Assemblea (adempimenti preliminari)

Uno dei primi incombenti nello svolgimento della riunione condominiale è costituito dalla nomina del presidente e del segretario dell'assemblea, anche se non esiste alcuna disposizione di legge che obbliga l'organismo deliberante in tal senso.

Le uniche norme che prevedevano tali soggetti avrebbero potuto rinvenirsi, rispettivamente, nell'art. 67, comma 3, disp. att. c.c. e, sia pure per implicito, nell'art. 1136, comma 7, c.c.

In proposito, la Riforma del 2013 ha espunto, quanto alla prima disposizione, la figura del presidente che, in mancanza di designazione del rappresentante in assemblea da parte dei comproprietari di un'unità immobiliare appartenente in proprietà indivisa a più persone, doveva provvedere “per sorteggio” - soluzione, quest'ultima, molto più veloce e pratica - laddove ora si prevede soltanto che tale designazione da parte degli interessati avvenga “a norma dell'art. 1106” c.c. (contemplando, in difetto, un eventuale intervento dell'autorità giudiziaria in sede di volontaria giurisdizione).

La seconda disposizione è cambiata nel senso che, prima, la redazione del processo verbale - da trascriversi nel registro tenuto dall'amministratore (espressamente contemplato nel n. 7 dell'art. 1130 c.c.) -riguardava le “deliberazioni”, laddove, oggi, si riferisce espressamente alle “riunioni”, facendo intendere che la verbalizzazione sia imposta anche qualora l'assemblea vada deserta e non si adotti alcuna valida decisione.

Comunque, le suddette figure del presidente e del segretario - mutuate dalle assemblee per le società di capitali (v., ad esempio, gli artt. 2363, 2371, 2375, 2379 c.c.) - anche se non espressamente previste, svolgono funzioni diverse, che si rivelano, nella pratica, di grande importanza al fine del buon svolgimento dell'assemblea, e sono ormai considerate una vera “costante” nelle riunioni condominiali, coinvolgendo questioni che concernono le fasi preliminari allo svolgimento dell'assemblea medesima.

Per quanto concerne la nomina del presidente, sembra che possa considerarsi sufficiente il voto della maggioranza semplice degli intervenuti, ossia basandosi sul mero dato numerico e a prescindere dai millesimi, non rientrando la stessa nei quorum qualificati richiesti per i provvedimenti contemplati dall'art. 1136 c.c. (v. anche l'art. 2371 c.c., in tema di presidenza dell'assemblea nella società per azioni, dove si parla di mera “designazione”).

Chiunque può ricoprire la carica di presidente, cioè può esserlo un condomino o un terzo munito di delega, un terzo estraneo, mentre appare inopportuno che l'amministratore possa arrogarsi tale potere (v. appresso).

Il presidente ha, innanzitutto, il compito primario di constatare la validità della costituzione dell'assemblea, e, quindi, da un lato, verificare accuratamente che tutti i condomini o gli “aventi diritto”, - come prescrive il novellato comma 6 dell'art. 1136 c.c. - siano stati regolarmente e tempestivamente invitati alla riunione, e, dall'altro lato, che i condomini, presenti personalmente o per delega, permettano di raggiungere il quorum costitutivo e deliberativo (peraltro, ad avviso di Cass. civ., sez. II, 19 gennaio 1985, n. 140, l'irregolare costituzione dell'assemblea dei partecipanti non può essere provata in base ad una generica annotazione fatta in calce alla copia del verbale dell'assemblea inviata ai condomini assenti, richiedendosi al detto fine l'acquisizione particolareggiata e precisa di tutti gli elementi comprovanti l'esistenza del vizio denunciato).

In via preliminare, spetta, dunque, al presidente - sulla base dei documenti che l'amministratore ha messo a disposizione dei condomini o dello stesso presidente - acclarare:

a) se i presenti sono legittimati ad intervenire, rimanendo, invece, preclusa ogni indagine relativa alla validità dei titoli, in quanto l'aggiornamento della c.d. anagrafe condominiale è compito dell'amministratore (v., attualmente, l'art. 1130, n. 6, c.c.),

b) se i partecipanti hanno diritto di voto (allontanando eventuali terzi estranei alla compagine condominiale o esortando all'astensione quei condomini che si trovano in una situazione di conflitto di interessi), e

c) se vi sia il prescritto requisito (numerico e millesimale) per deliberare, e quant'altro.

In proposito, mette punto rammentare che, all'assemblea, non dovrebbe intervenire alcun terzo estraneo alla compagine condominiale, che non sia stato delegato da un condomino, in qualità di spettatore o di consulente - a meno che rivesta la carica di presidente, segretario o amministratore - tuttavia, tale presenza può, talvolta, rivelarsi opportuna, come nel caso dell'intervento di un legale che esponga la situazione di diritto prima di decidere se intentare o meno una lite nei confronti di un condomino oppure dell'intervento di un ingegnere che offra il suo parere in ordine alla fattibilità di determinati ingenti lavori da approvare.

Dunque, una volta conclusi i predetti controlli preliminari, riguardanti la verifica se i presenti abbiano diritto di intervenire all'assemblea, quale sia il loro numero e quanti millesimi rappresentino, una volta verificata la rituale convocazione (invito a tutti i soggetti legittimati, informazione preventiva sulle materie da discutere, osservanza del termine di preavviso), una volta accertata la regolare costituzione (in prima o seconda convocazione) dell'assemblea stessa ed una volta nominato il segretario, si passa al momento, per così dire, dinamico della riunione, quello che attiene allo svolgimento dell'assemblea, che registra come sue fasi imprescindibili quelle della discussione, della votazione e della decisione.

In quest'ottica, il presidente deve dirigere e condurre, in modo ordinato e proficuo, la discussione, cercando di circoscriverla nell'àmbito degli argomenti posti all'ordine del giorno, ed utilizzando i suoi poteri di disciplina, non escluso quello di sospendere temporaneamente la riunione - ad esempio, al fine di placare gli animi, acquisire un documento rilevante, sentire l'amministratore a chiarimenti, ecc. - per sollecitare la conclusione di interventi dei singoli partecipanti troppo lunghi o esulanti dall'oggetto della riunione condominiale.

Comunque, il presidente non può mai impedire ai condomini di esprimere, nel corso del dibattito, la loro opinione su argomenti indicati nell'avviso di convocazione, in quanto il condomino ha il diritto di rendere noto agli altri partecipanti le ragioni per cui ritiene di approvare o di rifiutare la proposta di deliberazione contenuta all'ordine del giorno (in quest'ordine di concetti, Cass. civ., sez. II, 11 maggio 1984, n. 2893, ha ritenuto annullabile, ai sensi dell'art. 1137 c.c., la delibera adottata se risulta che sia menomato l'esercizio di tale potere).

Appare preferibile seguire la discussione delle materie così come enumerate nell'ordine del giorno contenuto nell'avviso di convocazione, previa necessaria illustrazione dell'argomento in esso contenuto, ma nulla esclude la possibilità di cambiare, trattando prima alcuni argomenti e dopo altri, stabilendo sempre il modo ed i tempi della discussione.

Infine, il presidente deve mettere a verbale, in maniera succinta, l'esito della discussione e della votazione, e, al termine dell'assemblea, esaminare il verbale stesso - redatto dal segretario, v. appresso - e, quindi, controfirmarlo; in proposito, il n. 7) del novellato art. 1130 c.c. stabilisce che, nel registro dei verbali delle assemblee, siano annotate, altresì, «le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea (e) le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne ha fatto richiesta» (aggiungendo che, allo stesso registro, va allegato il regolamento di condominio, ovviamente qualora quest'ultimo sia stato adottato).

Il segretario può essere nominato dai condomini presenti o dallo stesso presidente, quale aiutante e in quanto tale depositario della sua fiducia - nulla esclude che lo stesso presidente potrebbe provvedere lui stesso alla stesura del verbale - e svolge una funzione meramente materiale, essendo il suo compito limitato alla redazione del verbale, su dettatura del presidente, anche se, talvolta, può coadiuvare il presidente nella direzione dell'assemblea e nello svolgimento di alcune formalità.

L'assemblea è costituita soltanto dai suoi partecipanti, tra i quali non è da annoverare il segretario, che deve soltanto documentare l'attività che vi si svolge mediante la redazione del verbale, il che non esclude, ovviamente, l'esperibilità di tutti i mezzi di gravame nelle ipotesi di incompleta o falsa verbalizzazione.

Tuttavia, l'odierno ultimo comma dell'art. 1136 c.c. prevede che «delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi nel registro tenuto dall'amministratore», il che induce a ritenere che l'ufficio di presidenza di cui sopra sia composto anche da un segretario (in mancanza di tale nomina, il verbale dovrà essere sottoscritto dai presenti).

Pacifico che la carica di segretario può essere ricoperta da un condomino o da un terzo munito di delega oppure da un terzo estraneo, l'unica questione che si è posta al riguardo è quella se l'amministratore possa svolgere (anche o solo) la funzione di segretario.

La soluzione negativa potrebbe fondarsi su ragioni di opportunità, che sconsiglierebbero di cumulare nella stessa persona la qualifica di legale rappresentante del condominio e segretario dell'organismo deliberante, sussistendo, in pratica, il timore di un'attività di influenza da parte dell'amministratore se interpellato dal presidente o dai partecipanti, oppure di una sua soggettiva stesura del verbale, ossia non rispettante il reale volere dei condomini presenti.

Tuttavia, alla luce delle peculiari funzioni svolte dal segretario - limitate, come si è detto, alla compilazione del verbale - e considerando che, di regola, alla fine della riunione (o anche durante lo svolgimento della stessa) e, comunque, prima della sottoscrizione da parte del presidente, il predetto verbale viene letto ai presenti all'adunanza, al fine di consentire a questi ultimi di verificare la corrispondenza di quanto riportato per iscritto a quel che è effettivamente avvenuto in assemblea, non sembra che vi siano incompatibilità di sorta, salvo l'esistenza di ipotesi di divieti previsti nel regolamento di condominio.

È, comunque, principio consolidato quello secondo cui la nomina del presidente e del segretario dell'assemblea condominiale non è prevista da alcuna norma a pena di nullità, essendo sufficiente, per la validità della costituzione e delle delibere, la sussistenza delle maggioranze prescritte dalla legge, conseguendone che la mancata nomina di tali soggetti o le eventuali irregolarità relative alla medesima nomina non comportano l'invalidità delle decisioni assembleari (in argomento, v. anche Cass. civ., sez. II, 16 luglio 1980, n. 4615, che ha esaminato una fattispecie nella quale il ricorrente sosteneva che la nomina del presidente dell'assemblea nella riunione di prima convocazione, in cui mancava la maggioranza prescritta dalla legge, viziava le delibere prese in seconda convocazione dall'assemblea dei condomini presieduta dalla stessa persona nominata in prima convocazione).

Pertanto, anche se la nomina del presidente o/e del segretario siano previste dal regolamento di condominio, la stessa nomina non costituisce elemento necessario per la validità dell'assemblea: l'importante è che vi siano le maggioranze prescritte e che sia redatto un verbale (in senso contrario, v., invece, Trib. Bologna 12 marzo 1997, il quale ha addirittura considerato nulla la delibera adottata da un'assemblea nella quale, in violazione delle norme del regolamento condominiale sulla validità della costituzione dell'assemblea stessa, le funzioni di segretario erano state affidate all'amministratore).

A questo punto, non resta che esaminare la necessità o l'opportunità della presenza dell'amministratore all'assemblea medesima, accertare se tale rappresentante abbia o meno un diritto di intervenire alla riunione, nonché, correlativamente, verificare quali siano le conseguenze giuridiche relative all'inottemperanza di quell'obbligo o i rimedi in caso di violazione di questo diritto.

A stretto rigore, la competenza dell'amministratore, in ordine alla tenuta ed allo svolgimento dell'assemblea, dovrebbe terminare, prima dello svolgimento della riunione vera e propria, con l'invio dell'avviso di convocazione e la raccolta dei documenti giustificativi di tale comunicazione, che mette a disposizione dei condomini, unitamente a quei documenti in suo possesso necessari al proficuo svolgimento della stessa adunanza (si pensi alla discussione e votazione su un bilancio consuntivo o sull'approvazione di un lavoro alla luce di un preventivo acquisito).

Va, infatti, rilevato che non si rinviene alcuna norma che regoli i diritti ed i doveri dell'amministratore nell'assemblea, ed anche la giurisprudenza non ha adottato decisioni esplicite sul punto, in quanto è difficile scorgere vizi di una delibera soltanto perché vi era presente l'amministratore, a meno che non si siano riscontrate condotte tali da giustificarne la revoca giudiziaria per le “gravi irregolarità” di cui al novellato art. 1129, comma 11, c.c. (ad esempio, per aver influenzato le volontà dei condomini facendo convergere i consensi verso l'approvazione di un determinato lavoro mediante falsa rappresentazione dello stato dei luoghi).

Al riguardo, occorre verificare cosa si ricava dalla normativa vigente.

Seguendo l'ordine delle disposizioni contenute nel codice civile - così come modificate dalla l. n. 220/2010 - emerge che: l'art. 1129, commi 1 e 11, stabilisce che la nomina e la revoca dell'amministratore è di competenza dell'assemblea, e non richiede un parere dell'interessato; l'art. 1130 elenca le sue attribuzioni, specificando, al n. 10), solo che, alla fine di ciascun anno, l'amministratore deve redigere il rendiconto condominiale della sua gestione; l'art. 1131, comma 3, contempla l'obbligo, in capo all'amministratore, di dare notizia senza indugio all'assemblea di atti di citazione o provvedimenti notificatigli il cui contenuto esorbita dalle predette attribuzioni; l'art. 1132 dispone che il dissenso alla lite, deliberata in assemblea, vada notificata all'amministratore, come se la verbalizzazione non lo riguardasse; l'art. 1133 prevede il ricorso all'assemblea contro i provvedimenti presi dall'amministratore; l'art. 1136, comma 7, si occupa, tra l'altro, della costituzione dell'assemblea, imponendo soltanto che il relativo verbale sia trascritto nel registro tenuto dall'amministratore ai sensi dell'art. 1130, n. 7), ma non prevede minimamente la presenza di quest'ultimo.

Passando, poi, in rassegna le disposizioni di attuazione allo stesso codice civile, si evidenzia che l'art. 66, commi 1 e 2, ammette la possibilità della convocazione dell'assemblea da parte dei singoli condomini, qualora l'amministratore sia inerte, benché sollecitato in proposito, oppure quando il condominio sia privo del rappresentante.

Tuttavia, al contempo, si osserva, innanzitutto, che l'amministratore, una volta che abbia provveduto alla convocazione all'assemblea, non può “disinteressarsi” delle ulteriori vicende di essa, nel senso che è opportuno che presenzi, quanto meno al momento dell'avvio dei lavori della riunione, affinché inviti i condomini presenti all'elezione del presidente e del segretario nonché agevoli l'attività del medesimo presidente - v. supra - in ordine al controllo delle presenze degli aventi diritto, della regolarità delle deleghe e della rituale convocazione, costituzione e svolgimento dell'assemblea, mediante l'esibizione di tutta la documentazione relativa (avvisi di convocazione, cartoline di ricevimento, fax, posta elettronica certificata, sottoscrizione per presa visione, e eventuale consegna del registro dei verbali delle assemblee se i condomini ritengano che si provveda, seduta stante, alla redazione, anziché optare per la trascrizione successiva).

Inoltre, l'amministratore è il naturale depositario di tutti i documenti giustificativi relativi all'amministrazione del condominio, sicché è l'unico in grado di supportare dal punto di vista probatorio tutti gli importi erogati per la conservazione delle cose comuni e per la prestazione dei servizi generali, di illustrare i criteri adottati nelle somme spese per la manutenzione ordinaria, di mostrare i preventivi raccolti per gli eventuali lavori straordinari urgenti eseguiti, di giustificare sue condotte non conformi con le deliberazioni adottate, di prospettare le linee essenziali del suo programma in caso di rinnovo nell'incarico, e quant'altro (specie a seguito del contenuto, più ricco ed articolato, che ha assunto il “rendiconto condominiale” alla luce del nuovo art. 1130-bis c.c.).

Peraltro, l'amministratore, per la sua figura di mandatario, deve compiere non solo gli atti per i quali gli è stato conferito il mandato, ma anche quelli che sono necessari al suo compimento (art. 1798 c.c.), per cui vanno ricompresi ad ogni effetto, nell'oggetto del medesimo mandato, tutti gli atti, sia preparatori che consequenziali, anche materiali e non necessariamente giuridici, rispetto a quelli dedotti espressamente, per il compimento dei quali si riveli indispensabile una precisa e compiuta esecuzione dell'incarico.

In quest'ordine di concetti, si auspica una partecipazione attiva dell'amministratore, nel senso di dare chiarimenti, offrire informazioni, esprimere pareri, esibire documenti, al fine anche di adempiere a tutti quei compiti connessi alle attribuzioni espressamente affidate dal regolamento e dalla legge, ed ampliate dalla Riforma del 2013.

Nulla esclude, però, che i documenti relativi alla convocazione e alla gestione del condominio siano consegnati o comunque messi a disposizione di tutti i condomini nei giorni precedenti la riunione: le verifiche preliminari di ogni assemblea possono essere eseguite da ogni condomino, purché lo stesso amministratore abbia fatto pervenire per tempo il registro dei verbali, la prova degli invii degli avvisi di convocazione, le c.d. pezze giustificative, e quant'altro.

Posto, dunque, che l'amministratore non ha l'obbligo di essere presente in assemblea, ma la sua presenza è opportuna, per ragioni di correttezza e per buona regola di comportamento, diversa è la questione se l'amministratore abbia un proprio diritto di intervenire all'assemblea e se questa possa privargli tale diritto (si pensi a quelle ipotesi di convocazioni ai sensi dell'art. 66 disp. att. c.c. ad opera di alcuni condomini e su argomenti all'ordine del giorno sconosciuti al legale rappresentante).

Poniamo il caso in cui l'amministratore sia impedito (per problemi personali) a partecipare all'assemblea da lui convocata: a parte i casi in cui, preavvertendo tutti i condomini in tempo utile, l'amministratore possa sempre rinviare l'assemblea stessa o incaricare un suo ausiliario nel sostituirlo, non sembra che si possa precludere ai condomini di riunirsi ugualmente, cioè non ritenendo necessaria la partecipazione dell'amministratore, sicché le deliberazioni adottate sono da considerarsi perfettamente valide.

Quest'ultimo, dal canto suo, avrà altri strumenti per tutelare i suoi interessi: potrà rifiutarsi di eseguire le delibere radicalmente nulle o inesistenti, o potrà nuovamente convocare l'assemblea per chiarire meglio la situazione e per far adottare statuizioni che la sua assenza, e correlativa mancanza di informazioni, non hanno permesso ai condomini di prendere o di prendere nelle idonee misure - l'art. 66, comma 1, disp. att. c.c., infatti, consente tale potere discrezionale all'amministratore, che può convocare l'assemblea “quando lo ritiene necessario” - oppure potrà impugnare le decisioni pregiudizievoli dei suoi diritti.

Resta sempre inteso - v. supra - che, anche se l'amministratore è presente in assemblea, sarà compito esclusivo del presidente enunciare gli argomenti posti all'ordine del giorno, aprire la discussione su ognuno di essi, mettere ai voti le relative decisioni, verificare i quorum richiesti, e dettare a verbale il risultato al segretario, rimanendo confinate le incombenze dell'amministratore nell'espletamento dei compiti (principali e consequenziali) attinenti al suo mandato.

Terzago, Il condominio. Trattato teorico-pratico, Milano, 2015, 242;

Izzo, Deliberazioni condominiali e annullabilità: attestazione di valida costituzione e regolare convocazione dell'assemblea, calcolo delle maggioranze deliberative, ratifica di spese non preventivamente autorizzate e poteri del presidente dell'assemblea, in Giust. civ., 2010, I, 893;

Rispoli, Osservazioni in tema di validità del verbale assembleare condominiale, in Giur. it., 2010, 1296;

Bortolotti, Diritto del condomino di esaminare la documentazione con oneri a suo carico, in Immob. & diritto, 2009, fasc. 7, 31;

Triola, La partecipazione all'assemblea del condomino in conflitto di interessi con il condominio, in Giust. civ., 1995, I, 1166;

Lazzaro - Stingardini, L'amministratore del condominio, Milano, 1982, 263;

Zaccagnini, Le funzioni dell'amministratore in sede di assemblea condominiale, in Nuovo dir., 1972, 465.