Conservazione della documentazione contabile dell'imprenditore commerciale

Per quanto tempo un imprenditore commerciale deve conservare la documentazione contabile?

Le scritture contabili obbligatorie che l'imprenditore commerciale deve conservare sono innanzitutto:

• il libro giornale nel quale vanno indicate, giorno per giorno, tutte le operazioni compiute nel corso dell'esercizio dell'impresa;
• il libro degli inventari dove si devono indicare le attività e le passività dell'impresa con, alla fine, il conto dei profitti e delle perdite;

L'imprenditore commerciale deve anche conservare tutte le altre scritture richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa, quali ad esempio:

• il libro mastro, nel quale vanno registrate le singole operazioni in relazione a determinati nomi o conti, anziché seguendo l'ordine cronologico;
• il libro di cassa, nel quale devono essere registrate le entrate e le uscite in denaro;
• il libro magazzino, nel quale sono registrate le entrate e le uscite di merci;
• i libri sociali, quali ad esempio il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale, se l'impresa commerciale è stata costituita in forma di società;
• i registri previsti ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, quali il registro IVA degli acquisti ed il registro IVA delle fatture emesse;
• le scritture ausiliarie di magazzino, in cui vanno specificati le quantità entrate ed uscite delle merci destinate alla vendita, i semilavorati esclusi i prodotti in corso di lavorazione; i prodotti finiti le materie prime imballaggi per il confezionamento dei singoli prodotti, ecc. …
• il registro dei beni ammortizzabili, in cui vanno indicati i beni materiali (terreni, o capannoni, attrezzature) e immateriali (marchi o brevetti) di cui è titolare l'azienda.

È fatto, infine, obbligo all'imprenditore commerciale di tenere gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite e ciò per ciascun affare concluso dall'impresa.

L'imprenditore commerciale deve conservare le scritture contabili per almeno 10 anni dalla data della registrazione dell'ultima operazione, anche se nel frattempo l'impresa cessi l'attività (art. 2220 c.c.).

In ambito fiscale, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta (art. 22, D.P.R. n. 600/1973 e art. 39, D.P.R. n. 633/1972). Pertanto, a tal fine, occorre verificare se l'impresa sia interessata da qualche accertamento per gli anni precedenti. In caso positivo, la conservazione delle scritture contabili è, dunque, obbligatoria fino alla definizione dei medesimi, eventualmente anche oltre il termine decennale previsto dal codice civile. L'obbligo di conservazione, negli stessi termini, si estende anche agli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute e le copie delle lettere e dei telegrammi spediti e delle fatture emesse. Nell'ipotesi in cui l'impresa non sia soggetta ad accertamenti, la documentazione andrà comunque conservata ai fini fiscali fino allo scadere del periodo entro il quale è esperibile l'attività di controllo.