La mancata consegna della documentazione da parte dell'amministratore uscente

Prima dell'entrata in vigore della riforma l'obbligo della restituzione della documentazione, non espressamente previsto per legge, era stato desunto dalla giurisprudenza, che aveva posto in primo piano l'interesse di chi subentra nell'incarico di amministratore ad acquisire il prima possibile il possesso del dossier inerente al condominio. A questo si può contrapporre il disinteresse del rappresentante condominiale uscente a compiere ancora operazioni ed adempimenti per un condominio con il quale il rapporto di mandato si è definitivamente risolto e, per giunta, senza ricevere alcun compenso aggiuntivo per tale attività.

A far data dal giugno 2013, la norma da prendere in considerazione è l'art. 1129, comma 8, c.c. il quale, nella prima parte, dispone che una delle attribuzioni proprie dell'amministratore cessato dall'incarico è quella di consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini. In parallelo l'amministratore nell'esecuzione del proprio mandato è obbligato a conservare tutto il dossier inerente alla propria gestione eriferibile sia al rapporto con i condomini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio (art. 1130, n. 8, c.c.).

Il legislatore non ha operato distinzioni in relazione alle cause della cessazione dall'incarico, non avendo specificato se questa sia dovuta a dimissioni, revoca assembleare o giudiziaria, essendo pacifico che in tale ultima ipotesi si dovrà attendere la decisione del giudice. Allo stesso modo la norma non fa alcun riferimento agli obblighi in capo all'amministratore entrante che, in via generale, si inquadrano nell'àmbito dei doveri propri del mandatario come richiamati dalla normativa in materia condominiale. La semplice messa a disposizione della documentazione contabile non equivale ad una materiale consegna della stessa, trattandosi di adempimento più attinente all'obbligo di rendiconto di cui all'art. 1130-bis, comma 1, ultima parte, c.c. (Cass. civ., sez. VI, 8 marzo 2019, n. 6760).

Raccogliere e archiviare la documentazione in modo confuso è indice di gestione poco diligente, che va a detrimento dell'amministratore e degli interessi dei condomini. Va ricordato, infatti, che, nel corso del mandato e in qualunque momento, l'amministratore deve fornire al condomino, che ne faccia richiesta, attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso (art. 1129, n. 9, c.c.), così come i condomini e i titolari dei diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari, in ogni tempo, possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese. Il periodo di conservazione dei documenti è stato determinato per legge in dieci anni dalla data della relativa registrazione. Naturalmente nell'obbligo di tenuta e conservazione della documentazione sono compresi anche i registri previsti dall'art. 1130, nn. 6) e 7), c.c., ossia i registri dell'anagrafe condominiale; dei verbali delle assemblee; di nomina e revoca dell'amministratore e della contabilità. Per quest'ultimo si è ritenuto che, ai fini della conservazione, sia applicabile in via analogica l'art. 2220 c.c.

Tuttavia, giova precisare che se il condominio dovesse essere sottoposto ad accertamento tributario (come, ad esempio, nel caso di mancato pagamento delle tasse locali e non concernenti le unità immobiliari comuni) anche per il registro della contabilità vale il principio applicato per i documenti giustificativi di spesa. Ad avviso della giurisprudenza, infatti, nell'ambito dell'attività accertativa tributaria resta fermo il principio per cui l'obbligo di conservazione di atti e documenti contabili non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione, contenuto negli artt. 2220 c.c. e 8, comma 5, della l. n. 212/2000. Infatti, il disposto di cui al comma 2 dell'art. 22 del d.P.R. n. 600/1973 - per cui le scritture contabili obbligatorie devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine decennale - trova applicazione solo quando l'accertamento abbia avuto inizio prima del decorso del decennio e si protragga oltre tale periodo; se così non fosse, infatti, il contribuente sarebbe costretto a conservare la documentazione probatoria per un tempo indefinito, in violazione della normativa citata nonché del diritto di difesa (Cass. civ., sez. V, 13 maggio 2016, n. 9834).

Per gli altri tre registri, invece, il silenzio della legge fa presumere che il tempo relativo alla loro conservazione non sia soggetto a limitazioni. A questo proposito, peraltro, va considerato che con il costante progresso tecnologico la possibilità e il vantaggio di formare registri in formato elettronico farà scomparire i c.d. registri cartacei.

Sussiste un collegamento ideale e naturale tra ordinata tenuta della documentazione condominiale e passaggio della stessa all'amministratore subentrante, che prende corpo allorché si manifestano le classiche contestazioni tra il nuovo rappresentante dell'ente condominiale ed il suo dante causa in ordine a consegne delle carte parziali, non tempestive o addirittura assenti. Il tutto con una costante e vicendevole attribuzione di responsabilità per la situazione di stallo nella quale si può venire a trovare il condominio.

Se, da un lato, l'amministratore uscente non può rallentare la consegna di quanto in suo possesso fino al rifiuto implicito di darvi seguito, per altro verso, il suo avente causa è tenuto a non assecondare questo comportamento, essendo a lui richiesto di attivarsi a che tutta la procedura sia definita in tempi brevi, in modo da non recare danno al condominio. A ragion veduta, quindi, possiamo tranquillamente parlare di doveri reciproci che vanno ben al di là della deontologia richiesta a chi eserciti un'attività di carattere professionale.

Anche se non sono stabiliti termini per il trasferimento della documentazione condominiale tra i due amministratori, la celerità, che deve comunque sussistere anche se sempre valutabile con riferimento alla complessità della singola situazione condominiale, non può essere interpretata in senso assoluto, in quanto l'operazione deve essere sottoposta alla verifica del nuovo amministratore, essendo pacifico che questi deve accertare la situazione di carenza documentale e riferirne alla prima assemblea utile, al fine di evitare addebiti e responsabilità nei propri confronti. Si tratta di una verifica che ha il suo momento conclusivo nella sottoscrizione, anche da parte dell'amministratore in carica, del verbale di passaggio delle consegne. Questo assume il valore di mera ricevuta di accertamento dell'avvenuto trasferimento della documentazione condominiale e non di formale riconoscimento di debito ai sensi dell'art. 1988 c.c. in favore dell'ex amministratore per presunte anticipazioni effettuate nel corso della sua gestione e in danno dei condomini (Cass. civ., sez. II, 28 maggio 2012, n. 8498; Trib. Roma 5 giugno 2015, n. 12347). Al massimo tale documento potrebbe costituire un presupposto sostanziale della pretesa creditoria dell'ex amministratore, ma solo se adeguatamente supportato e incrementato - in sede processuale - da ulteriori documenti contabili (Trib. Roma 7 maggio 2018, n. 8967). Appare, pertanto, pacifico che l'amministratore in carica non ha alcun potere ricognitivo nei confronti del diritto controverso, trattandosi di attribuzione demandata all'assemblea condominiale, poiché la semplice recezione della c.d. consegna da parte dell'amministratore entrante non costituisce in alcun modo ratifica dell'operato dell'ex amministratore.

Il legislatore ha, poi, evidenziato che oggetto del passaggio della gestione si riferisce a “tutta” la documentazione inerente al condominio e che deve essere trasmessa in originale (Trib. Roma 6 agosto 2009, n. 17206). Ciò significa che nessun documento o atto può essere escluso e che non è ammesso o giustificato un passaggio parziale delle carte, né a titolo involontario (ad esempio disattenzione) né tanto meno volontario (come nel caso in cui l'amministratore uscente trattenga alcuni documenti al fine di ottenere asseriti riconoscimenti in suo favore). In tal caso, infatti, dovrà essere cura del soggetto interessato, prima della restituzione, fare copia dei documenti ritenuti a lui utili.

Non senza dimenticare che una volta riconosciuto dalla legge che l'amministratore agisce nell'ambito del rapporto di mandato (art. 1129, comma 15, c.c.) lo stesso deve provvedere a custodire tutte le cose per conto del mandante, tutelandone i diritti ed evitando il deterioramento della documentazione stessa (come previsto dall'art. 1718 c.c.), nonché a rimettere al mandante quanto ricevuto a causa del mandato stesso (art. 1713 c.c.).

A fronte di contestazioni inerenti alla completezza dell'adempimento dell'obbligazione posta a carico dell'amministratore uscente, non potendosi più parlare di gravi irregolarità ai fini della sua revoca, occorrerà accertare se il mancato trasferimento di parte della documentazione abbia creato un danno al condominio, se le carte non consegnate siano indispensabili e se tale comportamento rappresenti il presupposto per promuovere azione risarcitoria nei confronti del soggetto non più mandatario. Da un punto di vista processuale, poi, tali elementi incidono anche sul tipo di azione da proporre nei confronti dell'ex amministratore.

Va, a questo proposito, evidenziato che, con le modifiche apportate all'art. 1129 c.c. dalla l. n. 220/2012, il legislatore ha ampliato la casistica delle c.d. gravi irregolarità, indicando precise ipotesi di anomalie nel comportamento dell'amministratore nei confronti del condominio che, tuttavia, non esauriscono il quadro di inadempimenti addebitabili al soggetto in questione. Infatti, l'espressione «costituiscono, tra le altre, gravi irregolarità» deve essere interpretato nel senso che possono esistere altre ipotesi di inadempienze, che il giudice dovrà valutare caso per caso e rispetto alle quali sarà chiamato ad accertare se e in quale misura abbiano ritardato la nuova gestione del condominio.

In questo àmbito, quindi, la consegna incompleta della documentazione assurge a causa di comportamento non corretto dell'amministratore quando, rimessi in modo tempestivo a mano del nuovo amministratore i documenti necessari per la prosecuzione della gestione condominiale, la consegna degli altri sia stata rinviata ad un momento successivo (per esempio quelli riferiti ad annualità pregresse e non tali da incidere direttamente sulla prosecuzione dell'amministrazione).

A tale fine occorre prendere in considerazione l'idoneità dei documenti consegnati. Infatti, anche a fronte di un parziale assolvimento dell'obbligo sancito dall'art. 1129 c.c., allorché sia stato accertato che questi siano autosufficienti ai fini dell'ordinaria prosecuzione dell'attività gestoria, la giurisprudenza di merito (Trib. Catania 8 ottobre 2018), richiamandosi al costante orientamento, ha recentemente affermato che è possibile accedere alla tutela di urgenza ex art. 700 c.p.c. se i singoli condomini e il nuovo amministratore si trovino nell'assoluta impossibilità di conoscere la propria complessiva situazione contabile e di procedere alla regolare gestione amministrativa del condominio. E ciò avviene solo nel caso in cui sia impossibile redigere il bilancio, formare il rendiconto, verificare l'eventuale esistenza di debiti verso terzi e così via.

Altro elemento da valutare potrebbe essere la dimensione del condominio (basti solo pensare all'ipotesi di un supercondominio) che potrebbe incidere sulla tempistica delle operazioni. In tal caso tra l'ex amministratore e il suo avente causa potrebbero concordare consegne differite, anche se in un arco di tempo congruo ma limitato e sempre dando la priorità ai documenti essenziali senza i quali l'attività resta bloccata. In tale caso è evidente che solo il vecchio amministratore, tra i due unico ad essere a conoscenza delle vicende condominiali, potrà individuare quali siano i documenti specifici che possono passare di mano in un momento successivo. E a questo proposito è opportuno che tale accordo sia formale, con l'indicazione scritta delle modalità e dei tempi per le varie scadenze che - come detto - non devono mai superare un determinato limite, aldilà del quale non è ammessa alcuna giustificazione per l'amministratore inadempiente.

Queste puntualizzazioni sono importanti al fine di individuare quale sia l'azione corretta da esperire nei confronti dell'amministratore uscente che non abbia rispettato in pieno gli obblighi posti a proprio carico.

Il diritto alla restituzione è tutelabile in via d'urgenza. La domanda può essere introdotta sia ai sensi dell'art. 633 c.p.c., che disciplina la richiesta di decreto ingiuntivo, sia ai sensi dell'art. 700 c.p.c., che si riferisce alla richiesta di un provvedimento di urgenza. Oppure anche con azione diretta a far valere il combinato disposto delle due norme.

L'art. 633 c.p.c., che è procedimento speciale, si applica anche al caso in cui la domanda sia introdotta da chi ha diritto alla consegna di “una cosa mobile determinata” che, nel nostro caso è la documentazione. Tuttavia, proprio per il limite oggettivo della disposizione si ritiene che la domanda sia corretta allorché si lamenti che l'ex amministratore non abbia consegnato documenti ben individuati.

Altra strada percorribile è quella segnata dall'art. 700 c.p.c. che, strumento giuridico residuale, presuppone la coesistenza del fumus boni iuris e il periculum in mora: condizioni che si applicano anche al caso in esame. Sulla presenza del fumus non vi sono problemi, considerato che l'obbligo dell'amministratore cessato dalla carica è espressamente previsto per legge. Diversa e più complessa è, invece, la valutazione dellasussistenza del periculum invocato dalla parte (nella specie, il nuovo amministratore) che ha richiesto il provvedimento di urgenza, la quale è tenuta a dimostrare che la tutela in via ordinaria del diritto determina un pregiudizio imminente e irreparabile. Per ottenere tale tutela, quindi, dovrà essere dimostrato che la consegna parziale della documentazione sia tale da rendere impossibile la prosecuzione della gestione del condominio e - come rilevato in precedenza - non sempre è così (in tal senso Trib. Catania 8 ottobre 2018 cit.). Ciò non esclude, ovviamente, che in assenza dei presupposti dell'urgenza il condominio non sia legittimato a far valere il proprio diritto in sede ordinaria, ma questo è un altro discorso visto che i tempi della giustizia potrebbero, comunque, rinviare a lungo termine il riconoscimento delle aspettative dell'ente, il quale si potrebbe trovare privato, anche se temporaneamente, di parte della documentazione che, in ogni caso, deve sempre essere integrata alla storia condominiale.

Sempre il giudice catanese, con sentenza di poco precedente a quella a momenti richiamata, aveva affermato che in mancanza di certezze sulla reale esistenza dei documenti non ancora ricevuti, il nuovo amministratore di condominio può ottenere, in via d'urgenza, un generico ordine nei confronti dell'amministratore uscente di immediata consegna di tutta la residua documentazione in suo possesso, non essendo possibile individuare puntualmente gli atti e le scritture contabili ancora da consegnare (Trib. Catania 20 luglio 2018, n. 6304). Tale pronuncia, quindi, conferma il differente àmbito applicativo degli artt. 633 e 700 c.p.c.

Da non dimenticare, infine, che accanto al profilo civilistico (che si può anche estendere alla domanda risarcitoria nei confronti dell'ex amministratore inerte) va considerato anche quello penalistico, rispetto al quale il soggetto che non ha adempiuto all'obbligo sancito dall'art. 1129 c.c. può essere denunciato per appropriazione indebita ex art. 646 c.p. Oggetto del delitto non è solo l'appropriazione di somme di pertinenza del condominio (ad esempio, nel passaggio della cassa l'amministratore uscente trattiene per sé delle somme defalcandole da quelle che, secondo il rendiconto contabile finale, avrebbe dovuto consegnare; in tal senso, Cass. pen., sez. II, 3 febbraio 2012, n. 18864), ma anche la mancata restituzione dei documenti, configurandosi in tale ipotesi un comportamento che eccede i limiti del possesso.

Va da sé che una volta accertata la responsabilità dell'ex amministratore per avere ingiustificatamente trattenuto la documentazione inerente al condominio potrà essere accolta anche la conseguente domanda di risarcimento dei danni subiti, a condizione che questi siano stati provati nell'an e nel quantum. L'azione si prescrive nel termine decennale e richiede l'autorizzazione da parte dell'assemblea.

Bordolli, Legittimo l'ordine in via d'urgenza all'ex amministratore per la consegna della documentazione condominiale, in Condominioelocazione.it;

Gallucci, Passaggio di consegne: se l'amministratore tarda, meglio una querela o un ricorso d'urgenza?, in Condominioweb.com, 19 gennaio 2017;

Triola, La presunta responsabilità per appropriazione indebita dell'amministratore per omessa restituzione della documentazione relativa al condominio, in Amministrare immobili, 2016, fasc. 202, 5;

Celeste, Responsabilità dell'amministratore uscente per la mancata consegna della documentazione, in Immobili & proprietà, 2015, 7.