Mancato raggiungimento del quorum costitutivo e verbalizzazione

Nel caso di assemblea di s.r.l., avente all'ordine del giorno l'approvazione del bilancio di esercizio, non tenuta per mancato raggiungimento del quorum costitutivo alla data di convocazione, come regolarsi per la verbalizzazione? Chi può redigere il verbale nel caso in cui l'amministratore unico (o il Presidente del C.d.A.) non sia presente?

Capita, non di rado, che in s.r.l. a ristretta base societaria, l'assemblea, pur ritualmente convocata nei termini di legge, non sia tenuta alla data prevista.

L'art. 2364 c.c. impone all'organo amministrativo la convocazione dell'assemblea dei soci, almeno una volta all'anno, per l'approvazione del bilancio. Il bilancio deve essere sottoposto all'esame ed approvazione dei soci, entro 120 (o 180) giorni dalla chiusura dell'esercizio (30 aprile, negli anni non bisestili, per le società con esercizio uguale all'anno solare).

Il termine è posto a carico degli amministratori per la convocazione dell'assemblea, ma non implica, necessariamente, che il bilancio debba essere approvato in tale data. Una volta redatto il progetto di bilancio dagli amministratori e convocata l'assemblea avente ad oggetto la sua approvazione, l'organo amministrativo ha adempiuto il suo compito e deve essere l'assemblea dei soci, regolarmente costituita, a deliberare sull'argomento.

I soci possono, senza conseguenze (salvo che la reiterata assenza non integri l'impossibilità dell'organo a deliberare, ma non è il caso in esame) non presentarsi ed in tal caso l'assemblea viene differita.

Come formalizzare nei libri sociali il fatto che l'assemblea, pur ritualmente convocata, non ha avuto luogo alla data prevista?

Bisogna distinguere il caso in cui l'Amministratore Unico (o il Presidente del C.d.A.) sia o meno presente alla data stabilita e se questi rivesta o no anche la qualità di socio, in percentuale rilevante ai fini del raggiungimento del quorum costitutivo dell'assemblea.

L'assemblea, infatti, salvo diversa disposizione dell'atto costitutivo, è regolarmente costituita con la presenza di tanti soci che ne rappresentano almeno la metà del capitale sociale (art. 2479-bis c.c.). Qualora l'amministratore, presente all'ora prevista, fosse anche titolare di una rilevante quota di capitale di per sé sufficiente al raggiungimento del citato quorum, sarebbe piuttosto contraddittorio che questi dichiarasse deserta l'assemblea dei soci, verbalizzando nella sola qualità di organo amministrativo, scindendo la propria figura in tale sede dalla propria partecipazione al capitale sociale.

Se, invece, l'amministratore è soggetto estraneo alla compagine sociale, ovvero socio con quota insufficiente al raggiungimento del quorum costitutivo, non vi è alcuna difficoltà a che questi, alla data ed all'ora stabiliti, proceda alla verbalizzazione, dando atto della sua presenza e della mancata costituzione dell'assemblea. Il verbale sarà quindi trascritto nei libri sociali e, successivamente, potrà essere allegato in copia nel fascicolo da depositarsi telematicamente al Registro delle Imprese, nei 30 giorni successivi all'effettiva approvazione del bilancio.

Qualora, invece, l'amministratore unico (o il Presidente del C.d.A.) non sia presente si pone il problema di chi possa procedere alla verbalizzazione e di chi abbia effettivo titolo a redigere un atto da trascrivere nei libri sociali.

Nelle s.r.l. la figura del segretario dell'Assemblea non è prevista come accade invece per le s.p.a. Le funzioni di segretario possono essere svolte direttamente dal Presidente, oppure da un soggetto da questi o dall'assemblea nominato.

Quindi, o la verbalizzazione viene effettuata direttamente dal Presidente, oppure è necessario che sia il Presidente o l'Assemblea stessa a nominarne il segretario. Nessuno può legittimamente definirsi autonomamente tale e redigere un verbale senza che sia stato designato dal Presidente o dall'Assemblea. Ma chi assume le funzioni del Presidente? Normalmente, secondo lo statuto, le funzioni di Presidente vendono svolte dall'Amministratore Unico (o dal Presidente del C.d.A.). In sua assenza, quindi, nessuno può designare un segretario. Così come è da escludere che il segretario possa essere designato dai soggetti comunque presenti i quali, in assenza di verifica di regolare costituzione dell'assemblea, non integrano la costituzione dell'organo societario.

Un verbale redatto da qualsivoglia soggetto che non fosse l'Amministratore Unico (o presidente del C.d.A.) non costituirebbe pertanto documento di rilevanza societaria e non avrebbe titolo per essere trascritto nei libri sociali.

Che fare, pertanto, in tale eventualità?

Nel caso descritto non verrà redatto alcun verbale e l'assemblea sarà nuovamente convocata.

Nella assemblea successiva, una volta constatata la regolarità della costituzione, il Presidente darà atto che la riunione si è tenuta a seguito di nuova convocazione, essendo risultata deserta la precedente assemblea, già ritualmente convocata per il giorno gg/mm/aa.

L'inserimento di tale dicitura, nel verbale di approvazione del bilancio, sopperisce alla mancata allegazione al fascicolo telematico del verbale di assemblea deserta, in modo che il Registro delle Imprese possa verificare il rispetto del termine dell'art 2364 c.c.