Novità in tema di notificazioni e comunicazioni di atti a mezzo posta

La materia delle notificazioni (penali, civili e amministrative, nonché quelle relative alle violazioni delle norme del Codice della strada) a mezzo posta è disciplinata, nonché - per gli aspetti di carattere generale - dall'art. 149 c.p.c., dalla legge 20 novembre 1982, n. 890 e dal d.lgs. 22 luglio 1999, n. 261.

A queste ultime due fonti normative sono state assai recentemente apportate significative modifiche, che, per gli aspetti di principio, sono consistite nella liberalizzazione del servizio (già attribuito in esclusiva a Poste Italiane s.p.a.) e, per gli aspetti concreti, in una disciplina delle notificazioni e comunicazioni a mezzo posta parzialmente differente rispetto a quella originaria.

Mediante la legge 4 agosto 2017, n. 124 (legge annuale per il mercato e la concorrenza) è stato avviato il processo di liberalizzazione, mediante la «soppressione» della norma che assicurava il monopolio del servizio a Poste Italiane s.p.a..

Mediante la stessa legge e la successiva legge 27 dicembre 2017, n. 205 (cd. legge di stabilità 2018) si sono dettate norme di attuazione al suddetto processo di liberalizzazione.

Mediante il d.m. (Ministero dell'Interno) 18 dicembre 2017, sono state dettate norme per la notifica a mezzo PEC dei verbali di violazione delle norme del codice della strada.

i) Nella sua versione originaria, l'art. 4, comma 1 lett. a), del d.lgs. n. 261/1999 sanciva che erano affidati in via esclusiva al «fornitore del servizio universale» (dapprima Ente Poste, indi Poste Italiane s.p.a.) gli «invii raccomandati attinenti alle procedure amministrative e giudiziarie» (dove per procedure amministrative si dovevano intendere quelle «riguardanti l'attività della pubblica amministrazione e le gare ad evidenza pubblica»).

Nella versione novellata dal d.lgs. 31 marzo 2011, n. 58, venivano esclusi dal novero degli atti «riservati» al fornitore del servizio universale gli invii raccomandati attinenti alle procedure amministrative, venendo fatti oggetto di affidamento in via esclusiva al predetto fornitore, «per esigenze di ordine pubblico», unicamente a) i servizi inerenti le notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari di cui alla legge n. 890/1982; b) i servizi inerenti le notificazioni a mezzo posta di cui all'art. 201 del d.lgs. 30 aprile 1992, n. 285 (codice della strada – C.d.S.).

ii) Nel recente periodo,è intervenuta in materia la legge 4 agosto 2017, n. 124 (legge annuale per il mercato e la concorrenza), che ha abrogato l'art. 4 del d.lgs. n. 261/1999, con decorrenza dal 10 settembre 2017; con la conseguente soppressione dell'attribuzione in esclusiva a Poste Italiane S.p.A. dei servizi appena sopra ricordati.

Tuttavia, i concreti effetti della riforma sono stati rinviati al momento in cui saranno determinati (da parte dell'AGCOM, sentito il Ministero della Giustizia) i requisiti e gli obblighi per il rilascio delle licenze individuali necessarie per lo svolgimento dei servizi di posta privata.

Nelle more (il termine – novanta giorni dall'entrata in vigore della legge n. 124/2017, vale a dire dal 29 agosto 2017 – dato all'AGCOM per provvedere è già inutilmente, per ciò che consta, scaduto), il servizio in questione continuerà a poter essere assicurato soltanto da Poste Italiane s.p.a..

iii) Successivamente alla legge n. 124/2017, al fine di dare compiuta attuazione al processo di liberalizzazione del servizi in questione e di assicurare sia l'effettività dei risparmi di spesa derivanti da tale processo, sia l'efficiente svolgimento del servizio di notificazione a mezzo posta «a tutela della funzionalità dell'amministrazione giudiziaria e della finanza pubblica», sono intervenute le necessarie modifiche alla legge n. 890/1982 con riferimento alle notificazioni penali, civili e amministrative e, per quanto inerente a quelle relative al codice della strada (C.d.S.), è stato anche emesso apposito decreto del Ministero dell'Interno (d.m. 18 dicembre 2017, in G.U. n. 12 del 16 gennaio 2018), che è diventato operativo a far tempo dall'1 febbraio 2018.

Da tale data i verbali di violazioni al C.d.S. potranno essere notificati, oltre che a mezzo posta, a mezzo PEC (circa le forme del messaggio ed i relativi allegati si fa rinvio ai disposti del citato d.m.), laddove, ovviamente, il destinatario sia provvisto di PEC.

iv) Le modifiche alla legge n. 890/1982 («Notificazioni di atti a mezzo posta e di comunicazioni a mezzo posta connesse con la notificazione di atti giudiziari») sono state introdotte dalla legge (cd. legge di stabilità) 27 dicembre 2017, n. 205 e sono tutte contenute nel comma 461 dell'art. 1 (articolo unico) di tale legge.

In parte si tratta di modifiche necessitate dall'avvenuta (almeno per gli aspetti di principio) liberalizzazione del servizio di notificazioni e comunicazioni a mezzo posta e nella parte restante si tratta di modifiche di disciplina.

Deve essere sottolineato che il dies a quo dell'applicabilità di pressoché tutte le modifiche della legge n. 890/1982 è stato fissato nella data di entrata in vigore del provvedimento del Ministero dello sviluppo economico che recherà disciplina delle procedure per il rilascio delle licenze per il servizio notifiche, di cui all'art. 5, comma 2, secondo periodo (introdotto dalla legge n. 124/2017), del d.lgs. n. 261/1999.

Le disposizioni relative ai casi di smarrimento degli avvisi di ricevimento e dei pieghi postali (sub punto vi) del successivo § 3.) saranno, invece, applicabili a decorrere dall'1 giugno 2018.

Per gli aspetti di principio, la l. n. 205/2017 ha ribadito (in prima istanza aveva già provveduto la legge n. 124/2017) il venir meno del monopolio di Poste Italiane s.p.a. in relazione al servizio di notificazione e comunicazione di atti giudiziari (penali, civili e amministrativi), sancendo che il servizio deve essere erogato da operatori postali in possesso della licenza di cui all'art. 5, comma 2, secondo periodo (introdotto dalla legge n. 124/2017), del d.lgs. n. 261 del 1999 e deve rispettare gli obblighi di qualità minima stabiliti dall'AGCOM.

Ai fini della notificazione a mezzo posta, qualunque riferimento della legislazione vigente all'ufficio postale per mezzo del quale è effettuata la spedizione si intende riferito al «punto di accettazione», mentre qualunque riferimento all'ufficio postale preposto alla consegna si intende riferito al «punto di deposito».

Tutte le persone addetteaiservizi di notificazione debbono ritenersi rivestire la qualità di pubblici ufficiali.

i) Principio della scissione degli effetti della notifica.

É stato (ulteriormente, essendovene già previsione nell'art. 149, comma 3, c.p.c.) codificato il principio della scissione degli effetti della notifica più volte statuito dalla Consulta (sentenze n. 477/2002 e n. 28/2004), con l'espressa previsione che la notificazione si perfeziona, per il notificante, all'atto del compimento delle «formalità a lui direttamente imposte dalle vigenti disposizioni».

ii) Speciale modulistica.

Le buste ed i moduli da utilizzare da parte degli ufficiali giudiziari per la notificazione degli atti a mezzo del servizio postale e per le comunicazioni a mezzo di lettera raccomandata connesse con la notificazione di atti giudiziari dovranno essere conformi non più al modello prestabilito dall'Amministrazione postale, bensì al modello approvato dall'AGCOM, sentito il Ministero della giustizia.

iii) Indicazioni sulla busta in caso di notificazioni in corso di procedimento.

Nulla è stato innovato per le notificazioni di atti in materia civile e amministrativa effettuate prima dell'iscrizione a ruolo della causa o del deposito del ricorso (l'avviso di ricevimento (in seguito: a.r.) dovrà continuare ad indicare come mittente la parte istante o il suo procuratore quando sia stato già nominato).

Sono state, invece, aggiornate le indicazioni da inserire sulla busta per ciò che concerne le notificazioni in materia penale e per quelle in materia civile e amministrativa effettuate in corso di procedimento. In tal caso, sull'a.r. e sul piego dovranno essere indicati come mittenti, con indicazione dei relativi indirizzi, ivi compreso l'indirizzo di PEC ove il mittente sia obbligato per legge a dotarsene, la parte istante o il suo procuratore o l'ufficio giudiziario, a seconda di chi abbia fatto richiesta della notificazione. In ogni caso il mittente che non sia gravato dall'obbligo di dotarsi dell'indirizzo di PEC può sempre indicare un indirizzo di PEC ai fini della trasmissione della copia dell'avviso di ricevimento.

iv) Facoltà dell'operatore postale nei casi di modulistica non conforme al prescritto.

É stata prevista la facoltà, da parte dell'operatore postale, di richiedere una nuova compilazione dell'a.r. o il riconfezionamento del piegoche risultino effettuati in modo non conforme alla modulistica approvata dall'AGCOM, con l'attribuzione allo stesso operatore dell'ulteriore facoltà di rifiutare l'esecuzione del servizio in caso di inadempienza da parte del mittente.

v) Computo dei termini.

Il computo dei termini deve essere effettuato a partire dalla data di consegna del piego all'ufficio postale risultante dall'a.r. e, qualora la data non risulti o sia comunque incerta, «da quanto attestato» (testo previgente: «dal bollo apposto sull'avviso») sull'avviso medesimo dall'ufficio postale che lo restituisce.

vi) Smarrimento dell'avviso di ricevimento o del plico postale.

Con riguardo ai casi di smarrimentodell'avviso di ricevimento o del plico postale, non si registrano novità in punto di corresponsione di un indennizzo, che è dovuto soltanto se la cosa smarrita sia il plico postale. La sola modifica riguarda la misura di tale indennizzo, che dovrà essere stabilita dall'AGCOM.

In caso di smarrimento dell'a.r., l'operatore postale sarà tenuto a rilasciare al mittente, senza spese, un duplicato dello stesso, o altro documento comprovante il recapito del piego in formato cartaceo ed a farlo avere al mittente.

Qualora quest'ultimo abbia indicato un indirizzo di PEC, l'operatore postale dovrà formare una copia per immagine su supporto analogico dell'avviso secondo le modalità prescritte dall'art. 22 del CAD (d.lgs. n. 82/2005), provvedendo, entro tre giorni dalla consegna del piego al destinatario, a trasmettere con modalità telematiche la copia dell'avviso al mittente.

In alternativa, l'operatore postale potrà generare l'avviso direttamente in formato elettronico ai sensi dell'art. 21 del CAD, trasmettendolo secondo le modalità ricordate più sopra.

L'originale dell'a.r. trasmesso in copia dovrà essere conservato presso l'operatore postale, dove il mittente potrà ritirarlo.

vii) Modalità di consegna del piego.

Sono stati riscritti sia l'art. 7 che l'art. 8 della l. n. 890/1982, aventi ad oggetto le modalità di consegna del piego e gli effetti delle condotte del destinatario o delle persone abilitate a riceverlo.

Nell'attualità, in punto di consegna, dovranno essere osservate le seguenti regole:

a) L'operatore postale dovrà fare consegna del piego nelle mani proprie del destinatario, anche se dichiarato fallito (il testo previgente è rimasto immutato).

b) Nei casi di impossibilità di fare la consegna personalmente al destinatario, il piego dovrà essere consegnato, nel luogo indicato sulla busta che contiene l'atto da notificare, a persona di famiglia che conviva anche temporaneamente con lui ovvero addetta alla casa ovvero al servizio del destinatario, purché il consegnatario non sia persona manifestamente affetta da malattia mentale o abbia età inferiore a quattordici anni. Qualora manchino tutte tali persone, il piego potrà essere consegnato al portiere dello stabile ovvero a persona che, vincolata da rapporto di lavoro continuativo, sia comunque tenuta alla distribuzione della posta al destinatario (il testo previgente è rimasto immutato).

c) L'a.r. ed i documenti attestanti la consegna (il testo previgente recava la dizione «registro di consegna») dovranno essere sottoscritti dalla persona alla quale è consegnato il piego e, quando la consegna sia effettuata a persona diversa dal destinatario, la firma dovrà essere seguita, su entrambi i menzionati documenti, dalla specificazione della qualità rivestita dal consegnatario, con l'aggiunta, se trattasi di familiare, dell'indicazione di convivente anche se temporaneo (il testo previgente è rimasto immutato, salva la precisazione riportata nella precedente parentesi).

viii) Rifiuto della consegna o della sottoscrizione.

Se il destinatario o le persone alle quali può farsi la consegna rifiutano di firmare l'a.r. pur ricevendo il piego, ovvero se il destinatario rifiuta il piego stesso o di firmare documenti attestanti la consegna, il che equivale a rifiuto del piego, l'operatore postale dovrà farne menzione sull'a.r., indicando, se si tratti di persona diversa dal destinatario, il nome ed il cognome della persona che rifiuta di firmare nonché la sua qualità e dovrà apporre la data e la propria firma sull'a.r., restituendolo subito al mittente in raccomandazione, unitamente al piego nel caso di rifiuto del destinatario di riceverlo.

Analogamente, la prova della consegna dovrà essere fornita dall'addetto alla notifica nel caso di impossibilità o impedimento determinati da analfabetismo o da incapacità fisica alla sottoscrizione (il testo previgente è rimasto immutato, peraltro con la precisazione che all'attestazione, da parte dell'addetto alla notifica, di avvenuta consegna al soggetto impossibilitato o impedito viene espressamente data valenza di prova).

ix) Impossibilità di consegna del piego. Formalità da osservare per il perfezionamento della notifica.

a) Se le persone abilitate a ricevere il piego in luogo del destinatario rifiutano di riceverlo, ovvero se l'operatore postale non possa recapitarlo per temporanea assenza del destinatario o per mancanza, inidoneità o assenza delle suddette persone, il piego dovrà essere depositato lo stesso giorno presso il punto di deposito più vicino al destinatario (il testo previgente è rimasto immutato, con la specificazione, peraltro, che il punto di deposito deve essere quello più vicino, evidentemente allo scopo di favorire il ritiro).

b) Per il ritiro della corrispondenza inesitata l'operatore postale di riferimento dovrà assicurare la disponibilità di un adeguato numero di punti di giacenza o modalità alternative di consegna della corrispondenza stessa al destinatario, secondo criteri e tipologie definite dall'AGCOM, tenuto conto delle esigenze di riservatezza, sicurezza, riconoscibilità ed accessibilità richieste dalla natura del servizio e, in ogni caso, dovrà essere assicurata la diretta supervisione e responsabilità dell'operatore postale, presso i punti di giacenza o sulle modalità alternative di consegna della corrispondenza inesitata, in relazione alla custodia ed alle altre attività funzionali al ritiro o alla consegna degli invii (disposizioni, quelle appena riportate, del tutto nuove).

c) Del tentativo di notifica del piego e del suo deposito dovrà essere data notizia al destinatario, a cura dell'operatore postale, mediante avviso in busta chiusa a mezzo lettera raccomandata con a.r., che, in caso di assenza del destinatario, dovrà essere affisso alla porta d'ingresso oppure immesso nella cassetta della corrispondenza dell'abitazione, dell'ufficio o dell'azienda.

L'avviso dovrà contenere le seguenti indicazioni: 1) soggetto che ha richiesto la notifica e del suo eventuale difensore, 2) ufficiale giudiziario cui la notifica è stata richiesta e numero di registro cronologico corrispondente, 3) data di deposito e indirizzo del punto di deposito, 4) espresso invito al destinatario a provvedere al ricevimento del piego a lui destinato mediante ritiro dello stesso entro il termine massimo di sei mesi, con l'avvertimento che la notificazione si ha comunque per eseguita trascorsi dieci giorni dalla data di spedizione della lettera raccomandata informativa (nel testo previgente era previsto: «trascorsi dieci giorni dalla data del deposito») e che, decorso inutilmente anche il predetto termine di sei mesi, l'atto sarà restituito al mittente.

d) La notificazione si ha per eseguita dalla data del ritiro del piego, se anteriore al decorso del termine di dieci giorni di giacenza. In tal caso, l'impiegato del punto di deposito lo dichiara sull'a.r. che, datato e firmato dal destinatario o dal suo incaricato che ne ha curato il ritiro, entro due giorni lavorativi dovrà essere spedito al mittente in raccomandazione (il testo previgente è rimasto immutato, salvo che per la precisazione che, in caso di ritiro prima dello scadere del termine di dieci giorni di giacenza, l'impiegato deve tenere la condotta precedentemente descritta).

e) Trascorsi dieci giorni dalla data di spedizione della lettera raccomandata sub c), senza che il destinatario o un suo incaricato ne abbia curato il ritiro, entro due giorni lavorativi (nel testo previgente era previsto: «immediatamente») l'a.r. dovrà essere spedito al mittente in raccomandazione, con annotazione in calce, sottoscritta dall'operatore postale, della data dell'avvenuto deposito e dei motivi che l'hanno determinato, dell'indicazione «atto non ritirato entro il termine di dieci giorni» e della data di restituzione.

Trascorsi sei mesi dalla data in cui il piego è stato depositato, il piego stesso è restituito al mittente in raccomandazione con annotazione in calce, sottoscritta dall'operatore postale, della data dell'avvenuto deposito e dei motivi che l'hanno determinato, dell'indicazione 'non ritirato entro il termine di sei mesi (nel testo previgente: «centottanta giorni») e della data di restituzione.

f) Fermi tutti i termini precedentemente indicati, l'operatore postale potrà consentire al destinatario di effettuare il ritiro digitale dell'atto non recapitato assicurando l'identificazione del consegnatario ed il rilascio da parte di quest'ultimo di un documento informatico recante una firma equipollente a quella autografa (previsione totalmente nuova).

x) Data della notifica.

Qualora la data delle eseguite formalità manchi sull'a.r. o sia, comunque, incerta, la notificazione si ha per eseguita alla data risultante da quanto riportato sull'avviso stesso (nel testo previgente il riferimento era alla data risultante dal bollo di spedizione dell'avviso).

xi) Restituzione al mittente degli invii non seguiti da consegna, perché impossibile.

Fermo restando quanto previsto dall'art. 201, comma 3, d.lgs. n. 285/1992, dovranno essere restituiti al mittente in raccomandazione con indicazione del motivo del mancato recapito gli invii che non possono essere consegnati, essendo il destinatario sconosciuto o trasferito o irreperibile o deceduto oppure per inesattezza o insufficienza o inesistenza dell'indirizzo (previsione totalmente nuova).

xii) Notificazione di atti aventi a mittenti le P.A.

Le norme sulla notificazione degli atti giudiziari a mezzo della posta saranno applicabili alla notificazione degli atti adottati dalle P.A. di cui all'art. 1, comma 2, del d.lgs. n. 165/2001 e succ. modif. (il testo previgente faceva riferimento al d.lgs. n. 29/1993), da parte dell'ufficio che adotta l'atto stesso.

xiii) Rinvio alle disposizioni internazionali.

Nella legge n. 890/1982 è stato introdotto l'art. 16-bis, ove è previsto che, per quanto da essa non disciplinato, dovranno essere applicate le «disposizioni internazionali vigenti tra gli Stati».

Risulta non ripetuta la proposizione contenuta nell'ultimo comma dell'art. 7 della legge n. 890/1982, secondo cui nelle ipotesi in cui il piego non fosse stato consegnato personalmente al destinatario, l'addetto alla notifica aveva l'obbligo di dare notizia al destinatario medesimo, mediante lettera raccomandata, dell'avvenuta notificazione dell'atto.

In altri termini, è stato soppresso l'obbligo di invio della raccomandata cd. informativa.

Non risultano essere state introdotte modifiche alla legge 21 gennaio 1994, n. 53 e succ. modif..

Di conseguenza, per le notificazioni eseguite dagli avvocati a mezzo del servizio postale dovranno continuare ad essere osservate le formalità specificate negli artt. 2 e 3 della legge citata.

Tuttavia, si dovrà tenere in conto sia che l'art. 3, comma 3, l. cit. dispone che per il perfezionamento della notificazione e per tutto quanto non previsto dalla disposizione (id est: l'art. 3) si dovranno applicare, per quanto possibile, gli artt. 4 ss. della l. n. 890/1982, sia che gli speciali modelli di buste e moduli per a.r. di cui vi è cenno nell'art. 2 l. n. 53/1994 dovranno essere resi conformi non più al modello prestabilito dall'Amministrazione postale, bensì, analogamente a quanto previsto per ogni altra notifica a mezzo posta, dall'AGCOM.