Copia informatica per immagine di provvedimenti analogici privi della firma digitale del Cancelliere

In tema di comunicazioni e notificazioni di Cancelleria, la comunicazione telematica di un provvedimento del Giudice emesso in formato cartaceo, effettuata in data antecedente all'entrata in vigore del comma 9-bis dell'art. 16-bis d.l. n. 179/2012, seppur priva della firma digitale del Cancelliere, deve ritenersi validamente avvenuta, ai fini della decorrenza del termine perentorio di trenta giorni di cui all'art. 702-quater c.p.c., in presenza dell'attività del Cancelliere consistita nel trasmettere all'indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario il testo integrale dell'ordinanza, comprensivo del dispositivo e della motivazione, in maniera che vi sia comunque certezza che il provvedimento sia stato portato a compiuta conoscenza delle parti e sia altresì certa la data di tale conoscenza.

Al termine di un procedimento sommario di cognizione, in data 21 gennaio 2014, la Cancelleria comunica ai difensori l'ordinanza di cui al comma 6 dell'art. 702-ter c.p.c. che, ai sensi dell'art. 702-quater c.p.c., acquista efficacia di giudicato se non appellata «entro 30 giorni dalla sua comunicazione o notificazione».

Il provvedimento è comunicato dalla cancelleria in copia informatica per immagine, ottenuta dalla scansione dell'originale analogico formato dal magistrato. Il file inviato è privo di qualsiasi sottoscrizione digitale, trattandosi di un “semplice” file pdf.

La parte soccombente propone appello quando il termine di 30 giorni dalla comunicazione è già scaduto, ma sostiene la tempestività dell'impugnazione, deducendo l'inidoneità della comunicazione 21 gennaio 2014 a far decorrere il termine breve, a causa della mancata sottoscrizione del provvedimento allegato da parte del Cancelliere, come richiesto dall'art. 15, comma 4, d.m. n. 44/2011, come modificato dal d.m. 15 ottobre 2012, n. 209.

Sulla base di una certificazione di Cancelleria attestante l'invio della comunicazione e l'estrazione del provvedimento allegato dal fascicolo informatico, l'appello viene dichiarato inammissibile per tardività. La parte soccombente propone ricorso in cassazione sostenendo la nullità della comunicazione 21 gennaio 2014, in quanto il provvedimento allegato, ottenuto per scansione di un originale analogico, avrebbe necessitato, per la sua validità, della firma digitale del Cancelliere.

La questione specifica attiene alla validità del documento informatico inviato con la comunicazione di Cancelleria, ove lo stesso consista nella copia informatica per immagine, ottenuta attraverso la scansione di un provvedimento redatto in originale su supporto analogico/cartaceo, copia che non sia stata sottoscritta digitalmente dal Cancelliere. Conseguentemente, l'idoneità o meno di questo tipo di comunicazione di Cancelleria a far decorrere il termine breve per la proposizione dell'appello.

Preliminarmente va evidenziato come la questione riassunta abbia perso di attualità, a seguito dell'introduzione del comma 9-bis all'art. 16-bis d.l. n. 179/2012: in particolare, l'art. 52 d.l. 25 giugno 2014, n. 90 ha previsto espressamente, nel suddetto comma, che le copie informatiche, anche per immagine, di atti e provvedimenti presenti nei fascicoli informatici «equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all'originale». Questo a decorrere dal 25 giugno 2014, epoca successiva alla comunicazione di cui alla sentenza in commento.

Il 21 Gennaio 2014 (data della comunicazione in questione), invece, la normativa rilevante era costituita dagli artt. 136 c.p.c., 45 disp. att. c.p.c. (come modificati dall'art. 16 d.l. n. 179/2012) e 15, comma 4, d.m. n. 44/2011, come modificato dall'art. 2 d.m. 15 ottobre 2012, n. 209.

Alla luce del suddetto quadro normativo, la comunicazione di Cancelleria a mezzo PEC (nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, trasmissione e ricezione dei documenti informatici) si sarebbe dovuta presentare come un messaggio di posta elettronica certificata proveniente dal Tribunale mittente, contenente nel corpo del messaggio tutte le informazioni di cui all'art. 45 disp. att. c.p.c. e con allegato un file costituente il documento informatico recante provvedimento completo del testo integrale. In particolare, tale documento sarebbe potuto consistere in una copia informatica o nel duplicato del provvedimento del Giudice: ai sensi dell'art. 15 d.m. n. 44/2011, in caso di copia informatica per immagine di provvedimento originariamente analogico, il documento informatico avrebbe dovuto presentare la firma digitale del Cancelliere. In tema di deposito dell'atto del processo da parte dei soggetti abilitati interni, infatti, il comma 4 dell'art. 15 d.m. n. 44/2011 prevede che: «Se il provvedimento del magistrato è in formato cartaceo, il cancelliere o il segretario dell'ufficio giudiziario ne estrae copia informatica nei formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34 e provvede a depositarlo nel fascicolo informatico, apponendovi la propria firma digitale».

Il deposito del provvedimento nel fascicolo informatico da parte del Cancelliere, previa apposizione della propria firma digitale, appare un prius rispetto alla comunicazione che, nel caso di specie, non è stato attuato dalla Cancelleria, che ha provveduto alla scansione del documento analogico ed al deposito della copia informatica senza apposizione della firma digitale.

Secondo la pronuncia in commento, questo sviamento dal procedimento tecnico previsto dalla normativa regolamentare per l'acquisizione nel fascicolo informatico dei provvedimenti nativi antologici non inficia la validità ed efficacia del provvedimento stesso e della conseguente comunicazione di Cancelleria.

Ciò, nonostante la norma tecnica fosse stata modificata nell'Ottobre 2012 dal d.m. 15 ottobre 2012, n. 209, nel senso di rendere generale il precetto dell'apposizione della firma digitale del Cancelliere che depositi nel fascicolo informatico la copia per immagine del provvedimento analogico del magistrato (in precedenza, infatti, il comma 4 dell'art. 15 d.m. n. 44/2012 subordinava l'apposizione della firma digitale del Cancelliere ad apposita previsione - «e vi appone la sua firma digitale, ove previsto»).

La pronuncia si pone in continuità con l'indirizzo assunto dalla Suprema Corte di Cassazione di limitare al minimo la rilevanza del mancato rispetto della normativa tecnica inerente la sottoscrizione, trasmissione e ricezione dei documenti informatici, quando la mancanza non sia idonea ad incidere sul diritto di difesa della parte e dell'integrità del contraddittorio.

Nel caso di specie, anche sulla base di apposita certificazione di cancelleria, acquisita dalla Corte d'Appello, la Cassazione non pone in dubbio che il provvedimento comunicato provenga dal fascicolo informatico e sia equivalente all'originale ivi esistente, ritenendo la sottoscrizione digitale del Cancelliere inutile al fine e sostituendo la fede privilegiata data dall'apposizione della firma digitale con la certezza della provenienza del documento.

In tal senso appare coerente il richiamo a Cass., sez. VI-3, 22 febbraio 2016, n. 3386, che, argomentando analogamente in relazione al documento informatico allagato ad una comunicazione di Cancelleria, l'ha ritenuto per ciò stesso conforme all'originale, nonostante il suo deposito (immagino in forma analogica) fosse accompagnato da una formula di attestazione di conformità non del tutto consapevole.

Superato l'ostacolo della validità del documento informatico allegato alla comunicazione, anche a mezzo della documentazione rilasciata dalla Cancelleria circa le attività compiute (art. 57 c.p.c.), è fuori dubbio che il difensore abbia avuto piena conoscenza del testo completo del provvedimento, essendo stato messo in grado di svolgere in pienezza la propria attività difensiva, senza alcuna limitazione derivante dalla mancata sottoscrizione del provvedimento stesso.

Resta, sicuramente, il fatto che il legislatore ha, successivamente, sentito l'esigenza di precisare che i documenti informatici provenienti dal fascicolo informatico equivalgono agli originali in ogni caso, anche se privi della sottoscrizione digitale del Cancelliere di attestazione di conformità (art. 16-bis, comma 9-bis, d.l. n. 179/2012).

Può dirsi, forse, che la sottoscrizione prevista dall'art. 15, comma 4, d.m. n. 44/2011 abbia uno scopo diverso da quella per attestazione di conformità all'originale analogico da cui la copia informatica per immagine è tratta di cui al comma 9-bis? Che attenga alla validità della serie procedimentale prevista per il deposito nel fascicolo di tale documento informatico e non alla attestazione della sua provenienza?

Forse c'è una differenza fra le due disposizioni, ma sicuramente viene da pensare che la normativa tecnica abbia, nel caso di specie, debordato dalla propria competenza, andando a prefigurare un'ipotesi di invalidità dell'atto (privo di firma digitale del Cancelliere) che non rientra fra i compiti che le sono stati demandati dalla normativa primaria (art. 4 d.l. n. 193/2009). Una disposizione da disapplicare, in sostanza, perché confliggente con altra normativa di rango primario, come fu con la previsione del limite delle ore 14 per il deposito tempestivo degli atti da parte dei difensori.

Il costante orientamento nomofilattico volto a limitare la rilevanza giuridica e pratica delle procedure tecniche da seguire per la corretta alimentazione del fascicolo informatico, porta a ritenere che sarebbe utile una revisione della normativa di cui al d.m. n. 44/2011 per eliminare tanti adempimenti tecnici (come la previsione di questa sottoscrizione o, ad esempio, quella del file .xml nel deposito degli atti di parte, che incide sulla forma e la struttura dell'atto di parte) che, privi di reale utilità pratica (anche sotto il profilo informatico), rischiano di ingenerare false prospettive interpretative destinate a cedere di fronte all'applicazione dei principi di strumentalità delle forme e raggiungimento dello scopo degli atti e dei procedimenti.

Un'ultima notazione: dalla riconosciuta autorità della provenienza dei documenti informatici dai fascicoli elettronici, tale per cui la loro equivalenza agli originali sembra essere in re ipsa (con ogni conseguenza anche sulle tecniche di conservazione dei documenti stessi che la soluzione fa presupporre), dovrebbe trarsi la conseguenza, da prevedere anche con apposita norma simile a quella del comma 9-bis, dell'art. 16-bis d.l. n. 179/2012, che ogni documento informatico, di qualsiasi tipo, presente nei fascicoli informatici di Cancelleria tenuti dal Ministero della Giustizia, è considerato conservato in maniera equivalente ai (e rispettosa dei) processi di conservazione a norma.

Questo toglierebbe dalle relative ambasce tutti i soggetti legittimati esterni, nell'attesa che il Ministero faccia quanto necessario perché effettivamente tali documenti siano sottoposti ad un vero processo di conservazione come previsto dalla legge.