Iter di approvazione del bilancio di esercizio

Qual è il corretto iter di approvazione del progetto di bilancio di esercizio di una società di capitali? In particolare, quali sono le novità relative al deposito in Camera di Commercio del bilancio di esercizio 2014 in formato XBRL?

La normativa civilistica prevede un percorso di formazione e approvazione del bilancio di esercizio che può essere così riassunto:

- viene redatto da parte degli amministratori il progetto del bilancio di esercizio;

- il progetto di bilancio di esercizio è presentato agli organi preposti al controllo societario;

- il progetto di bilancio di esercizio viene depositato presso la sede sociale;

- il progetto di bilancio di esercizio viene approvato dall'assemblea dai soci;

- il bilancio di esercizio viene depositato, da parte degli amministratori, presso il Registro delle Imprese.

Il progetto di bilancio è necessario che sia consegnato, al collegio sindacale, almeno trenta giorni prima del termine fissato per la presentazione ai soci.
L'organo di controllo ha poi quindici giorni di tempo per effettuare le verifiche e gli accertamenti del caso e redigere la relazione al bilancio, che obbligatoriamente dovrà indicare all'assemblea se approvare, se non approvare ovvero modificare il progetto di bilancio.

L'assemblea per approvare il bilancio di esercizio deve essere convocata a cura dell'organo amministrativo, tramite specifico avviso che deve contenere l'ora e il luogo dell'adunanza, assieme all'ordine del giorno relativo agli argomenti da trattare.

Il termine per presentare il progetto di bilancio ai soci non deve essere superiore a 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, salvo che si tratti di società che deve predisporre il bilancio consolidato o quando particolari esigenze relative alla strutture ed all'oggetto della società ne consentano il differimento a 180 giorni.

L'iter di formazione del bilancio di esercizio si conclude con la sua pubblicazione che, ai sensi dell'art. 2435, co. 1, c.c., deve essere effettuato entro trenta giorni dall'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, assieme :

• alla relazione sulla gestione;
• alla relazione del collegio sindacale e del parere del revisore se presente;
• al verbale dell'assemblea;
• all'elenco dei soci per la società per azioni.

Va evidenziato che, ai sensi dell'art. 37, co. 21-bis, del D.L. 223/06 e del D.P.C.M. del 10 dicembre 2008, il bilancio al Registro delle Imprese, deve essere presentato in “formato elettronico elaborabile” (XBRL).
Il formato XBRL dovrà essere obbligatoriamente utilizzato per il deposito a Registro Imprese di bilanci riferiti a periodi amministrativi chiusi, a partire dal 31 dicembre 2014, a far data dal 3 marzo 2015.
A tal proposito, dubbi sono nati in merito all'interpretazione della data del 3 marzo.

Onde evitare l'insorgere di difficoltà operative, il CNDCEC ha proposto di considerare il termine del 3 marzo 2015 quale “data di approvazione del bilancio e non data di deposito”.

Pertanto:

- i bilanci approvati fino al 3 marzo 2015 continueranno ad essere depositati secondo le previgenti modalità (schemi di stato patrimoniale e conto economico in formato XBRL, nota integrativa in formato PDF/A);

- i bilanci approvati in data successiva al 3 marzo 2015 saranno depositati esclusivamente in formato XBRL.