Il Verbale d'udienza nel PTT: gestione attuale ed evoluzioni tecniche possibili

Il verbale o più precisamente il processo verbale è la documentazione posta per iscritto di determinati fatti e comportamenti occorsi in un certo momento. La redazione del verbale è resa da un pubblico ufficiale e ciò attribuisce al documento pubblica fede.

Il verbale d'udienza è dunque l'atto con cui vengono registrati gli accadimenti processuali, gli atti ed i comportamenti delle parti, il deposito di documenti e di ulteriori argomentazioni difensive, nonché l'istruttoria laddove sia prevista ed effettuata.

In esso viene documentato tutto quanto avviene dinanzi all'Autorità Giudiziaria ed ha pieno valore di prova, ex art. 2700 c.c., sino a querela di falso. Sono altresì possibili correzioni, modifiche, soppressioni ed integrazioni, purché vengano effettuate nelle modalità di legge e precisamente mediante l'uso di note di richiamo (quel procedimento che nella prassi notarile è nota come apposizione delle postille) senza rendere in alcuna maniera illeggibile la parte modificata.

Stante la delicatezza del contenuto, il verbale è conservato nel fascicolo d'ufficio relativo al processo ed è custodito dal personale amministrativo.

Con gli strumenti telematici di recente introduzione, anche il verbale d'udienza potrà essere dematerializzatoe dunque inserito nel fascicolo telematico con i conseguenti benefici in ordine a conservazione e consultazione; i regolamenti, anche tecnici, prevedono delle specifiche disposizioni per consentire l'utilizzo delle modalità informatiche per redazione, deposito e conservazione, senza che ciò comporti alcuna variazione in ordine al valore del documento stesso ed assicurandone la presenza in forma digitale anche nei casi in cui esso sia nativo analogico.

[Fonte: www.ilprocessotelematico.it, 12 luglio 2016]

Il verbale d'udienza nel Processo Tributario viene espressamente disciplinato, con riferimento alla fase di trattazione del ricorso, agli artt. 33 e 34 d.lgs. n. 546/1992 con riferimento alla trattazione in camera di consiglio ed in pubblica udienza del giudizio di primo grado.

Anche la conciliazione giudiziale di cui all'art. 48-bis d.lgs. n. 546/1992 è oggetto di apposito verbale, il quale è altresì titolo esecutivo per la riscossione delle somme accordate; il giudizio di appello ed il ricorso in Cassazione vengono trattati per rinvio e rispettivamente agli artt. 61 e 62 d.lgs. n. 546/1992.

L'art. 35 d.lgs. n. 545/1992 precisa che la redazione e conservazione del verbale è cura degli impiegati della CT, i quali “assistono i collegi in udienza” e “controfirmano gli atti”.

Quanto al contenuto del verbale si ritiene opportuno far riferimento, anche in ragione del rinvio posto in essere dall'art. 49 d.lgs. n. 546/1992, ai requisiti di cui agli artt. 126 e 130 c.p.c., ciò al fine di consentire le finalità probatorie di cui all'art. 2700 c.c..

Con più puntuale riferimento al PTT ed alle modalità di redazione, deposito e conservazione per via telematica, come indicato dalla Circolare n. 2DF/2016, il riferimento normativo è l'art. 15 del Decreto MEF n. 163/2013 in ragione al combinato disposto degli artt. 12 del Decreto MEF n. 163/2013 ed art. 11 d.m. 4 agosto 2015, da cui si desumono le modalità di deposito e conservazione telematica del verbale d'udienza, previa scansione ed apposizione di firma digitale.

La redazione del verbale d'udienza avviene nel rispetto delle previsioni normalmente statuite per il processo civile; oltre alla c.d. intestazione relativa al numero del procedimento, reca dunque l'indicazione dei riferimenti delle parti, di coloro che sono intervenuti e a quale titolo, le circostanze di luogo e di tempo di svolgimento di quanto compiuto, la descrizione delle attività svolte e rilevazioni effettuate e le dichiarazioni rese dai presenti.

La scritturazione del verbale avviene a cura del personale amministrativo di CT (segretario), che assiste il Collegio durante l'udienza, sia in camera di consiglio, sia in pubblica udienza.

Nella trattazione in camera di consiglio, il segretario provvede a verbalizzare succintamente l'esposizione resa dal Relatore con riguardo alle questioni di fatto e di diritto sottese al ricorso; l'assenza di parti rende il verbale particolarmente snello.

Si rammenta che della successiva fase di decisione, che per legge deve avvenire in completa osservanza del segreto camerale, non è consentita alcuna verbalizzazione: ad essa infatti non può presenziare alcun soggetto estraneo rispetto al Collegio e neppure il segretario può partecipare.

In caso di pubblica udienza, la normativa fissa in maniera piuttosto semplice alcuni aspetti:

• esposizione da parte del Relatore
• invito alle parti presenti di procedere alla discussione
• redazione del verbale a cura del segretario

Nella prassi, infatti, avviene che al termine dell'introduzione del ricorso a cura del Relatore venga concessa la parola alle parti presenti, iniziando dal ricorrente e concludendo con resistente.

Alle parti viene raccomandata di solito correttezza formale e concisione, invitandole a non indugiare in maniera eccessiva sulle eccezioni e deduzioni già esposte nel ricorso o nelle memorie illustrative aggiuntive che possono essere depositate fino a dieci giorni prima dell'udienza.

Previa autorizzazione del Collegio, in deroga alla convenzione per cui ogni parte è ammessa ad un solo intervento, è possibile svolgere una breve replica a quanto esposto dalla controparte.

La trattazione solitamente avviene in un'unica udienza, ma in certi casi, qualora la materia del contendere sia particolarmente difficile anche in relazione a quanto esposto dalle parti e su richiesta delle stesse, è possibile disporre un differimento della discussione, cui i presenti vengono diffidati a comparire senza ulteriore avviso.

Di quanto esposto dalle parti, il segretario provvede a redigere verbale, annotando quanto da queste dedotto e richiesto, oltre ad eventuali osservazioni del Collegio.

Esaurita l'esposizione, come avviene per i procedimenti trattati integralmente in camera di consiglio, il Collegio delibera in segreto la propria decisione.

Un altro particolare accadimento suscettibile di una specifica e puntuale verbalizzazione è lo svolgimento della conciliazione giudiziale di cui all'art. 48-bis.

Tale modalità di definizione del processo può avvenire su richiesta delle parti (depositata da una parte in segreteria e notificata almeno dieci giorni prima della trattazione) ovvero su iniziativa autonoma del Giudice e si distingue dall'analoga definizione extra giudiziale poiché il tentativo di ricondurre alle parti ad un accordo viene esperito dal Giudice in sede d'udienza, come avviene nel processo civile nell'alveo dell'art. 183 c.p.c..

Particolarmente delicato è in tale frangente, lo svolgimento del verbale d'udienza, poiché diventa titolo esecutivo rispetto alle somme accordate ed alle modalità di pagamento delle stesse.

In sintesi, degli accadimenti occorsi in udienza il segretario provvede a darne menzione a verbale, in via riassuntiva; si ritiene opportuno ricordare che a differenza di quanto avviene per altri atti pubblici (quale ad es. il rogito notarile che è oggetto di lettura pressoché integrale salvo dispensa), il verbale d'udienza per legge non viene letto alle parti salvo espressa istanza ed è dunque di estrema importanza assicurare un'esposizione chiara e precisa delle proprie deduzioni, onde agevolare che le stesse vengano debitamente verbalizzate.

Il verbale, previa annotazione di eventuali correzioni, modifiche ed integrazioni ai sensi di legge, viene dunque stampato a cura del segretario e da questi controfirmato.

Come sopra menzionato, il verbale nel PTT consiste in un atto formato d'Ufficio che, ai sensi dell'art. 15 d.m. n. 163/2013, può prendere forma:

• di documento informatico, sottoscritto con firma elettronica o firma digitale da chi presiede l'udienza e dal segretario;
• di documento analogico su supporto cartaceo, sottoscritto in maniera ordinaria, in formato A4 libero da rilegatura e numerato ed acquisito al fascicolo informatico mediante scansione in formato PDF e sottoscrizione con firma elettronica o firma digitale a cura del segretario.

La redazione cartacea rimane ovviamente l'unica possibile nei casi in cui il verbale debba essere sottoscritto da parti non dotate di firma digitale e che dovranno dunque procedere all'apposizione sul verbale di firma autografa; si pensi ad es. al caso di formazione di un accordo di conciliazione giudiziale tra ufficio e parte presente personalmente, su cui non sussiste l'obbligo di possesso di firma digitale.

In tal senso, la modalità di verbalizzazione su supporto cartaceo (ivi compresa la stampa del verbale formato per via digitale) pare intendersi dalla formulazione del d.m. n. 163/2013 come residuale («qualora non sia possibile... la forma di cui al comma 1»), tuttavia dal contenuto della recente Circolare n. 2DF/2016 sembra invece ancora la modalità principale («Con riguardo ai punti b) [verbale d'udienza], c) e d), trattasi di atti formati d'Ufficio su supporto cartaceo, successivamente scansionati, firmati digitalmente dal personale di Segreteria e acquisiti al fascicolo in base al combinato disposto dell'art. 12 Regolamento ed 11 dell'allegato tecnico»).

Invero, la apparente predominanza del formato analogico scaturente dalla citata circolare prende semplicemente atto dello “stato dell'arte” del Processo Tributario Telematico presso le segreterie di Commissione Tributaria nei confronti del personale amministrativo e dei giudici tributari: per i primi non è ancora stata possibile la dotazione diffusa della firma digitale e per i giudici, oltre alla firma digitale, non è neanche disponibile la sezione del S.I.Gi.T. che permetterà loro di gestire la propria attività processuale ed i provvedimenti adottati.

Quello che rileva, ai fini pratici, è che l'utilizzo di una ovvero dell'altra modalità comporta delle differenze rispetto all'utilizzabilità del verbale ai fini di un rapido reperimento di parole chiave o per consentire una più facile copiatura del contenuto.

L'esperienza del PCT presenta una modalità di verbalizzazione parzialmente differente rispetto a quanto accade nel PTT.

Nell'ambito di molti processi civili la verbalizzazione viene curata direttamente dal Magistrato d'udienza, senza intervento in tale sede del personale amministrativo, che cura il successivo inserimento del verbale nel fascicolo d'ufficio ed anzi in molti Uffici, a causa delle problematiche di organico, la presenza del Cancelliere all'udienza è in verità infrequente.

Nel PCT si possono rinvenire due prassi che non si discostano da quanto previsto per il PTT:

• la prima, comporta a cura del Cancelliere la scansione ed il successivo deposito nel fascicolo telematico del verbale formato su supporto cartaceo dal Magistrato in udienza;
• altra invece, che sta avendo una crescente diffusione, consiste nell'utilizzo da parte del Magistrato di una apposita e dedicata consolle che prevede più strumenti, tra cui alcuni in grado di assistere la creazione del verbale in PDF nativo, nonché le fasi successive di firma e deposito (mediante invio di busta “XML”) dello stesso presso la Cancelleria, che provvederà al caricamento sul fascicolo telematico senza che il documento cessi di essere integralmente digitale.

Di particolare interesse, per l'ambito forense, è la possibilità, in caso di redazione del verbale in formato digitale da parte del Magistrato, di inserire a verbale le proprie verbalizzazioni o deduzioni d'udienza non solo mediante l'uso di chiavette USB ma anche attraverso software online in grado di “dialogare” direttamente con la consolle del Magistrato e fornire in maniera semplice la possibilità di acquisire quanto dedotto.

Le dinamiche già in essere nell'ambito del PCT consentono di osservare alcune possibilità e relative criticità che possono ripresentarsi anche nel PTT.

Modalità di verbalizzazione di parte mediante chiavetta USB o software dedicato:

• dal raffronto con la prassi descritta, si ritiene plausibile che anche per il PTT possa avvenire, magari in epoca successiva rispetto all'entrata in vigore a pieno regime dello stesso, un'estensione delle modalità di verbalizzazione e consentire pertanto l'utilizzo di documenti consegnati in udienza mediante chiavetta USB, di programmi per la redazione di note a verbale da caricarsi direttamente;
• l'utilizzo di una chiavetta USB con documenti in formato non conoscibile a priori non è invogliata, poiché non risulta immediatamente fruibile per l'obbligatorietà del rispetto dei formati dei file ammessi (blocco nell'acquisizione al S.I.Gi.T. dei formati difformi) e di sicurezza antivirus (basandosi sulla diligenza dell'utente medio ed obbligando il sistema d'ufficio utilizzato alla preventiva scansione obbligatoria prima dell'ammissione a S.I.Gi.T.);
• il software di gestione online delle note di udienza è invece visto con favore da parte di molti, poiché consentirebbe una snellezza di acquisizione ed una certa sicurezza nella gestione dei dati;

L'integrazione delle note nel verbale d'udienza effettuata attraverso un software di gestione sarebbe possibile mediante un'applicazione web che permetta ai difensori presenti in udienza la redazione del testo da voler far porre a verbale o la produzione di documenti da fare acquisire con importazione diretta al S.I.Gi.T. già "filtrata” secondo le modalità di gestione dei documenti informatici depositati a mezzo NIR. Le note ed i documenti, visualizzabili e modificabili mediante qualsiasi dispositivo mobile, potrebbero essere redatti direttamente dallo smartphone/tablet del difensore e inviati in tempo reale attraverso il S.I.Gi.T. nel verbale di udienza, dopo aver superato i filtri di ammissibilità ordinari quanto ad assenza di virus e macro ed al rispetto dei formati. Entrando nel verbale online il Giudice, o il Segretario d'udienza su disposizione di quest'ultimo, potrà ammettere a verbale la dichiarazione o i documenti prodotti, il tutto direttamente in aula senza bisogno di chiavette USB o "ingombranti" PC portatili.

Nella descrizione della procedura attuabile è stata volutamente non prevista quale tassativa la firma digitale dei documenti, come altrimenti disposto per il PTT, e ciò in considerazione della particolare circostanza in cui essa avviene, ossia durante l'udienza, e della presenza del collegio giudicante: la dichiarazione resa a verbale o i documenti ammessi sono direttamente autorizzati dal giudice e le firme digitali apposte al verbale ingloberanno in quest'ultimo anche il materiale acquisito dalle parti, sostituendosi alle firme che normalmente devono essere apposte sul documento trasmesso via S.I.Gi.T. per assicurarne l'integrità e la paternità;

La possibilità di servirsi di tali programmi potrà essere coltivata nel PTT in sede della verifica biennale prevista dall'art. 14 d.m. 4 agosto 2015, nell'ottica di consentire una maggiore snellezza della verbalizzazione, ma con l'apposizione di alcuni limiti per evitare il mancato rispetto delle regole del contraddittorio ed evitare che tale prassi sconfini in un tentativo di remissione in termini in caso di inosservanza dell'art. 32 d.lgs. n. 546/1992 in ordine al deposito di memorie.

Sottoscrizione a cura delle parti e soggetti non muniti di firma digitale, possibile modifica rispetto all'art. 15 d.m. n. 163/2013:

• sebbene allo stato attuale sia ritenuta preferibile la modalità di stampa del verbale ed apposizione della firma da parte del soggetto non munito di firma digitale, con successiva scansione e deposito a cura del Segretario, tale operazione potrebbe portare ad impedimenti nello svolgimento dell'udienza in ordine alla poca snellezza della procedura;
• si potrebbe risolvere la questione mediante l'apposizione a verbale della declaratoria di impossibilità alla sottoscrizione per carenza di firma digitale (di cui all'art. 126 comma 2 c.p.c.) ed indicazione che il verbale riletto alla parte viene da questa considerato come sottoscritto;
• in ogni caso giova ricordare che per Giurisprudenza unanime (cfr. Cass. n. 8874/2011) le questioni circa la mancata firma da parte di soggetti terzi non sono motivo di nullità del verbale, ma soltanto danno adito ad un'eventuale irregolarità dello stesso (senza previsioni di specifiche sanzioni per l'inosservanza), che farà comunque prova sino a querela di falso;
• si ritiene dunque di poter utilizzare senza problematiche di alcun genere la modalità di sottoscrizione “virtuale” onde evitare la formazione di un documento di natura mista.

Verbalizzazione automatica multimediale, possibile modifica rispetto all'art. 15 d.m. n. 163/2013:

• La verbalizzazione di tipo multimediale consentirebbe la redazione di un verbale costituito da un file multimediale, comprensivo di una parte di testo ed una parte di contenuto audio; le due parti risulterebbero coerenti l'una all'altra per l'utilizzo di un protocollo di tipo “automatic speech recognition” (ASR);
• tale esigenza viene sentita in particolare nei procedimenti penali, con particolare riferimento all'istruttoria, ma altresì consente di operare una verbalizzazione integrale di quanto esposto dalle parti senza dover affrontare particolari costi;
• allo stato tuttavia, l'utilizzo del verbale multimediale pare ancora sperimentale a causa delle potenziali difficoltà del sistema ASR in relazione all'uso di terminologie infrequenti, alle inflessioni dialettali o specifici difetti di pronuncia personali;
• l'utilizzo del verbale multimediale risulta, tuttavia, interessante poiché consentirebbe oltre all'automatica verbalizzazione integrale di quanto esposto dalla parti, anche l'inclusione nel documento di elementi multimediali audiovisivi, nei limiti ammessi dalla normativa del processo tributario, soprattutto per quanto riferibile alla produzione di prove e/o testimonianze;
• tale possibilità pare allo stato piuttosto lontana e difficilmente percorribile sia per questioni di carattere pratico non essendo stata raggiunta una piena sperimentazione da cui attingere dati, sia per questioni di carattere normativo-tecnico, dovendosi apportare una variazione alle specifiche tecniche in ordine ai formati dei file ammessi nel PTT.

La redazione del verbale d'udienza è un momento particolarmente delicato, poiché attiene alla verbalizzazione di quanto accade nell'udienza, in camera di consiglio o pubblica.

Il contenuto di quanto verbalizzato è da intendersi provato a tutti gli effetti di legge sino alla proposizione di querela di falso ed alla successiva emissione di sentenza che attesti la non corrispondenza al vero di quanto verbalizzato.

Nell'ambito del PTT la normativa consente una duplice modalità di verbalizzazione, ovvero la redazione di un verbale integralmente digitale ed in subordine la possibilità di stampare un verbale analogico che verrà poi scansionato a cura della segreteria della CT.

Il verbale viene in ogni caso conservato nel fascicolo telematico e risulta immediatamente visibile dalle parti medianti accesso al SIGIT.

Le modalità alternative di formazione del verbale di udienza proposte, se recepite in futuro, permetterebbero una più immediata redazione dello stesso, attraverso la diretta partecipazione delle parti, oltre ad ampliare la possibilità di formati digitali utilizzabili.