c., alcune giurisdizionali, altri amministrative.

Tra le prime vi è l'attività di rilascio di copie ed estratti autentici dei documenti prodotti nonché, come accennato, quella di iscrizione della causa a ruolo.

Il cancelliere cura inoltre la conservazione dei fascicoli di parte e la formazione del fascicolo d'ufficio ai sensi dell'art. 168, comma 2.

Seppure, nel caso di mancanza del cancelliere, il conferimento ad un notaio ovvero al segretario o al vice-segretario comunale delle relative funzioni da parte del capo dell'ufficio giudiziario - come consentito dall'art 74, secondo comma, l. 23 ottobre 1960 n. 1196 (concernente l'ordinamento del personale delle cancellerie e segreterie giudiziarie) - non necessita di un provvedimento scritto, è tuttavia necessario che una tale investitura risulti implicitamente dal contesto degli atti di causa, con il conseguente obbligo del giudice del merito di accertare - qualora, in difetto del provvedimento formale, una delle parti abbia contestata la esistenza o la legittimità della supplenza - se sussistevano le condizioni per la legittima applicazione della richiamata (Cass. 22 luglio 1981, n. 4718).

• Evangelista, Cancelliere, Enc. giur. Treccani, V, Roma 1988; Levoni, Cancelliere e segretario giudiziario nel processo civile, Dig. Disc. Priv., sez. civ., IV, Torino 1988, 202;
• Segrè, Del cancelliere e dell'ufficiale giudiziario, Comm. C.p.c. diretto da Allorio, I, 1, Torino 1973, 664